Amalan Perhubungan Awam Dalam Organisasi Pn. Kamaliah Siarap YBP 224 –Perhubungan Awam Amalan Perhubungan Awam Dalam Organisasi Pn. Kamaliah Siarap

Amalan Perhubungan Awam PA adalah fungsi pengurusan yg diamalkan pelbagai Organisasi spt: - Korporat - Kerajaan - Kesatuan professional dan perdagangan - NGO - Pelancongan - Pendidikan - Kesatuan sekerja - Ahli Politik - Sukan dan - Media

Amalan PA Matlamat: Mencapai hubungan berkesan dgn pelbagai publik demi memelihara imej dan reputasi organisasi. Publik: Luaran- (pelanggan, media, komuniti kewangan, msykt, umum, kerajaan) Dalaman - (pelabor, kakitangan, lembaga pengarah

Amalan PA Periklanan memberi perhatian kpd meningkatkan jualan PA memberi perhatian pd pemeliharaan imej PA belum tentu selaras dgn fungsi komunikasi dan promosi yg lain PA beroperasi dlm dua tahap iaitu tugasan fizikal dan penasihatan pengurusan Dalam perancangan pemasaran PA tidak kelihatan dapat meningkatkan jualan/ keuntungan

Perbandingan PA dgn Periklanan PA berbeza dari periklanan dlm tiga cara yg ptg: i. Kegunaan Media- Periklanan Membayar - PA Memujuk ii. Kawalan - Periklanan di kawal - PA kurang kawalan iii. Kredibiliti - Kurang kredibiliti - PA lebih kredibiliti

Marketing PR (MPR) PA Pemasaran Periklanan dan PA bertindih dlm MPR yg nerupakan proses perancangan , perlaksanaan, dan penilaian program yg menggalakkan pembelian dan kepuasan pelanggan melalui pengkomunikasian informasi dan tanggapan kpd pelangan bahawa produk sykt adalah utk memenuhi keperluan dan kepentingan pelanggan

Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran 1. Sbg fungsi pemasaran PA merangkumi : Meramal, menganalisa, menelah pendapat publik, sikap dan isu g akan memberi kesan kpd operasi organisasi Menasihati pengurusan di semua peringkat mengenai polisi, tindakan dan komunikasi dgn mengambilkira kptgn publik dan tanggungjawab sosial organisasi. Menyelidik dan menilai secara berterusan. Merancang program tindakan dan komunikasi mendapatkan pemahaman publik. Ini termasuklah kewangan,kebajikan hbgn kerajaan komuniti dll. Merancang dan melaksana usaha organisasi utk mempengaruhi pendapat publik Menetapkan objektif, perancangan belanjawan, mengambil dan melatih kakitgn, membangunkan kemudahan dan menguruskan sumber melaksanakan perkara-perkara di atas

Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran Pengamal PA menggunakan pelbagai kemahiran komunikasi professional dan memainkan peranan penyatuan antara organisasi dgn persekitaran luarannya. Fungsi pemasaran selalu dikelirukan dgn PA kerana adanya pengamal yg menganggap kerja mereka sbg komunikasi pemasaran atau program yg menyokong pemasaran dan menamakan PA pemasaran kepd bahagian Panya.

Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran 4. Kedua-dua fungsi ini boleh dibezakan secara konseptual dan hubungan itu boleh dijelaskan Oleh definisi keduanya adalah spt berikut: Pemasaran memfokas pd pertukaran hubungan den pelanggan yg membawa kpd transaksi, memenuhi permintaan pelanggan dan mencapai objektif keuntungan org. PA merangkumi hubungan yg pelbagai dan luas dgn pelbagai publik spt k.tgn, pelabur, kerajaan, komuniti . Dll. PA yg berkesan menyumbang pd usaha pemasarandgn memelihara persekitaran sosial dan politik yg positif.

Jenis-jenis aktiviti PA Menguruskan Program PA dimulai dgn perancangan Pengurusan Imej dan reputasi Pengurusan hubungan dgn publik-publik - pengurusan Isu dan krisis

Pengurusan Publik Soalan utama utk merancang program publik umum. i. Publik yg manakah paling ptg kpd organisasi masa kini dan masa akan dtg. ii. Apakah pemikiran publik ini? Pendapat publik ialah apa yg difikirkan oleh publik “Kepercayaan publik sebahagiannya bergantung pada tanggapan, penilaian terhadap sesuatu peristiwa, individu, institusi atau produk.”

