Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в перестраховании включает в себя: -уведомления и переписку по условиям договоров; -ведение бухучета и отчетности; -обмен оперативной и технической информацией (статистика, программная защита и т.п.); -перестраховочное бордеро ; -слип.

Основными документами для начисления премии и ведения учета по перестрахованию являются бордеро и слип. На основании введенных документов формируются журналы учета договоров перестрахования и аналитические регистры договоров, переданных в перестрахование.

Обычно перечень принятых на страхование и подлежащих перестрахованию рисков, размеры собственного удержания страховщика и суммы, подлежащие перестрахованию в абсолютных цифрах, показывается в перестраховочных документах (бордеро). Анализ перестраховочных бордеро играет очень важную роль в том смысле, что даже небольшие изменения в условиях договора могут существенно повлиять на финансовые результаты перестраховщика.

Бордеро делятся на предварительные и окончательные, и в зависимости от условий договора высылаются в разные сроки перестраховщикам. Предварительные бордеро должны высылаться чаще по рискам, заявленным на страхование. Окончательные бордеро высылаются по рискам, фактически принятым на страхование, и содержат в себе следующие данные: порядковый номер, номер предварительного бордеро, название застрахованного объекта, период страхования, страховую сумму, сумму собственного удержания страховщика, сумму, падающую на долю перестраховщика.

Как правило, основанием для начисления у перестраховщика перестраховочной премии и вознаграждения по договору перестрахования при принятии риска является слип. Слип - это документ, удостоверяющий заключение договора перестрахования между сторонами, содержащий существенные условия договора перестрахования, но не содержащий всех необходимых реквизитов первичного документа.

Документооборот в перестраховании

Учетная политика перестраховочной организации содержит следующие основные аспекты: 1) общие положения учетной политики; 2) нормативные правовые акты на основании которых подготовлена учетная политика; 3) отчетный период, на который распространяется учетная политика; 4) используемые перестраховочной организацией принципы бухгалтерского учета, их применение к каждой статье финансовой отчетности; 5) порядок признания доходов и расходов по перестраховочной деятельности и раскрытие статей прочих доходов и расходов;

6) методы учета и оценки финансовых инструментов; 7) методы оценки и признания финансовых активов и обязательств (первоначальная стоимость, текущая стоимость, стоимость реализации); 8) методы оценки и признания материальных и нематериальных активов; 9) методы учета и оценки товарно-материальных запасов; 10) вид применяемого перестраховочной организацией учета (централизованный или децентрализованный); 11) методы консолидации финансовой отчетности (в случае наличия у перестраховочной организации филиалов и/или дочерних юридических лиц).

Учетная политика должна изменяться лишь в следующих случаях: 1) когда это требуется в соответствии с законодательством, в том числе законодательством о бухгалтерском учете; 2) когда это изменение приведет к более достоверному представлению событий и операций в отчетности организации. 3) Когда происходит существенное изменение условий хозяйствования (реорганизация, изменение вида деятельности и т.п.).

Учетная политика оформляется соответствующим приказом компании и применяется с 1 января года, следующего за годом издания приказа. При этом она применяется всеми структурными подразделениями компании, независимо от их местонахождения.

Для целей отражения информации об операциях перестрахования договорам перестрахования присваиваются коды перестрахования. Код перестрахования — это цифровой код, состоящий из трех значащих разрядов.

Первый разряд указывает на форму договора перестрахования: 1 — факультативный; 2 — облигаторный; 3 — факультативно-облигаторный Второй разряд указывает на вид перестрахования : 1 — пропорциональный; 2 — непропорциональный. Третий разряд указывает на виды пропорционального и непропорционального перестрахования : 1 — эксцедент суммы; 2 — квотное; 3 — эксцедент убытка; 4 — эксцедент убыточности; 5 — открытый ковер; 6 — прочие.

В свою очередь к облигаторному относятся договоры, по которым перестрахователь определяет, какие риски и в каком объеме будут переданы в перестрахование, а перестраховщик обязуется обеспечить перестраховочную защиту. При облигаторном перестраховании риски передаются автоматически по вновь заключенным договорам страхования и обеспечиваются перестраховочной защитой с момента заключения договоров страхования. Смешанная же форма включает в себя договоры факультативно-облигаторного перестрахования, по которым предусматривается, что перестраховщик должен принять все риски, которые передаются ему по данному договору, но перестрахователь не обязан передавать каждый риск, который подлежит перестрахованию в соответствии с договором.

Договоры факультативного и облигаторного перестрахования могут быть заключены на основе пропорционального и непропорционального перестрахования. Под пропорциональным перестрахованием понимается перестрахование на базе страховой суммы, в соответствии с которым страховая сумма, страховая премия и страховая выплата перераспределяются между страховщиком и перестраховщиком в одинаковой пропорции. Непропорциональным перестрахованием является перестрахование на базе убытка, в соответствии с которым обязательства страховщика определяются величиной убытков, при этом доля перестраховщика в сумме убытка не пропорциональна доле первоначальной страховой премии. Премия, причитающаяся перестраховщику, определяется индивидуально.

Пропорциональное перестрахование осуществляется на базе эксцедента суммы и квотного договора. Договоры перестрахования на базе эксцедента суммы — это договоры, по которым перестраховщик участвует в покрытии тех рисков, страховая сумма по которым превышает определенную величину (собственное удержание), а квотный договор — это договор, по которому перестраховщик принимает на себя установленную долю риска (страховой суммы, страховой выплаты).

В свою очередь непропорциональное перестрахование осуществляется на базе эксцедента убытка и эксцедента убыточности. Договор перестрахования на базе эксцедента убытка — это договор, согласно которому перестраховщик несет обязательства по той части ущерба, которая превышает сумму, определенную договором. При этом ответственность страховщика ограничена максимальной суммой. Договор перестрахования на базе эксцедента убыточности — это договор, согласно которому перестраховщик участвует в покрытии убытков, когда у перестрахователя их величина превысит определенную норму убыточности. При этом ответственность страховщика ограничена максимальной суммой.

К прочим договорам перестрахования могут быть отнесены комбинированные договоры, например квотно- эксцедентный договор перестрахования.