تاثیر فناوری بر سازمان
تاثیر فناوری اطلاعات بر سازمان فناوری اطلاعات فرصتهای جدیدی را برای سازمان ها پدید آورده است تا بتوانند با یکدیگر ارتباطی نزدیکتر را برقرار نمایند ، از منابع و امکانات مشترک بهره جویند و مدل های کسب و کار را تجربه کنند . سازمانها برای ورود به عصر اطلاعات باید الف ) فرآیندهای سنتی خود را مورد مطالعه قرار داده ب) با مهندسی مجدد آنها ، تمهیدات لازم برای بهره مندی بیشتر از فناوری اطلاعات را فراهم می آورند .
فناوری اطلاعات به عنوان یک ابزار تغییرات و تحولات زیادی در سازمانها بوجود می آورد از آن جمله : تغییر در ساختار سازمانی : ساختار هرمی سازمانها که همراه با انعطاف پذیری کم ، کارایی و رقابت پذیری کم است به سازمانهای شبکه ای و مجازی پیش می رود تمرکز یا عدم تمرکز سازمانی در واقع فناوری اطلاعات با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت گردد . عدم تمرکز به مفهوم مشارکت کارکنان در تصمیم گیری است . با بهره گیری از فناوری اطلاعات تنوع بیشتری در ارائه خدمات و محصولات ایجاد می گردد .
فناوری اطلاعات به عنوان یک ابزار تغییرات و تحولات زیادی در سازمانها بوجود می آورد از آن جمله : افزایش هماهنگی بین مدیران و کارکنان از طریق عوامل فناوری ازاطلاعات مثل جلسات الکترونیکی ، پست الکترونیکی و ... بهره گیری از فناوری اطلاعات موجب حذف محدودیت های جغرافیایی می گردد . مثل بازارهای الکترونیکی و...
از سازمان های سلسله مراتبی تا سازمان های شبکه ای سازمان سلسله مراتبی : سازمانهای هرمی با ارتفاع زیاد و رسمی – کارکنان هزینه اند . مدیر مالک ازطلاعات است – از ریسک پرهیز می کند – افراد نقش آفرینی می کنند. سازمان شبکه ای : سازمانی که همه واحدهای سازمانی آن با یکدیگر مرتبط می باشند . درجه ساختاری ضعیف تر و غیر رسمی – کارکنان سرمایه اند- اطلاعات به صورت مشترک در اختیار مدیرو کارکنان است- ریسک مدیریت می شود – تیم جایگزین افراد است .
سازمان هاي مجازي: سازمان هاي مجازي حاصل نهايت تأثير و به کارگيري فناوري اطلاعات در سازمان ها است. تعريف: سازمان هاي مجازي سازماني مبتني بر شبکه است که با استفاده از آخرين فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي مانند اينترنت و اينترانت مراودات و همکاري با اشخاص و سازمان هاي ديگر را خارج از فضاي زمان و مرزهاي فيزيکي امکان پذير مي سازد.
معماري فناوري اطلاعات در سازمان: در سال 1996 قانوني با عنوان کلينگر کوهن توسط کنگره آمريکا تصويب وبه سازمان ها ابلاغ گرديد بر اين اساس همه وزارتخانه ها و سازمان هاي فدرال موظف گرديدند تا معماري فناوري اطلاعات خود را تهيه نمايند. معماري فناوري اطلاعات يک چارچوب يکپارچه براي ارتقاء يا نگهداري فناوري موجود و کسب فناوري اطلاعاتي جديد براي نيل به اهداف راهبردي سازمان و مديريت منابع آن مي باشد.
الگوي معماري سازماني (از سوي NIST) الگوي معماري فناوري اطلاعات NIST(national institute of standards and technology ) موسسه NIST الگوي مشخصي را مطابق شکل زير براي معماري فناوري اطلاعات ارائه کرده است اين الگو پايه را به نام الگوي معماري سازماني نيز مي نامند که داراي 5 لايه است. سازمان ها براي توسعه فناوري اطلاعات خود لازم است هر يک از اين 5 لايه را مورد توجه قرار دهند. الگوي معماري سازماني (از سوي NIST) Business Information Application Data Technology
لايه معماري کاري: منظور از لايه معماري کاري در يک سازمان، ماموريت ،اهداف،چشم انداز و راهبردهاي دراز مدت آن است که در واقع علت وجودي سازمان و نحوه تحقق اهداف آن را بيان مي کند.ماموريت و اهداف يک سازمان، فرايندهاي کاري آن را تعيين کرده و اساسي ترين لايه معماري يک سازمان مي باشد، زيرا ماموريت ها و اهداف سازمان به ندرت تغيير ميکند معماري کاري سازمان مستقيما توسط مديران ارشد سازمان تعيين مي گردد.
