SAP PS Overview

PS Contenido Objetivos Modelo del Negocio Funcionalidades del Sistema Estructura Módulo SAP PS Roles Beneficios

Objetivos

PS Objetivos Presentar los conceptos básicos del Sistema de Proyectos (SAP-PS) Dar a conocer el Modelo del Negocio para la Gestión de Proyectos, soportado por SAP PS Mostrar el Alcance y Funcionalidades de SAP PS Identificar las brechas que pudieran existir con el sistema SAP

Modelo del Negocio

Diseñar, desarrollar e implantar un sistema integral para soportar la Gestión de Proyectos, a fin de llevar a cabo los planes estratégicos Homologar los procesos de la Gestión de Proyectos de las diferentes áreas y organizaciones, basado en las mejores prácticas y que satisfaga las necesidades de la Corporación Alcanzar un alto grado de competitividad con empresas a nivel mundial Objetivos del módulo SAP PS

Proyectos Tecnológicos Contribuyen a mejorar o incrementar la base actual de recursos tecnológicos, donde el conocimiento científico y/o tecnológico es la clave en el logro de los objetivos y metas establecidas. Proyectos de Infraestructura Están orientados a la creación de nueva infraestructura, o a la modificación de la existente, entendiéndose por ello todo sistema que soporta las operaciones de la empresa, necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la corporación. Proyectos de Mantenimiento Mayor Corresponden a los mantenimientos preventivos y/o correctivos que se ejecutan en una o en varias instalaciones, para restablecer y/o conservar sus condiciones operacionales, que involucra un paro de la producción de las instalaciones para su ejecución. Escenarios SAP PS

Gestión de Proyectos Tecnología ESCENARIOSORGANIZACIONES Ingeniería y Desarrollo Mercadeo Investigación y Desarrollo Infraestructura Mantenimiento Mayor Mantenimiento de Planta Alcance Organizacional

Mantenimiento Mayor DefiniciónRealización ExperimentaciónEscalamiento Implantación/ Operación/Eval. Conceptualización Tecnología Infraestructura Conceptualización DefiniciónImplantación Visión Arranque y Evaluación Procesos Generales

Procesos SAP Ejecución y Control PresupuestoPlanificación Definición Alcance / Propuesta Cierre Fases Diseño y Desarrollo ImplementacionLanzamiento Post Lanzamiento Ideas Modelo del Negocio Procesos Generales

Procesos en SAP PS de un proyecto CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCION CIERRE 7. Creación de Operaciones de Costos 7. Creación de Operaciones de Costos 8. Planificación de Materiales 8. Planificación de Materiales 19. Cierre del Proyecto 19. Cierre del Proyecto 14. Notificaciones de Tiempo 14. Notificaciones de Tiempo 13. Liberación del Proyecto 13. Liberación del Proyecto 18. Liquidación Global 18. Liquidación Global 16. Liquidaciones Periódicas 16. Liquidaciones Periódicas 5. Creación de Operaciones Internas 5. Creación de Operaciones Internas 15. Seguimiento /Reportes 15. Seguimiento /Reportes 10. Asignar Normas de Liquidación 10. Asignar Normas de Liquidación 9. Planificación de Fechas 9. Planificación de Fechas 17. Replanificación 17. Replanificación 6. Creación de Operaciones de Servicios 6. Creación de Operaciones de Servicios 12. Asignar Renglón de Inversión 12. Asignar Renglón de Inversión 2. Creación Elementos PEP 2. Creación Elementos PEP 1. Creación Definición de Proyecto Creación de Grafos 3. Creación de Grafos 4. Planificación Global de Costos 4. Planificación Global de Costos

Recepción de Requerimientos Análisis de Requerimientos Preparar Alcance /Propuesta Validar Alcance /Propuesta Alcance/Propuest Aprobado Secuencia lógica y duraciones Establecer Estructura Definir/Revisar Estrategia Detallar Actividades/ Productos Documento Plan Asig. Recursos Físicos/Financ. Corrida de lógica / tiempo Niv.Recursos Directrices Actualizar Estimaciones e Indicadores Someter Presupuesto Análisis y Optimización Aprobación Ejecución del Plan Medición de Avance Actualizar Progreso/ Tendencias Establecer Acciones de Ajuste Informar Evaluar Grado Cumplimiento y Objetivos Documentar Lecciones Aprendidas Entrega de Resultados/ Productos Evaluar Grado de Satisfacción del Cliente Cierre Administrativo Entregar al Cliente Info. Del Proyecto Preparar Informe de Cierre Definición Alcance / Propuesta PlanificaciónPresupuesto Ejecución Control Cierre Procesos Generales

Etapas Proyecto en PS Definición Planificación general Planificación detallada Presupuesto Ejecución y Control Cierre TIEMPO Aprobación Imputación directa de Costos Liquidación Fin del proyecto Necesidades Alcance Proveedor vs. Cliente Estructuración Fechas Costos Recursos Estructuración Control Presupuestario Notificación Progreso Costos Fechas Liberación Documento de Cierre

FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

Tiempo Costos Recursos Áreas de Gestión de un Proyecto

Planificación Básica Planif. Detallada EjecuciónCierre Estructura Basica Definicion de Cantidades básicas Definición del Alcance Propuesta Planificación detallada Definición de fechas Definición de recursos Procura Estructuración total Entrega Revisión Final Cierre administrativo Cierre Técnico Archivar Información Notificaciones Actualizacion de fechas Recibo Materiales/Servicios Analisis y control de desviaciones Liquidaciones Ciclo de Vida Proyecto

ani Plan de Estructura del Proyecto Presupuesto Costos Fechas/Tiempo Estructuracion Jerárquica Grafo/Operaciones Orientación al proceso Fechas / Tiempo Recursos / Costos 1:N1:N Definición de Proyectos Estructuras Operativas PS

Funcionalidades PS Plan de la Estructura del Proyecto (PEP) Es un modelo del proyecto que presenta en forma de árbol jerárquico los elementos en los cuales se divide el alcance de un proyecto a efectos de realizar su planificación y posterior control. Es la herramienta central en la planificación de proyectos. Los elementos que conforman la estructura del proyecto se denominan Elementos PEP’s. Definición Constituye la primera fase para la creación de un proyecto. Contiene la data que establece las fronteras y son vinculantes para todo el proyecto. Contempla la descripción del proyecto, fechas de inicio y fin, datos organizacionales, calendarios, organización responsable y solicitante. Grafo Constituye un elemento que agrupa las operaciones en forma de lista de actividades o relacionadas entre sí conformando una red lógica. Sólo a este nivel se pueden detallar los recursos asignados a las operaciones. Constituyen la base operativa para la planificación y el control de costos, fechas y recursos.

Planificación Detallada Apoya las actividades de planificación de: costos, fechas, actividades internas y externas, flujo de caja, materiales, valores estadísticos y cierre de mes. Planificación General Se define el Plan de la Estructura del Proyecto (PEP) y se establecen a nivel de los Elementos PEP los costos, fechas extremas e hitos. Presupuesto Contempla la asignación del presupuesto, su liberación y su posterior actualización Funcionalidades PS

Ejecución y Control Contempla la liberación del proyecto, actualización de fechas, notificación de operaciones internas y externas, determinación de resultados, liquidación real, pronóstico de trabajo restante, de fechas y de costos, análisis de progreso y tendencia y valores estadísticosCierre Comprende el proceso de cierre de los elementos de la estructura del proyecto utilizados (grafos y elementos pep) Sistemas de Información Nos brinda facilidades para la emisión de reportes e información consolidada para controlar la gestión de Proyectos Funcionalidades PS

Planificación Funcionalidades PS

Renglón Presupuestario Gestión de Inversiones Asignación Presupuestaria Chequeo de Disponibilidad Presupuestaria Presupuesto Funcionalidades PS

Ejecución y Control Funcionalidades PS

Análisis de Progreso Recursos Sistema de Información Sistemas de Información Order Reports Reservaciones Requisiciones de Compra Stock Lista de requerimientos Order Reports Reservaciones Requisiciones de Compra Stock Lista de requerimientos Controlling List Edit Goto View Extras Settings System Help WBS-ElementAct.Network CCenter Cost Element , COPC-FINI , COPC-CONFIG-1 10 P *1000 P *1200 **P Actual Costs 10, , , , , ,00 66, , , , ALV Project Summarization Profitability Analysis Profit Center Accounting SAP-EIS Project Summarization Profitability Analysis Profit Center Accounting SAP-EIS Estructuras - Funcionalidades PS

INTEGRACION DE PS

MM FI PS Solicitud de Pedido Entrada de Mercancía Solicitud de Pago Flujo Caja Planificado Gastos Recepción Factura Plan Pagos Pago Plan de Pagos Integración PS - FI Aceptación de Servicios Orden de Compra

Definición Proyecto Grafo Operaciones Servicio Externo Solicitud de Pedido Petición de ofertas / Ofertas Selección de Proveedores Comparación de ofertas Contrato Marco Pedido de Compra Monitoreo Hoja de Entrada de Servicio Aceptación Servicio Verificación de Factura Costos Reales Gestión de Servicios Maestro Servicios/ Especif. De Trabajos E. Elemento PEP Integración PS-MM: Servicios

Grafo Operaciones Componentes Reserva de Material Maestro Material MRP Salida de Materiales para Reserva Entrada de Mercancia para O.C. Solicitud de Pedido Orden de Compra Gestión de Materiales Definición Proyecto Elemento PEP Integración PS-MM: Materiales de Inventario

Grafo Operaciones Componentes Solicitud de Pedido Maestro de Materiales Catalogados y Misceláneos Entrada de Mercancia a la O.C. Gestión de Materiales Orden de Compras Verificación de Facturas Definición Proyecto Elemento PEP Integración PS-MM: Materiales Cargo Directo

ESTRUCTURA DE SAP PS

Definición de Proyectos 1. Sociedad CO 2. Código de la Compañía 3. Centro 4. Centro de Beneficio 5. Solicitante Elemento de Planificación de Estructura 1. Código de la Compañía 2. Centro 3. Centro de Beneficio 4. Responsable del Centro de Costo 6. Programa de Inversión y/o Capital 7. Centro de Costo Grafos 1. Centro 2. Grupo de Planificación Estructura SAP PS

Actividades Internas: Centro Puesto de Trabajo Actividades Externas: Centro Grupo de Compras Organización de Compras Actividades de Costos: Centro Materiales: Grupo de Compras Organización de Compras Centro Almacén Estructura SAP PS

ROLES

Lider de Proyectos Líder Inversiones Controlador Diseñador Aprobador Hojas Tiempo Ejecutor Cliente Regist. Hojas Tiempo Emisor Reportes Planificador Adm. Puestos de Trabajo Consultor Información Ejecución y Control CierrePresupuesto Planificación Análisis y Evaluación Roles SAP PS

PLANIFICADOR DE PROYECTOS Es el responsable de realizar la planificación de los recursos (materiales, operaciones internas y operaciones externas) a partir de la red lógica y establecer las fechas a ser requeridas para la ejecución de cada uno de los recursos. Establece el análisis de progreso, determinación de resultados y cierres periódicos del proyecto. También es el responsable de la planificación y la ejecución de los costos a ser imputados al Centro de Costo emisor y receptor. CLIENTE DE PROYECTOS Es el Solicitante o Custodio del Proyecto quien tendrá la capacidad de realizar el seguimiento de la planificación, ejecución y cierre del Proyecto. Roles SAP PS

EJECUTOR DE PROYECTOS Es el responsable de realizar la programación y ejecución de las operaciones internas asociadas a la construcción de la obra (operaciones de terceros). Este rol está asociado a los Inspectores de obra, Ingenieros/Supervisores de Construcción. CONSULTOR DE INFORMACION DE PROYECTOS Es el responsables de realizar las consultas en línea sobre el ciclo de vida del proyecto. Roles SAP PS

LÍDER DE GESTION Y PRESUPUESTO Es el responsable de actualizar y distribuir el presupuesto de Inversiones sobre los Proyectos asignados a los Renglones Presupuestarios para el manejo de la Cartera de Inversión y a su vez asignar el presupuesto a los proyectos al ser recibida la aprobación correspondiente. DISEÑADOR DE PROYECTOS Es el responsable de realizar la programación y ejecución de las operaciones internas asociadas al diseño en sus diferentes etapas. Así mismo, es responsable de especificar los requerimientos de materiales y servicios necesarios para el proyecto. Este rol está asociado a los Ingenieros que elaboran el Diseño. Roles SAP PS

ADMINISTRADOR DE PUESTOS DE TRABAJO Es el responsable de la administración (Creación, Modificación, Eliminación) de las Unidades Organizacionales (Puestos de Trabajos) para la Gestión de Proyectos para cada uno de los Centros de Planificación. REGISTRADOR DE HOJAS DE TIEMPO Responsable de registrar en la Hoja de Horario de Trabajo el tiempo empleado por las personas definidas como facturables en la ejecución de las actividades internas de los proyectos. Roles SAP PS

APROBADOR DE HOJAS DE TIEMPO Responsable de aprobar y transferir a PS los registros de tiempo hechos en la Hoja de Horario de Trabajo (CATS). Función asociada a supervisores de personal definido como facturable. LÍDER DE PROYECTOS Es el responsable integral de la gestión, planificación y ejecución del proyecto representado por el Plan de Estructura de Proyectos. Adicionalmente responde por el desarrollo del proyecto en el tiempo, costo y calidad. Este rol está asociado a los ingenieros que realizan actividades correspondientes a Gerencia de Proyectos. Roles SAP PS

BENEFICIOS

4 Contar con Sistemas de Información Integrados para la Gestión de Proyectos, basados en las mejores prácticas y que satisfaga las necesidades de la Corporación 4 Unificar los procedimientos a nivel corporativo en la gestión de Proyectos y Mantenimiento Mayor 4 Integrar la gestión logística y financiera de los proyectos, permitiendo el uso del dato único en tiempo real 4 Capacidad de manejo oportuno de la información para la toma de decisiones 4 Facilitar el proceso de Investigación de Mejores Prácticas (Benchmarking) Beneficios