Оптимизация материальных, финансовых и информационных потоков в региональном торговом холдинге. Построение эффективной системы сбыта. Корнеенкова Светлана Владиславна, Финансовый директор ЗАО «Региональная торговая компания «РОССТОК»

РТК Россток – крупнейший мясной трейдер в Уральском Федеральном округе Группа компаний «Россток» Rosstok Fleisch Impex Gmbh (заготовка и продажа сырья из Европы) ООО «Интермит» (закупка и продажа мяса-сырья) ЗАО «РТК Россток» (логистическая компания) Россток-Мясной двор (мясоперерабатывающий комплекс) ООО «РТК Россток» (реализация мяса-сырья)

Цели и задачи проекта автоматизации Повысить конкурентоспособность путем формирования системы численных показателей качества бизнеса и построение системы менеджмента качества Задачи, решение которых связано с внедрением КИС:  Обеспечить целостность управления предприятием;  Создать систему планирования поставок ТМЦ в количествах, реально необходимых для удовлетворения спроса;  Обеспечить планирование потребностей предприятия в ресурсах и их оптимальное использование;  Сократить издержки за счет повышения эффективности логистических процессов;  Обеспечить поддержку взаимоотношений с поставщиками и клиентами, как при выполнении отдельных сделок, так и в долгосрочной перспективе;  Ускорить реагирование на удовлетворение постоянно меняющихся потребностей рынка и на возникающие проблемы внутри предприятия;  Предоставить механизмы эффективного контроля и управления финансовыми потоками, формирования информации для финансового управления;  Обеспечить качественную отчетность, необходимую для фискальных органов.

Направления автоматизации Автоматизация оперативной деятельности: Планирование: Бухгалтерский и налоговый учет:  Учет договоров и дополнительных соглашений (спецификаций), контроль их исполнения  Внешнее и внутреннее товародвижение  Учет комиссионного товара, сопутствующая отчетность комиссионера  Оказание услуг по ответственном хранению  Учет накладных расходов и расходов на продажу  Учет платежей, интеграция с интернет-банком  Планирование закупок и реализации продукции с последующим анализом отклонений  Планирование, учет и анализ себестоимости и рентабельности сделок  Планирование движения денежных средств  Бухгалтерская и налоговая отчетность  Взаимодействие между собственными юридическими лицами  Составление консолидированной отчетности внутри холдинга

Направления автоматизации WMS (Warehouse Management System): CRM (Customer Relationship Management):  Управленческий и оперативный учет на складе от подготовки к приемке товара до его отгрузки  Штрих-кодирование, динамическое адресное хранение, АВС-анализ  Регистрация подробной информации о контрагентах и взаимоотношениях с ними  Учет предпочтений покупателей, спроса, предложения и дефицита  Управление контактами (планирование и регистрация)  Сегментация клиентов  Проведение анкетирования

Особенности автоматизации Учет договоров  Указываются все условия оплат и поставок товара  Реализована возможность формирования полностью заполненной спецификации к договору продажи  По утвержденным спецификациям договоров происходит резервирование товара  По спецификациям договоров на закупку регистрируется плановый товарный запас  Отслеживается исполнение каждой зафиксированной в спецификации отгрузки и оплаты Реализован полноценный учет как входящих, так и исходящих договоров:

Особенности автоматизации Управление товародвижением Оперативное планирование закупок и продаж: Резервирование из планового прихода; Корректный перевод приходов и отгрузок из планового в фактическое состояние. Коррекция по весовым расхождениям: Система позволяет корректно обрабатывать весовые расхождения, обнаруживаемые при приемке или отпуске товара Партионный учет: Настройки системы позволяют учесть такие существенные для мясного бизнеса параметры, как страна производителя, категория качества и т.п.

Особенности автоматизации Учет комиссионного товара Комиссионный товар учитывается отдельно от собственного товара; Особым образом рассчитываются показатели прибыли и рентабельности; Отдельно контролируется отгрузка товара и исполнение договоров; Формируется комплект отчетности перед комитентом; Разработана специальная управленческая и фискальная отчетность.

Особенности автоматизации Учет комиссионного товара

Особенности автоматизации Расчет плановой себестоимости и рентабельности Кроме накладных расходов прихода товара, в системе аналогичным образом регистрируются плановые и фактические расходы, связанные с реализацией, т.е. конкретной поставкой товара клиенту. Показатели прибыли могут рассчитываться как с учетом этих расходов, так и без них. Система позволяет осуществлять: Расчет плановой рентабельности; Планировать цену поставщика; Планировать накладные расходы, связанные с предстоящей поставкой; Планировать рентабельность по сделке.

Особенности автоматизации Расчет плановой себестоимости и рентабельности При фактическом осуществлении расходов можно проанализировать отклонения фактической себестоимости от плановой и выявить его причины с помощью специальной отчетности.

Ошибки в работе из-за отсутствия в нужное время информации о клиентах и взаимоотношениях с ними Потери из-за невыполнения взаимных обязательств перед клиентами и поставщиками (просрочки с оплатой, просрочки с поставкой и отгрузкой товаров) Потери информации о клиентах и поставщиках при уходе сотрудника Потери из-за неэффективной работы сотрудников отдела продаж Информационно-аналитическая поддержка работы с клиентами и поставщиками Характерные проблемы, вызванные недостаточной информационно-аналитической поддержкой:

Информационно-аналитическая поддержка работы с клиентами и поставщиками CRM-система Регистрация информации о клиенте и взаимодействии с ним. Сегментация клиентов Управление контрактами с клиентом Анкетирование клиентов Отслеживание конкурентов Анализ эффективности

Регистрация данных о клиенте

Анкетирование клиентов

Экономические эффекты от CRM-системы Увеличение объема продаж. Более полная информация о клиентах и истории продаж, более эффективная система контроля, а также база знаний со стандартными вопросами клиентам и ответами на них увеличивает скорость заключения сделки и количество сделок Увеличение процента успешных сделок. Можно отсеивать нежелательные сделки на более ранних этапах продаж. Легко сфокусироваться на самых выгодных сделках Увеличение маржинальной прибыли Это связано с отслеживанием информации о потребностях клиента в разрезе ассортимента и периода потребления, что позволяет через плановую себестоимость предложить и реализовать продукцию с большей прибылью. Зная предпочтения клиента и владея полной информацией о нем, более эффективно проводить переговоры За 9 месяцев 2006 года количество сделок увеличилось на 24% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Объем выручки вырос на 33% При увеличении товарного кредита, предоставляемого клиентам, вдвое, оборачиваемость дебиторской задолженности сократилась в 1,4 раза

Экономические эффекты от CRM-системы Снижение административных издержек на продажи и маркетинг. За счет точного определения целевых сегментов, потребностей клиентов и персонализации предложения; За счет более эффективного использования время сотрудников. Увеличение эффективности маркетинговых мероприятий. Рекламные кампании имеют более точную направленность и сфокусированы на нужной клиентской выборке. Профайлы клиентов основаны на всей совокупности данных, собранных в компании Повышение удовлетворенности клиента. Обеспечивается ожидание клиента работать с компанией, которая всегда точно и своевременно предоставляет информацию, поддерживает регулярные контакты с ним, всегда вовремя и качественно решает проблемы, обращается с ним персонализировано, и любой человек в компании обладает полной информацией о взаимодействии с ним При увеличении объемов реализации в среднем в 1,5 раза, штат сотрудников остался прежним

Система управления складом (Warehouse Management System) Сокращение издержек на хранение за счет повышения эффективности логистических процессов: Ускорить процедуры выполнения технологических операций на складе Повысить эффективность использования пространства склада Повысить скорость подбора заказов за счет введения адресации мест хранения и формирования заданий с учетом минимизации затрат времени на их выполнение Повысить скорость отгрузки заказов за счет снижения затрат времени на контроль и пересчет заказов при отгрузках Повысить производительность работы персонала и обеспечить рост пропускной способности склада Сократить затраты времени на ручной ввод данных и редактирование документов Обеспечить учет и автоматизированное управление товарными запасами по срокам реализации Обеспечить точное сопровождение товарооборота документами, подтверждающими качество товара.

WMS: Решенные задачи Регистрация приемки товаров с использованием штрих- кодирования; Размещение товаров по местам хранения в соответствии с АВС-классификацией; Формирование заданий на обработку груза (планирование погрузочно-разгрузочных работ); Расчет необходимых ресурсов для обработки груза (персонал, техника, материалы); Комплектация заказов клиентов; Регистрация фактической отгрузки товара; Учет документов, подтверждающих качество товара, ветеринарных свидетельств; Планирование и учет внутренних перемещений товара; Инвентаризация товаров на складе; Аналитическая отчетность.

WMS: Решенные задачи: Планирование заданий на обработку груза Автоматизированное планирование заданий дает возможность заранее просчитать объем работ, подобрать и скомплектовать товар к отгрузке еще до того, как прибудет машина, развозящая грузы.

WMS: Решенные задачи: Динамическое адресное хранение При динамическом адресном хранении за конкретным товарным наименованием не закреплена определенная область склада. Таким образом, динамическое размещение запасов позволяет не только оптимизировать использование складского пространства, оборудования и персонала. Данный принцип позволяет в целом повысить пропускную способность склада

Общая информация о проекте Проект автоматизации бизнеса ГК «РОССТОК» был начат в феврале 2005 г. Начало: Продолжительность : 1,5 года Этапы : Январь-февраль 2005 – Предпроектное обследование Март 2005-июль 2005 – Оперативный учет Август 2005 – октябрь 2005 – CRM Декабрь – Бухгалтерский учет, холдинговый учет Июнь 2006 – WMS система Планы на будущее: Запуск WMS системы в промышленную эксплуатацию Кадровый учет и расчет заработной платы Бюджетирование Причины отклонения от графика проекта: - отсутствие регламентированных процессов - непричастность исполнителей на первом этапе проекта - завышенные ожидания руководства Совокупность этих причин увеличила срок внедрения на 9 месяцев, что привело к удорожанию на 1,2 млн. рублей

Вопросы ???