Introducción Términos – Definiciones - Ejercicio Fuentes: Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Objetivos Objetivos del curso Metodología a seguir Definir algunos términos muy utilizados en la Gerencia y Gestión Ciclo de vida del Proyecto Ciclo de vida del Producto Estructuras organizacionales Documento compartido

Objetivos del curso Dar a conocer los fundamentos de la gerencia y gestión de proyectos, buenas prácticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas Utilizar la metodología del PMI (Project Management Institute, Inc.) para la Gerencia y Gestión de proyectos, la cual en este momento es la más moderna, más utilizada y mayor demandada por las Corporaciones para los gerentes Proporcionar un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar en la gerencia y gestión de proyectos Capacitar al estudiante para una eventual certificación profesional de la gerencia y gestión de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI

Metodología del curso Presentación teórica de los temas en el curso Aplicación práctica de la Gerencia y Gestión de Sistemas de Información, siguiendo los lineamientos del Pmbok Ejercicio: Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construcción de un software que va a solucionar un problema Crear una Empresa Crear un Proyecto Aplicar la guía del Pmbok para la Gerencia y Gestión del Proyecto Elaborar mapas mentales Elaborar términos de referencia para una eventual implementación Aplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniería de Sistema

Términos Pmbok Project Management body of Knowledge. Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos Buena práctica “Es una forma óptima reconocida por la industria para lograr las metas y los objetivos”* Proyecto “Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, cuarta edición) Programa Grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual (PMBOK ® Guide, cuarta edición) *Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.

Términos Portafolio “Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se han agrupado para facilitar la gestión eficiente de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio” (PMBOK ® Guide, cuarta edición) Procesos de Dirección de proyectos El Pmbok define cinco grupos de procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre Operación “Una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio” (PMBOK ® Guide) Entregable Producto o servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

Términos Gerentes de proyecto Trabajan con los patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir con los objetivos del proyecto Gerentes de programa Supervisan programas y frecuentemente actúan como jefes de los gerentes de proyecto Gestión de proyectos “La aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto" (PMBOK ® Guide, cuarta edición) Cultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organización

Ejercicio Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construcción de un software que va a solucionar un problema Crear una Empresa Crear un Proyecto Elaborar mapas mentales Elaborar términos de referencia para una futura implementación del contenido de las áreas de conocimiento Aplicar la guía del Pmbok para la Gerencia y Gestión del Proyecto Aplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniería de Sistema

Proyecto Proyecto "un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, cuarta edición) Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han alcanzado o el proyecto se ha terminado Los proyectos pueden ser grandes o pequeños, y para terminar pueden tomar un tiempo corto o largo

Atributos del proyecto Un proyecto: Tiene un propósito único Es temporal Se desarrolla utilizando elaboración progresiva Requiere recursos, a menudo de diversas áreas Generalmente tiene un cliente principal (customer) y/o un patrocinador (sponsor) Implica incertidumbre

Estructura de la Gestión de Proyectos Gestión del alcance tiempo Gestión de costos La calidad 9 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Funciones facilitadoras Recursos humanos Gestión de la comunicación riesgo Gestión de las adquisiciones Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Herramientas y técnicas Portafolio de proyectos Gestión de la integración del proyecto Éxito del proyecto Éxito de la empresa Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto

Estructura de la Gestión de Proyectos Portafolio de proyectos Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Éxito de la empresa 10 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Gestión del alcance Gestión del tiempo Gestión de costos Gestión de La calidad Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto Gestión de la integración del proyecto Éxito del proyecto Gestión de Recursos humanos Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de las adquisiciones Gestión de los interesados Funciones facilitadoras

Ventajas del uso formal de la Gestión de Proyectos Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos Mejora de relaciones con los clientes Menos tiempo de desarrollo Menores costos Mayor calidad e incremento de la fiabilidad Márgenes de beneficio más altos Mejora la productividad Una mejor coordinación interna Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)

Interesados del proyecto Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto Entre los Interesados se incluyen: El Patrocinador del proyecto El gerente de proyecto El equipo del proyecto El personal de apoyo Clientes Usuarios Proveedores Los opositores al proyecto

Gestión de los interesados del proyecto Los gerentes de proyectos deben identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyecto La alta gerencia y los altos ejecutivos son interesados importantes del proyecto Usar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

Entendiendo las organizaciones Marco estructural: Se enfoca en roles y responsabilidades, coordinación y control. Los organigramas ayudan a definir este marco. Marco de recursos humanos: Se enfoca en encontrar una armonía entre las necesidades de la organización y las necesidades de las personas. Marco político: Asume que las organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos. Conflicto y poder, son temas clave Marco simbólico: Se enfoca en los símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante

Gestión del Portafolio de Proyectos Selección y soporte de proyectos o inversiones de programas. Estas inversiones guiadas por el plan estratégico de la organización y por los recursos disponibles. Los gerentes de portafolio Ayudan a sus organizaciones a tomar decisiones de inversión inteligente, ayudando a seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva estratégica

Gestión del Proyecto vs Gestión del Portafolio Objetivos tácticos Objetivos estratégicos Gestión del proyecto ¿Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos? ¿Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo? Gestión del portafolio ¿Estamos trabajando en los proyectos correctos? ¿Estamos investigando en las áreas correctas? ¿Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?

