Насоки за изготвяне на предложение за проект Десети конкурс по тема “ИКТ” от Седма Рамкова Програма Насоки за изготвяне на предложение за проект Национален информационен ден 17 юли 2012 г. Христина Добрева Старши експерт, Дирекция Информационни технологии, МТИТС

Финансови схеми (инструменти) Съвместни проекти (Collaborative projects – CA): научноизследователски проекти, насочени към създаване на нови знания, нови технологии, продукти и демонстрационни дейности. Делят се на STREP (насочени проекти) и IP (интегрирани проекти); Мрежи за върхова компетентност (Networks of excellence - NoE): проекти за развитие на дадена научна област чрез интегрирани дейности между партньорите и ефективно използване на ресурсите, за укрепване на лидерските позиции на Европа в определени области; Координиращи и подкрепящи действия (Coordination and support actions – CSA): проекти, насочени към координирането на дейности по съществуващи проекти или дейности, подкрепящи последващото участие в програмата; Съвместни проекти за специфични съвместни дейности с партньорски страни по линия на международното сътрудничество (Collaborative projects for specific cooperation actions dedicated to international cooperation partner countries - SICA).

Минимален брой участници Финансова схема Минимални изисквания Съвместни проекти, Мрежи за върхова компетентност, Координиращи дейности Най-малко 3 независими юридически лица от различни страни-членки на ЕС или асоциирани страни. Съвместни проекти за специфични съвместни дейности с партньорски страни по линия на международното сътрудничество (SICAs) Най-малко 4 независими юридически лица, от които 2 от страна-членка или асоциирана страна и 2 от различни партньорски страни. Асоциирани страни: Албания, Босна и Херцеговина, Хърватска, Фарьорските острови, Македония, Исландия, Израел, Лихтенщайн, Черна гора, Норвегия, Сърбия, Швейцария, Турция, Молдова. Подкрепящи дейности Поне 1 юридическо лице. Могат да участват Съвместните научноизследователски центрове, европейски финансови институции, международни организации; Може да има специфични изисквания, записани изрично в РП. Съществуват специфични критерии за допустимост за предложения за проекти по ERA-NET (Цели 3.5;3.6;9.12)

Максимално финансиране Научноизследователски дейности – до 50% от допустимите разходи освен за: Публични организации – 75% Средни и висши училища – 75% Научноизследователски организации – 75% МСП – 75%; Демонстрационни дейности – 50%; Други дейности вкл. Управление – 100%; Перспективни научни изследвания – 100%; Координиращи и подкрепящи действия – 100%; Обучение и кариерно развитие на учените – 100%.

Критерии за допустимост Съществуват специфични критерии за допустимост и оценка, както и правила за класиране на проектите по приоритет “Бъдещи и нововъзникващи технологии” (Приложение 5 Работна програма 2013) Предложенията трябва да отговарят на всички критерии за допустимост, за да бъдат одобрени за оценяване. Тези критерии се прилагат строго! Минимални условия (например брой участници); Съответствие с целите на конкурса (обхват) съдържанието на предложението трябва да е свързано с темата(ите) и схемата(ите) за финансиране, изложени в съответната част от работната програма, описана в конкурса. Дадено предложение ще се счита за недопустимо въз основа на критерия за обхват само в ясно определени случаи; Пълнота на предложението - наличие на всички необходими административни формуляри и на описание на предложението (NB: пълнотата на информацията, съдържаща се в предложението, ще се оценява от експертите; проверките за допустимост се прилагат само по отношение на наличието на съответните части на предложението); Спазване на срока за подаване. 5 5

Критерии за допустимост Предложенията трябва да бъдат подадени от координатора преди крайния срок – 04 .12. 2012 г. 17:00 ч. в Електронната система за подаване на предложения за проекти на Комисията (EPSS) https://www.epss-fp7.org/epss/registrationCoordinatorInformation.jsp Предложения, които не отговарят на изискванията за допустимост няма да бъдат оценени! 6

