راهنمای استفاده از ابزار Mailings در Ms Word حبیب هوائی درس کارگاه فناوری اطلاعات پروژه ی سوم

معرفی: Mailings یکی از ابزارهای نرم افزار word می باشد که از نسخه 2007 به بعد در این نرم افزار اضافه شد. Mailings ابزار بسیار سودمندی است که به ما کمک می کند تا زمانی که می خواهیم اطلاعیه ها، دعوت نامه ها و… را برای تعداد زیادی از نفرات یک لیست از پایگاه داده چاپ و یا از طریق پست الکترونیک ارسال کنیم، تنها با یک بار تایپ متن مورد نظر آن را برای تعداد زیادی از داده ها انجام دهیم.

Mailings از 5 تب کلی تشکیل شده است: Create Start Mail Merge Write & Insert Fields Preview Results Finishing

Create: در این تب می توانیم از فرمت های آماده ایجاد پاکت و یا برچسب برای سند خود استفاده کنیم. Start Mail Merge: این تب شروع کار با Mail Merge و انتخاب پایگاه داده می باشد. Write & Insert Fields: در این تب چگونگی درج متغیرهای پایگاه داده در سند مشخص می شود. Preview Results: این تب برای پیش نمایش سند حاوی اطلاعات پایگاه داده می باشد. Finishing: چاپ سند به تعداد متغیرها و یا ارسال آن از طریق ایمیل در این تب انجام می شود.

استاد درس کارگاه فناوری اطلاعات برای درک بهتر ابزار Mailings من مثالی را بیان می کنم که در آن قرار است از سوی استاد درس کارگاه فناوری اطلاعات نامه ای به تعداد زیادی از دانشجویان با رشته های مختلف تحصیلی ارسال شود تا نمره این درس و تاریخ حضورشان در کارگاه علمی به آنها اطلاع رسانی شود. فرض کنید نامه زیر برای ارسال به دانشجویان در نظر گرفته شده است.   بسمه تعالی جناب آقای/سرکار خانم .......................  دانشجوی رشته ............................. موسسه آموزش عالی فارابی به اطلاع می رساند نمره پایانی درس کارگاه فناوری اطلاعات شما ......... و تاریخ حضور شما در کارگاه عملی ................ می باشد. ساناز نیک قدم حجتی استاد درس کارگاه فناوری اطلاعات

دقت داشته باشید که در این متن، بخش های نقطه چین(نام دانشجو، رشته تحصیلی، نمره و تاریخ حضور در کارگاه) متغیر می باشد. برای شروع ابتدا یک سند جدید ایجاد می کنیم و متن نامه مورد نظر را در آنجا قرار می دهیم. به تب Mailings می رویم و بر روی گزینه Start Mail Merge کلیک می کنیم. در منوی باز شده انواع فرمت ها برای استفاده وجود دارد. برای این آموزش گزینه Letters را انتخاب می کنیم.

حال باید دیتابیس خود را انتخاب کنیم حال باید دیتابیس خود را انتخاب کنیم. بر روی گزینه Select Recipients کلیک می کنیم. در این منو سه بخش پیش رو می باشد: اگر بخواهیم پایگاه داده خود را در خود محیط برنامه وارد کنیم گزینه اول(Type New List) را انتخاب می کنیم. در صورتی که فایل حاوی اطلاعات را از قبل در برنامه دیگری مانندWord، Excel و یا Access ذخیره کرده باشیم گزینه دوم(Use Existing List) را انتخاب می کنیم. در آخر اگر قصد داشته باشیم از لیست مخاطبان Outlook استفاده کنیم از گزینه سوم(Select From Outlook Contacts) استفاده می کنیم.

* اگر دیتابیس دانشجویان از قبل ایجاد نشده باشد می توان با زدن گزینه Type New List آن را ایجاد کرد: پس از انتخاب این گزینه کادری با عنوان New Address List باز می شود که در جدول داخل آن می توانیم متغیر های مورد نظر همچنین داده های آن را وارد کنیم. با کلیک کردن بر روی گزینه Customize Columns می توان نام و تعداد متغیرها را تغییر داد.