Pengurusan imej dan Reputasi Imej korporat menggambarkan bgmn publik melihat organisasi Program imej diharapkan membantu publik membina imej yg positif terhadap organisasi Matlamat utama program pengurusan reputasi ialah mengukuhkan kepercayaan publik terhadap organisasi Polisi dan tindakan organisasi menentukan reputasinya

Pengurusan Hubungan Hbgn Media Hbgn K.tgn Hbgn Kewangan Hbgn Kerajaan

Pengurusan Krisis dan Isu Bersedia menghadapi krisis/isu Membina perancangan krisis/isu Peranan semua pihak dlm orgn

Publik PA Publik oleh dikategorikan kepada beberapa kategori yang bertindih (Fraser @ Seitel , 2004)   i. Publik Dalaman – dalam organisasi: Kakitangan, pasukan pengurusan, pemegang saham, dan lembaga pengarah. ii. Publik Luaran - tidak berkaitan secara langsung dengan organisasi: Media, kerajaan, pendidik, pelanggan, masyarakat dan pembekal. iii. Publik Utama Penting kerana mereka membantu usaha Organisasi.

Publik PA vi. Sekunder dan tidak ptg v. Pinggiran   v. Pinggiran Paling sedikit kepentingannya vi.Publik Tradisional dan Masa Depan Kakitangan dan pelanggan semasa adalah publik tradsional manakala pelajar dan pelanggan berpotensi adalah publik masa depan vii.Penyokong, penentang dan berkecuali

Publik PA Publik adalah semua yang berminat atau merasakan pengaruh sesuatu organisasi, dasar, pendapat, produk, perkhidmatan atau perseorangan dan kesan hubungan ini dirasakan oleh organisasi   Publik adalah sekumpulan manusia yang berkepentingan dalam sesuatu oragnaisasi. Kedua0duanya salng bergantungan. Publik adalah sekumpulan orang yang mempunyaikepentingan dalam sesuatu isu atau idea. Publik itu wujud apabila sekumpulan orang : - menghadapi situasi/isu yang serupa - menyedari masalah/isu dalam situasi tersebut - bertindak melakukan sesuatu mengenainya.

Organisasi Pelanggan Syarikat Kewangan Pekerja Pengurusan Atasan Pemegang Saham Kesatuan Sekerja Media Komuniti Setempat Pembekal Agensi Kerajaan

PA dan Pengurusan Untuk memainkan peranan yg lebih serius dlm buat putusan organisasi PA perlu: i. memenangi sokongan dan pemahaman pengurusan ii. Menjadi lebih dari juruteknik dgn meluaskan pengetahuan, minat dan perspektif. iii. Belajar berfikiran spt pengurus. iv. Berorientasikan isu

PA dan Pengurusan Aspek ini akan menjadikan PA bahagian yg berkesan dlm proses buat keputusan organisasi dan berperanan lebih serius. Pengurusan atasan akan menentukan status dan peranan PA dlm organisasi di samping menunjukkan kepercayaannya dalam keberkesanan PA melalui tindakan dan perkataan mereka. Peranan PA memelihara aliran komunikasi antara organisasi dan publik-publiknya. Publisiti yg dijana oleh akiviti PA membantu menonjolkan organisasi.

UNIVERSITY PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT Vice President for University Relations and Advancement Director News Service Staff Writers Director Publications Writers and Editors Director Graphic Service Photographers and Artists Director Alumni Relations Events and Annual Fund Specialists Director Development Area Development Specialists Office Manager and Secretaries

LINE AND STAFF ORGANIZATION CHART Chairman (Board of Directors) President (Chief Executive Officer) Vice President Finance and Development Operation Marketing Legal Counsel Public Relations

CORPORATE PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT Vice President for Public Relations Manager of Planning and Research Research Analysis and Planners Manager of Public Relations Operations Area and Media Relations Directors Manager of Government Relations Washington, DC, and state Directors Manager of International Country and Area Directors Manager of Communication Services Directors of Publications and Audiovisual Office Manager Secretary to Vice President

Pengurusan Fungsi Staff dan Line Fungsi Pengurusan “Line” - Semua fungsi dan aktiviti adalah terkibat secara langsung dlm menghasilkan produk dan perkhidmatan seperti Bahagain kejuruteraan, dan Jabatan Pemasaran Fungsi Pengurusan “Staff” - Membekalkan nasihat dan sokongan kpd pengeurusan ‘line” dan diadakan utk menyumbang pada kecekapan dan pemeliharaan organisasi. PA adalah sebahagian fungsi pengurusan “staff” berkhidmat sbg penasihat dan sokongan kpd pengurus “line”.Selain PA, fungsi “staff termasuklah bahagian penyelidikan, sumber masusia, perakauan dan bahagian perundangan

Kedudukan Perhubungan Awam Dalam Organisasi Pengamal Perhubungan Awam dalam organissasi perlu diberi kedudukan selaras dengan fungsi pengurusannya Perubahan dalam penentuan organisasi, mengendalikan perubahan dalam dan luaran menyebabkan banyak organissasi lebih selesa menggunakan perkhidmatan dari firma P.A luaran kerana ia lebih menguntungkan.