Информация за кандидатстване Работна програма 2013 на Седма Рамкова програма, програма “Сътрудничество”, тема ИКТ; Ръководство за кандидатстване (включително образци на формите и обяснителни бележки за методологията на оценяване)- всяка финансова схема има различно Ръководство. Уверете се, че сте избрали правилното за вашия проект!; Често задавани въпроси (FAQs); Ръководство за работа с Електронната система за подаване на предложения; Модел на грантово споразумение с ЕК. 7 7

Подготовка Запознайте се с инструкциите* за кандидатстване и формите** за подаване, които ще ви дадат яснота как да структурирате предложението си; При възможност покажете инструкциите и черновата на вашия проект на колеги с опит в кандидатстването за европейски проекти; Изгответе вашето предложение като обърнете внимание на препоръките, които сте получили. * Приложение към Ръководството за кандидатстване ** Налични на страницата за конкурси на Research Participants Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_calls 8 8

Проекто-предложение Част A – online форма Подаването на предложенията се извършва на един етап. Форма А 1 Пълно заглавие, акроним, цели; Ключови думи за проекта; Резюме на проекта ( ≤ 2000 символа); Предходно/настоящо подаване в FP7. Форма А 2 (по една за всеки партньор) Адрес; Лице за контакт; Тип организация; Идентификационен код на участника. Форма А 3 Бюджет и подробности за финансирането 9

Идентификационен код на участника (PIC) Участници, които притежават персонален идентификационен код PIC – съдържащ 9 символа, получен от Unique Registration Facility (URF) на Седма рамкова програма могат да се идентифицират с него в електронната система (EPSS). След вкарване на PIC системата автоматично ще попълни части от формата за подаване на предложението. Процесът на получаване на PIC може да се ускори, ако самостоятелно регистрирате организацията си на: http://ec.europa.eu/research/participants/urf На този сайт ще откриете и инструмент за търсене, за да проверите дали вашата организация вече е регистрирана (и следователно вече има PIC). 10 10

Формата е налична в електронната система (EPSS) Проекто - предложение Част B – винаги в PDF! Формата е налична в електронната система (EPSS) Задължителен формат на предложението, пряко свързан с критериите за присъждане на оценка: Резюме; Научни и технически качества (scientific and technical excellence) - отделени подточки, раздели* и т.н; Съответствие със стратегическите цели на конкурса; Ефект / Въздействие - Потенциално въздействие от развитие, разпространение и използване на резултатите (impact); Изпълнение - Качество и ефективност на управлението и изпълнението на проекта (implementation). * Дължината на разделите и ограниченията в броя страници е описана в Ръководството за кандидатстване и анексите към Работната програма за всеки инструмент! 11

Електронно подаване Координаторът на проекта регистрира предложението в електронната система (EPSS) и получава потребителско име и пароли за себе си и партньорите; Консорциумът изгражда предложението на сървъра на Комисията и преди крайния срок го подава; Процент неуспех при подаване на проекти = ±1% Най-чести причини за неуспех при подаването:  Чакане до последната минута;  Технически проблеми;  Грешка, допусната от паника;  Прекалено късно стартиран процес на качване, приключил след определения краен срок. 12 12

Основни критерии за оценка Оценката на предложенията се базира на принципите на прозрачност и равнопоставеност. Тя се прави от ЕК с помощта на независими експерти. Подробните критерии и подкритерии за оценка и съответните тегловни коефициенти и прагове се определят в Работната програма. Количествена оценка на предложенията Експертите проучват предложенията по всеки един критерий за оценяване и им присъждат точки в скалата от 0 до 5. Могат да бъдат давани оценки с половин точка Присъдените точки по всеки критерий отразяват следните оценки: 0 — предложението не отговаря на разглеждания критерий или за него не може да бъде направена преценка поради липсваща или непълна информация; 1 — слаб: критерият не се изпълнява задоволително или са налице съществени слабости; 2 — задоволителен: въпреки че предложението в общи линии отговаря на критерия, съществуват значителни слабости; 3 — добър: предложението отговаря добре на критерия, въпреки че ще бъдат необходими подобрения; 4 — много добър: предложението отговаря много добре на критерия, въпреки че все още са възможни някои подобрения; 5 — отличен: предложението успешно отговаря на всички аспекти от въпросния критерий. Ако има недостатъци, те са незначителни. 13 13

