مكانيزاسيون مكاتبات اداري مديريت پشتيباني دانشگاه علوم پزشكي مشهد دانشگاه علوم پزشكي مشهد

امروزه يكي از مهمترين اهداف ادارات و سازمانها، مكانيزه كردن فعاليتهاي جاري سازمان ها به منظور بهره وري بيشتر و بهتر از پتانسيل هاي موجود مي باشد. مكانيزاسيون مكاتبات اداري PaperLess (1)(1)

(PaperLess) هدف از اتوماسيون اداري حذف كاغذ از مكاتبات اداري (PaperLess) مي باشد. PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (2)(2)

در اكثر سازمانها گردش نامه ها و حفظ سوابق از مهمترين امور جاري سازمان بوده و همواره هزينه انساني و مالي زيادي را بر سازمانها تحميل مي نمايد. بنابراين جهت كاهش هزينه ها استفاده از سيستم هاي مكانيزه ضروري به نظر مي رسد. PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (3)(3)

فرايند نصب و راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري در ستاد مركزي دانشگاه فرايند نصب و راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري در ستاد مركزي دانشگاه PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (4)(4)

در سال 1380 سيستم جامع دبيرخانه paperLess در ساختمانهاي ستاد مركزي - ساختمان شماره يك ( قريشي ) - ساختمان شماره دو - ساختمان شماره سه نصب و پياده سازي شد و طي آموزش هاي لازم پرسنل دبيرخانه ها همزمان ورود اطلاعات را به سيستم دبيرخانه و دفاتر انديكاتور انجام مي دادند و بعد از مدت 8 ماه كه سيستم از نظر امنيتي چك شد و اشكالات آن توسط برنامه نويس مربوطه برطرف شد. تمام دفاتر انديكاتوري كه جهت ثبت نامه هاي وارده و صادره به دبيرخانه جمع آوري شده و پرسنل دبيرخانه ها فقط با سيستم جامع دبيرخانه مشغول به كار شدند. PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (5)(5)

تقريبا تا اواخر سال 1382 هفتاد و پنج درصد سيستم در حوزه ستاد مركزي اجرا شد كه اين سيستم شامل خصوصيات ذيل مي باشد : نرم افزار به زبان delphi با مديريت بانك اطلاعات SQL server و مديريت شبكه advanced server در سال 1383 سيستم اتوماسيون اداري بريد كه شامل مشخصات ذيل مي باشد جايگزين اين سيستم شد كه شامل مشخصات ذيل مي باشد. نرم افزار به زبان با مديريت بانك اطلاعات oracle و مديريت شبكه advanced server PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (6)(6)

اين سيستم به عنوان پايلوت در ساختمان شماره 2 مديريت پشتيباني نصب و راه اندازي شد و در حدود 4 ماه در كنار سيستم قبلي جامع دبيرخانه مورد آزمايش و بررسي قرار گرفته و سپس در دبيرخانه ساختمان قريشي (1) و ساختمان شماره (3) هم با اين سيستم شروع به كار كردند. بعد از آموزش هاي لازم پرسنل دبيرخانه ها در ساختمان شماره 2 مديريت پشتيباني واحد تايپ هم مشغول به كار شد. سپس نوبت به آموزش كارتابل مديران و رئيس واحدها و كارشناسان رسيد كه فعلا در اين ساختمان به صورت پايلوت مشغول به كار مي باشد. PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (7)(7)

پياده سازي سيستم مكاتبات اداري در سطح دانشگاه علوم پزشكي مشهد در چهار فاز پيش بيني و در حال اجرا ست كه بدين شرح مي باشد : فاز يك : نصب و راه اندازي و آموزش سيستم در ستاد مركزي كه شامل : - ساختمان شماره يك ( قريشي – رياست ) - ساختمان شماره دو ( مديريت پشتيباني ) پايلوت - ساختمان شماره سه ( معاونت پشتيباني ) PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (8)(8)

ساختمان رياست (1) مديريت پشتيباني (2) ساختمان ذيحسابي (3) فاز يك پايلوت (9)(9)

مديريت پشتيباني فاز يك به عنوان اولين پايلوت نصب و راه اندازي دو نرم افزار اتوماسيون اداري از سال 1381 تا كنون مي باشد. ساختمان قريش ساختمان ذيحسابي    (10)

فاز يك و دو : نصب و راه اندازي و آموزش سيستم در حوزه معاونتها كه شامل : - ساختمان شماره يك ( قريشي – رياست ) - ساختمان شماره دو ( مديريت پشتيباني ) پايلوت - ساختمان شماره سه ( معاونت پشتيباني ) - حوزه معاونت بهداشتي - حوزه معاونت دانشجويي - حوزه معاونت درمان PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (11)

فاز يك و دو ساختمان رياست مديريت پشتيباني ساختمان ذيحسابي معاونت بهداشتي معاونت درمان معاونت دانشجويي بي سيم 4MB فيبر نوري بي سيم 4MB پايلوت (12)

مديريت پشتيباني فاز يك و دو به عنوان اولين پايلوت نصب و راه اندازي دو نرم افزار اتوماسيون اداري از سال 1381 تا كنون مي باشد. ساختمان قريش ساختمان ذيحسابي معاونت بهداشتي معاونت دانشجويي معاونت درمان      (13)

