Kriteriji za odabir u objavama natječaja za ugovore o uslugama Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije 23. travnja 2009.

Sadržaj Što su kriteriji za odabir i u kojem se dokumentu definiraju Karakteristike dobrih kriterija za odabir Ekonomski i financijski kapacitet Profesionalni kapacitet Tehnički kapacitet Kriteriji za dodatni odabir Zaključak

Što su kriteriji za odabir i u kojem se dokumentu definiraju? Cilj im je definirati profil tvrtki za koje želimo da sudjeluju u natječajima Također imaju za cilj smanjiti broj kandidata: manji broj boljih kandidata Trebali bi dovesti do odbacivanja ponuda neadekvatnih tvrtki Ne bi smjeli dovesti do odbacivanja ponuda potencijalno dobrih tvrtki Definiraju se u Obavijesti o nabavi (tzv. Procurement Notice), u člancima koji se odnose na Kriterije odabira - članak 21 (obavijest o nabavi usluga) - contract forecasts and procurement notices for all service contracts of € 200,000 or more and all supply contracts of € 150.000 or more and all works contracts of € 5.000.000 or more - published in the Official Journal of the European Union, on the EuropeAid website (at https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/ index.cfm?do=publi.welcome) and in any other appropriate media. A minimum of 30 days must be allowed to elapse between the publication of the contract forecast and the procurement Notice and minimum of 30 days between the PN and dedline fro aubmission of applications - The actual deadline will be determined by the contract's size and complexity. The European Commission (acting on behalf of the Contracting Authority) is responsible for publication in the Official Journal of the European Union and on the EuropeAid website, while, if the procurement notice is published localy then the CA is in chareg of it The procurement notice must provide would-be service providers with the information they need to determine their capacity to fulfil the contract in question. If the procurement notice is also published locally by the Contracting Authority, it must be identical to the procurement notice published by the European Commission in the Official Journal and on the EuropeAid website and must appear at the same time. The procurement notice should be clear enough to avoid candidates from having to request additional information during the procedure. If the Contracting Authority, either on its own initiative or in response to the request of a candidate amends information in the procurement notice, a corrigendum setting out eventual changes must be published as explained above, taking into account that international notices must be submitted for publication to the relevant service of the European Commission at least 15 days before the intended date of publication. The deadline for the submission of applications may be extended to allow candidates to take into account the changes. If information in the procurement notice needs to be clarified, this can also be published on the EuropeAid Webpage.

Karakteristike dobrih kriterija za odabir Jasnoća Uravnoteženost Ne smiju biti diskriminirajući Relevantnost Ne smiju ići izvan okvira ugovora The selection criteria identified in the procurement notice must be: • clearly formulated, without any ambiguity • easy to verify on the basis of the information submitted using the standard application form (see Annex B3) • devised to allow a clear YES/NO assessment to be made as to whether or not the candidate satisfies a particular selection criterion • possible to prove by the tenderer.

Vrste kriterija za odabir Kriteriji vezani uz ekonomski i financijski kapacitet Kriteriji vezani uz profesionalni kapacitet Kriteriji vezani uz tehnički kapacitet Kriteriji se mogu definirati zasebno za pravne i zasebno za fizičke osobe ; iako gotovo uvijek, obzirom na veličinu tendera, idemo samo s pravni osobama

Ekonomski i financijski kapacitet Cilj? Ustanoviti da li će kandidat: Biti ovisan o plaćanjima ukoliko mu je ugovor dodijeljen Biti dovoljno financijski stabilan da odradi ugovor: mali rizik od bankrota tijekom provedbe ugovora Kriteriji vrijede za kandidata tj. za konzorcij u cijelosti ako se radi o konzorciju

Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni A) « the average annual turnover of the candidate for year before last and last year (2007, 2008) must exceed 5.000.000 € » B) »the averages of cash and cash equivalents of the candidate at the beginning and the end of year before last and the last year (2007, 2008) are positive »