 PA Dalaman dan Luaran PA Dalaman adalah struktur paling lazim dlm organisasi yg memenuhi keperluan organisasi Kebaikan dan keburukan Jabatan PA dalaman: Kebaikan: i. Kerja Berpasukan ii. Pengetahuan yg mendalam ttg organisasi iii. Lebih kos efektif utk program yg dijalankan secara berterusan. iv. Ketersedian rakan-rakan sekerja dlm organisasi

PA Dalaman dan Luaran Keburukan PA Dalaman i. Kehilangan Objektiviti ii . Dominasi dan menurut perintah atau arahan org lain dlm organisasi iii. Kekeliruan peranan dan misi

Kedudukan Perhubungan Awam Dalam Organisasi Pengamal Perhubungan Awam dalam organisasi perlu diberi kedudukan selaras dengan fungsi pengurusannya Perubahan dalam penentuan organisasi, mengendalikan perubahan dalam dan luaran menyebabkan banyak organissasi lebih selesa menggunakan perkhidmatan dari firma P.A luaran kerana ia lebih menguntungkan.

Perhubungan Awam Luaran / Agensi PA Berbeza dari segi skop dan dan saiznya. Khidmat Penuh atau khidmat khusus Pemilik agensi (perhubungan awam / periklanan)

Perkhidmatan yang ditawarkan PA Luaran Latihan berucap Penyelidikan dan penilaian Alat Komunikasi yang pelbagai Pengurusan isu/komunikasi semasa krisis Analisis Media Hubungan komuniti (CSR) Promosi produk Pengurusan acara /majlis istimewa Hal Ehwal Awam Komunikais kakitangan PenjenamaanHubungan Kewangan  

Kebaikan Melanggani Agensi (PA Luaran) Kemahiran yang Pelbagai Objektiviti Pengalaman yang luas dan pelbagai Skop operasi mengikut lokasi Pemindahan pengetahuan Reputasi sebagai pakar  Fkesibel

Keburukan Dipersepsikan sebagai mahal Rintangan dan dari dalam organisasi Pelanggan yang tidak memahami skop tugas, peranan PA Peanggan sukar berunding Konsultan tidak memahami masalah pelanggan Konflik personality / tiada keyakinan

Alasan Menggunakan Agensi Pegurus dan belum pernah menjalankan program PA dan tiada pengalaman Ibu pejanbat jauh dari pusat komunikasi dan kewangan Agensi mempunyai kontek yang luas Agensi membekalkan perkhidmatan konsultan yang berpengalaman dam kreatif Organisasi perluka pehidmatan yang terlalu khusus danm tidak memerlukannya secara penuh masa dan berterusan. Hal-hal polisi yang memerlukan penilaian luaran

Panduan memilih Agensi Kecekapan dan reputasi Lama Dalam bidang konsultansi PA Saiz – kakitangan dan pendaoatan Khidmat penuh / khusus Capaian (tempatan, kebangsaan dan antyarabangsa) Pola pertumbuhan / Stabil Jenis-jenis akaun Pengalaman serupa organisasi anda Contoh kerja Contoh pembekal yang diguna

Panduan memilih Agensi Pelanggan - Yang sedia ada -Pelanggan dulu -Purata pelanggan dalam tempoh 3 tahun -Pelanggan paling lama dan tempoh masa perkhidmatan diberikan -Purata lama hubungan pelanggan terjalin -Pelanggan yang menarik diri  

Panduan memilih Agensi Kakitangan Senarai dan kelayakan Senari bekas kakitangan Kakitangan yang akan mengendalikan akauan syarikat berapa lama dengan agensi Jumlah masa yang akan di tumpukan pada akauan syarikat Kakitangan sokongan Kakitangan yang bertukar ganti dalam tempoh dua tahun.

Panduan memilih Agensi Hasil dan Ukuran Adakah agensi memahami objektif syarikat Bagaimana kemajuan di laporkan Bagaimana hasilnya di ukur Apakah kosnya – proses pembayaran, kadar mengikut jam. Perbelajanaan yang di buat dan proses kelulusan.

Konsultan membuat persembahan menggariskan perkara-perkara berikut: Dapatan kajian dan analisis situasi masalah/peluang Keuntungan dan keburukan yang berpotensi pada organisasi Kesukaran dan peluang yang di gambarkan (bergantung pada pelbagai tindakan atau tiada tindakan di ambil) Matlamat keseluruhan program dan juga objektif untuk publik yang pelbagai Tindakan yang segera dan maklumbalas komunikasi sekiranya perlu untuk menangani krisis / isu Perancangan jangka panjang untuk mecapai objektif dan matlamat Penilaian untuk pemantauan program dan menilai kesannya Perancangan kakiatngan, belanjkawan dan jadual.