Основни критерии за оценка Прагове и тегловни коефициенти Прагове За някои или за всички критерии са определени прагове, така че всяко предложение, което не достигне праговите количествени оценки, ще бъде отхвърлено. Може да бъде определен и цялостен праг. Праговете, които се прилагат към всеки критерий, както и всеки цялостен праг се определят в Работната програма и фиша на конкурса. Критичният праг за оценка е 3/5. Обща оценка – 10/15. Тегловни коефициенти В този конкурс няма теглови коефициенти. Критериите нямат тежест, всеки има еднакво значение. Индивидуална оценка на предложенията Предложенията се оценяват от минимум трима експерти. Изискване за минимум петима експерти ще се прилага по отношение на предложения за мрежи за високи научни постижения и в други случаи, когато това е посочено в съответните указания за кандидатите. В първоначалната фаза на оценяването всеки експерт работи индивидуално и дава количествени оценки и становища за всеки критерий, както е описано в работната програма и в поканата. Единодушно решение (консенсус) След като всички експерти, на които е възложено оценяването на дадено предложение, завършат своите индивидуални оценки, оценяването продължава до постигането на единодушна оценка, която отразява тяхното общо виждане. 14 14

Основни критерии за оценка Критерии за допустимост подаване навреме; пълнота на предложението; статут на предложителите … Критерии за присъждане на оценка Научни и технически качества (праг 3/5); Въздействие (праг 3/5); Изпълнение (праг 3/5). Критерии за селекция финансов и оперативен капацитет за изпълнение на проекта; професионални компетентности и квалификации. Изборът на проект за финансиране се извършва между проектите, получили най-висока обща оценка (в рамките на всеки бюджетен сегмент). 15 15

Подкритерии за оценка 16 16 Научни и технически качества Въздействие Изпълнение Всички финансови схеми Надеждност на концепцията и качество на поставените цели; Целесъобразност на управленските структури и начина на действие; Качества и наличие на подходящ опит в отделните участници; Принос към европейското или международно равнище от очакваното въздействие, описано в Работната програма за съответната цел; Съвместни проекти (насочени проекти) STREP и IP (интегрирани проекти) Надграждане над най-доброто ниво, достигнато до този момент; Качество и ефективност на научно-техническата (S&T) методология и работния план. Капацитет на консорциума като цяло (пълнота, баланс и т.н.); Подходяща обосновка и разпределение на ресурсите (бюджет, персонал, оборудване). Целесъобразност на мерките за разпространение и/или използване на резултатите от проекта и управлението на интелектуалната собственост. Мрежи за върхова компетентност Принос към дългосрочната интеграция на висококачествени научно-технически изследвания; Качество и ефективност на съвместните програмни дейности и свързания с тях работен план. Капацитет на консорциума като цяло (вкл. способност за справяне с разпокъсаността на изследователската област и обвързването й към дълбока и трайна интеграция); Адекватност на ресурсите за успешно провеждане на съвместни програмни действия. Целесъобразност на мерките за разпространение на върхови постижения, използване на резултатите и разпространение на знания сред заинтересованите страни и широката общественост. Координиращи и подкрепящи дейности Принос към координацията на висококачествени изследвания (само за CA); Качество и ефективност на механизмите на координиращите /подкрепящите дейности и работния план. Капацитет на консорциума като цяло (пълнота, баланс и т.н. за SA само, ако е необходимо); Изследвания в полза на специфични групи Иновативен подход към най-доброто ниво, достигнато до този момент; Принос към развитие на знанието/технологичния напредък; 16 16

