1

تهیه و ارایه شفاهی سمینار 1

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي 1

آنچه در اين مبحث فرا گرفته مي شود روشهاي برنامه ريزي يك ارائه شفاهي (هدفيابي سمينار, شناخت مخاطب, اطلاعات عمومي ارائه) ساختار يك ارائه و مطالبي كه در آن قرار ميگيرد روش تهيه اسلايدها و شكل ظاهري مطالب چگونگي آماده سازي براي ارائه سميناري موفق تكنيك هاي شروع ,اداره واختتام سخنراني نحوه برخورد با سئوالها روشهاي غلبه براتفاقات پيش بيني نشده 1

Give the talk that you would like to hear. قانون طلائي ارایه يك سمينار را آن گونه ارایه كنيد كه خودتان دوست داريد آن را بشنويد. Give the talk that you would like to hear.

هدف شما از يك سخنراني بگونه اي باشد كه تشريح موضوع براي شنوندگان قانع نمودن آنها سرگرم كردن آنها يك ارائه خوب همه ي اين مشخصات را دارا مي باشد !

برنامه ریزی سئوال هایی که باید از خود بپرسید: هدف ازارائه؟ عنوان سخنرانی؟ مخاطبان؟ چه سرفصلها/نکات اصلی باید ارائه گردند؟ پس از ارائه چه عکس العملی از مخاطبان مورد انتظار است؟ http://people.engr.ncsu.edu/txie/publications/oral_presentation_skills.pdf

برنامه ریزی (ادامه) شناخت ساختار: مدت سخنرانی ؟ قالب و فرمت ارائه؟ پرسش و پاسخ چگونه صورت می پذیرد؟ محدودیت تعداد اسلاید؟ مکان برگزاری؟ اندازه و چیدمان محل؟ چگونگی دسترسی به کامپیوتر, پروزکتور, ...و مسئول هماهنگی آنها؟

شناسایی ایده اصلی ارایه دریک جمله هدف اساسی از ارایه را بنویسید چند نمونه: Convince an audience of mechanics that Anti Braking System works, while highlighting that interesting questions remain. Convince IUT Mechanical Dep. Faculty to tenure me because of my interesting data analysis and leadership of an exciting future Convince the referees committee to accept my research proposal because of its originality and valuables شناسایی کنید: مخاطبین خود را موضوع اصلی ارایه خود را موضوع ثانویه ارایه خود را

روش ارایه سمینار موفق و تاثیرگزار قانون پایه: بیان آنچه قصد ارایه آن را دارید ارایه یک تا سه نکته در مقدمه بیان آن بدنه اصلی ارایه سپس بیان کنید چه گفتید خلاصه کردن و جمع بندی نکات اصلی در بخش نتیجه گیری سعی نکنید تا یک داستان ناپیوسته را بسازید و در پایان یک نتیجه عجیب و غافلگیر کننده را رقم بزنید

Prepare your material so that it tells a story logically Tell a Story Prepare your material so that it tells a story logically Subject: title, authors, acknowledgements Introduction/overview Method/approach Results/information/analysis Conclusion/summary Create continuity so that your slides flow smoothly Guide the audience through your story Your last point on one slide can anticipate the next slide http://battellemedia.com/images/book_open.jpg

ترتيب ارائه مطالب مطالب ارائه شده بايد به طور منطقي با يکديگر مربوط باشند. مطالبي که پشت سر هم مي آيند بايستي به ترتيب عددي ارائه شوند. اگر ترتيب مهم نيست مي توان از نقطه، دايره مربع و غيره استفاده نمود. به عنوان مثال چگونه فيلي را در يخچال قرار دهيم؟ در يخچال را باز کنيد. فيل را در يخچال قرار دهيد. در يخچال را ببنديد.

