Dokumenten-Management für die öffentliche Verwaltung - Trends, Technologien, Herausforderungen Dokumenten-Management für die öffentliche Verwaltung - Trends, Technologien, Herausforderungen Verwaltungsinformatik 2000 Halberstadt, © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2000 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors Europäische Kommission, DLM, Brüssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group

Themen Trends und Markt für elektronisches Dokumenten-Management in Europa eGovernment Homo Buerocraticus Herausforderung und Chance

Die herkömmliche Klassifikation von Dokumenten-Management Imaging Elektronische Archivierung COLD Dokumenten-Management im engeren Sinn Workflow Groupware

Das Internet krempelt die DMS-Branche um

Neue Schlagworte Document Warehousing Knowledge Management eBusiness eCommerce Web Content Management Enterprise Content Management ASP Information Mining Portal Auto-Categorization

Der Begriff Dokumenten-Management ist „out“ Document Related Technologies sind „in“

Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Digitale Signatur Document Input, Verteilung & Speicherung OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbanken, DataWarehouses & Retrieval Imaging & MultiMedia Archivierung & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management & Verteilung

Der neue Dokument-Begriff

eDocument Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte ... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc. Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität

Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Digitale Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management

Automatische Klassifikation Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von und anderen elektronischen Dokumenten Sichere und personenunabhängige Klassifikation Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies

Content Management & XML Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen und Austauschformate Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies

Integration in Bürokommunikation Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

Ready-to-Work Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

ASP & DM-Outsourcing Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen... „Pay-per-View“ oder „Pay-per-Volume“ Nutzung mit Internet-Mitteln Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

Security Kryptographie für die sichere Übertragung Digitale Signaturen für authentische Dokumente Rollenbasierte Authorisierungskonzepte Firewalls und „Viren-Killer“ Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

Directory Services & LDAP Single-Logon in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestände Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

Knowledge Management Verbesserte inhaltliche Erschließung von informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“ Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ?

E-Business Interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies

„e“

Online B2B eContent eDocument eCommerce eShop eSolution eCRM eBPM eBilling eCash eBanking Online B2B eContent eDocument eCommerce eShop eSolution eCRM eBPM eBilling eCash eBanking eWorld eSCM eProcurement eWorld eSCM eProcurement B2C eBusiness ePayment eInsurance B2C eBusiness ePayment eInsurance eGovernment eLearning eFair Doc2Web eNet eTrade eWare eBook eComponent ? ? eGovernment G2C

Die neue „e“-Systemarchitektur HardwareplattformenNetzwerkeSoftwaresystemeOperationalSupport Technologische Basis Colloborative Tools Content Management Capture& Image Management DataMining &Warehousing Knowledge Management Workflow/ Process Management Technologien, die eBusiness antreiben HR/ Personal Output Verteil. Publishing Supply Chain Management ArchivierungCRM ERP Abrechungs- anwendungen eBusiness Anwendungen Portale Browser Mitarbeiter (Intranet) B2E Partner (Extranet) B2B Endverbraucher (Internet) B2C

eGovernment zwischen politischem Anspruch und Verwaltungsrealität

Das „e“-Tüpfelchen in der öffentlichen Verwaltung eGovernment Abwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations- technologien mittels elektronischer Medien G2G Government to Government - die verwaltungsinterne Lösung G2C und C2G Government to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger G2B und B2G Government to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft G2N und N2G Government to Non-Government-Organization & vice versa das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen (Verwaltungshochschule Speyer)

Interne und externe Welt

Einige Beispiele... Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA- Konzeptes bei Bund und Ländern Elektronische Unterschrift in Niedersachsen Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück Elektronischer Bauantrag in Hessen Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in Bremen... und eDemocracy... Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)

Fernziel Onlinebehörde Umsetzung von eGovernment in Deutschland: heute Versuchsstadium, in drei Jahren über 35% Ziele einer Verwaltungsmodernisierung: Höhere Bürgerzufriedenheit (72%) Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%) Besserer Service für Unternehmen (67%) Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung (59%) Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%) Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43) Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%) Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Stadtparlament und Verwaltung (26%) (Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, September 2000)

