FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA Zagreb, 07. srpnja 2010.

Cilj prezentacije Dati osnovne informacije o aktivnostima vezanim uz financijsko upravljanje EU projektima Upoznati sa procedurama plaćanja i kontrole računa/zahtjeva za plaćanjem Upoznati sa odredbama ugovora koje definiraju dinamiku plaćanja Definirati strane uključene u financijsko praćenje EU projekata 2

Sadržaj Uvod Postupak provedbe plaćanja Plaćanje prema dobavljačima/korisnicima bespovratnih sredstava Vrste plaćanja Kontrola računa i popratne dokumentacije Zaključak

Uvod Decentralizirani sustav provedbe – DIS SAFU (Ured za financije i računovodstvo) – vrši plaćanja po sklopljenim ugovorima s dobavljačima, izvođačima radova i pružateljima usluga te knjigovodstveno evidentiranje nastalih događaja Resorna ministarstva – Jedinice za provedbu projekata – provjeravaju i potvrđuju SAFU kvalitetu posla obavljenog u okviru ugovora Naglasiti da ured za financije kontrolira prihvatljivost troškova i adekvatnost s uvjetima ugovora, a odjel za računovodstvo evidentira plaćanja i vrši knjiženja

usluga/korisnik bespovratnih sredstava i DEU. Uvod Ugovore potpisuje SAFU i dobavljač dobara i usluga/korisnik bespovratnih sredstava i DEU. SAFU preslike potpisanih ugovora dostavlja JPP/SPO. JPP/SPO je dužan jedan primjerak potpisanog ugovora dostaviti u upravu/odjel/odsjek koja je zadužena za poslove financija i računovodstva u linijskom ministarstvu. SAFU plaćanja u RH vrši u kunama, a plaćanja prema inozemnim dobavljačima u EUR. 2.2.2019.

Uvod računa/zahtjeva za plaćanjem i utvrđivanje SAFU – zadužena za kontrolu aritmetičke ispravnosti računa/zahtjeva za plaćanjem i utvrđivanje prihvatljivosti troškova. JPP - zadužena za tehničku implementaciju ugovora i potvrđuje da su dobra isporučena/usluge izvršene u skladu s potpisanim ugovorima. 2.2.2019.

Postupak provedbe plaćanja Ugovaratelji SAFU dostavljaju originalne račune/zahtjeve za plaćanjem i potrebnu popratnu dokumentaciju. SAFU račune/zahtjeve za plaćanjem: evidentira provjerava jesu li izdani u skladu s uvjetima ugovora kontrolira računsku/aritmetičku ispravnost kontrolira ispravnost i potpunost dostavljene popratne dokumentacije 3. SAFU preslike računa/zahtjeva za plaćanjem dostavlja u JPP radi odobrenja plaćanja (osim u slučaju kad se radi o plaćanju predujma). 2.2.2019.

Postupak provedbe plaćanja JPP ovjerava račune/zahtjeve za plaćanjem, popunjava kontrolnu listu i vraća ih SAFU. Annex E01a - Check list Payments PIU SPO Large institutions (Central and dislocated PIUs).doc Annex E01b - Check list Payments PIU SPO Medium and small institutions (One PIU).doc Po primitku ovjerenog računa/zahtjeva za plaćanjem SAFU može pokrenuti proceduru plaćanja. * napomena: bez ovog odobrenja međuplaćanje i konačno plaćanje ne mogu biti provedeni, stoga je potrebno razumijevanje i visok stupanj suradnje JPP-a. 2.2.2019.

Postupak provedbe plaćanja 6. SAFU priprema zahtjeve za plaćanjem prema NF-u i linijskom ministarstvu koje osigurava novčana sredstva nacionalnog sufinanciranja. *Na podračun SAFU najprije pristižu novčana sredstva iz lokalnih izvora i novčana sredstva nacionalnog sufinanciranja, a tek onda EU novčana sredstva. 7. SAFU nakon pristizanja novčanih sredstva na podračun daje nalog banci za provedbu plaćanja. 2.2.2019.

Postupak provedbe plaćanja 8. Banka SAFU dostavlja bankovni izvod/potvrdu o provedenom plaćanju. 9. SAFU dostavlja JPP-u podatke o provedenom plaćanju i plaćanje evidentira u iPerseus-u i knjigovodstvenim evidencijama SAFU. 10.JPP podatke koje je dobio od SAFU dostavlja u upravu/ odjel/ odsjek koja je zadužena za poslove financija i računovodstva u linijskom ministarstvu. 2.2.2019.

