ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/111 Purchasing 採購 講師：游淑卿

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/112 大綱 Overview Supplier 供應商資訊 Requisition 請購 Request for Quotation 詢價 Quotation 報價 Purchase Order 採購 Receiving 收料入庫

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/113 採購目標 短期日標： – 適時的從適當的供應商中提供正確數量，且符合要求的產品， 送到正確的地點，給組織內的顧客． 中期目標： – 協助組織達成其營運目標．包括採購部門的管理．與其他部 門之密切聯繫．供應商之選擇與維持． 最終目標： – 發展企業整合性之採購策略．協助企業整體營運策略及終極 目標之實現． – 降低成本．降低採購週期所需時間．提高產品品質及運送品 質．提高企業營運成效．無間縫運作的企業流程．提昇顧客 滿意度與企業形象

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/114 採購目標 傳統採購 – 原物料 – 零件 – 服務 – 供應商選擇與評估 – 契約訂定 現今採購 – 庫存追踨與控管 – 交通工具分析與評估 – 以物付款合約之管理 ( 考慮貿易平衡 ) – 內製 / 外購決策分析 ( 採購品有其獨佔或控制性時 ) – 採購研究 / 原物料需求預測 ( 物料受國際政經科技影響 )

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/115 庫存 Inventory 客戶訂單 SO 主生產排程 MPS 粗略產能 規劃 RCCP 物料需求 規劃 MRP 請購作業 PR 採購作業 PO 收料作業 Receiving 生產方式 Discrete Repetitive Flow Project Process 生產發料 Issue 生產控制 製程移轉 Move Transaction 生產入庫 Completion Transaction 出貨作業 Picking Shipping 產能需求 規劃 CRP 應付帳款 立帳 Invoice 付款作業 Payment 票據管理 成本管理 Cost Management 主需求排程 MDS 固定資產管理 Assets 供應鍊管理 最佳化排程 APS 銷售預測 FCST 統一發 票管理 收款作業 Receipts 應收帳款 立帳 Invoice Oracle ERP Overview

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/116 採購系統與其他系統的關聯 Oracle Payables Oracle General Ledger Oracle Supplier Scheduling Oracle Assets Oracle Bill of Material Oracle Cost Management Oracle Inventory Oracle Master Scheduling/MRP Oracle Order Entry Oracle Work in Process Oracle Human Resources Oracle Project Accounting Oracle Purchasing Oracle QualityEDI Gateway

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/117 應付帳款成立 發票處理 應付帳款對帳 總帳科目更新 應計作業 - 暫記項目 - 傳票 - 月結 內部轉移 Inventory 供應商交貨 Supplier 收 貨 ( 料 ) Receipt 判 退 Reject 退 貨 Return 允 收 Accept 檢 驗 Inspection 異動處理 - 收貨 Receipt - 調撥 Transfer - 運送 Deliver 自動產生訂購單 AutoCreate PO 各種採購單 PO - 標準式 Standard - 合約式 Contract - 概括式 Blanket - 計劃式 Planned 核 准 Approval 列印 /EDI 發 放 Release 定義企業流程 - 收料控制 - 核准及安全管制 - 交貨來源 - 採購預算管制 - 異動處理方法 存貨狀況 Inventory MRP 需求 在製品 WIP External System 核 准 Approval 請購單處理 Requisition 手開請購 Manually 詢價 RFQ ( 選擇性項目 ) 報價單收集 Quotation 供應商挑選 Sourcing Rule 採購流程

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/118 採購型態 Requisition –Purchase Requisition ( 一般請購 ) –Internal Requisition ( 內部請購 ) RFQ –Bid RFQ ( 招標詢價 ) –Catalog RFQ ( 目錄詢價 ) –Standard RFQ ( 標準詢價 ) Quotation –Bid Quotation ( 招標報價 ) –Catalog Quotation ( 目錄報價 ) –Standard Quotation ( 標準報價 )

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/119 採購型態 Purchase Order –Standard Purchase Order ( 標準採購 ) –Planned Purchase Order ( 計劃採購 ) –Blanket Purchase Agreement ( 概括採購 ) –Contract Purchase Agreement ( 合約採購 ) Release –Blanket Release –Scheduled Release

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1110 Outline Overview Supplier 供應商 Requisition Request for Quotation Quotation Purchase Order Receiving

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1111 供應商 Purchase order 採購 Purchase requisition 請購 Payment 付款 Supplier Request for quote (RFQ) 詢價 Receipts 收貨 Quotation 報價 Returns 退貨

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1112 供應商資訊 ParisChicago Washington, D.C. Supplier Supplier sites ContactContactContactContact ContactContact

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1113 Performance 執行績效 ParisChicago Washington, D.C. Payment method 付款方式 Online review 線上查詢 Terms and conditions 期限和條件 供應商資訊

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1114 供應商績效評估 Overdue shipments 裝運延遲 Invoice variance 交貨清單不一致 Paris Washington, D.C. 供應商績效評估 Returns 退貨 Cost 成本Chicago

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1115 系統操作 --purchasing

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1116 系統操作 --suppliers

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1117 系統操作 --suppliers

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1118 系統操作 --suppliers

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1119 系統操作 --suppliers

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1120 系統操作 --suppliers

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1121 系統操作 —supplier sites

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1122 Outline Overview Supplier Requisition 請購 Request for Quotation Quotation Purchase Order Receiving

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1123 請購 Oracle WIP Other systems Demand Manually create Import/reschedule requisitions Create internal sales order Order entry Oracle inventory Oracle MRP Source ? Define requisition template Requisition pool Requisition Approve You can print, assign, and control requisitions.

