溫丹瑋 marian.wen@gmail.com 10/29/2004 No. 7 查詢 溫丹瑋 marian.wen@gmail.com 10/29/2004

大綱 查詢是啥米碗糕? 使用”簡單查詢精靈”建立查詢 使用查詢設計視窗 在查詢中建立『計算欄位』 以『簡單查詢精靈』做統計分析工作 準則 使用函數 參數查詢 交叉資料表查詢 使用合計

什麼是”查詢”? “查詢(Query)”是萃取資料的方法，它可從一或多個資料表中取出我們想要的資料，必要時並做一些排序、計算或統計，然後將結果放入虛擬的資料表中供我們使用。 也可視為「資料來源」物件，可輸出記錄至表單、報表、資料頁等。 在ACCESS資料庫的許多位置，可看到資料表及查詢名稱會同時出現 僅儲存條件，而非查詢結果。

查詢與資料表 目的： 可透過”關聯”在多個資料表間尋找相關記錄 在一個或多個資料表中，取得想要的記錄 在資料表含有一定筆數的記錄後，依特定條件取出記錄 ACCESS系統核心將資料表及查詢視為同類型物件 資料表及查詢名稱不可重覆 可透過”關聯”在多個資料表間尋找相關記錄

查詢的原理 (1) 不可以有孤兒 – 每一資料表都須有關聯

查詢的原理 (2) 查詢中的關聯 -- 查詢中的多個資料表，會在兩個時機自動產生關聯 一個時機是當Access發現兩個資料表有同名欄位，且其中一方為主索引時，此功能名稱為「自動連接」--暫時性關聯 第二種情況，是在資料庫關聯圖中建立關聯之後，也會自動顯示在查詢中 --永久性關聯

查詢的原理 (3) 取出記錄的原則有二 資料表數量愈多，關聯就愈複雜，取出記錄的原則也就愈嚴謹 依準則做篩選 依關聯做搜尋 若查詢使用多個資料表，則查詢取出記錄的方式是「出現在關聯雙方的資料，才會顯示在查詢結果中」 ，也就是交集 資料表數量愈多，關聯就愈複雜，取出記錄的原則也就愈嚴謹

查詢的原理 (4) 如何判斷查詢結果是否正確 筆數過多且資料重覆，必定錯誤 以最大筆數的資料表為參考 在測試時，資料表的記錄最好不要太多，只要保持足以判斷查詢結果是否正確即可

使用『簡單查詢精靈』 開啟檔案  切換至「查詢」物件 按下 「新增」鈕  選取「簡單查詢精靈」 設定查詢使用之資料表： 摘要／詳情 開啟檔案  切換至「查詢」物件 按下　「新增」鈕　 選取「簡單查詢精靈」 設定查詢使用之資料表： 開啟資料表  選取欄位  下一步 摘要／詳情

使用『簡單查詢精靈』-- 例 (1) 簡單查詢精靈的目的在簡化建立查詢的步驟。以下我們就建立一個書籍訂單查詢, 將各種分散的資料整合起來 (請開啟no_7-1.mdb)

使用『簡單查詢精靈』--例 (2)

使用『簡單查詢精靈』--例 (3)

使用『簡單查詢精靈』--例 (4)

使用『簡單查詢精靈』--例 (5)

使用『簡單查詢精靈』--例 (6)

使用『簡單查詢精靈』--例 (完)

設計視窗建立新查詢 暫時性關聯 -- 在查詢物件的設計檢視建立 前題是資料表間並沒有建立永久性關聯 永久性關聯 --在「資料庫關聯圖」編輯視窗建立

建立暫時性關聯 – (1) 1. 請開啟 no_7-2.mdb。 2. 在【查詢】物件選【電子郵件查詢】，按上方的【設計】鈕，可以看到設計檢視的編輯視窗。 3. 按工具列的【顯示資料表】鈕，可以看到「顯示資料表」對話方塊。 4. 在【資料表】標籤選【社團活動成員】，按【新增】鈕新增資料表，按【關閉】鈕，可以看到自動建立的暫時性關聯。 5. 如同建立永久性關聯一般，只需拖拉欄位就可以建立關聯，請在下方新增【社團活動成員】資料表的欄位【暱稱】和【職稱】。