سازماندهي مطالب کليات و مقدمه اساس بحث خلاصه و نتيجه گيري تشکر از همکاران و حمايت کنندگان تحقيق فهرست مطالب مورد بحث، موضوع بحث و اهميت آن سابقه موضوع و کاربردها  اساس بحث توضيح مباني ، روش پيشنهادي، ... نتايج بدست آمده خلاصه و نتيجه گيري

سرتيتر (Title) عنوان سمينار بايد متناسب با محتوي آن باشد. در عنوان نام ارائه کننده و موسسه مربوطه ذکر شود. فهرست مطالب بعد از عنوان سمينار قرار مي گيرد. هر اسلايد داراي تيتري مخصوص به خود است که با محتوي آن اسلايد متناسب است.

عناوين مثالی از فهرست مطالب 1 2 3 4 5 6 7 مقدمه و توضيح بعضي مفاهيم کاربرد ها کار 3 مروري بر کارهاي انجام شده عناوين 4 هدف 5 فرمول بندي و روش حل مسئله 6 نتايج عددي 7 نتيجه گيري و پيشنهادات

Combined process of SLM and SLE مثالی از مقدمه Combined process of SLM and SLE I believe you are all familiar with additive manufacturing technologies but shortly, we can say that they are used for rp or rm to make prototypes, visual design aids, touch, feel, fit and assembly test parts as well as functional parts that are meant to be used as end products. Selective laser melting (SLM ) Selective laser erosion (SLE)

Introduction on Selective Laser Melting مثالی از مقدمه Introduction on Selective Laser Melting

حجم مطالب در يک اسلايد از قرار دادن حجم زيادي از مطالب در يک اسلايد خودداري شود. زيرا قرار دادن حجم بالاي مطالب باعث مي گردد که حضار سعي زيادي در خواندن مطالب نوشته شده در روي اسلايد نموده و بنابراين از گوش دادن به مطالبي که توسط ارائه کننده بيان مي شود، خودداري نمايند. هر بار که شنوندگان از جريان ارائه سمينار دور بمانند شما بايد سعي زيادي نموده تا دوباره تمرکز آنها را بر روي مطالب ارائه شده جلب نماييد. اين کار در هر حال از کيفيت ارائه و مفيد بودن آن براي مستمعين مي کاهد.

+ + Building Rate Impact SLM part’s production costs Raw material Laser processing Post processing Overhead costs Small ratio for raw material (10-15%) Laser processing costs directly connected to the processing time (up to 90%) Surface finish ratio varies depending on the application Laser processing CAD file Orientation Supports Slicing File compiling Machine loading Laser scanning & powder deposition Part removal Powder recycling + +

روابط رياضي از ارائه روابط زياد رياضي در اسلايدها اجتناب شود. به طور متوسط يک يا دو رابطه در هر اسلايد بيشتر قرار داده نشود.

Building Rate Impact Building time SLM machine characteristics File loading Powder deposition Laser scanning time SLM machine characteristics Volume of material to be built Processing parameters

Give your audience a break Sometimes in long presentations you may need to humor your audience

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي

انتخاب زمينه رنگ تيره در زمينه روشن مناسب است. رنگ روشن در زمينه تيره مناسب است. رنگ روشن با زمينه آبي تيره براي اتاق هاي بزرگ مناسب تر است. رنگ تيره با زمينه روشن براي اتاق هاي کوچک و تدريس مناسب تر است.

انتخاب زمينه از زمينه قرمز با نوشته سبز اجتناب کنيد زيرا خواندن آن براي بسياري از افراد مشکل و به چشم آسيب مي زند. از زمينه آبي با نوشته سبز اجتناب کنيد. نوشته هاي زرد توسط بعضي پروژکتورها به شکل مناسبي نمايش داده نمي شوند.

Color Dark letters against a light background work are best for smaller rooms, especially when the lights are on for teaching

Light letters against a dark background Color Light letters against a dark background also work Many experts feel that a dark blue or black background works best for talks in a large room

اندازه مطالب اندازه نوشته ها اين فونت 18 نازنين است. اين فونت 12 نازنين است. اين فونت 14 نازنين است. اين فونت 18 نازنين است. اين فونت 24 نازنين است. اين فونت 32 نازنين است. اين فونت 36 نازنين است. اين فونت 40 نازنين است. اين فونت 44 نازنين است.

اندازه مطالب براي تيترها (Titles) فونت با اندازه 40 يا 44 استفاده شود. براي مطالب داخل اسلايدها از فونت با اندازه 28 تا 32 استفاده شود. خواندن فونت با سايز کوچک توسط حاضرين مشکل است.

What Font to Use 36 point 28 point Type size should be 18 points or larger: 18 point 20 point 24 point 28 point 36 point AVOID USING ALL CAPITAL LETTERS BECAUSE IT’S MUCH HARDER TO READ * References can be in 12-14 point font

What Font to Use Use at least an 18-point font Use different size font for main points and secondary pints This font is 24–point, the main font is 28–point, and the title is 36-point Use a standard font like Times New Roman or Arial

اندازه مطالب اگر از 2 متري صفحه کامپيوتر به مطالب تهيه شده نگاه کنيد بايد به وضوح ديده شوند. 2 متر

شکل و رنگ مطالب عدم استفاده از شکلهاي مختلف نوشتن عدم استفاده از رنگهاي فراوان در يک خط نوشته عدم استفاده از شکلهاي مختلف نوشتن حدود 6 تا 7 خط در هر اسلايد حدود 10 الي 12 کلمه در يک خط اجتناب از فونت هايي که نمايش آنها بر روي صفحه واضح نيست.

شکل و رنگ مطالب به جاي آن و براي تاکيد از رنگ متفاوت استفاده شود. عدم استفاده از شکل فونت هاي ايتاليک (Italic) استفاده از فونت هاي بولد (Bold) عدم استفاده از خط زير کلمات به جاي آن و براي تاکيد از رنگ متفاوت استفاده شود.

منحني ها و شکلها و جداول استفاده از منحني ها و شکلها در بيان مطالب مفيد و ضروري است. البته بايد واضح و گويا باشند.

منحني ها و شکلها و جداول استفاده از منحني ها و شکلها در بيان مطالب مفيد و ضروري است. اندازه بزرگتر گويا و واضح تر است.

Preparing Your Data Figures ‘1 figure  1000 words’ Figures should be readable, understandable, uncluttered Keep figures simple, use color logically for clarification Blue = cold, red = warm, dark = little, bright = a lot Invisible color Meaning attached to colors (color blindness is more common than you think Explain axes and variables Include reference on figure http://www.cs.aau.dk/~luca/SLIDES/howtotalk-ru.pdf

منحني ها و شکلها از قرار دادن تعداد زياد منحني و شکل در يک اسلايد اجتناب شود.

Design and production of bone scaffolds Good picture

منحني ها و شکلها و جداول مي توان چندين عکس و يا مطلب را در يک اسلايد با نمايش متوالي به طور واضح نشان داد.

Three investigated designs: Scaffold design Three investigated designs: Mat: Ti6Al4V

Biological experiments Tested Ti6Al4V Scaffolds Top Bottom scale 42

Presenting Your Methods and Data Methods, Instrumentation For most talks, only present the minimum Data Tables Tables are useful for a small amount of data Include units Indicate data source if they are not your own But tables are often used badly …

منحني ها و شکلها و جداول جداول بايد ساده و قابل استفاده باشند.

منحني ها و شکلها و جداول جداول بايد ساده و قابل استفاده باشند.

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي

نکات کليدي در ارائه موفق زمينه و علاقه شنوندگان تعداد زمينه و سطح آگاهي علاقه زمان تسلط کافي بر موضوع ارائه مطالب در زمان مقرر پاسخ به سوالات حاضرين

چه لباسي بپوشيم … Dress up – maybe wear a jacket? چه لباسي بپوشيم … Dress up – maybe wear a jacket? More formal attire makes you appear more authoritative and you show you care enough to try to look nice Dark clothes are more powerful than light clothes Shirts or blouses with collars are better than collarless ones Clothes with pressed creases (!) are signs of power

قبل از ارائه سمينار تسلط کامل به مطالبي که ارائه مي دهيد داشته باشيد. حتما مطالب تهيه شده را يک يا چند بار تمرين کنيد. سمينار را يک بار در حضور دوستان يا خانواده انجام و از آنها در مورد نقاط ضعف و قدرت خود نظر خواهي کنيد. زمان سخنراني خود را ثبت نماييد. قبل از ارائه در محل حاضر شويد و کامپيوتر و فايل تهيه شده را چک و از درست بودن انها اطمينان حاصل کنيد. قبل از آمدن حضار در محل حاضر شويد.

Print Your Slides Don’t read the presentation Print out copies of your slides (‘handouts’) You can annotate them and use them as notes You can review them as you’re waiting If everything crashes – the bulb blows, you can still make your main points in a logical way

Rehearsing Practice – actually stand up and say the words out loud www.thomas.edu/facilities/auditorium/index.htm Rehearsing Practice – actually stand up and say the words out loud You discover what you don’t understand You develop a natural flow You come up with better phrasings and ways to describe things It is harder to explain things than you think, practicing helps you find the words Stay within the time limit Try speaking too loud to get a feeling where the upper limit is Don’t over rehearse or memorize the talk The first practice things will improve at least 10 fold -- the second will make things twice as good -- the third may add a bit of polish, but from there it can easily get worse

Giving the Presentation Experienced speakers: Speak freely and look directly at audience Inexperienced speakers: Put outline and key points of your presentation on your slides You don’t have to remember what to say Eyes are on the slide not on you Key points are there for people who weren’t listening or who are visual learners

Giving the Presentation Starting out is the hardest part of the talk To get going, memorize the first few lines “Hello, I’m Mohsen Badrossamay. The title of my presentation is, ‘organizing a successful oral presentation with the aim …..” http://soroptimistofgreaterdavis.org/documents/images/photos/speaker.gif

در هنگام ارائه سمينار رو به حضار صحبت کنيد. در هنگام صحبت رو به پايين نگاه نکنيد. حالتي کاملا صلب و بدون حرکت نداشته باشيد. جلوي اسلايد قرار نگيريد. در صورت داشتن نشانگر آن را روي همه مطالب نيندازيد و فقط نکات مهم را با آن نشان دهيد. در صورت نوشيدن آب يا مايعات از زياد و مکرر نوشيدن آن خودداري نماييد. با حضار ارتباط بصري (Eye Contact) برقرار نماييد.

در هنگام ارائه سمينار هرگز از روي مطالب نخوانيد. تن صداي خود را تنظيم نماييد تا همه حضار صداي شما را بشنوند. شمرده صحبت کنيد. ازتکيه کلام استفاده نکنيد. نفس خود را براي کل سخنراني تنظيم نماييد.

زمان بندي سمينار 4 تا 5 دقيقه براي مقدمات 10تا 12 دقيقه براي اساس بحث رعايت زمان سمينار خيلي مهم است. به بطور متوسط يک دقيقه براي هر اسلايد در نظر بگيريد. براي يک سمينار 20 دقيقه اي: 4 تا 5 دقيقه براي مقدمات 10تا 12 دقيقه براي اساس بحث 4 تا 5 دقيقه براي خلاصه و نتيجه گيري

Giving the Presentation Don’t apologize or make comments about yourself “I hope you’re not bored” “I was working on this ‘til 3 am” Don’t overuse the pointer Don’t try to be cute and don’t force being funny Don’t forget acknowledgements, always give proper credit Tip: Everyone in the audience has come to listen to your lecture with the secret hope of hearing their work mentioned

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي

Concluding the Content Announce the ending so that people are prepared For example, with a slide titled “Conclusions” Or by saying, “In my final slide …” or “My final point is …” Have only a few concluding statements Come back to the big picture and summarize the significance of your work in that context Extend logically beyond your limited study – but don’t overreach Open up new perspective Describe future work, raise questions, potential implications

Finishing Your Presentation Think carefully about your final words and how to finish your presentation strongly Don’t just drift off … “I guess that’s all I have to say …” You may want to actually memorize your ending lines, just as you do your starting points Ending your talk Say “Thank You” … pause for applause … then Say: “Any questions?”

نتيجه گيري شنوندگان سمينار انتظار دارند: مطلب ارائه شده برای آنها جالب باشد. شامل مطالب جديدي باشد و سوالات جديدي را در ذهن آنها ايجاد نمايد. ايده هاي مهم مطلب ارائه شده را در اختيار آنها قرار دهد. قابل فهم باشد. از مطالب سمعي و بصري ساده استفاده نمايد. خوانا, مرتب و منظم ارائه گردد.

نتيجه گيري شنوندگان سمينار انتظار دارند: سمينار در زمان مشخص شده تمام شود. شخص ارائه کننده بر مطالب مسلط باشد. سوالات مطرح شده را با دقت و دقيق جواب دهد. ارائه دهند با تن صداي رسا و متغير در طول سخنراني صحبت کند. در يک مکان نايستد. مطالب را با علاقه به مستمعين منتقل نمايد.

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي

پاسخ گويي به سوالات خوب به سوالات گوش دهيد. در پاسخ دادن عجله نکنيد. اگر سوال را متوجه نشديد خواهش کنيد آن را تکرار کنند. در صورت نياز يادداشت برداريد. پاسخ سوال را مناسب و مرتبط بدهيد.

Questions and Answers, Keep your answers short and to the point – don’t respond with another lecture Don’t say that a question is bad, or that you addressed it already Rephrase it into something that you want to talk about Never demean the question or questioner They may have friends in the audience, and you never need more enemies The research world is smaller than you think and you will continue to encounter people throughout your career http://www.erp.wisc.edu/profdev/Talkhandout05.doc http://www.cartoonstock.com/newscartoons/cartoonists/ato/lowres/aton893l.jpg

Difficult Questions معمولا شما نسبت به همه حاضران به مطالبي كه ارائه مي كنيد بيشتر فكر كرده ايد, اين شما را در موقعيت قويتري نسبت به آنچه كه فكر مي كنيد قرار ميدهد. انتظارسئوالهاي معمول راداشته باشيد و خود را براي آنها آماده كنيد , مثل: تعميم يافته هاي شما براي شرايط, حالتهاو زمانهاي ديگر باياس متدولوژي؟ عدم قطعيت؟ انتظارات؟ ترجيح ها؟ اگرهنوزنگران سئوالها هستيد اسلايدهاي اضافه اي تهيه كنيد_شايد راجع به جزئيات روش آزمايش يا متدلوژي كه در صورت نياز از آنها استفاده كنيد. اگرپاسخ سوالي را نمي دانيد جواب غير مربوط به آن ندهيد. مثلابگوئيد: “ Interesting, I will look into that”

What Can Go Wrong? Uncertainty about material Interruptions Running out of slides Running out of time www.rcpsych.ac.uk/.../ anxiety/images/grap6.jpg

Uncertainty About the Material Try to structure your talk so that you are sure about the material you present If you have to address something important that you are unsure of Acknowledge the gap in your understanding “I’m working on it” or “I’m looking into it” This is better than being pressed to admit something Also it may very well be an open question Another way to handle this is to raise it as a question yourself From What's so Funny About Science? by Sidney Harris (1977)

