Priprema poziva na dostavu projektnih prijedloga u grant shemama Zagreb, 9.12.2018.

Sadržaj Uvod - ključni pojmovi Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga Izrada dokumentacije Zaključak Pitanja 9.12.2018. 2

Cilj prezentacije Edukacija djelatnika – članova jedinica za provedbu projekata i IPA provedbenih tijela - za pripremu poziva na dostavu projektnih prijedloga u grant shemama Identifikacija dokumenata i točaka ključnih za izradu poziva na dostavu projektnih prijedloga 9.12.2018. 3

Uvod - ključni pojmovi Call for Proposals (CfP) – poziv na dostavu projektnih prijedloga Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima. Osnovni dokument poziva na dostavu projektnih prijedloga. The “Action” – projekt koji se provodi naziva se “the Action” (budući aneks I ugovora) Concept Note – projektni sažetak Application – projektni prijedlog 9.12.2018.

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga Local publication – objava poziva Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima Application Form and Concept Note (obrazac projektnog prijedloga i projektnog sažetka) – Annex I Logframe (logička matrica) – Annex I Budget template (obrazac budžeta) – Annex III 9.12.2018. 5

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga Special Conditions (posebni uvjeti ugovora) General Conditions (opći uvjeti) – Annex II (Contract) Award Procedures (procedure sekundarne nabave) – Annex IV Request for Payment (zahtjev za plaćanje) – Annex V FIF (financijska identifikacija) – Annex V LEF (pravni status) – private/public 9.12.2018. 6

Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga Interim Report (među-izvještaj) – Annex VI Final Report (završni izvještaj) – Annex VI Financial Report (financijski izvještaj) – Annex VI Expenditure Verification (revizija, ako je potrebno) – Annex VII Financial Guarantee (financijska garancija, ako je potrebno) – Annex VIII Per Diem rates table 9.12.2018. 7

Izrada dokumentacije Local Publication (objava poziva) Uz opće podatke pažnju treba obratiti na: Nature of activities – treba sadržavati kratak opis sličan onome u općem cilju: “…is seeking proposals for <projects that will contribute to … by means of …> in Croatia” Deadline date and time – moraju biti identični kao u GfA 9.12.2018. 8

Izrada dokumentacije - GfA DEADLINE for submission of proposals 1. naslovna stranica 2. točka 2.2.3. - Deadline for submission of Applications 3. točka 2.5.2. - Indicative time table 4. Application Form – naslovna stranica rok za dostavu - minimalno 90 dana od objave CfP u slučaju pojedinačnih grantova jednakih ili manjih od EUR 100 000, minimalan rok je 60 dana OPEN/RESTRICTED Call for Proposals (CfP) izabire se procedura otvorenog poziva - pripaziti na dijelove GfA koje je potrebno izbrisati i ažuriranje sadržaja 9.12.2018. 9

Izrada dokumentacije - GfA Logička struktura GfA: Definicija: Akcija (projekt) se sastoji od skupa aktivnosti. 9.12.2018. 10

Izrada dokumentacije - GfA 1.3 Financial Allocation Daje sljedeće informacije: iznos sredstava min. i max. iznos granta traženi postotak sufinanciranja podatke o načinu raspodjele (po potrebi) 9.12.2018. 11

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.1. Eligibility of applicants: Kriteriji prihvatljivosti su transparentni i nediskriminatorni. Obuhvaćaju: opće kriterije (nacionalnost, privatne/pravne osobe, (ne)profitnost, intermedijarnost) i specifične kriterije važne za pojedini poziv – vrstu organizacije ili posebne tražene uvjete. Ključno je definiranje dokumenata koji potvrđuju određene kriterije 9.12.2018. 12

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.2. Partnerships PARTNERI: Partneri mogu i ne moraju biti obvezni Moraju zadovoljavati sve uvjete kao i prijavitelji (moguće je dodatno definirati) Svi troškovi partnera su prihvatljivi u projektu Partneri ne potpisuju ugovor (potpisuju Partnership statement” direktno s korisnikom) 9.12.2018. 13