Rol del Gerente de Proyectos Descripciones del trabajo varían La mayoría incluye funciones como la planificación, programación, coordinación y trabajo con la gente para lograr los objetivos del proyecto

Habilidades y competencias más importantes para un Gerente de Proyectos 1. Habilidades con la gente 2. Liderazgo 3. Capacidad para escuchar 4. Integridad, comportamiento ético, coherente 5. Fuerte en la construcción de confianza 6. Comunicación verbal 7. Fuerte en la creación de equipos 8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos 9. Pensamiento crítico, solución de problemas 10. Comprende, balancea prioridades

Habilidades Sugeridas para el Gerente de Proyectos Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulaciones Conocimientos del entorno del proyecto Conocimiento y habilidades de gerencia generales Habilidades o destrezas de relaciones humanas Ellos deberían: Sentirse cómodos ante el cambio Entender las organizaciones en las que trabajan Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto

Ciclo de vida del proyecto “El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”, Pmbok, cuarta edición Tamaño Complejidad Necesidades de Control Proyecto Fase

Fases del Proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, cuarta edición. Proyecto Fase Número Grado de control

Ciclo de vida del proyecto Niveles típicos de costos y personal Estructura del ciclo de vida Características Nivel de costo Dotación de personal Influencia de los interesados Riesgos Incertidumbres Costo de los cambios Impacto de la variable en función del tiempo En las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente más bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es más alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan más recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realización del proyecto

Ciclo de vida del Producto* Los productos también tienen su ciclo de vida Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de fabricación y control de la organización”, Pmbok cuarta edición Ciclo de vida del Producto Fase * Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok cuarta edición

Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto Organización Operación 1 Fase Operación 2 Operación 3 Operación 4 Operación m Proyecto 1 Proyecto 3 Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 4 Producto

Ciclo de vida y Fases del Proyecto El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen: Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase Qué entregables se producen y cuándo Quién está involucrado en cada fase Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase

Relaciones básicas entre fases Relación secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anterior Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior Relación iterativa: Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual

Ejemplo de Proyecto en una sola Fase

Ejemplo de Proyecto de tres Fases

Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

Proyectos no pueden ejecutarse aislados Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Estructuras organizacionales Tres estructuras básicas de las organizaciones Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO Matricial: término medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte CEO: chief executive officer

Estructura organizacional funcional

Estructura organizacional orientada a proyectos

Estructura organizacional matricial débil

Estructura organizacional matricial fuerte

Estructura organizacional matricial equilibrada

Estructura organizacional combinada

Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa: Qué tipo de negocio van a realizar Mirar el mercado Elaborar un plan de negocios Hacer una evaluación financiera Necesidades de crédito

La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa: Constitución formal de la empresa Tipo de empresa Código de Comercio Otros aspectos legales Minutas Verificar disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio Verificar la actividad económica Presentar acta de constitución y estatutos de la sociedad en notaría Hacer la inscripción en la Cámara de Comercio Hacer diligencias en la DIAN. Obtener el NIT Abrir cuenta bancaria Inscribir libros de Comercio en la Cámara de Comercio Hacer diligencia de orden nacional/departamental/distrital/municipal

Documentación – Crear empresa

Documento compartido - Asistencia

Documento compartido - Calificaciones

Documento compartido - Correos

Necesidad de estándares organizacionales Los estándares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser más efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilización de formularios estándar y programas informáticos para la gestión de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar información del estado La creación de una oficina de gestión de proyectos o centro de excelencia

Ejemplo de ciclo de vida del proyecto Viabilidad del proyecto Adquisición del proyecto Concepto Desarrollo Implementación Cierre Plan de Gestión Estimación preliminar de costos EDT 2 niveles Plan de gestión del proyecto Estimación del presupuesto de gastos EDT 3+ niveles Paquete final de trabajo Estimación definitiva Del costo Reportes de desempeño Trabajo terminado Lecciones aprendidas Aceptación del cliente Ejemplo de entregables para cada fase

Importancia de las Fases del Proyecto y Revisiones de gestión Las revisiones de gestión, también llamadas salidas de fase o puntos de muerte, se deben efectuar después de cada fase con el fin de evaluar el progreso del proyecto, sus posibilidades de éxito, y si continúa siendo compatible con los objetivos de la organización

¿Qué es la Gestión de Proyectos? Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la triple restricción, equilibrando los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto