TAKLIMAT RINGKAS PELAKSANAAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA DI SEKOLAH-SEKOLAH DAERAH GOMBAK Bismillahirrahmannirrahim Salam & salam sejahtera. Berkongsi pengalaman bagaimana kita telah melaksanakan KPI utk Lapisan Pertama penjawat awam tertinggi. Pembentangan saya berkisar sekitar pengalaman pelaksanaan KPI untuk penjawat Pegawai Tertinggi Sektor Awam yang merupakan satu pengalaman yang menarik dan mencabar bagi diri saya secara peribadinya. Pengalaman yang banyak membawa berbagai pengajaran yang tak mungkin mudah diperoleh. Bukan mudah mendapat peluang bersemuka secara peribadi dengan hampir semua KSU dan berbincang secara terus tentang peranan mereka dan hala tuju organisasi yang mereka pimpin. Kebanyakan KSU ; masing-masing kata sukar dapat peluang sebegitu - to pick on thier thoughts. DISEDIAKAN OLEH: FATZLEE HASHIM UNIT KUALITI DAN DOKUMENTASI PPD GOMBAK

Tetapi persoalannya Apa itu KPI? Mengapa KPI Penting?

Kecemerlangan Perkhidmatan (KPI) Pemacu Visi Aspirasi Nilai Prinsip Kepimpinan Visi & Misi Pelan Tindakan & Strategi Analisis Persekitaran Pemudah Infrastruktur Organisasi Sumber Modal Insan Sistem dan Proses Output dan Impak Penyampaian Perkhidmatan Penciptaan Nilai Kepuasan Pelanggan Impact on Society Model ini adalah konsep justifikasi pemilihan dan pembangunan KPI KSU © Output Berkualiti

APA ITU KPI? KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi Seperti saya katakan tadi, KPI bukan perkara baru. Yang baru hanyalah dari segi mengakauntabilitikan pencapaian KPI kepada seseorang dan dalam hal ini mereka adalah pegawai-pegawai tertinggi sektor awam dan YB. Menteri. MAKA KPI ADALAH KAEDAH MENGUKUR PENCAPAIAN MATLAMAT 4

KENAPA KPI? satu ukuran bagi memperjelas, menilai dan melapor kemajuan, KEY: fokus kepada keutamaan pelanggan PERFORMANCE: prestasi atau penyampaian keberhasilan (outcomes) dan impak, bukan input INDICATORS: Keberhasilan nyata yang boleh dilihat dan diikuti pencapaiannya dalam suatu masa

What’s measured is what matters What gets measured gets done Penetapan sasaran What’s measured is what matters What gets measured gets done targets invaluable when used well as one part of robust performance management framework align user expectation and service priorities sometimes poorly set and poorly used Defining what a reasonable definition and level of performance should be is a political process. Are increased teaching hours with the same number of teachers a measure of success if students still fail their tests? What about more subsidised firms or even more employment in these firms, if other districts lose jobs? If the number of poor people in a district goes down, what are the real reasons? Maybe they just move away – is that a good performance? Apabila telah melibatkan top personel, of course definitely get done. So what are the result? Shows collective effort – the need of a good leader & administration. Gaming: change the way a service is delivered in a way that improves the performance of the indicator while not achieving improvement in services delivered to users; conscious action/reaction to measurement; deliberate manipulation of outputs/data massaging; Risks higher when performance measurements automatically followed by rewards/sanctions

Berpadanan dengan jawatan penjawat KPI Kuantitatif atau Kualitatif Pengenalpastian KPI Keutamaan dasar Relevan Berpadanan dengan jawatan penjawat KPI Kuantitatif atau Kualitatif KPI Output atau Keberhasilan/outcome Dalam mengenalpasti KPI – mesti diingatkan perkataan key itu sendiri. Sbb itu tekanan diberi kepada keutamaan dasar, kerelevanan dgn keadaan semasa, dan penting sekali mencerminkan peranan penjawat itu sendiri. Kadang-kadang terdpt KPI yang dipilih tidak mencerminkan kepentingan penjawat tsb. Sebab itu penting memikirkan whole spectrum of results chain atau proses itu sendiri. Gaple with output/ outcome – berbalik to qualitative / quantitative Some indicators are qualitative but we should strive to get some proxy measures such as surveys (survey may to some of you are subjective, even prejudiced (perception). However, if views are collected and analysed in a reasonably scientific way, the resulting data is objective – ie an objective analysis of opinions. One person view is a perception – but if everybody or at least majority feels the same way – then it is a FACT.

PRINSIP-PRINSIP ASAS KPI Sasaran prestasi boleh disediakan dalam bentuk: percentage of…….(peratus ) number of……. (angka bilangan) ranking (top 10, best in the world) ratio rating average of… level of achievement of…. 8

Tetapkan Perkhidmatan Teras KPI Balanced Score Card KPI berasaskan Proses Visi & Misi Visi & Misi Tentukan Objektif Tetapkan Perkhidmatan Teras Tentukan Strategi (Strategy Map) Tentukan Proses Utama Tentukan Pelan Tindakan bagi setiap strategi Kenalpasti Perkhidmatan Wujudkan KPI Wujudkan KPI Tetapkan sasaran jabatan Tetapkan sasaran diperingkat organisasi / Korporat Tetapkan sasaran individu Turunkan / cascade sasaran keperingkat jabatan /unit dan individu

OUTPUT VS. OUTCOME Output : hasil daripada aktiviti program : ‘apa yang kita buat’ Outcome : hasil perubahan daripada output : ‘apa yang kita harap daripada output’ : ada kalanya terdapat lebih daripada satu outcome walaupun hanya satu output Kadang-kala output boleh dianggap sebagai permulaan (initial) outcome

PELAN STRATEGIK KURIKULUM Misi : Membangun potensi individu melalui Pendidikan Berkualiti Visi : Ke arah Sekolah Cemerlang di Daerah Gombak menjelang tahun 2013 ISU STRATEGIK MATLAMAT STRATEGIK (KRA) OBJEKTIF KPI SASARAN Inisiatif tov 2009 2010 2011 2012 Program Kemahiran Mengajar Program kemahiran Belajar Program ‘contact hours’ Program Motivasi dan Kesedaran Pencapaian Akademik rendah Mempertingkatkan Pencapaian Akademik Tingkatkan kelulusan PMR % Lulus GPS % pelajar Cemerlang Ranking Daerah 40% 2.56 12% 5 45 % 2.3 15% 4 50% 2.00 20% 3 60% 1.7 25% 2 70% 1.5 30% 1 .

CONTOH KPI PENGURUSAN KURIKULUM KPI PROSES SASARAN PRESTASI Penilaian ke atas pencapaian pelajar Setiap Bulan Pemantauan pencapaian pelajar oleh pihak pengurusan sekolah Setiap 2 minggu KPI OUTPUT SASARAN PRESTASI Pencapaian pelajar dalam setiap mata pelajaran. Sekurang-kurang 80%

hak milik mbustamanIAB.KPM TERIMA KASIH Penerangan lanjut Fatzlee bin Hasim Kaunselor Organisasi PPD Gombak fatzlee. hashim @ gov.edu.com.my 017 3159640 hak milik mbustamanIAB.KPM