建立單一資料表的查詢 – 例(1) 目的：建立查詢來找出單價小於 450 元的書籍, 並將結果依單價做遞增排序(no_7-1)

建立單一資料表的查詢 --例(2) 上半部：來源區 下半部：設定區

建立單一資料表的查詢 --例(3)

建立單一資料表的查詢 --例(4)

建立單一資料表的查詢 --例(5)

建立單一資料表的查詢 --例(完) 按關閉鈕 

建立多資料表的查詢 –例(1) 我們的訂單資料和客戶資料分放在兩個不同的資料表中, 因此在查看訂單資料表時, 無法看到相關的客戶名稱及聯絡人姓名。以下我們就建立一個可同時檢視訂單及相關客戶資料的查詢

建立多資料表的查詢 –例(2)

建立多資料表的查詢 –例(3)

建立多資料表的查詢 –例(4)

建立多資料表的查詢 –例(完)

練習 7.1 (基本建立查詢) 請開啟ex_7-2.mdb 請運用「書籍」資料表，建立一名為「筆數計算」的查詢物件，並選取「ID」、「Price」欄位，不顯示出「Price」欄位，「ID」欄位運用合計功能算出書籍售價大於650的ID欄位筆數。

FieldName:[field A]*[field B] 在查詢中建立『計算欄位』 這時就必須使用計算欄位了。請先開啟書籍訂單 查詢的設計視窗 FieldName:[field A]*[field B]

建立新欄位名稱 Access 允許我們在查詢的欄位名稱前加上別名, 賦予欄位較有意義、適當的名稱 冒號左方的字元會被視為新欄位名稱 冒號右方則是產生新欄位資料的運算式 此類欄位只有在執行查詢時方可顯示

替查詢的欄位取別名 例如：

練習 7.2 (欄位換名字) 請開啟ex_7-2.mdb 請建立一個名為「書籍詳細資料」的查詢物件，該查詢物件中將分別顯示來自於「書籍」資料表的「BName」、「Publisher」、「Price」與「作者」資料表的「AName」欄位，並請在工作資料表檢視畫面下，以「書名」、「作者」、「出版社」、「價格」做為各欄位的名稱。

設計視窗基本操作 在查詢中插入新欄位 在查詢中移動欄位 隱藏欄位 更改排序

簡單查詢精靈做統計分析工作

簡單查詢精靈做統計分析工作

簡單查詢精靈做統計分析工作

簡單查詢精靈做統計分析工作

簡單查詢精靈做統計分析工作

簡單查詢精靈做統計分析工作

『統計分析查詢』和一般查詢差異 看看『統計分析查詢』和一般查詢有何不同之處

『統計分析查詢』和一般查詢差異 當查詢中多了一個合計列時, 這個查詢便具有分組統計分析的功能, 您可按工具列的合計鈕來開啟或關閉合計列。在合計列中, 我們可以為每一欄位設定要做為分組條件或做為合計運算

基本準則設定 準則的目的：篩選記錄 只有符合準則的記錄，可顯示在查詢結果 準則的內容 設定在欄位內 不同型態的欄位，有不同的準則 順序???

基本準則設定 文字型態 數字及日期型態 空白及非空白 直接輸入比對內容 萬用字元(*及?) 如「=“桂思強”」、「Like “桂*”」 <、>、<>、=、>=、<= 日期前後須加上 # 符號 Between … and … 空白及非空白 Is Null及Is Not Null

臨界數值 如：查看前五名 設定排序及指定前或後幾名

練習 7.3 開啟ex_7-1.mdb 使用「公司產品」資料表建立查詢，此查詢中請列示出「產品名稱」、「單價」欄位，查看產品名稱二字是”超炫”的產品，查詢名稱請儲存為「超炫系列產品」。 使用「公司產品」資料表建立查詢，此查詢中請列示出「產品名稱」、「單價」欄位，查看「單價」大於等於150小於250的產品資料，查詢名稱請儲存為「150至250之產品」。