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1124 手動建立請購單 Demand Manually create requisition Requisition pool Approve or forward requisition Approve Reject

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1125 手動建立請購單

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1126 Outline Overview Supplier Requisition Request for Quotation (RFQ) 詢價 Quotation Purchase Order Receiving

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1127 詢價 Enter RFQ Suppliers from supplier list Supplier 1 Supplier 2 Supplier 3 Request for Quotation Header information – Doc. type, ship-to, bill-to – Quote effective date Line information – Quantity – Unit of measure – Target price Min/max quantities Terms and conditions Hazardous materials Multiple shipment quotations

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1128 建立詢價單 Requisition line pool Query existing lines RFQ Choose lines from query results Automatic creation Manual creation

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1129 Outline Overview Supplier Requisition Request for Quotation Quotation 報價 Purchase Order Receiving

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1130 報價 Approve supplier quote Unapprove supplier quote Requests for quotation Quote repository Supplier 1Supplier 2Supplier 3Supplier 4

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1131 報價單核准 Quote repository Approve Supplier 1 Item 1 Approve Supplier 1 Item 3 Approve Supplier 2 Entire quote Approve Supplier 3 Item 2 Supplier 1Supplier 2Supplier 3Supplier 4

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1132 系統操作 -- 詢價

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1133 系統操作 — 報價

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1134 Outline Overview Supplier Requisition Request for Quotation Quotation Purchase Order 採購 Receiving

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1135 採購方式 Standard purchase order ( 標準採購 ) Blanket purchase agreement ( 概括採購 ) Contract purchase agreement ( 合約採購 ) Planned purchase order ( 計劃性採購 )

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1136 採購單組成元件 Document detail (Header) Item or service details (Lines) Supplier delivery details (Shipments) Internal distribution details (Distributions)

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1137 標準採購 Oracle WIP Other systems Demand Manually create Import/reschedule requisitions Create internal sales order requester Order entry Create supplier purchase order Oracle Inventory Oracle MRP Source Approve

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1138 概括採購 買方知道在一特定的時間區間內，會向某一家供應商 購買某項商品，而這些購買的量累加起來會很多，因 此與供應商簽訂買賣的合約， 合約記載了明確的時間區間、明確的採購項目、採購 的總金額， 但採購的數量以及採購的 schedule 沒有記載. 在合約的執行上，需另外的 Release 程式，來對採購 合約作 Release 。. Blanket purchase agreement Delivery 1Release 1 Delivery 2Release 2

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1139 合約採購 買賣雙方訂下一個採購合約，合約上只定有合約的有 效期間內的採購總金額、付款方式、採購的優惠條件 對於所要採購的產品細項、產品的數量或產品的詳細 金額 … 等，沒有詳細的描述； 而對於合約的執行，則是在合約期間內轉標準採購的 方式來執行. Contract purchase agreement Delivery 1Standard PO 1 Delivery 2Standard PO 2

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1140 計劃採購 有明確的採購數量、採購的排程，常見情形為廠商有 固定的生產品，所以會有固定的源物料消耗，所以需 要在一定的週期過後就進行物料的採購 在合約的執行上，需另外的 Release 程式，來對採購 合約作 Release 。 Planned purchase order Delivery 1Release 1 Delivery 2Release 2 Tentative: June 1 Tentative: July 1

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1141 採購方法比較表 Standard PO 標準 PO Blanket PA 概括 PO Contract PA 合約 PO Planned PO 計劃 PO 期間 and 條件已知 Yes 商品 or 服務已知 Yes NoYes 價格已知 YesBreak pricingNoYes 數量已知 YesNo Yes 帳單分配已知 YesNo Yes 運送時程已知 YesNo Estimate 採購確定動作 StandardReleaseStandardRelease

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1142 採購單建立 Requisition line pool Query existing lines PO Choose lines from query results Automatic creation Manual creation

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1143 系統操作 — 標準採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1144 系統操作 — 標準採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1145 系統操作 — 合約採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1146 系統操作 — 合約採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1147 系統操作 — 概括採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1148 系統操作 — 概括採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1149 系統操作 — 計劃採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1150 系統操作 — 計劃採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1151 Outline Overview Supplier Requisition Request for Quotation Quotation Purchase Order Receiving 收料

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1152 Delivery 收料入庫 Receiving AReceiving B Standard receipt Direct receipt Inspection required Delivery AcceptRejectReturn to supplier Inspect Delivery

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1153 退料與修改 Receiving Return delivery reason code (optional)Return to supplier Identify item for return Receiving Identify error in receiving Correct as many transactions as necessary Returns Corrections

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1154 替代品與無訂單收料 Unordered receipt Delivery Match to PO? Yes Receive item B instead of A Is B a valid substitute? Delivery Yes NoReturn No Requires matching or return

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1155 收料付款 Receipt Payment Oracle Payables Delivery : Pay on options:Invoice consolidation options: By packing slip By receipt By site

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1156 系統操作 — 收料入庫

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1157 系統操作 — 收料入庫

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1158 系統操作 — 收料入庫

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1159 系統操作 — 收料入庫

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1160 問題討論

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1161 問題討論 1. 供應商績效評估包括那些項目 – 裝運延遲、退貨、成本、交貨清單不一致 2. 採購流程 – 請購  詢價  報價  採購  收貨入庫 3. 上列採購流程中, 那二項是選擇性作業 – 詢價、報價 4. 請購作業的資料來源 –MRP 、 Inventory 、 WIP 、 other system 5. 四種採購方式 – 標準採購、 概括採購、合約採購、計劃性採購

ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/1162 課後練習