برنامه‌ريزي استراتژيک پيشرفته مرحله شناخت و توصيف سازمان
مرحله شناخت و توصيف سازمان
اهداف سازمان تعريف اهداف سازماني: نکته: عبارتست از زيرمجموعه ای از شاخص‌هاي سازمان که بايد در طي دوره برنامه ريزی تغيير نمايد. نکته: مجموعه تفاوت مقادير شاخص‌ها را مي‌توان بجاي بيان مقداري توصيف نمود. (مثال: افزايش بهرهوري، کاهش هزينه‌ها،....) گاهي اوقات مي‌توان اهداف کلان را مبتني بر شاخص‌هاي وضعيت تعريف و توصيف تغييرات آنها را بعنوان هدف در نظر گرفت. مثال: افزايش سطح کارايي، که وابسته به کاهش هزينه، افزايش بهرهوري و ساير شاخص‌هاي وضعيتي مي‌باشد.
اهداف سازمان نکته: انواع اهداف سازماني اهداف ماموريتي اهداف تغيير معمولا مبتني بر شاخص‌هاي وضعيت و روند محيطي است. ميزان تحقق آنها، نشان‌دهنده ميزان موفقيت سازمان در ماموريت‌ها مي‌باشد. اهداف تغيير مبتني بر شاخص‌هاي وضعيت دروني بيان مي‌گردد. ميزان تحقق آنها، مي تواند نشان‌دهنده ميزان رشد و توسعه سازمان است.
اهداف سازمان نکته: ارزيابي عملکرد سازمان فرمت بيان اهداف سازماني: عبارتست از مقايسه و استنباط ميزان تناسب بين عملکردها (شاخص‌هاي عملکردي) و وضعيت محيطي (شاخص‌هاي وضعيت محيطي) فرمت بيان اهداف سازماني: هدف سازماني = جهت تغيير شاخص سازماني + عنوان شاخص سازماني هدف سازماني: (عنوان شاخص سازماني) = (مقدار جديد شاخص)
اهداف سازمان رديف نام شاخص اندازه شاخص نوع شاخص (داخلي - محيطي) نحوه محاسبه شاخص هدف مربوطه دوره هدف توضيحات 1 ظرفيت دانشجويان در هر سال 500نفر داخلي (وضعيتي) *عملکردي تعداد پرونده هاي تشکيل شده افزايش ظرفيت دانشجويان کوتاه مدت از طريق ارتقاي امکانات 2 تعداد رشته ها 13 داخلي (وضعيتي) مجموع تعداد رشته هاي ارائه شده توسعه ي تعداد رشته ها ميان مدت پوشش دادن اکثر شاخه هاي فني - مهندسي 3 تعداد اساتيد 72 محيطي تعداد اساتيد عضو هيئت علمي افزايش تعداد اساتيد مجرب (ناهمخواني با شاخص) استفاده از اساتيد مدعو 4 محدوده ي دسترسي به سيستم کشور ايران منطقه ي جغرافيايي دانشجويان افزايش گستره ي دسترسي به سيستم بلند مدت پذيرش دانشجويان غير بومي 5 تعداد کلاس هاي مجازي موازي داخلي (عملکردي) *وضعيتي اطلاعات مرکز افزايش تعداد کلاس هاي مجازي موازي تا سقف 8 کلاس به منظور ارائه ي دروس بيشتر در ساعات مفيد براي دانشجو و اساتيد 6 تنوع دروس اجباري ارائه شده در هر ترم 50% داخلي (عملکردي) بررسي واحدهاي مورد نظر دانشجو از طريق پيش ثبت نام بهبود تنوع واحدهاي اجباري درسي ارائه شده در هر ترم دروس اجباري که به طور مستمر ارائه نمي شوند. 7 تنوع دروس اختياري ارائه شده در هر ترم 30% بهبود تنوع واحدهاي درسي اختياري ارائه شده در هر ترم دروس اختياري که هرگز ارائه نمي شوند. 8 ميزان استفاده از فناوري هاي روز در ايجاد و ارائه ي سرويس ها 60% با توجه به نرم افزار در حال استفاده و مقايسه با نرم افزارهاي بهينه در سهولت استفاده بهبود وتوسعه ي استفاده از نرم افزارهاي بهينه نياز دانشجو به flash player به عنوان تنها tools مورد نياز 9 ميزان رضايت دانشجو از کيفيت آموزش محيطي (نوعش با مورد 1 در تناقض است، بنظر بايد مورد1 محيطي باشد) بررسي نتايج بدست آمده از نظرسنجي از طريق پورتال آموزشي افزايش رضايت دانشجو 10 ميزان رضايت استاد از مرکز بررسي فرم نظرخواهي افزايش رضايت اساتيد فرمت فرم توسط مرکز طراحي شده و شامل مواردي از قبيل: امکانات کلاس آنلاين، زمان و حقوق..... مي باشد.
