Frá hugmynd til framkvæmdar Verkefnavæðing sem leið til hagræðingar á Veðurstofu Íslands Heiðveig María Einarsdóttir Sérfræðingur í Verkefnastjórnun – VÍ Með verkefnavæðingu er átt við að öll verkefni innan stofnunarinnar skuli unnin eftir verklagi faglegrar verkefnastjórnunar. Til þess skal nota tól og tæki verkefnastjórnunar.

Yfirlit Hugmynd Grunnur að framkvæmd Fagleg verkefnastjórnun Flokkun verkefna Verkefnastofa Innleiðing Dæmi Samantekt 15.09.2010 HME

Hugmynd 1.janúar 2009 Ný Veðurstofa Íslands Sameining Vatnamælinga Orkustofnunar og Veðurstofu Íslands (hinnar eldri). Lög nr. 70/2008 um Veðurstofu Íslands. Verkbókhald notað með góðum árangri Vatnamælingar Orkustofnunar. T.d. Vatnshæðarmælar. Veðurstofa Íslands (hin eldri). Tímaskráning starfsmanna. 3.mgr.4.gr. laga nr. 70/2008 ,,Veðurstofa Íslands skal greina kostnað allra verkefna, hvort sem fjármögnun byggist á sértekjum eða framlögum úr ríkissjóði. Kostnaðargreining tekur til alls kostnaðar, þ.m.t. kostnaðar vegna yfirstjórnar, sameiginlegrar þjónustu, húsnæðis, afskrifta og þróunar.” 15.09.2010 HME

Grunnur að framkvæmd Verkbókhald (Oracle) Tímar,tæki, tól, aðkeypt aðföng, aðkeypt þjónusta, stoðþjónusta o.s.frv. Skráð á verknúmer viðkomandi verkefnis. Verkbókhaldið endurspeglast í fjárhagsbókhaldi Ítruð kostnaðargreining Fagleg verkefnastjórnun 15.09.2010 HME

Fagleg verkefnastjórnun Tól og tæki verkefnastjórnunar. Verkáætlanir, kostnaðaráætlanir, faglega fundarstjórnun, eftirfylgni og uppfærsla verkefnisáætlana. Skilamat. Flokkun verkefna. Mismunandi aðferðir eftir verkefnum. Stofnun verkefnastofu. Handleiðsla, aðhald, eftirfylgni og yfirsýn. 15.09.2010 HME

Flokkun verkefna Flokkun verkefna Stór Rannsóknarverkefni – Alþjóðleg – Innlend. Dæmi: SVALI (Stability and variation of Arctic Land Ice). Styrkt af Top Level Research Initiative (TRI, Norrænn sjóður). Project Office á Veðurstofu Íslands. Umfang : 17 stofnanir, 6 lönd, 70 þátttakendur, 5 ár. Minni rannsóknarverkefni. Dæmi: Lagnaðarís, 4 stofnanir auk hagsmunaaðila, 13 þátttakendur, u.þ.b. 1 mannár. Innri verkefni. Dæmi: Stefnumótun VÍ, Sparnaðarátak í Ríkisrekstri. 15.09.2010 HME

Verkefnastofa Hlutverk Verkefni Verkefnastofu skipa: ,,Hlutverk verkefnastofu er að innleiða faglega verkefnisstjórnun innan stofnunarinnar og liðsinna þeim sem stjórna stærri verkefnum.” Verkefni ,,Verkefnastofu er ætlað að innleiða faglega stjórnun verkefna innan stofnunarinnar og viðhalda henni. Hópurinn skal koma á samræmdu verklagi í því skyni. Ennfremur skal hann veita stuðning og aðhald þeim sem sinna stærri skilgreindum verkefnum á vegum stofnunarinnar.” Verkefnastofu skipa: 2 verkefnastjórar (MPM : Master of Project Management). Gæðastjóri. Yfirverkefnastjóri Upplýsingatæknimála. 15.09.2010 HME

Innleiðing Kynningar Rekstrarhandbók Verklagsreglur. Verkefni skilgreint – Verkefni >40 klst / Smáverk < 40 klst. Innleiðing í verki Í gegnum almenn rannsóknarverkefni. Í gegnum innri verkefni. Stefnumótun Sparnaðarátak í ríkisrekstri 15.09.2010 HME

Sparnaðarátak í ríkisrekstri Átaksverkefni um sparnað í ríkisrekstri Leitað var til starfsmanna með hugmyndir. Hugarflugsfundir og vefskráning á hugmyndatorgi. Vinnustofa var haldin í Desember. 4 starfsmenn VÍ. Hugmyndir flokkaðar og unnar saman ~ 130 hugmyndir frá starfsmönnum. 11 verkefni. Fundir (ekki farið af stað) Félagslegt (ekki farið af stað) Hús (í vinnslu) Mötuneyti (í vinnslu) Nýsköpun (farið af stað) Samgöngur (ekki farið af stað) Skipulag og stjórnun (ekki farið af stað) Skjalastjórnun ( farið af stað) Upplýsingatækni (farið af stað) Verkefnastjórnun ( farið af stað ) Verkferlar (í vinnslu) 15.09.2010 HME

Stefnumótun Aðkoma verkefnastofu Verkefnastofa verður ,,regnhlíf” yfir þeirri vinnu auk þess að leiða og stuðla að faglegri verkefnastjórnun í þessari vinnu. Stefnumótun fyrir hvert svið Unnið í hópum Hópstjórar Allir vinna með sama sniðmát Hóparnir vinna saman að efni sem síðan verður notað í lokaskýrslu. Lokaskýrsla unnin af Verkefnastofu auk sviðsstjóra Verklag verkefnastjórnunar Dæmi : fundir, verkefniseyðublöð, kostnaðargreining, skilamat o.s.frv. 15.09.2010 HME

Stefnumótun: Dæmi um verklag 1 Ræsfundur, 2 stærri vinnufundir, 1 stöðufundur, 1 lokafundur, lokaskýrsla. Ræsfundur Allt sviðið 60 mínútur Áætlað 11.október Vinnufundur 1 Allt sviðið, jafnvel skipt upp í 2-3 hópa. 90 mínútur Áætlað 18.október Stöðufundur 45 mínútur Áætlað 1.nóvember Vinnufundur 2 Allt sviðið, skipt upp í 2-3 hópa. 90 mínútur Áætlað 8.nóvember Lokafundur Allt sviðið Kynning á niðurstöðum, glens og gaman. Áætlað 22.nóvember Uppkast að lokaskýrslu allra sviða Áætlað 10.desember 15.09.2010 HME

Samantekt Ávinningur Fjárhagslegur. Aukin kostnaðarvitund allra starfsmanna. Aukin yfirsýn. Verkefnalok. Ítarlegri þarfagreining á mannauð í verkefnum. Aukin vandvirkni í verkefnum. 15.09.2010 HME