Financial Control Measures Babu Ram Shrestha | Joint Secretary | MOFAGA

Discussion Points Concept Objectives Process Tools Exercise Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Common understanding on PFM २. सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापनको समष्टीगत उदेश्य ? १. सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापन के हो ? ३. वित्तीय व्यवस्थापनका पक्षहरु ४. सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापन किन ? Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

समुह कार्य वित्तीय ब्यवस्थापनको बिषयमा समान धारणा छलफल प्रस्तुति Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

१. सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापन के हो ? सरकारको बजेट, राजश्व, खर्च, ऋण, लगानी, सोधभर्ना, खरिद व्यवस्था र अन्य महत्वपूर्ण पक्षहरु जस्तैः लेखांकन, अभिलेखीकरण, वित्तीय प्रतिवेदन प्रणाली नै सार्वजनिक वित्तीय व्यवस्थापन हो । यस भित्र आन्तरिक नियन्त्रण, आन्तरिक लेखा परीक्षण तथा बाह्य लेखापरिक्षण समेत समावेश हुन्छ । Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

२.सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापनको समष्टीगत उदेश्य: क. समष्टिगत आर्थिक स्थायित्व प्रदान गर्न, (Fiscal Discipline) ख. श्रोत साधनको निपुर्णता हासिल हुने गरी रणनीतिक लगानी गर्न, (Strategic Allocation of Resources for value for money) ग. प्रभावकारि सेवा प्रवाह, (Effective Service Delivery) Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

३.वित्तीय व्यवस्थापनका पक्षहरु बजेटको विश्वसनीयताः (Credibility of the budget) बजेटको व्यापकता र पारदर्शिताः (Comprehensiveness and transparency) नीतिमा आधारित बजेट: (Policy based budgeting) बजेट कार्यान्वयनमा पूर्वानुमान र नियन्त्रण कायम गर्न सकिनेः (Predictability and control in budget execution) लेखापालन, अभिलेखाङ्कन र प्रतिवेदनः (Accounting, recording and reporting) लेखापरीक्षण तथा वाह्य निगरानीः (External scrutiny and audit) Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

४.सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापन किन ? सरकारको उद्देश्य र प्राथमिकता अनुरुप वजेट तर्जुमा र कार्यान्वयन गरी उद्देश्य प्राप्तिमा योगदान पुर्याउन र साधनको उचित व्यवस्थापन बाट सेवा प्रवाहमा प्रभावकारिता र मुद्राको उपयोगिता सुनिश्चित गर्न सार्वजनिक वित्तिय व्यवस्थापन जरुरी हुन्छ । Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Concept of Public Financial Management (PFM) PFM in general incorporates the management of government revenue, budget, expenditure, deposit, debt, reimbursement, procurement and other important aspects of financial management such as accounting, recording and reporting. It also includes internal control, final audit and external scrutiny of the financial transactions. 9 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Objectives of PFM Fiscal Discipline Strategic Allocation of Resources Effective Service Delivery 10 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Concept of Financial Controls Financial control is concerned with tracking and reporting on allocation, disbursement, and utilization of financial resources, using the tools of budgeting, accounting and auditing. Financial controls are the means by which an organization’s resources are directed, monitored, and measured. 11 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Objectives of Financial Control Financial controls are the means by which an organization’s resources are directed, monitored, and measured. Optimum usages of financial resources Value for money is achieved There exists effective accountability measure Financial transactions and events are made transparent 12 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Objectives of Financial Control Make sure the continued reliability of accounting systems Confirming the accuracy of reporting Ensure to reduces financial risk to the organization. 13 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Process of Financial Control To achieve entity’s objectives related to operations, reporting, and compliance. Objective identified Control Designed Controls in Place Objectives Achieved 14 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Process of Financial Control Establishing Standards Measuring actual performance Comparing performance with standards Corrective action 15 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

PEFA :PFM High Level Performance Indicators 16 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

C. BUDGET CYCLE Thematic Groups and Indicators Performance High Level Indicators Performance Indicators (PI) 28+3 Thematic Groups and Indicators Score C. BUDGET CYCLE IV. PREDICTABILITY AND CONTROL IN BUDGET EXECUTION PI-13 Transparency of taxpayer obligations and liabilities M2 PI-14 Effectiveness of measures for taxpayer registration and tax assessment PI-15 Effectiveness in collection of tax payments M1 PI-16 Predictability in the availability of funds for commitment of expenditures PI-17 Recording and management of cash balances, debt and guarantees PI-18 Effectiveness of payroll controls PI-19 Competition, value for money and controls in procurement PI-20 Effectiveness of internal controls for non-salary expenditure PI-21 Effectiveness of internal audit V. ACCOUNTING, RECORDING and REPORTING PI-22 Timeliness and regularity of accounts reconciliation PI-23 Availability of information on resources received by service delivery units PI-24 Quality and timeliness of in-year budget reports PI-25 Quality and timeliness of annual financial statements 17 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