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.2. Partnerships ASSOCIATES: Aktivni su sudionici projekta Nisu direktno financirani (prihvatljivi troškovi uključuju per diem i putovanja) Ne moraju zadovoljiti kriterije prihvatljivosti SUBCONTRACTORS: - Nisu ni partneri ni suradnici Procedure pod-ugovaranja definirane su u dodatku IV (Annex IV) 9.12.2018. 14

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.3. Eligible actions Definira: Trajanje projekata, u mjesecima (min. i max.) Lokaciju Sektore (teme), akcije i aktivnosti. Neprihvatljive akcije i aktivnosti: moraju biti u skladu s PF, OIS, OP, FA! Broj mogućih prijava na CfP i broj mogućih odobrenih projekata te uvjete vezane uz partnerstva 9.12.2018. 15

Izrada dokumentacije - GfA 2.1.4. Eligibility of costs u skladu s obrascem budžeta. Contributions in kind – nije prihvatljiv trošak Popis neprihvatljivih troškova – usklađen sa PF, OIS, OP, FA Troškovi osoblja zaposlenog na projektu, a koji su trenutni zaposlenici institucije koja se bilo kojim dijelom kontinuirano financira iz bilo kojeg dijela lokalnog ili državnog proračuna, mogu biti prihvatljivi samo kao sufinanciranje. 9.12.2018. 16

Izrada dokumentacije - GfA 2.2.1. Application Ukoliko postoji potreba za dodatnim dokumentima, kao što su studije održivosti, analiza troškova i koristi, razvojni planovi, itd., potrebno ih je ovdje nabrojati Listu dokumentata potrebno je uskladiti s listom u točki 2.2.2. i kontrolnom listom u prijavnom obrascu (Application Form, sekcija V, dio B) 9.12.2018. 17

Izrada dokumentacije - GfA 2.2.3. Deadline U slučaju dostave poštom, ne naznačuje se vrijeme (jer poštanski žig ne pruža dokaz za vrijeme, nego samo datum) U slučaju dostave osobno, vrijeme se naznačuje (kraj radnog vremena) 2.2.4. Further information Mogućnost organiziranja informacijske sesije PADOR – on-line baza podataka EK – EuropeAid ID 9.12.2018. 18

Izrada dokumentacije - GfA 2.3. Evaluation and selection (2) Concept Note & (3) Full application evaluation ukoliko postoji posebna lista bilo koje vrste potrebno je ovdje objasniti moguće dodati pod-tablicu za ocjenjivanje (sub- grid). Pritom se ostavlja tablica kao u obrascu i dodaje proširena tablica koja uključuje potpitanja). 9.12.2018. 19

Izrada dokumentacije - GfA 2.3. Evaluation and selection Pod-tablica (sub-grid): pitanja moraju biti formulirana tako da ni na koji način ne diskriminiraju ili ograničavaju prijavitelje mora dati dodanu vrijednost – olakšati postupak ocjenjivanja moraju biti u skladu s obrascem – ne mogu prejudicirati vrstu akcija ili aktivnosti 2.4. Supporting documents Lista obveznih dokaznih dokumenata koji dokazuju status organizacije (neovisno o listi traženoj pod 2.2.1.) 9.12.2018. 20

Izrada dokumentacije - GfA 2.5.2. Indicative time table Informacijsku sesiju treba uskladiti s podacima danim pod 2.2.4. Pripaziti da datumi ne padaju na neradne dane Vrijeme se naznačuje samo pod “Deadline for submission of Application Form”. Napomena: Poštanska dostava: dokaz je poštanski štambilj, poštanska marka ili potvrda slanja. Rok dostave je zadan datumom. Osobna dostava: dokaz dostave je potvrda o primitku pošiljke. Rok dostave zadan je datumom i vremenom. 9.12.2018. 21

Izrada dokumentacije Application Form – dodatak I (Annex I) Rok dostave (deadline) - naslovna stranica obratiti pažnju na dijelove koji se brišu (prema GfA - lotovi, iznosi u drugim valutama osim EUR itd.); ažurirati sadržaj Sadržava obrazac za pripremu koncepta (Concept Note) 9.12.2018. 22