چارچوب مفهومي توصيف سازمان‌ها مفاهيم و لايه کلان سازمان ماموريت اهداف سياست‌ها راهبردها لايه عملياتي سازمان محصولات فعاليت‌هاي سازماني ساختار اجزاء و عوامل جريان‌هاي کاري جريان‌هاي مالي جريان‌هاي مواد و کالا جريان‌هاي داده و اطلاعات
ساختارهاي سازماني نمايش‌دهنده مجموعه اجزاء در نظر گرفته شده براي سازمان و پيکره‌بندي روابط مديريتي ما بين آنها تعريف روابط مديريتي: اختيار و قدرت انجام تصميم‌گيري، برنامه‌ريزي و کنترل يک جزء سازمان بر روي ساير عناصر سازماني به منظور پاسخگويي به ديگر عناصر سازماني
ساختارهاي سازماني الگوهاي متداول در تعيين ساختارهاي سازمان: نکته: ساختار بر مبناي وظيفه ساختار بر مبناي توليد ساختار بر مبناي منطقه عمليات ساختار پروژه‌اي ساختار ماتريسي (خزانه‌اي) ساختار آزاد (Free Structure) يا تيم نکته: معمولا براي تعيين ساختار سازمان‌ها، ترکيبي از ساختارهاي فوق بکارگرفته مي‌شود.
ساختارهاي سازماني ساختار برمبناي وظيفه مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس تقسيم‌بندي عمليات مختلف جهت توليد محصول يا خدمات، تعريف مي‌گردد. مزايا: ارزان ، سرعت در ايجاد معايب: کندي در عمليات، تمرکز گرا مثال: مديريت عالي بخش حقوقي بخش فروش بخش مالي و اداري بخش بازرگاني
ساختارهاي سازماني ساختار بر مبناي توليد يا محصول: مثال: اجزاء سازمان بر مبناي دسته‌بندي و تنوع توليدات و محصول سازمان تعريف مي‌گردد. مزايا: سرعت در عمليات، استقلال اجزاء نسبت به يکديگر معايب: هزينه بالا در ايجاد سازمان مثال: مديريت عالي واحد توليد اجاق گاز واحد توليد لباسشوئي واحد توليد يخچال واحد توليد تلويزيون
ساختارهاي سازماني ساختار برمبناي منطقه عمليات يا محدوده جغرافيايي: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس تقسيم‌بندي جغرافيايي انجام عمليات يا اجزاء مختلف، تعريف مي‌گردد. مزايا: ارائه محصول مبتني بر ويژگي‌هاي منطقه‌اي، افزايش کارايي معايب: پرهزينه، تسلط کمتر مدير بر اجزاء، برنامه‌ريزي سخت‌تر مثال: مديريت عالي اداره کل استان (4) اداره کل استان (3) اداره کل استان (2) اداره کل استان (1)
ساختارهاي سازماني ساختار پروژه‌اي: مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر فعاليت‌هاي پروژه‌اي، تعريف مي‌گردد. مزايا: تطابق بيشتر محصول با نياز، قابليت انعطاف بالا معايب: عدم ثبات در ساختار سازماني مثال: مديريت عالي پروژه (د) پروژه (ج) پروژه (ب) پروژه (الف)
ساختارهاي سازماني ساختار ماتريسي (خزانه‌اي): الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس يک ماتريس، که سطرهاي آن اجزاي بر مبناي وظيفه و ستون‌هاي آن پروژه‌هاي سازمان مي‌باشد، تعريف مي‌گردد. مزايا: قابليت انعطاف بالا، ثبات نسبي در ساختار اجزاء سازمان معايب: پيچيده‌شدن نحوه برنامه‌ريزي