Problemi pri korištenju kriterija A: Relevantnost ? Što želimo? Isključivanje kandidata čiji average annual turnover ne prelazi proračun Situacija 1: OK Situacija 2: OK Situacija 3: OK Da li osigurava da neće doći do “mono-klijent” situacije tj. do ovisnosti tvrtke o konkretnom ugovoru? Situacija 3: nije OK Zaključak: kriterij je koherentan ali nije zadovoljio cilj (izbjegavanje « mono-klijent » situacije)

Problemi pri korištenju kriterija A: drugi primjer Što želimo ? Isključivanje kandidata čiji annual turnover ne prelazi proračun Situacija 1: OK Situacija 2: OK Situacija 3: OK Situacija 4: OK Da li osigurava da neće doći do “mono-klijent” situacije? Zaključak: kriterij je koherentan ali može biti diskriminirajući i stoga promašiti cilj (zadržati potencijalno dobre kandidate)

Problemi pri korištenju kriterija A: Jasnoća ? Da li je tekst dovoljno jasan? « the average annual turnover of the candidate for year before last and last year (2007,2008) must exceed 5.000.000 » Situacija 1: OK Situacija 2: OK Situacija 3: nije OK

Način poboljšanja kriterija A the annual turnover of the candidate for the years 2007 and 2008 must be equal to or exceed <insert annualised maximum budget of the contract (ie, the maximum budget stated in the procurement notice divided by the initial contract duration in years, where this exceeds 1 year)> EUR

Problemi pri korištenju kriterija B Početak 2007 2008 Prosjek iznosa s početka godina 4 3 3,5 Kraj 2007 Kraj 2008 Prosjek iznosa s kraja godina -2 0,5 Prosjek 2007 Prosjek 2008

Problemi pri korištenju kriterija B Zaključci: Važnost pozitivnog “cash and cash equivalent” iznosa: jedan indikator (među mnogim drugima) o financijskoj situaciji tvrtke: da li je tvrtka likvidna bez ovisnosti o bankarskim kreditima? Što želimo izbjeći? Dodjelu ugovora tvrtki koja je financijski krhka i koja ima visok rizik od bankrota

Način poboljšanja kriterija B Nema potrebe tražiti druge iznose osim onih s kraja godina iz kriterija Traženi period mora biti precizno definiran, kratak i iz neposredne prošlosti kako bi bio relevantan Prosječni iznosi “cash and cash equivalent” tijekom nekoliko godina dovode do odabira tvrtki čija financijska situacija u zadnje vrijeme nije dobra Formulacija kriterija: «The cash and cash equivalent at the end of years 2007 and 2008 must be positive»

Profesionalni kapacitet Cilj: odrediti da kandidat: Ima dovoljan broj zaposlenih stručnjaka kako bi mogao odraditi ugovor Nije tzv. «body-shop» tj. kandidat koji nema stvarnu ekspertizu iz područja ugovora, već identificira i predlaže stručnjake koji odgovaraju opisu projekta

Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni A) « At least 10 staff currently work for the applicant in fields related to this contract » B) « At least 20% of all staff working for the candidate this year in fields related to this contract are permanent »

Problemi pri korištenju kriterija A: Broj stručnjaka: mora biti izračunat temeljem potreba za radnom snagom kako bi ugovor bio uspješno proveden: koliko nam je stručnjaka potrebno za provedbu ugovora? B: minimalni % stalno zaposlenog osoblja na području ugovora trebao bi odražavati da su aktivnosti u radu na tom području stabilne

Način poboljšanja kriterija Potrebno je preciznije definirati «područja ugovora» («the fields related to the contract») kako bi se izbjeglo uračunavanje osoblja koje nije direktno uključeno u provedbu ugovora Potrebno je povezati minimalni broj osoblja koje radi na području ugovora s brojem stručnjaka koji su potrebni za provedbu Potrebno je definirati % stalno zaposlenog osoblja koje je zaposleno na području ugovora kako bi se odrazile stabilne aktivnosti tvrtke, ali je potrebno uzeti u obzir da se u nekim situacijama to ne može primijeniti

Tehnički kapacitet Cilj: odrediti da li kandidati imaju dovoljno stručnosti i iskustva kako bi mogli dobro odraditi ugovor

Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni A.« The candidate has worked successfully on at least one technical assistance project in the past three years (2006,2007,2008) in either any of the EU member states and/or countries eligible for CARDS/Phare programmes with a budget of at least of this contract (in any case not below 1.500.000 €) and the contribution of the candidate in such a project budget must have been at least 50%, amounting to 1.500.000 € (e.g. 50% in a project of 3.000.000 €). The candidate must indicate that it was the consortium leader, or that it contributed with minimum 70% to the project B. «The candidate must have been involved over the aforementioned 3 years in at least one project belonging to each of the fields related to this contract: X Y Z »

Problemi pri korištenju kriterija : jasnoća ? Tekst je veoma dugačak, zbunjujući i kompliciran: njime se u biti traži da se provjere slijedeći uvjeti: Da li je svrha predloženog projekta bila pružanje tehničke pomoći? Što točno znači izraz «...has worked successfully»?: Da li je projekt morao biti završen? Što je s projektima koji su još u tijeku? Što točno znači izraz «...in the past 3 years (2006,2007,2008)»? Jedan projekt u svakoj od navedenih godina npr. «u 2006,2007 i 2008» ili jedan projekt u bilo kojoj od navedenih godina npr. «u 2006, 2007 ili 2008» Da li je ugovor proveden u zemlji članici EU i/ili zemlji korisnici CARDS/Phare programa Da li je proračun projekta najmanje jednak proračunu trenutnog ugovora? Da li je kandidat bio voditelj konzorcija ili je odradio najmanje 70% projekta? Da li kriteriji A i B trebaju biti kombinirani ili je vrijednost projekta provedenog u navedenim područjima nebitna?

Način poboljšanja kriterija Izbaciti nepotrebne informacije npr. Zamjenjujući formulaciju «in any of the EU member states and/or countries eligible for CARDS/PHARE programmes» formulacijom «in countries eligible under PHARE/IPA program» Razdvojiti tekst u nekoliko točaka Zamijeniti formulaciju «in the fields related to the contract» točnim popisom područja ugovora

Način poboljšanja kriterija “The candidate has worked successfully (solely or as a leader of consortium) on at least one technical assistance project covering all of the following requirements: in the field(s) of <mention the list of the fields – be careful when using and/or clauses, e.g. use word “or” only when one or the other field is acceptable, otherwise always use word “and”> completed in 2006, 2007, 2008 or (2009) implemented in a country eligible under Phare/IPA programme with a budget (own contribution) equal to or exceeding <insert amount of at least 60% of the budget allocated for the current contract; “

Kriteriji za dodatni odabir Cilj: Smanjiti broj kandidata na najviše 8 ukoliko ih više zadovoljava prethodno navedene objavljene selekcijske kriterije

Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni 1. the total number of projects managed by the candidates according to criterion 3 b. 2. in case of competition between two or more candidates having the same number of eligible projects, their total value will prevail”

Problemi pri korištenju kriterija? Odabir je utemeljen na područjima ugovora zanemarujući vrijednost projekata Kriterij veličine projekata primjenjuje se samo ukoliko nekoliko kandidata ima isti broj relevantnih projekata Tvrtka A biti će odabrana umjesto tvrtke B Proračun= 1.200.000 P1 P2 P3 Tvrtka A 15.000 25.000 1.300.000 Tvrtka B 2.500.000

Način poboljšanja kriterija Kriterij vezan uz tehnički kapacitet treba kombinirati aktivnosti u području ugovora s minimalnim vlastitim doprinosom tvrtke u provedbi projekta “The total number of projects managed by the candidate according to criterion 3, in case of competition between two or more candidates having the same number of eligible projects, the candidates will be ranked in descending order according to the total amount of their own contribution to the eligible projects”

Zaključak Ukoliko je tekst jasan, ne postoje dobri ili loši kriteriji za odabir već samo dobri ili loši kriteriji za specifični projekt Vrlo se važno zapitati: što želimo? i prema odgovoru na to pitanje prilagoditi kriterije za svaki pojedini projekt Kopiranje kriterija nekog drugog projekta nije dobro: ono što je relevantno za jedna projekt, nije nužno relevantno za drugi projekt

ZAHVALJUJEM NA PAŽNJI! PITANJA? helga.bubanovicdevcic@safu.hr