全國大學院校期刊採購暨政府採購法實務 研討會－－西文期刊採購經驗分享 中央研究院中國文哲研究所 編審兼圖書館主任 劉春銀 中華民國九十二年九月五日

大 綱  一、前言  二、首次成立採購辦法研議工作小組及 採購文件準備、工作時程規劃  三、招標作業  四、決標後續作業  五、期刊收刊、驗收及返還預付款保證  六、總驗收及結案  七、期刊代理商服務評估與服務座談  八、問題研討  九、結語

一、前言 （一）政府採購法之訂頒與施行 1. 民國 87 年 5 月 27 日公布 2. 民國 88 年 5 月 27 日正式施行

一、前言 （ 二）圖書館的一年準備期 1. 查找及列印政府採購法之相關法規 2. 研讀採購法規 3. 釐清圖書資料（含資料庫）之採購程序 4. 年度預算分配與實支數額 5. 書刊代理商採購服務資料彙整 6. 本機構內之行政事務處理 7. 彙整圖書與期刊採購之相關問題 8. 函請公共工程委員會釋疑

一、前言 （三）蒐集西文現期期刊之採購文件 1. 本單位已有之採購作業文件（招標公告 、採購合約書） 2. 各類型圖書館之採購作業文件 3. 彙整各單位之採購文件項目及其異同（ 招標方式、招標地區、招標單位、投標 廠商資格、投標廠商繳交的證明文件、 報價單格式、相關保證金、付款方式、 合約、無法供應之期刊、罰則、合約終 止、仲裁或訴訟） 4. 其他相關問題彙整

二、首次成立書刊採購辦法研議工作小組及 採購文件準備 第一年：（一）投標須知、公開招標程序與表件 （二）總價標 v.s. 服務費率標 （三）三用文件 （四）投標信封（投標、資格、價格） （五）投標廠商聲明書及投標文件審查書 （六）投標標價單 （七）採購契約、底價表 （八）印模單及授權書 （九）切結書 （十）退還押標金申請單 （十一）彙整各所之期刊標單（含磁片）

二、成立書刊採購辦法研議工作小組及 採購文件準備 第一年：公文釋疑及採購辦法說明會 （一） 標的物：圖書、期刊、資料庫 （二） 分案辦理 （三） 訂定廠商特殊資格： ! 服務能力 （四） 公開招標 （五） 採購時程規劃及流程說明 （六） 意願調查 （七） 工作紀要及報告 （八） 研議工作小組會議

二、首次成立採購辦法研議工作小組及 採購文件準備、工作時程規劃 第一年：工作時程規劃 （一）採購文件準備 （二）採購案陳報上級機關 （三）上網公告 （四）領、投、開標作業 （五）決標後續作業 （六）第一次刊費暫付款及預算保留 （七）期刊收刊及驗收 （八）共同採購案總驗收及結案 （九）採購案之工作日誌修正存參

三、招標作業 1. 公開招標上網公告或限制性招標 2. 領標、投標 3. 採購案公文陳報 4. 投標、開標、廢標、流標 5. 決標 6. 採購契約簽訂 7. 繳納履約保證金 8. 繳納預付款還款保證

四、決標後續作業 1. 採購契約簽訂（正、副本及印花稅票） 2. 決標公告與決標公文陳報 3. 押標金轉為履約保證金、正式收據 4. 繳納預付款還款保證、正式收據 5. 銀行對保 6. 保證金之英文文件檢核 7. 採購文件檔案收存 8. 工作日誌修正 9. 相關採購文件影送各所存參 10. 刊費暫付款及預算保留

五、期刊收刊、驗收及返還預付款保證 （一）期刊收刊 1. 集中服務（ Consolidation service ） 2. 一般服務（ Regular service ） 3. 期刊包裹收件週期 4. 期刊清單 5. 線上驗收 6. 整理催缺期刊清單 7. 定期報表

五、期刊收刊、驗收及返還預付款保證 （二）期刊驗收 1. 新到刊驗收 2. 第一次驗收紀錄（含到刊清單及比率） 3. 共同採購案之第一次總驗收 4. 第一次驗收紀錄陳報用印及同意返還 一定比例之預付款還款保證 5. 相關文件影存

五、期刊收刊、驗收及返還預付款還款保證 （三）返還預付款還款保證 1. 依實際驗收比例核退返還數額 2. 憑公文辦理數額更約及對保 3. 收存更約之預付款還款保證 4. 預付款還款保證之效期 5. 結案後期滿自動失效

六、總驗收及結案 1. 總驗收紀錄（含前次驗收紀錄等） 2. 期刊退款事宜（含附表） 3. 期刊罰款事宜（含附表） 4. 收及轉存退罰款美元支票 5. 財物結算驗收證明書（含扣款） 6. 檢具辦理經費沖銷及結案 7. 採購文件存檔備查

七、期刊代理商服務評估及服務座談 （一）期刊代理商服務評估 1. 每年定期評估代理商之服務滿意度 2. 作為議價續約之依據 3. 評估項目：到刊率、到刊速度、交刊正確性、 裝箱清單正確性、自動催缺服務、催缺回覆 速度、訂購狀況報告、 OP 追蹤服務及服務態度 4. 滿意度：分為非常滿意、滿意、尚可、不滿意 及非常不滿意五等級及計分

七、期刊代理商服務評估及服務座談 （二）期刊代理商服務座談 1. 雙方依約處理採購案之相關事宜 2. 平日之聯繫與問題解決 3. 人員異動之雙方認知差距 4. 定期舉行雙方人員之座談會 5. 評估意見彙整 6. 雙方就相關問題當面說明及溝通 7. 化解認知差距及解決問題 8. 座談會後之書面問題回覆處理情形

八、問題研討 （一）西文期刊之預付款方式：國際慣例 （二）預付款還款保證：代理商之負擔 （三）期刊採購作業流程複雜 （四）臺灣地區之有能力服務之西文期刊代理商 （五）經費受限及期刊刊價年年上揚 （六）電子期刊及採購服務之線上資料庫 （七）年度新訂期刊估價

八、問題研討 （八）其他問題

九、結語 （一）工作中學習 （二）採購法規之熟稔 （三）採購作業流程與採購文件準備 （四）採購文件存檔 （五）工作日誌 （六）期刊年度性刊價市場分析報告

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