لايه معماري اطلاعاتي: سازمان براي دستيابي به اهداف خود به اطلاعات و منابع اطلاعاتي نياز دارد. در اين لايه ، عناصر و منابع اطلاعاتي سازمان از ديد کاربر ، توزيع و دسترس پذيري مطرح مي شود بدين معنا که چه اطلاعاتي در سازمان توليد مي شود؟ اين اطلاعات چگونه توزيع مي گردد؟ چه کساني و به چه اطلاعاتي دسترسي دارند؟ چگونه اين اطلاعات براي تصميم گيري، برنامه ريزي و انجام فعاليت هاي روزمره مورد استفاده قرار مي گيرد؟ به عبارت بهتر نقشه جريان اطلاعاتي مناسب سازمان براي نيل به اهداف و راهبرهاي تدوين شده در لايه قبل در اين لايــــه تعييـن مي شود.
لايه معماري کاربردها يا سيستم هاي اطلاعاتي: در اين لايه تعداد و انواع برنامه هاي کاربردي مناسب که توليد و دستيابي به اطلاعات را براي نيل به معماري اطلاعاتي لايه قبل ممکن مي سازند ، تعيين خواهد شد.
لايه معماري داده ها: در اين لايه ، داده ها ،محتوا و شکل پايگاه هاي داده اي سازمان ،الگوهاي ذخيره سازي و تبادلي آن ها مورد بحث قرار مي گيرد . بر خلاف لايه اطلاعات، گستره پوشش اين لايه بسياروسيع مي باشد و علاوه بر مديريت و مراجع تصميم گيري ، همه کارکنان عملياتي سازمان را در بر مي گيرد از سوي ديگر تغيير و تحول در اين لايه به مراتب بيشتر از لايه اطلاعات است.
لايه معماري فناوري: در پايين ترين لايه ،محيط سخت افزاري ،نرم افزاري و ارتباطي لازم براي اجراي سيستم هاي اطلاعاتي و گردش اطلاعات و عمليات تعيين مي شود.عناصر اين لايه،در معرض سريع ترين تغييرات و دگرگوني ها قرار دارند.محيط هاي برنامه نويسي ،سيستم هاي عامل،نرم افزارهاي مديريت پايگاه داده ها و از همه مهمتر نرم افزارهاي ارتباطي دائماً در حال ارتقاء و تغيير نسل هستند.اين لايه بايد به گونه اي طراحي و اجرا شود که همه لايه هالي قبل بتوانند به اهداف خود دست يابند.
سيستم هاي اطلاعاتيIS ( Information Systems ) و نقش آن ها در سازمان سيستم هاي اطلاعاتي در لايه معماري کاربردها جاي مي گيرند . سيستم هاي اطلاعاتي که در لايه معماري کاربردها در الگوي پنج لايه اي NIST قرار مي گيرند . مطابق شکل 2 وظايفي چون جمع آوري ، پردازش ، ذخيره سازي ، تجزيه و تحليل اطلاعات را به عهده دارند . اين سيستم با بهره گيري مناسب از داده ها ، اطلاعات و دانش موجود در سازمان کليه کارکنان اعم از مديران و مجريان را در ايفاي نقش مناسب خود ياري مي نمايند . به عبارت بهتر چنين سيستم هايي استفاده موثر از فناوري اطلاعات را در سازمان محقق مي کنند .
