POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM 16 November 2017 (Khamis) 9.00 pagi Dewan Senat Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim UTM, Johor Bahru

ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM SR. AHMAD ZULKEPLI BIN MD. TAMAMI, PHB 16 November 2017 (Khamis) 9.00 pagi Dewan Senat Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim UTM, Johor Bahru

TUJUAN Memaklumkan kepada semua Pusat Tenggungjawab (PTJ) mengenai Polisi dan Tatacara Perolehan Kerja UTM yang telah diluluskan oleh Jawatnkuasa Kewangan Universiti dan JPU OBJEKTIF Sebagai tatacara Di UTM dalam pelaksanaan pengendalian projek-projek terutamanya di Pejabat Harta Bina selaku peneraju perolehan kerja di UTM. Ia juga menjadi SOP proses perolehan Bahagian Kontrak, Pejabat Harta Bina berdasarkan kepada keperluan dan prosedur Kerajaan semasa dan disesuaikan dengan keperluan perolehan di UTM. 3) Sebagai polisi perolehan kerja yang akan digunakan bagi keseluruhan perolehan kerja peringkat Universiti.

PROCUREMENT ACHIEVEMENT 2015 2016 2017 JUMLAH PEROLEHAN 2017 (JAN - OKT) BP BPUPP TENDER 28 23 2 8 10 QUOTATION 103 33 29 31 DIRECT APPOINTMENT (Work below RM20,000) 32 14 15 17 DIRECT NEGOTIATION (Work below RM500,000) 6 1 - REQUISITION 3 TOTAL 172 72 52 58

PROJECT MANAGEMENT = TIME,COST, QUALITY BALANCING ACT PROJECT MANAGEMENT = TIME,COST, QUALITY PROCEDURES

SUMBER RUJUKAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM Arahan Perbendaharaan (AP) PK (Pekeliling Kerajaan) dulu di panggil SPP Pekeliling Bendahari Amalan yang telah di terima pakai di UTM

TATACARA PEROLEHAN KERJA KUASA KEWANGAN UNIVERSITI PENGECUALIAN? TATACARA PEROLEHAN KERJA JPU JAWATAN KUASA KEWANGAN UNIVERSITI KEMENTERIAN

POLISI PEROLEHAN KERJA UTM Perlaksanaan Perolehan Kerja bermaksud perancangan, pemanggilan sebut harga/tender, pembinaan, tempoh tanggungan kecacatan dan penutupan akaun projek. Tatacara Perolehan Kerja UTM hendaklah dibaca bersama Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti (Bekalan & Perkhidmatan) terkini dimana berkaitan. PHB bertanggungjawab keatas perlaksanaan projek kerja termasuk projek-projek pembangunan, ubahsuai dan pembaikan yang menggunakan peruntukan pembangunan, mengurus dan peruntukan sumber dalaman Universiti. Semua Perolehan Kerja di UTM hendaklah dilaksanakan oleh Pejabat Harta Bina. Pengecualian pelaksanaan hanya boleh diberikan kepada PTJ bagi perolehan kerja dibawah RM20 ribu dengan syarat mendapat kelulusan bertulis daripada Pengarah Kerja terlebih dahulu. Semua Perolehan Kerja hendaklah menggunakan Tatacara Perolehan Kerja UTM. Pengecualian hanya boleh dibuat sekiranya mendapat kelulusan bertulis daripada Jawatankuasa Kewangan Universiti. Perolehan Kerja akan dikaji dari semasa ke semasa mengikut garis panduan perolehan Kerajaan dan dasar Tatacara Perolehan Kerja UTM.

TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM Kandungan Tatacara Perolehan Kerja UTM adalah seperti berikut:- BAB PERKARA 1 Objektif Dan Prinsip-prinsip Perolehan 2 Pendaftaran UTM 3 Jenis Jenis Perolehan 4 Perolehan Secara Lantikan Terus 5 Perolehan Secara Requisition 6 Perolehan Secara Sebut Harga 7 Perolehan Secara Tender 8 Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus 9 Perolehan Secara Darurat 10 Ketidakpatuhan Prestasi Kontraktor 11 Kemudahan Pembiayaan Dalam Perolehan Universiti 12 Kawalan dan Pemantauan

PELAKSANAAN KERJA DI PTJ BAWAH RM20K

Perolehan Secara Lantikan Terus KAEDAH PEROLEHAN KERJA DI UTM Perolehan Secara Lantikan Terus Perolehan Secara Requisition Perolehan Secara Sebut Harga Perolehan Secara Tender Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus

PERLAKSANAAN KERJA DI UTM Semua perolehan kerja UTM adalah di bawah tanggungjawab Pejabat Harta Bina (PHB). Perolehan kerja di bawah nilai RM20,000.00 boleh dibuat oleh PTJ masing-masing dengan syarat mendapat kelulusan bertulis dari PHB terlebih dahulu.

TANGGUNGJAWAB KETUA (PTJ) PERUNTUKAN Peruntukan Mencukupi DASAR Mengikut Peraturan Dan Prinsip-prinsip Serta Dasar-dasar Perolehan Yang Ditetapkan Oleh Universiti. PELANGGARAN/SURCAJ Pelanggaran Terhadap Peraturan Yang Ditetapkan Hendaklah Diambil Tindakan Seperti Yang Ditetapkan Dalam Peraturan Sedia Ada

PROSEDUR PERMOHONAN PTJ PERMOHONAN SECARA STRUCTURED PROCESS. (ISI BORANG) SEKRETARIAT PERMOHONAN SITI RAHMAH (PEGAWAI PERHUBUNGAN TEKNIKAL - BPUPP) 07 5530516 @6593 KELULUSAN DALAM TEMPOH 7 HARI.

PROSES BAGI KERJA BAWAH RM20 RIBU OLEH PTJ PHB= 7 HARI PTJ & PHB Bayaran Semakan bersama PHB/PTJ bagi pengesahan Siap Kerja Pemantauan Kerja Pengeluaran Surat Tawaran PTJ uruskan perolehan Keputusan PK kepada PTJ Pengurus Projek mengembalikan Borang Permohonan, Dokumen dan Ulasan kepada Seketariat Agihkan kepada Pengurus Projek untuk semakan dan ulasan peruntukan, anggaran kos projek, skop kerja dan lukisan/lakaran PK edarkan kepada Seketariat untuk rekod dan semakan kecukupan dokumen Permohonan kepada PK dan salinan ke Seketariat Permohonan PTJ

BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ) DOWNLOAD WEBSITE POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM WEBSITE UTMONLINE http://utmonline.utm.my/?p=8466 atau WEBSITE PHB http://assets.utm.my/blog/perolehankerjautm/ BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ) WEBSITE PHB http://assets.utm.my/contract-div/blog/lantikan-terus-bawah-rm20-ribu-ptj/

DOWNLOAD BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ) Proses Kelulusan kerja Bawah RM20 ribu Borang Permohonan (Cetak atas kertas warna kuning) Borang Semakan Surat Pelawaan Sebut Harga Syarat Sebut Harga Kerja Syarat-syarat Tambahan Borang sebut harga (Cetak atas kertas warna kuning) Ringkasan Sebut Harga Pecahan Harga Borang Maklumat Penyebut Harga Surat Penyebut Harga Tidak Berjaya Contoh Dokumen Sebut Harga Lantik Terus Borang Kelulusan Lantikan Terus (Cetak di atas kertas merah jambu) Inden Kerja (Lantikan terus) (Kertas kuning) Surat Penerimaan Sebut Harga Lantik Terus

ISU PEROLEHAN KERJA

ISU-ISU BERKAITAN PEROLEHAN KERJA UTM 1. Perolehan lambat 2. Projek lewat siap 3. Harga tinggi 4. Kualiti tidak memuaskan 5. Integriti

Nilai faedah yang terbaik DASAR & PRINSIP-PRINSIP PEROLEHAN UNIVERSITI Tatacara Perolehan Kerja Ms 1 Akauntabiliti Di urus secara telus Nilai faedah yang terbaik Saingan terbuka Adil & saksama Integriti

PROSES DAN TEMPOH PEROLEHAN SEBUT HARGA (HARI) TEMPOH TENDER (HARI) - 10 27 7 21 8 22 4 9 38 86 PROSES Pengeluaran LO/Inden Kerja/Surat Setuju Terima Kelulusan Penilaian Pemanggilan Penyediaan Permohonan

LARANGAN PECAH KECIL Tatacara Perolehan Kerja Ms 2 “Universiti dilarang memecah kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga” “Dalam keadaan tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipecah kecil kepada bebaerapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender sekiranya memenuhi kriteria..........”

SURCAJ PEKELILING BENDAHARI BIL SURCAJ PEKELILING BENDAHARI BIL.3 TAHUN 2017 (PERATURAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP 59) “Tindakan sekiranya pegawai yang menguruskan perolehan gagal mematuhi peraturan semasa yang ditetapkan.”

INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12 Kesalahan Rasuah dan Integrity : Peringatan Mengenai Kesalahan Rasuah Sebarang perbuatan atau cubaan rasuah Pemberian dan Penerimaan Suapan Penyalahgunaan Kuasa Tuntutan atau Perakuan Palsu Pemalsuan Maklumat Dokumen dan Rekod Persubahatan

PELAKSANAAN INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12 1. Surat Akuan Oleh Staf UTM Terlibat Perolehan 2. Surat Pelantikan AJK 3. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Berkaitan Perolehan 4. Surat Akuan JK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan 5. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan 6. Surat Akuan Pembida Berjaya 7. Surat Akuan Pembida 8. Surat Akuan Kepentingan Perunding 9. Surat Akuan Perunding Yang Dilantik

PENDAFTARAN KONTRAKTOR

PENDAFTARAN KONTRAKTOR KERJA BEKALAN & PERKHIDMATAN berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang kod yang berkenaan KERJA a) Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) i) Mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) & ii) Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan Gred, Kategori dan Pengkhususan yang berkaitan, & b) Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) i) Mempunyai Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan 3. UTM fin – untuk membolekan kontraktor menyertai perolehan UTM

KONTRAKTOR KERJA BANGUNAN/AWAM/MEKANIKAL Gred Had Kewangan G1 RM200,000 dan ke bawah G2 Melebihi RM200,000 hingga RM500,000 G3 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000 G4 Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000 G5 Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000 G6 Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000 G7 Melebihi RM10,000,000

KONTRAKTOR KERJA ELEKTRIK Gred Had Kewangan G1 Sehingga RM200,000 G2 Sehingga RM500,000 G3 Sehingga RM1,000,000 G4 Melebihi RM200,000 hingga RM3,000,000 G5 Melebihi RM200,000 hingga RM5,000,000 G6 Melebihi RM200,000 hingga RM10,000,000 G7 Melebihi RM200,000 dan ke atas

Urusan pendaftaran dibuat di Pejabat Harta Bina. UTMFin Semua kontraktor yang hendak melaksanakan kerja di UTM perlu berdaftar dengan UTM menggunakan sistem UTMFin. Urusan pendaftaran dibuat di Pejabat Harta Bina. UTMFin hanya mendaftar kontraktor G1 & G2 sahaja.

JENIS JENIS PEROLEHAN

JENIS-JENIS PEROLEHAN 1. Lantikan Terus 2. Requisition 3. Sebut Harga 4. Tender 5. Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus 6. Darurat

PEROLEHAN SECARA LANTIKAN TERUS

Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000.00. Lantikan terus hendaklah dilantik di kalangan kontraktor iaitu : i) Gred G1 yang berdaftar dengan LPIPM dan mempunyai Sijil (SPKK) serta Sijil (STB) dan ii) Sijil Pendaftaran Kontraktor (UTMFin) Pemilihan hendaklah dibuat secara sebut harga ringkas sekurang-kurangnya tiga (3) kontraktor yang berdaftar.

ASAS PENILAIAN DAN PENGESYORAN Penilaian keatas kemunasabahan harga tawaran hendaklah merujuk kepada julat perbandingan harga seperti berikut: % Perbezaan dari Anggaran Jabatan Status Ulasan Lebih +20% Terlalu Tinggi Tidak harus dipertimbangkan +10% hingga +20% Tinggi Boleh dipertimbangkan -15% hingga +10% Berpatutan -30% hingga -15% Rendah Kurang -30% Terlalu Rendah

Insurans Pampasan Pekerja Insurans Tanggungan Awam Insurans Kerja PENTADBIRAN KONTRAK DALAM PEROLEHAN SEBUTHARGA INSURANS Insurans Pampasan Pekerja Insurans Tanggungan Awam Insurans Kerja

SEKIAN, TERIMA KASIH