Інтегруюче комплексне заняття Тема Ефективні електронні комунікації задля успіху в бізнесі Ірина Арапова Вінницький інститут МАУП

Без чого не може обійтись жодна організація В світі – біля 40 млн. організацій Щоденно вони надсилають біля 1 мільярда ділових листів та факсів, роблять більше 3 мільярдів ділових телефонних дзвінків Без комунікацій Сучасні комунікації – електронні

Завдання, що стоять перед організаціями Інтенсифікація роботи Інтенсифікація роботи Скорочення витрат Скорочення витрат Утримання клієнтів Утримання клієнтів Модернізація процесів Модернізація процесів Вихід на нові ринки Вихід на нові ринки Освоєння нових продуктів Освоєння нових продуктів Зміцнення безпеки Зміцнення безпеки Підвищення експлуатаційних витрат Проникнення Інтернету в повсякденне життя Потреби в управлінні знаннями Цілодобова ділова активність Ріст вимог замовника і партнерів Проблеми організації ланцюжків поставок Труднощі ведення глобального бізнесу Нові конкуренти

Ефективні електронні комунікації задля успіху в бізнесі  Оптимізувати виконання основних бізнес-задач  Проблеми Обсяг необхідних даних - збільшується Завдання, які вирішуються, - ускладнюються Швидкість прийняття рішень - підвищується Вартість рішень, що приймаються - збільшується Задача Задача Розгорнути в організації систему електронних комунікацій Рішення Рішення

Для чого потрібні ефективні електроні комунікації?  Співпраця з клієнтами і партнерами Обмін пропозиціями і замовленнями Підтримка, та відповіді на питання  Зберігання і використання інформації Надійне зберігання листів Ієрархія “папок” Пошук за критеріями Шифрування  Робота в колективі Календарі, розклади, задачі  Підготовка і узгодження документів Голосування Зручний дизайн форм документів Візуальне проектування бізнес-процесів

Коли необхідна система електронних комунікацій  Традиційні засоби комунікації незручні та витрати на них постійно збільшуються  Пошук необхідних документів ускладнений  Узгодження триває повільно  Наради забирають багато часу  Розпорядження доводять до відома співробітників із запізненням  Клієнти і партнери незадоволені неуважним ставленням Але і ефективна організація виграє, якщо використовуватиме потенціал сучасної системи електронних комунікацій

Одна із складових сучасної системи електронних комунікацій – електронна пошта

Як працює система електронної пошти?  колективну роботу співробітників  надійне зберігання практично необмеженого обсягу повідомлень  автоматизацію документооберту  віддалений доступ до своєї пошти і можливість працювати в будь - який час  … і багато інших корисних функцій Сучасна система обміну інформацією забезпечує не тільки відправлення і приймання електронних листів, але й…

Колективна робота співробітників це  Видача доручень і контроль за їх виконанням  Призначення зустрічей та узгодження часу їх проведення, місця, порядку денного  Спільне використання контактної інформації  Розміщення інформації про проекти, клієнтів в “папках” з контролюємим доступом груп співробітників

Здійснення автоматизації документооберту  Сумісність форматів листів з форматами офісних додатків  Листи із великою кількістю додатків  Можливість конструювання форм документів  Визначення маршруту и процедури узгодження и виконання документа  Видавання доручень і контроль за їх виконанням

Забезпечить персональний підхід Забезпечить персональний підхід Якісне і недороге обслуговування Якісне і недороге обслуговування Надавати нові послуги і сервіси Надавати нові послуги і сервісиКлієнтам Оперативно взаємодіяти Користуватися повною і точною інформацією Користуватися повною і точною інформацією Зменшити накладні витрати Зменшити накладні витратиПартнерам Збільшити ефективність праці Зменшити трудомісткість операцій Професійно зростатиСпівробітникам Підсумок: використання електронної пошти дозволить Збільшити керованість фірмою Збільшити ефективність роботи Конкурентні переваги Керівникам і компанії в цілому

Систему електронних комунікацій в сучасному офісі можливо створити за допомогою Microsoft Outlook Microsoft Windows 2000, Ме, ХР Поштового клієнта Операційної системи Операційної системи Доступу до Інтернету

Загальний вигляд вікна Microsoft Outlook

Поштовий клієнт Microsoft Outlook – огляд деяких можливостей  Зручність в роботі і управлінні інформацією  Підтримка стандартів Інтернету  Покращення можливостей віддаленого доступу  Організація співпраці за допомогою Інтернет, а також в системах з Microsoft Exchange Server

Microsoft Outlook – компонента електронна пошта  HTML/MHTML формат поштових повідомлень  Відповідь в тому ж форматі  Stationery  Використання шрифтів, кольорів і графіки  Використання будь – якого HTML-редактора для створення індивідуальних шаблонів  Підписи

Microsoft Outlook – компонента Календарь  Можливості перегляду (Work-week)  Підтримка AutoPreview и Preview Pane  Екранні підказки (ScreenTips)  Розширені можливості друку  Перенесення слів (printouts)  Можливість приховувати особисті зустрічі (private appointments) під час друкуі  Публікація календарю у вигляді веб-сторінки

Microsoft Outlook – компонента групові розклади  Планувальник нарад, зборів (Meeting Planner)  докладна інформація про зайнятість в списку розсилки (Distribution List)  можливості автопідбору (AutoPick) ресурсів  Делегування доступу до особистих даних

 Відмітка “до виконання" (follow-up)  Детальне настроювання  Слідкування за діями (для контакту)  Створення персональних списків розсилки Microsoft Outlook – компонента управління контактами

Microsoft Outlook –Робота з Інтернетом  На Панелі Outlook можливо розташувати посилання на файли, текі та веб-сторінки  Веб-сторінки можна переглядати безпосередньо у вікні Outlook  оперативний доступ до сторінок, які часто переглядаємо  використання функцій Internet Explorer, включно із настроюванням безпеки  доступна панель інструментів Web

Microsoft Outlook. Практичні вправи. 1. Робота з електронною поштою:  Створення повідомлення  Відправлення та отримання повідомлень  Відправлення приєднаних файлів  Створення адресної книги

 Завдання різних опції електронного повідомлення

 Перегляд отриманих повідомлень, відповідь на отримане повідомлення

2.Робота із календарем і планування  Створення зустрічі  Організація наради  Директор фірми – керування календарем співробітника

 Створення контакту, вибір категорії контакту.

3.Колективна робота. Організація наради – використання функції “Запропонувати інший час”  Призначення кнопок “Принять”, “ Под вопросом ”, “ Отклонить ”, “ Предложить новое время ”

 Вибір нового часу проведення наради

Для створення презентації використаний рекламний CD Корпорації Microsoft. “Технологии для вашего бизнеса”