Процедура за оценяване Индивидуално преглеждане от 3 или повече независими експерта при интегрираните проекти от 5; Експертите се събират в т.нар. “Консенсусни работни групи”; Всички експерти по дадена цел се събират на Обща среща; Изработват обобщаващ доклад на оценките - Evaluation Summary Report (ESR); Комисията избира проектите, които да минат на следващия етап – “преговори” (с оглед на заложения бюджет и ограниченията за брой проекти, които могат да бъдат финансирани според Работната програма) 17

Преговори Селектираните проекти се канят на “преговори” за сключване на окончателния договор. Предварително са информирани за предложения бюджет и препоръките на оценителите за някои технически промени в “техническия анекс” към договора. В процеса на договаряне се изготвя детайлизираната прогноза на стойността и Технически анекс (Анекс 1) на грантовото споразумение / окончателния договор. Проектът започва в месеца, след подписване на договора. 18 18

Възможни промени Какво може да се промени по време на “преговорите”? Бюджетът (ако сте заложили прекалено висок бюджет); Работните пакети (ако няма достатъчна свързаност между дейностите или някои не отговарят на изискванията на работната програма); Резултатите и отправните точки (milestones) -(опитайте се да ги редуцирате до минимум); Консорциумът (Комисията би могла да поиска да се добавят/извадят партньори); Подизпълнителите (тези разходи се считат за директни и се следва принципа за икономически най-изгодна оферта). 19 19

Как да напишем предложение за проект Полезни съвети 20

Направете го преди да изготвите проекта си! Основни принципи Имайте винаги предвид трите критерия за оценка и бъдете подробни (с много подточки) в описанието на предложението си за проект. Стремете се при изложението да отговорите на всеки подкритерий от критериите за оценка. Много от кандидатите концентрират усилията си върху научните елементи, но губят точки от планирането на проекта или описанието на въздействието; Използвайте подточки (bullet points), оценителите ги търсят в предложението и поощряват наличието им; Използвайте услугата за предварително подаване в електронната система “pre-proposal check service”, за да сте сигурни, че проектът Ви отговаря на всички критерии, свързани с настоящия конкурс; Използвайте Helpdesk, за да проверите финансови и правни елементи, за които не сте сигурни. Направете го преди да изготвите проекта си! 21 21

Подайте предложението си навреме! Подаване Подайте предложението си навреме! Преди да подадете предложението си, опознайте електронната система! Имате възможност да подавате многократно, използвайте я! Не правете промени в последната минута! 22 22

Изготвяне на предложението Помислете за финалните “украшения” на проекта, които говорят за качествена работа Не отделяйте време само на техническата част на предложението си, обърнете внимание и на планирането на дейностите и очаквания ефект. Старайте се да поддържате един езиков стил, колкото се може по-опростен. Добре подредете съдържанието (следвайте структурата на форма Б). Използвайте полезни и разбираеми диаграми и таблици. Без печатни грешки, безсмислици, очевидни копирания и липсващи страници. При оценяването се разглеждат само черно - бели копия на форма Б, затова е препоръчително да не използвате цветове във Вашия документ. Не използвайте хипер връзки към основния си документ, те няма да бъдат разгледани от оценителите, оценява се само основното съдържание. Името на файла на Вашата форма Б трябва да съдържа букви от A-Z и цифри от 0-9 без специални символи и интервали. Размерът на файла не трябва да е повече от 10 Mbytes. Размерът на шрифта трябва да бъде 11 и страниците трябва да са форматирани с разстояние от ляво, дясно, горе, долу – 1.5 без поставяне на Header and Footer. 23