VI. EXTERNAL SCRUTINY AND AUDIT DONOR PRACTICES Performance High Level Indicators Performance Indicators (PI) 28+3 Thematic Groups and Indicators Score C. BUDGET CYCLE VI. EXTERNAL SCRUTINY AND AUDIT PI-26 Scope, nature and follow-up of external audit M1 PI-27 Legislative scrutiny of the annual budget law PI-28 Legislative scrutiny of external audit reports D. DONOR PRACTICES DONOR PRACTICES PI-29 Predictability of Direct Budget Support PI-30 Financial information provided by donors for budgeting and reporting on project and program aid PI-31 Proportion of aid that is managed by use of national procedures Nepal : Recipient Side: A= 1, B= 3, C+= 8, C= 9, D+= 7, Total = 28 Donor Practice: D = 3 18 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Budget Cycle 6. Evaluation and Policy Review Policy and Planning Fiscal Targets 3 years Policy targets Resource Management Expenditure Priorities 6. Evaluation and Policy Review Outcome Evaluation Annual Review and Policy Updation NPC/NDC 5. Audit and External Scrutiny Auditor General Public Accounts Committee Parliament 3. Budget Execution Release of the Funds Expenditure Control Program Implementation Revenue/ receipts 2. Budget Preparation and Approval Revenue and Expenditure Projection Financial Plan Ministerial Allocations Legislative Approval 4.Accounting,Reporting and Monitoring Monthly and Trimistrial Reports (Expenditures and Outputs) Integrated Financial Reporting Annual Review. Treasury Operation Cash Management 19 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

How Financial Control is being exercised? Policies, Process, Procedures through top Management Laws, rules and regulations, directives, guidelines etc. Internal checking, internal control and internal audit Through external enquiry and audit External audit Public society engagement 20 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

स्थानीय पूर्वाधार बिकास साझेदारी कार्यक्रम प्रत्येक निर्वाचन क्षेत्रको लागि ६ करोड बिनियोजन गरेको छ । आफ्नो निर्वाचन क्षेत्रबाट निर्वाचित प्रतिनिधि सभाका सदस्यको संयोजकत्वमा परामर्श समिति गठन हुने ब्यवस्था सहित कार्यविधि तयार गरेको छ । Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

कार्यक्रम परामर्श समिति – समन्वय र सहजीकरण कार्यक्रम निर्देशक समिति – निर्वाचन क्षेत्र अन्तर्गत स्थानीय तहको बार्षिक कार्यक्रम संकलन तथा बिश्लेषण आयोजना छनौटको मापदण्ड तयार गर्ने छनौट भएको आयोजना स्वीकृत गर्ने स्वीकृत भएका आयोजनाको कार्यन्वयनको लागि सम्बन्धित स्थानीय निकाय र मन्त्रालयमा लेखि पठाउने आयोजनाको कार्यन्वयनको अनुगमन गर्ने Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

आयोजना छनौट सार्वजनिक उपयोगसंग सम्बन्धित भौतिक पूर्वाधार बिकास सम्बन्धि आयोजना सन्चालन गर्न सकिने, आयोजना सन्चालन सन्चालन तथा कार्यन्वयन सम्बन्धित स्थानीय तहले प्रचलित कानून बमोजिम गर्नु पर्नेछ । Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

रकम निकासा मन्त्रालयले सशर्त अनुदानको रूपमा कार्यक्रम कार्यन्वयन गर्ने गरी सम्बन्धित कोलेनिका मार्फत निकासा ब्यबस्था मिलाउने, सार्वजनिक परिक्षण सार्वजनिक सुनुवाई गरेर, आम्दानी खर्च जाँच गरेर, नागरिक समाजबाट परिक्षण गराएर सो को प्रतिबेदन संलग्न गराएर मात्र भुक्तानी गर्नु पर्नेछ । Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

