BRIFF 7 MUNUD - Cyngor Rhannu Gwybodaeth i ymarferwyr sy’n darparu gwasanaethau diogelu Information Sharing Advice for practitioners providing safeguarding services 7 MINUTE BRIEFING

1. BETH YW HYN? 1. WHAT IS IT? Mae rhannu gwybodaeth yn hanfodol ar gyfer diogelu effeithiol a hyrwyddo lles plant, pobl ifanc ac oedolion. Mae’n ffactor allweddol a nodir mewn sawl Adolygiad Ymarfer Plant ac Oedolion, lle mae dulliau rhannu gwybodaeth gwael wedi arwain at gyfleoedd coll i weithredu, sy’n cadw plant, pobl ifanc ac oedolion yn ddiogel. Information sharing is essential for effective safeguarding and promoting the welfare of children, young people and adults. It is a key factor identified in many Child and Adult Practice Reviews, where poor information sharing has resulted in missed opportunities to take action that keeps children, young people and adults safe.

2. Beth y mae’n ei gynnwys 2. What it is Canllaw chwalu mythau Mae rhannu gwybodaeth rhwng ymarferwyr a sefydliadau’n hanfodol ar gyfer nodi, asesu, rheoli risg a darparu gwasanaeth yn effeithiol. Ni ellir caniatáu ofnau am rannu gwybodaeth fod yn rhwystr i’r angen i ddiogelu a hyrwyddo lles plant, pobl ifanc ac Oedolion mewn Perygl o gam- drin neu esgeulustod. Yn y sleidiau nesaf, bydd mythau cyffredin sy’n gallu gweithredu fel rhwystr i rannu gwybodaeth yn effeithiol: Myth-busting guide Sharing of information between practitioners and organisations is essential for effective identification, assessment, risk management and service provision. Fears about sharing information cannot be allowed to stand in the way of the need to safeguard and promote the welfare of children, young people and Adult at Risk of abuse or neglect. In the next few slides are common myths that can act as a barrier to sharing information effectively:

3. Canllaw chwalu mythau 3. Myth-busting guide Mae’r GDPR a Deddf Diogelu Data 2018 yn rhwystrau i rannu gwybodaeth Nac ydi – nid yw’r GDPR a Deddf Diogelu Data 2018 yn atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei chasglu a’i rhannu. Maent yn darparu fframwaith i sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu’n addas. Yn enwedig, mae Deddf Diogelu Data 2018 yn cydbwyso hawliau gwrthrych y wybodaeth (yr unigolyn y mae’r wybodaeth yn ymwneud â nhw) a’r angen posibl i rannu gwybodaeth amdanynt. Peidiwch byth â thybio bod gwaharddiad ar rannu – mae’n hanfodol ystyried y cydbwysedd hwn ym mhob achos. Dylech bob amser gadw cofnod o beth rydych wedi’i rannu. The GDPR and Data Protection Act 2018 are barriers to sharing information No – the GDPR and Data Protection Act 2018 do not prohibit the collection and sharing of personal information. They provide a framework to ensure that personal information is shared appropriately. In particular, the Data Protection Act 2018 balances the rights of the information subject (the individual whom the information is about) and the possible need to share information about them. Never assume sharing is prohibited – it is essential to consider this balance in every case. You should always keep a record of what you have shared.

4. Canllaw chwalu mythau 4. Myth-busting guide Mae angen caniatâd bob amser i rannu gwybodaeth bersonol Nac oes – nid ydych chi o reidrwydd angen caniatâd gwrthrych y wybodaeth i rannu eu gwybodaeth bersonol. Lle bo’n bosibl, dylech geisio caniatâd a bod yn agored a gonest gyda’r unigolyn o’r cychwyn cyntaf ynghylch pam, beth, sut a gyda phwy y bydd eu gwybodaeth yn cael ei rhannu. Consent is always needed to share personal information No – you do not necessarily need the consent of the information subject to share their personal information. Wherever possible, you should seek consent and be open and honest with the individual from the outset as to why, what, how and with whom, their information will be shared.

5. Canllaw chwalu mythau 5. Myth-busting guide Nid yw gwybodaeth bersonol sy’n cael ei chasglu gan un sefydliad yn gallu cael ei ddatgelu i sefydliad arall Na – nid yw hyn yn wir, oni bai y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio at bwrpas sy’n anghydnaws â’r rheswm gwreiddiol y cafodd ei chasglu. Mewn achos o blentyn / oedolyn mewn risg o niwed sylweddol, mae’n anodd rhagweld amgylchiadau lle byddai cyfraith gwybodaeth yn rhwystr i rannu gwybodaeth bersonol gydag ymarferwyr eraill. Personal information collected by one organisation cannot be disclosed to another organisation No – this is not the case, unless the information is to be used for a purpose incompatible with the purpose it was originally collected for. In the case of child/ Adult at risk of significant harm, it is difficult to foresee circumstances where information law would be a barrier to sharing personal information with other practitioners.

6. Canllaw chwalu mythau 6. Myth-busting guide Mae dyletswydd cyfrinachedd y gyfraith gyffredin a Deddf Hawliau Dynol 1998 yn atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei rhannu Na – nid yw hyn yn wir. Yn ychwanegol at y GDPR a Deddf Diogelu Data 2018, mae angen i ymarferwyr gydbwyso dyletswydd cyfrinachedd y gyfraith gyffredin, a’r hawliau yn Neddf Hawliau Dynol 1998, yn erbyn yr effaith ar Blant neu Oedolion mewn risg, os nad ydynt yn rhannu gwybodaeth. The common law duty of confidence and the Human Rights Act 1998 prevent the sharing of personal information No –this is not the case. In addition to the GDPR and Data Protection Act 2018, practitioners need to balance the common law duty of confidence, and the rights within the Human Rights Act 1998, against the effect on Children or Adults at risk, if they do not share the information.

7. Canllaw chwalu mythau 7. Myth-busting guide Mae Systemau TG yn aml yn rhwystr i rannu gwybodaeth yn effeithiol Na – gall systemau TG fod yn ddefnyddiol i gefnogi’r broses o rannu gwybodaeth. Mae systemau TG yn fwyaf gwerthfawr pan fydd ymarferwyr yn defnyddio’r data sydd wedi’i rannu i wneud penderfyniadau mwy gwybodus am sut i gefnogi a diogelu Plentyn/Oedolyn Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar: Wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) IT Systems are often a barrier to effective information sharing No – IT systems, can be useful in supporting information sharing. IT systems are most valuable when practitioners use the data that has been shared to make more informed decisions about how to support and safeguard a Child/Adult Further Information can be found at: The Information Commissioner’s Office (ICO) website