PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

OBJEKTIF Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email yang berkualiti; zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Pengenalan Kepada Konsep Penulisan 8.30 – 10.30 pagi 10.30 – 11.00 pagi 11.00 – 1.00 tgh 1.00 – 2.00 ptg 2.00 – 4.30 ptg Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat , Memo dan Email R E H A T Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan Teknik Penulisan Surat, Memo dan Email Rasmi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS BAHAN RUJUKAN DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU NEGARA. IMEJ BAHAN BUKTI YANG NYATA zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA FUNGSI SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

E-Mel Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi Format penulisan berbeza dari surat dan memo zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

JENIS SURAT SURAT RASMI SURAT TIDAK RASMI MEMO E-MEL 4/9/2017 zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

JENIS-JENIS SURAT RASMI SURAT-SURAT PERSENDIRIAN SURAT-SURAT FORMAL/RASMI SURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONAN SURAT RAYUAN SURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMAN zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

JENIS-JENIS SURAT RASMI SURAT ARAHAN SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN SURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTAN SURAT CADANGAN SURAT PEKELILING SURAT IRINGAN zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING FORMAT YANG DIGUNAKAN SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan). Memo juga merupakan sejenis surat. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Ada tanggapan negatif tentang memo. Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Hebahan atau panggilan mesyuarat Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.0 Bentuk Memo Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu: Bentuk borang; dan Bentuk terbuka zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.1 Memo Bentuk Borang Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.2 Memo Bentuk Terbuka Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT EJAAN TANDA BACAAN REAKSI PENERIMA KESEDERHANAAN ALAMAT SAMPUL DENGAN BETUL zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PRINSIP PENULISAN SURAT 4C+P Correct (betul) Clear (jelas) Comprehensive (lengkap) Concise (ringkas) Polite (bersopan) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

1. CORRECT (BETUL) FORMAT EJAAN KANDUNGAN = TUJUAN TATABAHASA LARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2. CLEAR (JELAS) PENGENALAN ISI KANDUNGAN SASARAN TUJUAN STRUKTUR BAHASA MESEJ zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.1 Pengenalan PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN) RUJUKAN FAIL DAN TARIKH PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN POSKOD) RUJUKAN HORMAT zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.2 Isi Surat TAJUK KESELARASAN/KONSISTEN RUJUKAN HORMAT PENGENALAN ISI UTAMA/ISI SOKONGAN HARAPAN (ANTISIPASI) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.3 Akhir surat PENGAKUAN KESETIAAN TANDATANGAN SLOGAN SALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP) SASARAN ALAMAT DATA FAKTA MAKLUMAT LENGKAP zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT) KISS SURAT RASMI PERLU DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

LARAS BAHASA PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA. PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2. Penggunaan kata pemeri ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Hadiah itu adalah untuk adiknya 2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Kenyataannya adalah tidak benar 2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak Contoh: Kenyataannya adalah tidak benar zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja Contoh: 1. Adalah dimaklumkan….(salah) Tuan adalah dimaklumkan…. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/) 2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat Contoh: Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi? zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah. contoh: Tuan diminta….(pasif) Saya meminta tuan…(aktif) 2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklukan bahawa .. Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk* Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk Berhubung perkara di atas, … Berhubung dengan pekara di atas … zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Sehubungan dengan itu, …. Sehubungan itu, … Sehubungan dengan itu, …. Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. 03-23948605 ext 492 zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut: Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah, zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. Saya mohon perhatian tuan terhadap Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Sila majukan bersama ini satu salinan surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat … Permohonan ini dipanjangkan …. Permohonan ini dikemukakan … zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan … Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai. Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

RUJUKAN KEHORMAT Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

SAPAAN Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat Tuan/Puan Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

iii) Tuan Yang Terutama (TYT) Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat, v) Yang Berhomat (YB) Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat, Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin vii) Yang Berbahagia (YBhg.) Tan Sri/Puan Sri Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR. SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis ”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................ (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

STRUKTUR SURAT Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Kaedah Penulisan Memo Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’ zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

ISI PENTING DATA SOKONGAN HARAPAN zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK Langkah Penulisan RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK (sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan) zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan 4.2 Tulis : Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017

4.3 Semak Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 4/9/2017