PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN PENULISAN SURAT RASMI BERSAMA : PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN

SURAT SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN SUATU PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

SURAT RASMI Surat untuk urusan rasmi sahaja Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan atau syarikat Tidak bersahaja Perkataan atau ungkapan sesuai dengan maksud Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri

CIRI-CIRI SURAT RASMI FORMAT STRUKTUR TEKNIK GAYA BAHASA ISI PROTOKOL

FORMAT * Pengenalan pengirim dan penerima * Rujukan fail (pengirim/penerima) * Tarikh * Tajuk surat * Isi surat (satu perkara sahaja) * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan menulis) * Jarak perenggan * Jarak baris

STRUKTUR DI TULIS MENGIKUT URUTAN PENGENALAN ISI SURAT PENUTUP PENGIRIM PENERIMA ISI SURAT PERKARA PENGENALAN ISI ISI UTAMA/ISI SOKONGAN PENUTUP HARAPAN AKHIR KATA SLOGAN UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA RUJUKAN Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini. Contoh:- Merujuk kepada perkara yang tersebut… Sehubungan dengan perkara itu… Mengikut maklumat yang disampaikan… Berkenaan dengan maklumat tersebut… Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di atas dirujuk

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENYERTAAN Memberikan isyarat bahawa ada disertakan sesuatu dengan sesuatu yang lain Contoh:- Bersama-sama dengan ini dikemukakan…. Dengan ini saya lampirkan salinan…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA MAKLUMAN Menunjukkan adanya pemakluman dibuat Contoh:- Dengan ini dimaklumkan… Seperti yang tuan sedia maklum… Sukacita dimaklumkan bahawa… Dukacita dimaklumkan…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SEBAB-MUSABAB Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain Contoh:- Berhubung dengan… Atas kerjasama tua itu,… Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan supaya… Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PERINTAH PERINTAN KURANG HALUS Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan sebagainya PERINTAH HALUS Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon, dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA MATLAMAT Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai Contoh:- Untuk tujuan itu… Untuk pengetahuan tuan… Untuk makluman tuan.. Untuk pertimbangan tuan…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PERWAKILAN Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris, iaitu on behalf of. Contoh:- Bagi pihak rakan-rakan sejawat… Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENDAPAT Ungkapan yang menggunakan kata pendapat, hemat, pandangan dan fikiran Contoh:- Pada pendapat saya,… Pada hemat saya,… Pada fikiran saya,… Pada pandangan saya,…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SAMBUNGAN Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi waktu. (peristiwa terdahulu) Contoh:- Sebagai lanjutan daripada surat saya… Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SIKAP SIKAP POSITIF Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima kasih dan lain-lain SIKAP NEGATIF Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan, saya keberatan dan lain-lain

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA ANTISIPASI Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan perkataan didahului dan dahului Contoh:- Atas kerjasama tuan itu, saya dahului… Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENAMAT Isyarat berakhirnya surat rasmi itu. Contoh:- Sekian untuk makluman dan perhatian tuan. Sekian, terima kasih.

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA KHIDMAT Berupa moto atau slogan Contoh:- “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “SENTIASA DIHADAPAN” “CINTAILAH BAHASA KITA” “BAHASA JIWA BANGSA”

SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI

BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN PENYEDIAAN Alamat Pengirim Alamat Penerima Nombor Rujukan

4) Tarikh Surat 5) Tajuk Surat 6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat 7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

ALAMAT PENGIRIM MENGGUNAKAN KEPALA SURAT APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT? N _ M _ _ L A _ _ T NO : _ _ L _ _ ON _ _ : F _ K _ _ I _ I

ALAMAT PENERIMA JABATAN / AGENSI KERAJAAN Pegawai Ketua Jabatan ORANG RAMAI

ALAMAT PENERIMA PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA SURAT MELALUI PEGUAM

PERMULAAN SURAT JABATAN/ AGENSI KERAJAAN TUAN ORANG RAMAI TUAN / PUAN KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

PERMULAAN SURAT KETUA JABATAN (KHUSUS) KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

NOMBOR RUJUKAN NOMBOR FAIL SEBELAH KANAN SURAT = RUJUKAN KAMI NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~

TARIKH SURAT SEBELAH KANAN SURAT

Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah LAMBANG KERAJAAN MALAYSIA BAHAGIAN PENTADBIRAN JABATAN PERDANA MENTERI JALAN DATO ONN KUALA LUMPUR No. Telefon : No. Faksimili : E-mail : Ruj. Tuan: Ruj. Kami: Tarikh: Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna ‘royal blue’. ( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )

TAJUK SURAT MENGGAMBARKAN ISI SURAT SATU PERKARA SAHAJA SURAT JAWAPAN (TAJUK YANG SAMA)

PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT PEMBUKA KATA BAGI PIHAK : DIARAH SAYA YANG MENURUT PERINTAH

PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT AKHIR SURAT SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT SEBELUM TANDATANGAN NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T b.p. (bagi pihak)

PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN PENOMBORAN PERENGGAN KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN MUKA SURAT MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN LAMPIRAN DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI

SALINAN 3 SALINAN PERTAMA = PENERIMA KEDUA = FAIL BERKENAAN KETIGA = FAIL TIMBUL SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

PENDAFTARAN & PENGEDARAN SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

PENDAFTARAN & PENGEDARAN SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN

PENDAFTARAN & PENGEDARAN SEBELUM DIEDAR MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN UNTUK TINDAKAN

PENDAFTARAN & PENGEDARAN TINDAKAN SEGERA SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

PENDAFTARAN & PENGEDARAN SURAT KELUAR SALINAN ASAL TARIKH NO. RUJUKAN FAIL ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT LAMPIRAN (jika ada) TANDATANGAN

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT RUJUK ARAHAN KESELAMATAN SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

TAKRIF MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan. JENIS MEMO MEMO ANTARA BAHAGIAN Lebih bersifat rasmi MEMO ANTARA UNIT MEMO DALAMAN Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi) Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.

TUJUAN MENULIS MEMO Penyampaian makluman dalaman Pengumuman sesuatu perubahan dasar Menjelaskan prosedur baru Permohonan – dalam bahagian Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu keputusan Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada ketika itu.

FUNGI/PERANAN SURAT RASMI Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;- Sebagai penyampai maklumat bertulis Menjadi dokumen yang boleh digunakan Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan atau Negara)

CIRI-CIRI PENULISAN MEMO TAJUK DARIPADA KEPADA NO. RUJUKAN TARIKH SALINAN KEPADA TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG MENURUT PERINTAH” PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS CATATKAN GELARAN JWATAN SISTEM PERNOMBORAN E-MAL DAN NO TELEFON

CIRI-CIRI MEMO Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada umumnya bertujuan; Makluman Permintaan/cadangan Arahan

Ditulis dalam dua bentuk CIRI-CIRI MEMO Ditulis dalam dua bentuk Bentuk borang Bentuk terbuka

SEKIAN TERIMA KASIH