فاز سه : نصب و راه اندازي و آموزش سيستم در واحدهاي تابعه دانشگاه در سطح مشهد كه شامل : - پژوهشكده ها - دانشكده ها - بيمارستانها - مراكز بهداشتي و غيره PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (14)

معاونت پژوهشي بيمارستان امام رضا ( ع ) دانشكده پزشكي دانشكده دندانپزشكي دانشكده داروسازي دانشكده پرستاري و مامائي دانشكده پيراپزشكي و بهداشت مراكز بهداشت شماره يك مشهد مركز بهداشت شماره دو مشهد مركز گسترش مديريت PHC بيمارستان قائم ( ع ) فازسه ساختمان رياست مديريت پشتيباني ساختمان ذيحسابي معاونت بهداشتي معاونت درمان معاونت دانشجويي بي سيم 4MB فيبر نوري بي سيم 4MB پايلوت (15)

فاز چهار : نصب و راه اندازي و آموزش سيستم در شبكه هاي بهداشت و درمان شهرستانهاي تابعه دانشگاه خارج از شهر مشهد كه شامل : - شبكه بهداشت و درمان بردسكن - شبكه بهداشت و درمان تايباد - شبكه بهداشت و درمان تربت جام - شبكه بهداشت و درمان تربت حيدريه - شبكه بهداشت و درمان چناران - شبكه بهداشت و درمان خليل آباد - شبكه بهداشت و درمان خواف - شبكه بهداشت و درمان درگز - شبكه بهداشت و درمان رشتخوار PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري - شبكه بهداشت و درمان سرخس - شبكه بهداشت و درمان فردوس - شبكه بهداشت و درمان فريمان - شبكه بهداشت و درمان قوچان - شبكه بهداشت و درمان كلات - شبكه بهداشت و درمان كاشمر - شبكه بهداشت و درمان نيشابور (16)

فاز چهار بردسكن تايباد تربت جام تربت حيدريه چناران خواف درگز سرخس فردوس فريمان كاشمر قوچان خليل آباد رشتخوار كلات نيشابور معاونت پژوهشي بيمارستان امام رضا ( ع ) دانشكده پزشكي دانشكده دندانپزشكي دانشكده داروسازي دانشكده پرستاري و مامائي دانشكده پيراپزشكي و بهداشت مراكز بهداشت شماره يك مشهد مركز بهداشت شماره دو مشهد مركز گسترش مديريت PHC بيمارستان قائم ( ع ) ساختمان رياست مديريت پشتيباني ساختمان ذيحسابي معاونت بهداشتي معاونت درمان معاونت دانشجويي بي سيم 4MB فيبر نوري بي سيم 4MB پايلوت (17)

شبكه هاي بهداشت و درمان شهرستانها دانشكده ها و بيمارستانها و معاونتها ساختمان رياست – مديريت پشتيباني – ديحسابي (18)

فرايند انجام مكانيزه مكاتبات اداري از زمان تدوين نامه تا دريافت توسط مخاطب فرايند انجام مكانيزه مكاتبات اداري از زمان تدوين نامه تا دريافت توسط مخاطبPaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (19)

فرايند آموزش پرسنل و كاربران اين سيستم بدين شرح مي باشد. كاربراني كه با اين سيستم در ارتباط هستند شامل : 1- ثباتها ( افرادي كه در دبيرخانه مشغول به ثبت نامه هاي وارده و صادره مي باشد. 2- تايپيستها ( افرادي كه در واحد تايپ مشغول به تايپ متن نامه هاي صادره مي باشند. 3- كارتابل ( مديران – رئيس واحدها – كارشناسان ) PaperLess مكانيزاسيون مكاتبات اداري (20)

ثباتها اسكنر مدير معاون رئيس واحد رئيس واحد رئيس واحد رئيس واحد ارجاعات كارشناس نامه هاي وارده كه به صورت دستي وارد دبيرخانه ميشود بايگانيواحد تايپ تهيه مينوت نامه صادره در جواب نامه وارده و ارسال آن به واحد تايپ جهت تايپ مستند شروع (21)

بسمه تعالي مديريت محترم.... جناب آقاي دكتر.... با سلام.... فرايند تهيه نامه هاي صادره از زمان تدوين تا زماني كه به مخاطب ارسال مي شود. مدير واحد تايپ تهيه مينوت نامه ( نامه اي كه قرار است صادر شود ) توسط مدير، معاون، كارشناس و ارسال آن به واحد تايپ جهت تايپ مستند تايپيست شماره 1 تايپيست شماره 2 تايپيست شماره 3 مستند بعد از اتمام تايپ از طريق كارتابل كامپيوتري در اختيار كارشناس و شخصي كه مينوت را فرستاده است قرار مي گيرد و بعد از تائيد نهايي و امضاء الكترونيكي جهت ثبت به دبيرخانه ( ثباتها ) ارسال مي شود و سپس نامه جهت ارسال به واحد مربوطه آماده مي باشد. پاراف كارشناس ثباتها شماره ثبت و تاريخ نامه و چاپ و يا بدون چاپ ارسال به سازمان مربوطه پايان 12 مدير امضاء نهايي

ساختمان قريشي ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : معاونت بهداشتي ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : معاونت دانشجويي ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : معاونت پشتيباني شماره 2 ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : ساختمان ذيحسابي ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : معاونت درمان ثبات : مسئول دفتر : مدير و معاون : كارشناس : فيبر نوري بي سيم 4MB فاز يك و دو (23)