Plaćanje prema dobavljačima/korisnicima bespovratnih sredstava Svi računi dobavljača/korisnika bespovratnih sredstava iskazani su u EUR. Plaćanje domaćim dobavljačima/grant korisnicima vrši se u kunama i to prema povoljnom tečaju PBZ-a. - kod sufinanciranja - banka tečaj dostavlja najkasnije dan prije dana izvršenja plaćanja Plaćanje inozemnim dobavljačima vrši se u EUR. 2.2.2019.

Vrste plaćanja Za svaku pojedinu vrstu ugovora postoje različite sheme plaćanja. Vrsta plaćanja prema dobavljačima/korisnicima bespovratnih sredstava može biti: predujam međuplaćanje konačno plaćanje Plaćanja se provode u skladu s PRAG procedurama i uvjetima koji su propisani za svaku vrstu ugovora. 2.2.2019.

Vrste plaćanja Vrste plaćanja.doc 2.2.2019.

Vrste plaćanja Rokovi za plaćanje računaju se od dana zaprimanja ispravnog računa/zahtjeva za plaćanjem i potrebne popratne dokumentacije. - 45 dana od zaprimanja računa, odnosno odobrenja izvješća Kontrola i plaćanja računa/zahtjeva za plaćanjem različite su ovisno o vrsti ugovora i vrsti računa (predujam, međuplaćanje ili konačno plaćanje). Iz EU sredstava plaćaju se samo prihvatljivi troškovi 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Ugovori o pružanju usluga: Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je propisano ugovorom) Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) Međuplaćanje: Prekontroliran i odobren međuizvještaj (zajedno sa financijskim dijelom i revizorskim izvješćem) 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Račun ispravan i u skladu s troškovima iz međuizvještaja Račun odobren od SPO-a 3. Konačno plaćanje: Prekontroliran i odobren završni izvještaj (zajedno sa financijskim dijelom i dostavljenim revizorskim izvještajem) Račun ispravan i u skladu s troškovima iz završnog izvještaja 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Okvirni ugovori: Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je propisano ugovorom) Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) Konačno plaćanje: Prekontroliran i odobren završni izvještaj (zajedno sa financijskim dijelom) 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Dostavljeni i prekontrolirani originali računa i ostalih popratnih dokumenata za sve troškove koji će biti isplaćeni završnim plaćanjem Račun ispravan i u skladu s troškovima iz završnog izvještaja Račun odobren od SPO-a 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Ugovori o nabavi roba: Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijske garancije dostavljene i ispravne Račun dostavljen i ispravan 2. Konačno plaćanje: Potvrda o prihvatu robe izdana Račun odobren od SPO-a 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Ugovori o izvođenju radova: Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijske garancije dostavljene i ispravne Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) 2. Međuplaćanje: Obračunska situacija dostavljena i ispravna (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) Obračunska situacija odobrena od nadzornog inženjera, krajnjeg korisnika, SPO-a i ugovornog tijela 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije 3. Konačno plaćanje: Potvrda o privremenom prihvatu izdana Konačna obračunska situacija dostavljena i ispravna (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) Konačna obračunska situacija odobrena od nadzornog inženjera, krajnjeg korisnika, SPO-a i ugovornog tijela 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Ugovori o bespovratnim sredstvima(Grant ugovori): Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je definirano ugovorom) Zahtjev za plaćanjem dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) 2. Međuplaćanje: Odobreni međuizvještaj Račun dostavljen i ispravan 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Račun odobren od SPO-a 3. Konačno plaćanje: Odobreni završni izvještaj (sa financijskim dijelom i dostavljenim revizorskim izvještajem ako je propisano ugovorom) Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Twinning ugovori: Predujam: Dostavljen potpisani ugovor Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je definirano ugovorom) Zahtjev za plaćanjem dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) 2. Međuplaćanje: Odobreni međuizvještaj Račun dostavljen i ispravan 2.2.2019.

Kontrola računa i popratne dokumentacije Račun odobren od SPO-a 3. Konačno plaćanje: Odobreni završni izvještaj (sa financijskim dijelom i dostavljenim revizorskim izvještajem ako je propisano ugovorom) Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora) 2.2.2019.

Zaključak Odjel za financije u SAFU kontrolira račune i vrši plaćanja u skladu s uvjetima ugovora JPP/SPO ovjerava račune za međuplaćanje i konačno plaćanje Plaćanja se vrše u roku od 45 dana od datuma zaprimanja ispravnog računa/zahtjeva za plaćanjem i potrebne popratne dokumentacije (npr.garancije, odobrenog izvještaja) SAFU kontrolira financijske izvještaje i utvrđuje prihvatljivost troškova 2.2.2019.

Pitanja 27

Hvala na pažnji !! Kontakti: Matea Spudić; Odjel za financije/Voditeljica odjela: matea.spudic@safu.hr Davorka Žagar; Odjel za financije/Savjetnik: davorka.zagar@safu.hr