WebSites... der „i“-Hype Die WebSites der öffentlichen Verwaltung täuschen Modernität und Effizienz nur vor... Die vier Stadien des WebSite-Auftrittes... –i 1 –i 1 magedie reine Selbstdarstellung... –i 2 –i 2 nformationbedingt Nützliches neu verpackt... –i 3 –i 3 nteraktiondas digitale Antragsformular... –i 4 –i 4 ntegrationBürger, Verwaltung und Politik werden in digital unterstützten Prozessen zusammengeführt... Nur 30% aller Behörden nutzen WebSite-Auftritte i 1 i 2 i 3 i 4Von diesen WebSite-Auftritten sind über 60% i 1 mage, 30% i 2 nformation und nur wenige i 3 nteraktion und i 4 ntegration

Neue Technologien im Außenverhältnis laufen ohne entsprechende Infrastruktur und Lösungen im Innenverhältnis ins Leere

Notwendige Infrastruktur schaffen... Elektronische Archivierung Effizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten DataWarehouse Zusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung Groupware, Workflow Kooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten Integrierte Internet-Präsenz Verknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung Knowledge Management Kontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender Funktionalität Unterstützung von Vorort- und Heimarbeit

Wie sieht die Europäische Kommission die Zukunft ? Digitale Signatur 3 Qualitäten, aber eine Strategie... E-Commerce Anschluß an die USA gewinnen... Öffnung der europäischen Archive Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters... Metadaten-Standards Grundlage für Austausch und übergreifenden Zugriff... Multimedia Clearing Rights Systems Grundlage für Schutz und Abrechnung von Urheberrechten... E-Administration Multilinguale, ortsunabhängige Informationsbereitstellung und Bearbeitung... E-ducation Aus- und Weiterbildung, neue Berufsbilder als Voraussetzung für die Nutzung moderner Technologien...

... letztlich... es ist keine Frage mehr, ob man sich damit auseinandersetzen muß, sondern nur noch wann und wie ! Die Zukunft ist digital

Homo Buerocraticus Zwischen Über- und Unterforderung

Der „papier-verhaftete“ Sachbearbeiter und der „Internet-Freak“ Homo Buerocraticus

Die neue Trennung der Welt: Informationsarme Informationsreiche Homo Buerocraticus

Die Umkehr der Hierarchie Homo Buerocraticus

Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung

Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik aber Strategie Mensch Organisation Technik Technik allein hilft nicht !

Ohne Veränderung in den Köpfen ist kein Wissensmanagement möglich ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Ohne die Entwicklung einer neuen Dienstleistungsmentalität in den Behörden läuft garnichts ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Ohne eine Reform der Verwaltung bleibt alles nur Flickwerk und führt nur zur “Elektrifizierung der Ineffizienz” ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Ohne vernünftige rechtliche Rahmenbedingungen wie z.B. die vollständige Gleichstellung von Papier- und elektronischen Dokumenten ist kein Start ins Informationszeitalter möglich! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Ohne die interaktive Einbeziehung des Bürgers in die Prozesse bleibt die Verwaltung im Elfenbeinturm stecken ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Ohne entsprechende Qualifizierung und ohne das “Deutlich- Machen” der Chancen für jeden einzelnen Mitarbeiter bleibt die Akzeptanz - und damit das Effizienz- potential - auf der Strecke! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

IT-gestützte Sachbearbeitung ist ein ständiger Entwicklungs- und Fortschreibungs- prozess, dem sich jeder eingebundene Mitarbeiter täglich neu stellen muß! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Nur wer IT-gestützte Sachbearbeitung als menschlich-organisatorisch-technische Gesamtaufgabe begreift, hat Aussicht auf Erfolg! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht !

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Anregungen und Kritik an den Autor: Mehr Informationen: