تجد مثل هذه الدورات لدى مكتبة المفكرة الدعوية www.dawahmemo.com

مهارات التخطيط اليوم الثالث

التخطيط أين أنا الآن ؟ و ما هو وضعي الحالي ؟ أين أريد أن أكون ؟ و ما هي طموحاتي المستقبلية ؟ كيف سأبلغ تلك المرحلة ؟ ما هي الوسائل المطلوبة ؟ كيف سأعرف أنني حققت ما أصبو إليه ؟

التنفيذ ” في هذا الفصل سنلقي الضوء بشكل أكبر على خطوات التنفيذ ، سنغطي موضوع تنفيذ الخطة و عملية المراقبة و التنظيم و كيفية مواجهة احتمالات الطوارئ و وضع البدائل و غيرها من الموضوعات المتصلة بمراحل التنفيذ. مع نهاية هذا الفصل تعرف كيف تعمل تصميما لخطة التنفيذ“

خطة التنفيذ وثيقة عمل و ضرورة ضع خطة عمل مفصلة و مستقلة لكل نشاط تقوم به الأهداف الإجرائية. تحديد البداية و النهاية التقريبية لكل عمل. موعد نهائي تقريبي للخطة. ربط أجزاء الجدول الزمني. تقدير التكاليف لكل نشاط على حده. التكلفة الإجمالية للتنفيذ. الأولويات و الترتيب ( ستنفذ تباعا ). كتابة الخطة. خطة التنفيذ وثيقة عمل و ضرورة

مراقبة العمل هو القسم الأهم من المخطط تنفيذ العمل باشر نشاطاتك الرئيسة بكل بساطة. مراقبة النشاطات:- المواظبة على معرفة ما يحصل كل يوم بيومه لتعرف ما تم إنجازه و ما لم يتم. وضع بدائل عند احتمال حدوث الطوارئ إذا اقتضى الأمر لإجراء بعض التغييرات. التصرف بسرعة عند حدوث أي خلل ربما لا يكون متوافقا مع المخطط تحديث المخطط بشكل دائم. مراقبة العمل هو القسم الأهم من المخطط

النظام الأسهل هو الأنجح تنظيم النشاطات :- الخطة السنوية و المفكرة اليومية هما الطريقتان الأكثر فاعلية. الخطة السنوية: تحتوي النشاطات الأساسية التي تبين المهمات المختلفة و مدة تنفيذها و مواعيد انتهائها. المفكرة اليومية : تحتوي على أعمالك بشكل يومي أو أ سبوعي موضحة المهمة و تاريخ إنجازها و من سيقوم بذلك و ما يرتبط بها من أمور. النظام الأسهل هو الأنجح

مثال لخطة سنوية* : عملية شراء أرض و بناء منزل عليها ملاحظات عامة سنة 1424 مثلا أو 2004 سنة 1423 مثلا أو 2003 الهدف الإجرائي الربع الرابع الربع الثالث الربع الثاني الربع الأول ألا تتجاوز قيمة الأرض 100 ألف ريال شراء الأرض 1 عن طريــــــق مكتب هندســي على ألا يتجاوز 6 آلاف ريال عمل المخططات اللازمة 2 الميزانيــة المتاحـــة للبنــاء لا تتجــــاوز 300 ألــــــف ريـال يتم تسليمها علــــى شكل دفعـات حسـب الاتفاق تسليم المخطط لمقاول بعد اختياره للتنفيذ 3 البدء في البناء 4 الانتهاء من البناء 5 *بالإمكان الاستعانة ببرامج كمبيوتر متخصصة في وضع الخطط مما يسهل عليك الأمر

مثال للأجندة اليومية لطالب يدرس في الجامعة أطراف معنية المكان الساعة الأنشطة اليومية إخبار الوالد بنتيجة الاتصال فـــور الانتهــــــــــــــــــاء منــــــــــــــــه بعد صلاة العصر الاتصـــال علــــى أقاربنــــــا للاجتماع العائلي يوم غد بعد صــــلاة العشــــــــــــــــــــاء 1 لا يوجد مكتبة المنزل 4-5.5 مساء مراجعــــة مــــادة الحديــــث 2 الاتصال على مكتب الطباعة للتأكد مــــن ساعـــــــات العمــــــــــــــل منطقة حولي بعد صلاة المغرب مباشرة تسليــم بحـــث مــــــادة اللغة العربيــة إلى مكتـــب طباعة 3 سيكون معنا الزملاء محمد و سعد و ناصر و سيقوم محمـد بالاتصال بهــــم للتأكـــــــــــد من حضورهم في منزل صديقي محمد بعد صلاة العشاء مراجعـــة مــــادة التأريـــــخ 4 ورقـــة الطلبــــات مـن الوالــــــدة بقالة الحارة قبل صلاة العشاء شـراء حاجيــــات المنزل من البقالــة أثنــــاء عودتي مــن مكتـــــب الطباعــــــــــــــــــة 5 بالطبع قد تحتوي الأجندة اليومية على قائمة أطول بكثير لكن هذا مجرد مثال لأجندة يومية

تجري الرياح بما لا تشتهي السفن مواجهة احتمالات الطوارئ و التغلب عليها:- لكي تواجه المشاكل غير المتوقعة يجب أن : يكون جدولك الزمني قابلا للتعديل. أن تكون مستعدا نفسيا لمواجهة الطوارئ. عندما تعترض طريقك مشكلة ابعد نفسك عن بناء المواقف اعتمادا على أفكار و مواقف مسبقة ،وتعرف على حقائق الموقف ورتبها ثم اتخذ القرار الذي يظهر لك أنه أكثر عدلاً وتمسّك به تجري الرياح بما لا تشتهي السفن

إضاءة قدرتك على حفظ اتزانك و السيطرة على مشاعرك و ردود أفعالك عند المصائب و المشكلات و في حالات الطوارئ ووسط الاضطرابات هي العلامات الحقيقية للقيادة . أعمالنا تحددنا بقدر ما نحدّد نحن أعمالنا !!

لا تظن أن تجاهل المشاكل سوف يحلها اتخاذ التدابير التقويمية :- إذا وجدت أن تطورك ليس جيدا كما كنت تطمح يجب عليك أن تعالج الأمر بسرعة فائقة لا تظن أن تجاهل المشاكل سوف يحلها

بدون معرفة أين أنت ؟ و كيف وضعك؟ لن تحافظ على السيطرة المحافظة على السيطرة :- لا تجعل المتغيرات و الآمال تتحكم بك لا تبدأ بطموحات كبيرة لا تستطيع تحقيقها حتى لا تصاب بخيبة أمل معرفة لكيفية سير الأمور بداية لسيطرتك على مجراها بدون معرفة أين أنت ؟ و كيف وضعك؟ لن تحافظ على السيطرة

إضاءة ” إن أبيتم إلا التذبذب و الاضطراب، و التردد بين الدعوات الحائرة و المناهج الفاشلة، فإن كتيبة الله ستسير غير عابئة بقلة و لا بكثرة، و ما النصر إلا من عند الله“ الإمام حسن البنا رحمه الله وأسكنه فسيح جناته

معايير النجاح ”كيف تعرف أنك حققت ما تصبو إليه ، ما هو الأسلوب العلمي و الذي من خلاله تستطيع أن تقول إنك نجحت في تحقيق أهدافك؟ في نهاية هذا الفصل ستتعلم معايير النجاح كيف تضعها و تتعامل معها“

التخطيط أين أنا الآن ؟ و ما هو وضعي الحالي ؟ أين أريد أن أكون ؟ و ما هي طموحاتي المستقبلية ؟ كيف سأبلغ تلك المرحلة ؟ ما هي الوسائل المطلوبة ؟ كيف سأعرف أنني حققت ما أصبو إليه ؟

كيف أعرف أنني بلغت غايتي؟ قياس النجاح كيف أعرف أنني بلغت غايتي؟ تعرف لأي مدى قد حققت نشاطاتك الأساسية. ما إذا كانت خطتك تتوافق مع هدفك النهائي. لقياس النجاح لا بد من :- نقد و تقييم أدائك في التنفيذ تقييم جهودك

نقد و تقييم أدائك في التنفيذ:- عليك أن تقيس ما حصل فعلا و تقارنه مع ما كان مخططا له. * العملية تتطلب قياسا النوعية أو مقدار تجانس العمل : إذا كان العمل مساويا لما هو مخطط له أم لا. الكمية أو مقدار العمل : إذا كان أكثر أو أقل مما هو مخطط له الجدول الزمني للتنفيذ : فترة إنجاز المهمات. الكلفة الحقيقية مقابل الكلفة المتوقعة.

تقييم الجهود تقييمك لخطتك يساعدك على اتّخاذ القرار للخطوة المقبلة الجهد الذي تبذله لا يساوي دائما النتائج التي تحصل عليها. إذا حصلت على القليل مقابل جهد هائل فعليك بمراجعة أمورك لتقرر أي جزء من الخطة يجب تعديله بشكل جذري. بعض النتائج ربما تأثرت بعوامل خارجية. على العكس جهد قليل أدى لنتائج هائلة ربما لأنك قمت بالأمور المناسبة في الوقت المناسب. العوامل الخارجية قد ساهمت في تحسين النتائج.

أن يكون مستمرا : خلال كل مرحلة و فترة زمنية. أن يكون شاملا : لجميع الأهداف و لجميع معايير النجاح. أن يكون له أثر إيجابي في تحقيق النتائج. التقويم المناسب يعني:

في كل مرحلة من مراحل التخطيط و بشكل دوري عملية اتخاذ قرارات لتحديد اتجاه المستقبل أين نريد الوصول؟ أين نحن الآن؟ S.W.O.T كيف نصل إلى ما نريد؟

التخطيط أين أنا الآن ؟ و ما هو وضعي الحالي ؟ أين أريد أن أكون ؟ و ما هي طموحاتي المستقبلية ؟ كيف سأبلغ تلك المرحلة ؟ ما هي الوسائل المطلوبة ؟ كيف سأعرف أنني حققت ما أصبو إليه ؟

معايير التخطيط السليم المعيار الأول : أن يعكس الأولويات في حياة الإنسان. بحيث يكون التخطيط انعكاسا حقيقيا لأولويات الإنسان. مثلا : شخص ليس من أولوياته أن يكون صاحب مهنة معينة. فلا يجعل خطته تذهب به في ذلك الاتجاه غير المرغوب فيه.

المعيار الثاني : أن يكون متوازنا. ألا يتضخم جانب في التخطيط على الجوانب الأخرى. عدم التركيز على هدف و إهمال الأهداف الأخرى. مثال : ألا تجعل الوقت المخصص للترفيه يغلب على حياتك على حساب الوقت المخصص للعلاقات الاجتماعية و صلة الرحم. مثال : لا تجعل وقت العمل يطغى على وقت العبادة كالصلاة .

المعيار الثالث: أن يكون واقعيا. بأن تكون الخطة سهلة التطبيق محددة الأنشطة تأخذ في الحسبان الوقت المتوافر و قدرات و إمكانات الشخص.

الخطوات السبع لتخطيط الأهداف و تحقيقها الخطوة الأولى: كتابة الهدف العام. سأعمل -إن شاء الله- على امتلاك سكن خاص خلال السنوات الثلاث القادمة بدءا من تاريخ اليوم. الخطوة الثانية: التفكير بهذا الهدف و تحليل طبيعته. حدد السكن هل هو فيلا أم شقة؟ هل تريد أن تشتري أم تستأجر؟ هل تريده نقدا أم عن طريق البنك ؟ الخطوة الثالثة: تحديد مجموعة من الأهداف المرحلية التي تحقق الهدف العام. الأول : توفير ما يمكن من سيولة. الثاني : شراء الأرض. الثالث : عمل المخططات. الرابع : الشروع بالبناء.

الخطوة الرابعة: تحديد مجموعة من الأهداف الإجرائية لتحقيق الأهداف المرحلية. مثلا لتوفير ما يمكن من سيولة . ما الوسائل أو الأمور الإجرائية التي يمكن أن تفعلها ؟ أولا : توفير جزء من الدخل الشهري لعام كامل أو عامين مثلا. ثانيا : بيع قطعة الأرض التي ورثتها عن الوالد رحمه الله. ثالثا : أخذ سلفة من بيت التمويل مثلا. الخطوة الخامسة: و ضع الأهداف الإجرائية في برنامج زمني توضح فيه الأعمال بمواعيد تنفيذها. حدد الأهداف الإجرائية لكل الأهداف المرحلية حدد الزمن اللازم لكل مرحلة. حدد الزمن اللازم لتوفير السيولة و لشراء الأرض و للتخطيط العمراني و حدد متى ستبدأ التنفيذ و متى تتوقع الانتهاء منه؟؟.

الخطوة السادسة : وضع خطط عمل بديلة توصل إلى الهدف العام في حالة عدم تحقيق بعض الأهداف المرحلية أو الإجرائية. كارتفاع أسعار الأراضي أو قرار حكومي يحدد قيمة القسط . حدد البدائل. الخطوة السابعة: التنفيذ. شراء الأرض و بداية التوفير في حساب خاص مثلا و مراجعة الخطة بين الفينة و الأخرى.

فوائد التخطيط ستصبح أهدافك النهائية واضحة لك. ستصبح لديك ثقة بأن عملك اليومي هادف ستصبح قادرا على التحليل بموضوعية ستصبح منهجيا في تفكيرك ستصبح قادرا على الاستفادة من نقاط القوة في عملك أو مهنتك. ستقلل من نقاط الضعف. ستنجز الأمور.

معادلة النجاح أهداف واضحة محددة + تخطيط سليم + تنفيذ بوسائل مناسبة + تقويم و مراجعة = تحقيق النتائج بإذن الله.

كم سأكون سعيدا عندما أتلقي منك رسالة بريدية رسالة من معد المادة كم سأكون سعيدا عندما أتلقي منك رسالة بريدية أعرف فيها رأيك في هذه الدورة أو ملاحظات لتحسينها أو أخطاء لتلافيها في المرات القادمة المهندس : عبدالله العتيبي الكويت البريد الإلكتروني : abdullah@q8sun.com ملاحظة: أرجو عدم وضع عنواني البريدي في قوائم بريدية أيا كان نوعها. يمنع استخدام هذه المادة لأغراض تجارية أو الاقتباس منها بدون ذكر اسم معد المادة أو مصدرها و هو موقع الإسلام اليوم

قائمة بالمراجع الأساسية التخطيط الإداري كيت كينان أسس الإدارة الناجحة كيت كينان الدليل الشخصي للسعادة و النجاح د.إبراهيم القعيد إدارة الأولويات الأهم أولا ستيفن ر . كوفي أ . روجر ميريل ريبيكا . ميريل المنطلق محمد أحمد الراشد العوائق محمد أحمد الراشد صناعة النجاح د. طارق السويدان أ . فيصل عمر باشراحيل كيف تكتب خطة استراتيجية ؟ د. طارق السويدان د . محمد أكرم العدلوني النموذج الإسلامي في الإدارة د . فهد صالح السلطان الحياة تخطيط د . ريك كيرتشنر د . ريك برينكمان الفوضوية في حياتنا عادل بن محمد العبد العالي موسوعة روائع الحكمة والأقوال الخالدة الدكتور روحي البعلبكي

شكرا على الاطلاع أيا صاح هذا الركب قد سار مسرعا و نحن قعود ما الذي أنت صانع أترضى بأن تبقى المخلف بعدهم صريع الأماني و الغرام يصارع شكرا على الاطلاع