लेखा तथा लेखापरीक्षण रकम निकासा तथा खर्च सम्बन्धी सम्पूर्ण कार्यको जिम्मेवारी सम्बन्धित स्थानीय तहको हुनेछ । प्राप्त रकमको आन्तरिक तथा अन्तिम लेखापरीक्षण स्थानीय तहले कानुन बमोजिम गर्नु गराउनु पर्नेछ । जाँचपास फरफारक खर्चको बील भर्पाई समेतको बिवरण सम्बन्धित उपभोक्ता समिति र ठेकेदार भएको हकमा ठेक्का बील सम्बन्धित कार्यालयले पेश गर्नु पर्ने । प्राबिधिक कर्मचारीको जाँचपास प्रतिबेदनको आधारमा प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतले हिसाब फरफारक गरी दिनु पर्ने, Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Control in different level Area (Activities) of control Physical, Human, Information and Financial Resource Level of control Strategy, Tactical and Operation Stage of types of control Based on time - Feed Forward, Back Forward and Concurrent 26 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Control.. Checking that every thing is running the right track Detecting errors and areas for improvement Implement preventive measures Communicate with and motivate employees Take action where required 27 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Financial Control Through Preventive Preventive controls are design to prevent problems rather than identify them. Use of passwords to gain access to computer application system, Required approval for all purchase orders over a certain rupee threshold. Separation of Duties Access Controls Physical Audits Standardized Documentation Trial Balance Periodic Reconciliations Approval Authority 28 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing (लेखापरीक्षण ऐन २०४८, को दफा २) Auditing is defined as a systematic and independent examination of data, statement, records, operations and performance of an organization for a specified purpose. (क) लेखा भन्नाले कारोवार भएको व्यहोरा देखिने गरी प्रचलित कानून बमोजिम राखिने अभिलेख,खाता, किताब आदि र कारोवारलाई प्रमाणित गर्ने अन्य कागजात समेतलाई जनाउँछ । (लेखापरीक्षण ऐन २०४८, को दफा २) (ख) परीक्षण भन्नाले लेखाको जाँच र त्यसको आधारमा गरिने मूल्याङ्कन तथा विश्लेषण समेतलाई जनाउँछ । (लेखापरीक्षण ऐन, २०४८ को दफा २ ग) 29 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing Approaches Compliance Audit: Principles, Procedures and prevailing rules and regulation Financial Statement Audit: Financial statement Performance Audit: Economy, Efficiency and Effectiveness 30 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Identifying and evaluating risk Answering to identified risk Risk Based Audit Understanding Identifying and evaluating risk Answering to identified risk Concluding on areas of risk 31 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing Process Notification Planning Opening Meeting ( Entry Meeting ) Management Representation Letter Field work (Audit Techniques) : Examination of Record, Inquiry, Inspection, Comparison, Confirmation, Computation, Observation and Physical Examination. 32 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing Process Communication Report Drafting Management Response Closing Meeting (Exit Meeting- Minute must be done/Prepared ) Report Distribution (Preliminary Report /Management Letter), Final Report Follow up Quality Assurance 33 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing and Beruju in Local government स्थानीय तहले आफ्नो आय तथा व्ययको अन्तिम लेखापरीक्षण महालेखा परीक्षकबाट गराउनु पर्नेछ। स्थानीय तहले कानून बमोजिम आफ्नो आय र व्ययको आन्तरिक लेखा परीक्षण गराउनु पर्नेछ। आन्तरिक लेखापरीक्षणले औँल्याएका कैफियत सम्बन्धित अधिकारीले अन्तिम लेखापरीक्षण हुनुभन्दा अगावै सम्परीक्षण गराउनु पर्नेछ। आन्तरिक लेखापरीक्षणको एक प्रति अन्तिम लेखापरीक्षणका लागि खटिने डोर वा महालेखा परीक्षकले तोकेको व्यक्ति वा निकायलाई उपलब्ध गराउनु पर्नेछ। 34 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Auditing and Beruju in Local government नियमानुसार तोकेको निकायबाट लेखापरीक्षण गराउनु पर्ने बेरुजूको अभिलेख राख्नु पर्ने । कार्यविधि नपुर्याइ खर्च गरेको बेरुजूको रकम जिम्मेवार ब्यक्तिबाट असूलउपर हुने । नियमित ढंगले असूलउपर नभए केन्द्रीय तहसिल कार्यालयबाट असूलउपर गराउने । 35 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

बेरुजुः आन्तरिक लेखापरीक्षण (कार्यविधि) निर्देशिका, २०७३ बेरुजु भन्नाले प्रचलित कानून बमोजिम पु¥याउनु पर्ने रित नपु¥याई कारोवार गरेको वा राख्नु पर्ने लेखा नराखेको तथा अनियमित वा बेमुनासिव तरिकाले आर्थिक कारोवार गरेको भनी लेखापरीक्षण गर्दा औल्याएको वा ठह¥याएको कारोबार सम्झनु पर्दछ । (आर्थिक कार्यविधि ऐन, २०५५ को दफा २ द) बेरुजू वर्गीकरण १ असुल गर्नुंपर्नें २ नियमित गर्नुंपर्ने ३ पेश्की 36 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४ लेखापरीक्षण : (दफा ७७) स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४ लेखापरीक्षण : (दफा ७७) स्थानीय तहले आफ्नो आय तथा व्ययको अन्तिम लेखापरीक्षण महालेखा परीक्षकबाट गराउनु पर्नेछ। स्थानीय तहले कानून बमोजिम आफ्नो आय र व्ययको आन्तरिक लेखा परीक्षण गराउनु पर्नेछ। आन्तरिक लेखापरीक्षणले औँल्याएका कैफियत सम्बन्धित अधिकारीले अन्तिम लेखापरीक्षण हुनुभन्दा अगावै सम्परीक्षण गराउनु पर्नेछ। आन्तरिक लेखापरीक्षणको एक प्रति अन्तिम लेखापरीक्षणका लागि खटिने डोर वा महालेखा परीक्षकले तोकेको व्यक्ति वा निकायलाई उपलब्ध गराउनु पर्नेछ। 37 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

समुह कार्य मामिला अध्ययन, छलफल र प्रस्तुति 38 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

जिम्मेवारी र जबाफदेहिता (पचपन्नौँ वार्षिक प्रतिवेदन, २०७४) लेखापरीक्षण र बेरुजू फछ्र्यौट नगराउँदा कुनै कारर्वाही नभएको, सार्वजनिक लेखा समितिको निर्णय कार्यान्वयन तथा अनुगमन नभएको, कार्यक्रम सञ्चालनमा जबाफदेही बनाउन नसकेको, सार्वजनिक खर्च तथा वित्तीय जवाफदेहिता पालना नभएको, कार्यसम्पादन सम्झौता कार्यान्वयन नभएको, बेरुजू उपर कारबाही गरी असुल फछ्र्यौट नगरेको, सम्पत्तिको संरक्षण र उपयोग प्रभावकारी नभएको । 39 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

आन्तरिक नियन्त्रण, कारोबारको यथार्थता (पचपन्नौँ वार्षिक प्रतिवेदन, २०७४ ) नियन्त्रण प्रणाली सबल नभएको, जिम्मेवार व्यक्तिबाट अनुगमन निरीक्षण नभएको, आन्तरिक लेखापरीक्षण विश्वसनीय नभएको, सञ्चितकोषको लेखा र एकल खाता कोषले सबै कारोबार नसमेटेको, नेपाल वित्तीय प्रतिवेदन मान कार्यान्वयन नगरेको, कम्प्युटरमा आधारीत लेखाप्रणाली लागु भैनसकेको, उद्देश्य अनुरुप कोष सञ्चालन नभई ठूलो रकम मौज्दात रहेको । 40 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

बेरुजू बर्गीकरण पचपन्नौँ वार्षिक प्रतिवेदन, २०७४ (रु. लाखमा) बेरुजू बर्गीकरण पचपन्नौँ वार्षिक प्रतिवेदन, २०७४ (रु. लाखमा) वर्गीकरण सरकारी कार्यालय स्थानीय तह समिति तथा अन्य संस्था जम्मा कुल वेरुजूको प्रतिशत जम्मा बेरुजू ९४८१५४ १४२४६० ११४८४ १२०९१०१ १०० असुल गर्नुपर्ने १७२५९४ ७०२४ ७४६१ १८७०७९ १५.४७ नियमित गर्नुपर्ने ३३३५०७ ७४६९५ ७८९८५ ४८७१८७ ४०.२९ अनियमित भएको ७४६९६ ३८९७७ ११३६७३ ९.४० प्रमाण कागजात पेस नभएको २५८७६२ ३५१८८ २९३९५० २४.३१ जिम्मेवारी नसारेको ३ २०९१ २०९४ ०.१७ शोधभर्ना नलिएको ४६ २७२९ २७७५ ०.२३ पेस्की ४४२०५३ ६०७४१ ३२०४१ ५३४८३५ ४४.२४ कर्मचारी पेस्की ४१२३ ९८९ ५११२ ०.४२ मोबिलाइजेसन पेस्की २४५७८६ ० २०.३३ प्रतितपत्र पेस्की ७२७९६ ६.०२ संस्थागत पेस्की ११९३४८ ३१०५२ १५०४०० १२.४४ 41 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

छपन्नौँ वार्षिक प्रतिवेदन, २०७५ 42 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992

Thank You Babu Ram Shrestha +977-9851192992 brshresth@gmail.com 43 Babu Ram Shrestha | brshresth@gmail.com | +977-9851192992