函數的目的及特性 使用函數的目的 函數的特性 使準則更有彈性，在不同時機獲得不同查詢結果 如Date()可取得電腦之目前日期 傳回結果，可置於準則及新欄位中 必有括號

日期及時間 查看過去半年 相關函數 Between Date() And Date()-180 Between Date() And DateAdd(“m”,-6,Date()) 相關函數 Date()可傳回今天的年月日 Now()可傳回目前的年月日時分秒 Year(年)、Month(月)、Day(日)、Hour(時)、Minute(分)、Second(秒)

字串及其他處理 IIf函數 Left、Right及Mid等可由字串的左方、右方及中央，傳回字元 使用三個參數，分別是判斷式、判斷式為真時的傳回值、判斷式為偽的傳回值 Left、Right及Mid等可由字串的左方、右方及中央，傳回字元 如Left([姓名],1)，表示取得姓名欄位，由左方算起的一個字元

使用函數整理 函數 功能說明 Date() 傳回目前的日期 Now() 傳回目前的日期及時間 DateAdd(“日期及時間單位”,加減數字,起始日) 以起始日開始，向前或向後加減多少單位的日期或時間 DateDiff(“日期及時間單位”,起始日,結束日) 將兩個日期相減後，傳回指定日期及時間單位的數字 Year(日期)及Month(日期) 傳回日期的西元年及月份 IIf(判斷式,為真的傳回值,為偽的傳回值) 以判斷式為準，在其結果為真或偽時，傳回不同的值 Mid(“原始資料”,傳回值的起始位元,傳回資料長度) 在原始資料中，由指定的起始位元，傳回指定長度的資料 Right(“原始資料”,傳回資料長度)及Left(“原始資料”,傳回資料長度) 由原始資料的最右及最左，傳回指定長度的資料 IsNull(“原始資料”) 判斷原始資料是否為空白，傳回真或偽 Nz(“原始資料”,為Null的傳回值) 判斷原始資料是否為空白，若為空白，傳回第二個參數之值

參數查詢 使用參數的目的 Access在查詢內遇到中括號，會先在各資料表內尋找中括號內容是否為欄位名稱，若無則顯示對話方塊，要求輸入參數 在不同時機，輸入不同準則 Access在查詢內遇到中括號，會先在各資料表內尋找中括號內容是否為欄位名稱，若無則顯示對話方塊，要求輸入參數

練習 7.4 請開啟ex_7-2.mdb 請運用「書籍」資料表，建立一名為「價格參數查詢」的查詢物件，請列出「BName」、「Publisher」、「Price」欄位，並設定執行查詢時，可輸入二參數，名稱分別為「請輸入價格上限」與「請入價格下限」，然後查詢出價格陑於此二參數的產品資料。

建立『交叉資料表查詢』 『交叉資料表查詢』可用來幫我們做交叉分析, 然後產生一個具有欄標題及列標題的『交叉資料表』。例如我們想查詢每一個客戶購買每一種書的數量, 就很適合使用交叉資料表查詢 Access 提供了交叉資料表查詢精靈來幫我們的忙。首先, 在資料庫視窗的查詢物件中按新增鈕

交叉查詢之例 步驟

建立『交叉資料表查詢』

建立『交叉資料表查詢』

建立『交叉資料表查詢』

建立『交叉資料表查詢』

建立『交叉資料表查詢』

建立『交叉資料表查詢』

使用合計 使用「檢視」→「合計」選項

合計種類 平均：計算平均值。 最小值：搜尋該欄位的最小數值。 最大值：搜尋該欄位的最大數值。 筆數：計算記錄筆數。 標準差：計算數值欄位的標準差，標準差是各數值與平均值差異平方和的平均數，再開平方而得。標準差愈小，表示各數值與整體平均值的差異愈小。 變異數：計算變異數值，其意與標準差類似，變異數開平方後即為標準差。 第一筆：搜尋該欄位的第一筆記錄。 最後一筆：搜尋該欄位的最後一筆記錄。 運算式：自訂合計功能。

The End