وظايف سيستم هاي اطلاعاتي محاسبات داده‌ها جمع آوري پردازش و تبديل توليد خروجي‌ها گزارشات دستورالعمل ذخيره سازي وظايف سيستم هاي اطلاعاتي
مزاياي سيستم هاي اطلاعاتي √ برقراري ارتباط موثر بين واحدهاي سازماني ( يا سازمان ها ) √ افزايش دقت ، سرعت و قابيلت عملکرد √ ارتقاي اثر بخشي و کارآيي ( بهره وري سازمان ) √ استفاده براي کاربردهاي مختلف سازماني ( مديريتي وغير مديريتي ) √ قابليت ذخيره سازي ، بازيابي ، آناليز ، پردازش و اشتراک منابع اطلاعاتي
سيستم هاي اطلاعاتي پشتيباني از مديريت MSS (Managemet Support System ) سيستم هاي اطلاعاتي جامع ، يکپارچه و مبتني بر کامپيوتر است که اطلاعات مناسب براي پشتيباني از مديران را در سازمان فراهم مي آورد . سيستم هاي اطلاعاتي پشتيباني از مديريت را مي توان در انواع مختلف ذيل مورد توجه قرار داد : √ سيستم هاي پردازش عمليات TPS ( Transaction Processing Systems ) √ سيستم هاي اطلاعات مديريت MIS ( Management Information Systems ) √ سيستمهاي پشتيباني شامل سيستم هاي اتوماسيون اداري و سيستم هاي پشتيباني از تصميمDSS ( Decision Support Systems ) √ سيستم هاي خبره ES ( Expert System )
سيستمهاي پردازش عمليات سيستم هاي پردازش عمليات (TPS ) براي اجراي عمليات يا تراکنش هاي ( Transaction ) روزمره سازمان به کمک کامپيوتر استفاده مي شود ، شبيه : سيستم پرداخت حقوق و دستمزد ، سيستم ثبت سفارشات ، سيستم رزرو بليط و غيره . داده‌هاي TPS گزارشات برنامه‌هاي TPS سيستمهاي پردازش عمليات
سيستم هاي اطلاعات مديريت ( MIS ) يک سطح بالاتر از TPS است و به عمليات روزمره سازمان مربوط نمي شود ، بلکه به مديريت فعاليت هايي که عمليات را پشتيباني مي کند بازمي گردد . مثلا" در موضوع رزرو بليط از MIS براي تهيه گزارشات مديريتي درباره عملکرد نمايندگي هاي فروش بليط و ارزيابي آن ها استفاده مي شود .اين سيستم معمولاً با ارائه گزارشات مختلف مديريتي اعم از گزارشات منظم و موردي است ، که گاهي آن را سيستم گزارش دهي ( MRS ) نيز مي‌نامند .
اطلاعات TPS برنامه‌هاي Mis گزارشات متعدد داده‌هاي Mis ساختار يک MIS
سيستم هاي پشتيباني از تصميم ( DSS) : بيشتر براي پشتيباني از تصميمات مديران رده بالاي سازمان و براي حمل مسائل خاص به کار مي‌رود شبيه MIS به عمليات منظم و تکراري مربوط نمي‌شود و معمولاً همراه با تعامل با مدير است به عنوان مثالي از DSSفرض کنيد مدير يک سازمان مي‌خواهد براي ارتقاي فعاليتهاي شرکت خود در سال آتي يکي از استراتژي‌هاي A , B يا C را انتخاب کند . از يک سيستم DSS براي تصميم گيري بهره مي‌برد . اين سيستم با بهره‌گيري از اطلاعات سازمان و مبتني بر مدل‌هاي رياضي و آماري تحليل‌هايي را از هر سه استراتژي ارائه ميکند و تعامل با مدير به تصميم گيري وي کمک ميکند.
برخي از ويژگي‌هاي DSS عبارتند از: √ در فرآيند تصميم گيري به مدير کمک ميکند تا راه حل اثربخش را انتخاب کند. √ براي تصميماتي که کمتر قاعده و ساختار مشخص دارد به کار مي‌رود مثلاً مدير مي‌خواهد از بين سه استراتژي يکي را که بهترين است انتخاب کند. √ حالت تعاملي دارد . يعني بين مدير و سيستم تعاملاتي برقرار مي‌شود تا تصميم نهايي اخذ شود. √ از مدل‌هاي مختلف رياضي براي تحليل اطلاعات و پشتيباني تصميم استفاده ميکند . به عنوان مثال مي‌توان به مدل‌هاي آماري اشاره کرد. √ هدف جايگزيني با مدير نيست بلکه مايل است به اتخاذ تصميمات اثربخش توسط مدير کمک کند لذا اثربخشي مهمتر از کارايي است.
گزارشات برنامه‌هاي DSS مدير ( کاربر ) ساختار يک DSS اطلاعات TPS اطلاعات MIS گزارشات برنامه‌هاي DSS مدل‌هاي TPS مدير ( کاربر ) داده‌هاي DSS ساختار يک DSS
سيستمهاي خبره (ES) : سيستم‌هايي است که با بهره‌گيري از دانش واستنتاج شبيه يک فرد خبره عمل ميکند . به عبارت بهتر رفتار يک فرد خبره را تقليد مي‌نمايند. اين سيستم‌ها از آنجايي که به صورت هوشمند عمل مي‌کنند ، يکي از مقوله‌هاي هوش مصنوعي نيز محسوب مي‌شوند . مثلاً مي‌توان به سيستم‌هايي چون گزينش هوشنمد کارکنان، برنامه‌ريزي توليد هوشمند و غيره اشاره‌کرد. پايگاه دانش موتور استنتاج کاربر
مقايسه اجمالي سيستمهاي اطلاعاتي پشتيباني از مديريت تمرکز نوع سيستم محاسبات در حد تراکنش TPS ارائه گزارشات مختلف مديريتي MIS پشتيباني از تصميم در موارد خاص DSS انجام هوشمندانه امور و تقليد از فرد خبره ES