ساختارهاي سازماني مثال از سازمان ماتريسي: مديريت عالي پروژه (الف) پروژه (ب) پروژه (ج) پروژه (د) بخش بازرگاني بخش بازرگاني پروژه (الف) بخش بازرگاني پروژه (ج) بخش مالي و اداري بخش مالي و اداري پروژه (الف) بخش مالي و اداري پروژه (ب) بخش مالي و اداري پروژه (د) بخش مهندسي بخش مهندسي پروژه (الف) بخش مهندسي پروژه (ج) بخش مهندسي پروژه (د) بخش ساخت بخش ساخت پروژه (ب) بخش ساخت پروژه (ج) بخش ساخت پروژه (د)
ساختارهاي سازماني ساختار آزاد: مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بجاي روابط سلسله مراتبي، داراي روابط شبکه‌اي مي‌باشند. مزايا: قابليت انعطاف بالا، افزايش کارايي و بهرهوري نيروي انساني معايب: پيچيدگي بسيار زياد برنامه‌ريزي انجام فعاليت‌ها مثال:
ساختارهاي سازماني نکته: مثال: ساختار سازماني شرکت قطارهاي مسافري رجا در عمل، معمولا ترکيبي از الگوهاي فوق براي طراحي يک ساختار سازماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد. نحوه ترکيب الگوها در لايه‌هاي مختلف ساختار نهايي، مي‌تواند خواص متفاوت و متعددي را در سازمان حاصل ايجاد نمايد. مثال: ساختار سازماني شرکت قطارهاي مسافري رجا
ساختارهاي سازماني ساختار عوامل اجرايي (چارت) سازماني رديف کد جزء سازمان عنوان جزء سازمان نوع جزء سازمان 1 رياست مرکز برمبنای وظیفه 2 1-1 معاون آموزشی 3 1-2 معاون فناوری 4 1-3 معاون اداری و مالی 5 1-1-1 واحد تولید 6 1-1-2 واحد ارائه 7 1-1-3 کارمند آموزش 8 1-2-1 واحد سخت افزار 9 1-2-2 واحد نرم افزار 10 1-2-3 واحد امور آموزشهاي مجازي 11 1-2-4 واحد امور تکنولوژي آموزشي 12 1-3-1 واحد امور مالی 13 1-3-2 واحد امور اداری 14 1-1-1-1 واحد تولید محتواي الکترونيکي دروس 15 1-2-2-1 مسئول سايت کامپيوتر و website مرکز 16 1-2-2-2 مسئول امور رايانه
ساختار اجزاء و عوامل اجرايي در سازمان‌هاي تجاري (چارت سازماني)
اهميت ساختارهاي سازماني در برنامه‌ريزي راهبردي يکي از مهمترين ابعاد تغيير هر سازمان، جهت هماهنگي با تغييرات محيطي، ساختار اجزاء و روابط مديريتي سازمان مي‌باشد. تغيير ساختار سازمان، مي‌تواند منجر به تغييرات بسيار گسترده در ساير ابعاد عملياتي سازمان، از جمله جريان کار،جريان داده و اطلاعات و ... گردد. تغيير ساختار سازمان مي‌تواند به دو صورت انجام پذيرد: تغييرات کلي: که در آن کليه اجزاي سازمان تغيير مي‌نمايد. تغييرات جزئي: که در آن الگوهاي مورد استفاده در برخي لايه‌ها تغيير مي‌نمايد. در تغييرات جزئي، خواص سازمان به صورت کنترل شده‌اي به شکل مورد نظر خواهد شد.