Izrada dokumentacije Application Form – dodatak I (Annex I) 2. Budget for the Action i 3. Sources of funding – potrebno je ažurirati s obzirom na to da koristimo dodatni list u obrascu budžeta Kontrolna lista (checklist, sekcija V, dio B) – mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (trajanje projekta, iznos, sufinanciranje, traženi dokumenti) Tablica procjene (assessment grid, sekcija VII) - mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (step 4, eligibility verification) 9.12.2018. 23

Izrada dokumentacije Budžet – dodatak III (Annex III) Obrazac budžeta treba uskladiti s GfA - izbrisati neprihvatljive troškove, dijelove koji se odnose na godinu 1 ukoliko projekti ne mogu trajati duže od 12 mjeseci, itd. Provjeriti da obrazac sadrži radnu tablicu (sheet) 2: Justification for the Budget; uskladiti ga s radnom tablicom (sheet) 1. Zahtjev za plaćanje – dodatak V (Annex V) - Potrebno je unijeti adresu ugovarateljskog tijela 9.12.2018. 24

Izrada dokumentacije Special Conditions (SC) 2.2. Implementation shall begin on - Potrebno je izabrati opciju već pri slanju dokumentacije na ex-ante 3.4.-3.8. – opcije pod-dodjele grantova (sub-granting) nisu dozvoljene i brišu se 4.1. Reporting - ovisno o vrsti grant sheme moguće je dodatno tražiti određene izvještaje (kvartalne, 4-mjesečne, među-izvještaje) te odrediti rokove dostave 9.12.2018. 25

Izrada dokumentacije Special Conditions (SC) 4.2. Payment – potrebno je odrediti opciju plaćanja, ovisno o veličini i trajanju ugovora Napomena: opći uvjeti ugovora (GC) impliciraju među-izvještaj uz svaki zahtjev za plaćanje. Prema opciji 1, moguće je da ugovori koji traju duže od 12 mjeseci nemaju nikakav obvezan među izvještaj. Rješenje je tražiti dodatni izvještaj u točki 4.1. 5.2. Audit i 6.1. list of annexes – potrebno je uskladiti sa stvarnim stanjem 9.12.2018. 26

Izrada dokumentacije Revizija (expenditure verification) – dodatak VII (Annex VII), opći uvjeti ugovora (General Conditions), članak 15.6.) Reviziju obavlja ovlašteni revizor Opis poslova nalazi se u dodatku VII ugovora Revizija je obvezna uz: svaki zahtjev za plaćanje po financijskoj godini za grantove od 750 000 EUR ili više završni izvještaj za grantove veće od 100 000 EUR u slučaju operativnog granta, uz svaki zahtjev za plaćanje preko 100 000 EUR za financijsku godinu Ukoliko nema revizije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak 5.2. i članak 6.1. - dio koji se odnosi na dodatak (Annex) VII 9.12.2018. 27

Izrada dokumentacije Financijska garancija (Financial Guarantee) – dodatak VII (Annex VIII), (opći uvjeti ugovora, članak 15.7.) ako je iznos pred-financiranja veći od 80% iznosa ugovora i veći od 60 000 EUR. za nevladine organizacije: ako je iznos pred-financiranja veći od 90% iznosa ugovora i veći od 1 000 000 EUR za javne organizacije i Vladina tijela ova provizija ne vrijedi (ali se može tražiti) Ukoliko nema garancije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak 6.1. - dio koji se odnosi na Annex VIII 9.12.2018. 28

Zaključak Nadležno tijelo priprema poziv na dostavu projektnih prijedloga, kojeg objavljuje po ex-ante odobrenju DEU Po isteku roka za dostavu, pristupa se ocjenjivanju projektnih prijedloga najmanje tri člana odbora s pravom glasa assessori 4 koraka postupka za financiranje se predlažu projekti sukladno redoslijedu na rang listi do iscrpljivanja raspoloživih sredstava 9.12.2018. 29

Zaključak Čišćenje proračuna Potpisivanje ugovora Radionice o provedbi projekata i izvještavanju Dobra priprema vrlo je važan preduvjet za kvalitetu projektnih prijedloga, ali i kvalitetu provedbe! 9.12.2018. 30

Komentari i pitanja… 9.12.2018. 31

Hvala na pažnji! Ivan Serdarušić ivan.serdarusic@safu.hr 9.12.2018. 32