Minor Interruptions Don’t look irritated or rushed www.rscni.ac.uk/.../netmanage/networkindex.htm Don’t look irritated or rushed Answer – briefly – just enough to straighten it out Then carry on with your presentation without checking back A question that you will answer later in your talk? Say “Good point; just wait two slides” Requires a long answer and is not critical understanding? Say “Good point; I’ll come back to it at the end of the talk.” http://www.cs.aau.dk/~luca/SLIDES/howtotalk-ru.pdf

Major Interruptions If most in the audience are non-specialists http://www.alumni.berkeley.edu/imgs/Alumni/Mentorship/hand_raised.jpg If most in the audience are non-specialists Explain the issue to the audience Delay discussion until after the talk If most of the audience is knowledgeable Make your point as clearly as you can Discuss it out – don’t try to diminish or avoid it http://www.cs.aau.dk/~luca/SLIDES/howtotalk-ru.pdf

Running Out of Slides http://photolog.icyshard.com/archives/26things3/stretch.jpg Short talks are better than ones that are too long What to do: Don’t make a personal comment “hum, I’m running out of slides …” Stretch it a little -- see if you can think of an example, or story, to bolster your points Conclude unhurriedly, summarizing your main points, but don’t be repetitious

Running Out of Time “He cannot speak well that cannot hold his tongue” Thomas Fuller, 1732, Gnomologia Avoid this – impolite to other speakers and the audience: if it happens … Do not assume that you can carry on past your time Do not skip all of your slides looking for the right one to put on next Conclude – on time wherever you are in your talk -- by making your main points In Powerpoint you can just type the number of your concluding slide and press Enter to skip right to it

فهرست مطالب مقدمه برنامه ريزي يك ارائه شفاهي محتواي مطالب شكل ظاهري مطالب آماده سازي و ارائه سمينار نتيجه گيري و اختتام سخنراني سئوال ها و پاسخ به آنها جمع بندي

نتیجه گیری Explain, Convince and Entertain. Good ideas on giving talks seem to come in threes... "Doing a talk" has 3 steps: Organization, Writing and Presentation. 2) At each stage in the process, you should aim for 3 things: Explain, Convince and Entertain. 3) The 3 main section/3 central subsection design is really foolproof (intro, 3 main points, conclusion).

Resources Edward R. Tufte “Envisioning Information,” “The Visual Display of Quantitative Information,” “The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within” Luca Aceto,Aalborg University and Olivier Danvy, °Arhus, Denmark http://www.cs.aau.dk/~luca/SLIDES/howtotalk-ru.pdf Michigan State University Graduate Student Organization http://www.fw.msu.edu/orgs/gso/documents/GSOWorkshopDocsSp2006/TipsforGivingaScientificPresentation.pdf http://www.fw.msu.edu/orgs/gso/documents/GSOWorkshopDocsSp2006/PresentationTipsinPowerPoint.ppt#428,1 Susan Herzog, Eastern Connecticut State University http://www.easternct.edu/smithlibrary/library1/presentations.htm#ppt Heather Heying, Evergreen http://academic.evergreen.edu/H/heyingh/downloads/givingatalk.pdf Mark Schoeberl and Brian Toon http://www.cgd.ucar.edu/cms/agu/scientific_talk.html UJohn Cairns, Jr., BioScience Vol. 39 No. 9 http://www.fw.msu.edu/orgs/gso/documents/GSOWorkshopDocsSp2006/CairnsSpeakingAtLength.pdf CD-Condensed Matter Journal Club http://www.physics.ucdavis.edu/~kliu/Phy298/PresentationTips.pdf Meshnick SR, Eaton JW., City College, CUNY Medical School, Prog Clin Biol Res. 1989;319:663-4. How to give a scientific talk., New York., PMID: 2622932 [PubMed - indexed for MEDLINE] How to give a job talk http://www.psychologicalscience.org/observer/getArticle.cfm?id=2046 http://chronicle.com/jobs/2001/03/2001033002c.htm

Thank you for your attention