جدول را به شکل مورد نظرمان در این مثال تغییر می دهیم.

با زدن گزینه New Entry داده های مورد نظر را وارد می کنیم.

در انتها دیتابیس مورد نظر را در قالب فایلAccess ذخیره می کنیم در انتها دیتابیس مورد نظر را در قالب فایلAccess ذخیره می کنیم. اکنون دیتابیس برای استفاده در Mailings آماده است.

در این مثال از پیش فایل مورد نظر حاوی اطلاعات دانشجویان در برنامه Excel ایجاد شده است. پس از انتخاب گزینه Use Existing List فایل دیتابیس خود را انتخاب می کنیم که با توجه به اینکه فایل دیتابیس از نوع Excel می باشد باید Sheet مورد نظر فایل را نیز انتخاب کنیم.

با زدن گزینه Edit Recipient List می توان تعدادی از متغیرهای پایگاه داده که در این سند مورد نیاز نیست را حذف و یا فیلترهایی را بر روی پایگاه داده اعمال کرد.

تب Write & Insert Fields حال نوبت قرار دادن متغیرها در جای مورد نظر است. تب Write & Insert Fields گزینه Highlight برای مشخص شدن بخش هایی که از پایگاه داده در سند اضافه شده است، استفاده می شود. گزینه های Address Block و Greeting line زمانی استفاده می شود که بخواهیم از قالب مشخصی برای اضافه کردن متغیرها به سند استفاده کنیم.

حال نوبت قرار دادن متغیرها در جای مورد نظر است حال نوبت قرار دادن متغیرها در جای مورد نظر است. در نامه مورد نظر قسمتی که قصد داریم نام و نام و خانوداگی دانشجو قرار بگیرد را انتخاب می کنیم و بر روی گزینه Insert Merge Field کلیک می کنیم. در منوی باز شده متغیر مورد نظرمان یعنی نام و نام خانوادگی را انتخاب می کنیم که متنی به همین نام در بخش مورد نظر ما قرار می گیرد. این روش را برای رشته، نمره و تاریخ حضور دانشجو در کارگاه عملی تکرار می کنیم.

اکنون با زدن گزینه Preview Results می توان اولین سطر از فایل پایگاه داده را در سند جاری مشاهده کرد.

با اسفتاده از دکمه های پیمایشی می توان مشخصات دانشجویان بعدی، قبلی، اولین و آخرین دانشجو همچنین دانشجوی سطر مشخصی که وارد می کنیم را در متن نامه مشاهده کرد. همچنین می توان با کلیک بر روی Find Recipient با جستجوی یکی از متغیرها مانند نام دانشجویی و یا نمره ای مشخص، دیگر متغیرهای آن را در نامه مشاهده کرد.

اکنون به راحتی می توان تنها با زدن کلیدهای پیمایشی نامه دانشجوی مورد نظر را چاپ کرد. اگر قصد داشته باشیم نامه ها را به صورت دسته ای چاپ کنیم می توانیم با کلیک بر روی گزینه Finish & Merge و انتخابPrint Documents نامه را با مشخصات تمام و یا تعدادی از سطرهای فایل پایگاه داده چاپ کنیم.

همچنین می توانیم با انتخاب گزینه Send E-mail Messages نامه ها را از طریق پست الکترونیک برای تمام و یا تعدادی از سطرهای فایل پایگاه داده برای دانشجویان ارسال کنیم. (برای انجام این کار باید آدرس پست الکترونیک دانشجویان نیز به عنوان یک متغیر جدید در فایل پایگاه داده موجود باشد.)

لازم به ذکر است که می توانیم تمامی مراحل گفته شده را با استفاده از ابزار جادوییMailings و کلیک بر روی گزینه  Step By Step Mail Merge Wizard در زیر منوی Start Mail Merge به صورت مرحله به مرحله انجام دهیم.

با آرزوی مفید بودن مطالب پایان با آرزوی مفید بودن مطالب