Изготвяне на предложението Спазвайте изискванията за брой символи и страници в отделните секции, Електронната система не отчита грешка при подаването на предложението, но при разглеждането тези допълнителни страници не се взимат предвид; Използвайте шрифт, който е популярен – Arial или Times New Roman; Не използвайте повече от 5 000 – 6 000 символа (заедно с интервалите) на страница; Направете предложението възможно най-лесно за четене. Направете го да бъде лесно за оценителите да Ви дадат високи оценки, не го правете трудно за тях. Не оставяйте оценителите да мислят с какво вашият проект е добър, кажете им го! 24 24

Изготвяне на предложението Уверете се, че всички цифри в бюджетната част на предложението са правилно изписани – числата се закръглят към най-близкото цяло число; всички разходи се дават в евро не в хил. евро; поставяйте нули на празните места при липса на финансиране; разходите на включват ДДС; Уверете се, че сте подали последната, пълна версия на вашето предложение. Не пишете твърде кратко, спазвайте изискванията! Не пишете твърде много! Повтаряйте силните си страни и това, което Ви прави уникални! 25 25

Фактори на успеха Изградете доверие към себе си: изберете един проект и го направете победител; Покажете иновативен и експлоатационен потенциал; По-добре е да покривате критичната маса от участници, отколкото да имате дълъг списък с организации с ограничено участие; Ключовите участници е по-добре да имат опит и постижения, отколкото дълъг списък с участие в различни проекти; Направете проекта си завладяващ за заети читатели (първите 5-10 страници са от съществено значение)! 26 26

Причини за неуспех Изследователско съдържание: Планиране: Управление: тесен обхват на проекта; малко или никакво измерване на показателите в ЕС; липса на фокус, твърде общо формулирани цели; липса на иновации, не са посочени най-добрите постижения в областта към съответния момент. Планиране: липсват връзки между целите и работния план; липсват етапи на проекта или са посочени твърде общо; рисковите фактори не са разгледани, няма планове за действие в непредвидени ситуации; липса на мониторинг показатели и система, по която те да се следят. Управление: Съставът на консорциума не е балансиран, има пропуски по отношение на компетентността; Липса на интеграция между партньорите; Неясна структура на управление; Слаб или недоразвит план за разпространение на резултатите от проекта; Зле дефинирани перспективи за експлоатация. 27

Къде да търсим партньори Собствени контакти; Cordis има редица услуги и източници на информация, която може да Ви бъде полезна при търсенето на партньори за участие в ИКТ проекти, както и база данни с организации, вече заявили интерес за участие в конкурсите на програмата: http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html; Мрежа от Национални контактни лица (National Contact Points) http://cordis.europa.eu/fp7/ict/ncps_en.html; Списък на контактните лица за всяка цел в конкурса; Услуга за търсене на идеалния партньор (Idealist Partner Search service): Register as a Proposer http://www.ideal-ist.net/createMember Reply to open Partner Searches http://www.ideal-ist.net/partner-search За допълнителна информация: г-жа Силвия Илиева sylvia@acad.bg 28 28

Помощ за изготвяне на предложение Използвайте всяка помощ, която можете да получите! Pre-proposal check service; Контактни лица от ЕК за всяка стратегическа цел от конкурса; Бюро за помощ (Help desk) за отговор на въпроси, поставени от кандидати: http://ec.europa.eu/research/index.cfm?lg=en&pg=enquiries&cat=x; Бюро за помощ (Help desk) при проблеми с електронното подаване на предложенията: support@epss-fp7.org; Мрежа от национални контактни лица: http://cordis.europa.eu/fp7/ict/ncps_en.html; Информационни дни по отворените конкурси; Брифинги и работни срещи; Специализирана информация, съвети и документи по конкурса може да намерите на уеб сайт: http://cordis.europa.eu/fp7/ict/; Често задавани въпроси (FAQ) http://cordis.europa.eu/fp7/ict/faq_en.html . 29 29

Благодаря Ви за вниманието! Христина Добрева hdobreva@mtitc.government.bg Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията + 359 2 949 22 19 30