Oracle General Ledger Oracle總帳會計 劉秉中 iampcl@yahoo.com 2003/09/30

Class Schedule Day 1 (9/30) Day2 (10/7) Overview 概論 Set of books 帳簿 Journals 分錄 Day2 (10/7) Budgeting 預算 Advanced account structure 進階會計結構 Reporting tools 報表工具 Accounting for foreign and multiple currencies 多幣別

Agenda Overview Set of books Journals

Oracle ERP Overview 總帳系統 GL 庫存 Inventory 客戶訂單 SO 主生產排程 MPS 粗略產能 規劃 RCCP 物料需求 計劃 MRP 請購作業 PR 採購作業 PO 收料作業 Receiving 生產指示 Discrete Repetitive Flow Project Process 生產發料 Issue 生產控制 製程移轉 SFC 生產入庫 Transfer 出貨作業 Picking Shipping 細部產能 CRP 應付帳款 立帳 Invoice 付款作業 Payment 票據管理 成本管理 Costing 主需求排程 MDS 固定資產管理 Assets 供應鍊管理 最佳化排程 APS 銷售預測 FCST 統一發 票管理 收款作業 Receipts 應收帳款

簡介會計(Accounting) 企業的語言 會計是透過一定程序,提供企業之財務資訊,使決策人士充分了解企業情況,提升決策品質 企業之經濟活動 (Economic Events) 協助決策 (Decision) 會計是透過一定程序,提供企業之財務資訊,使決策人士充分了解企業情況,提升決策品質 會計 vs. 簿記 辨認與衡量 紀錄與分類 彙總分析 與溝通

會計資訊用途與使用者 內部使用者 外部使用者 企業管理當局 直接/間接使用者 規劃,控制,評估企業營運 投資,授信決策 管理會計 財務會計

總帳會計概論 [ 買進 ] [ 投資 ] 產權/股份 資產/費用 [ 營運/製造 ] 收入 [ 賣出 ] 產品 營運成本

會計之基本假設 經濟個體假設 繼續經營假設 會計期間假設 貨幣單位假設 個體間資產,負債,損益獨立分開計算 經濟個體與法律個體不一定一致 實現營業目標並履行各項義務 會計期間假設 將企業存在期間劃分若干相等時段,定期提供資訊 貨幣單位假設 貨幣為衡量之標準,其價值是固定不變

「會計」的平衡原理 資產 資產的來源 錢 貨物 不動產 股款 借款 盈餘

「會計」的平衡原理 例1：股東投資現金100,000元 資產 資產的來源 錢 100,000 貨物 電腦 借款 股款　　 100,000 盈餘

「會計」的平衡原理 例2：以現金購買電腦30,000元 資產 資產的來源 錢 70,000 借款 貨物 股款 100,000 錢 70,000 貨物 電腦 30,000 借款 股款　　 100,000 盈餘

「會計」的平衡原理 例3：以現金購買貨物20,000元 資產 資產的來源 錢 50,000 借款 貨物 20,000 股款 100,000 錢 50,000 貨物 20,000 電腦 30,000 借款 股款　　 100,000 盈餘

會計科目 (Account) 將五大會計要素作更細分類 資產 負債與權益 現金 50,000 存貨 20,000 電腦設備 30,000 銀行借款 業主投資 100,000 保留盈餘 左邊的科目 通稱借方科目 右邊的科目 通稱貸方科目

Asset (A) = Liability (L) + Owners’ Equity + Revenue (R) – Expense (E) 五大會計要素及主要財務報表 資產 = 產權 會計恆等式 資產 = 負債 + 業主權益 會計恆等式之擴充 資產 = 負債 + 業主權益 + 收入 – 費用 Asset (A) = Liability (L) + Owners’ Equity + Revenue (R) – Expense (E) 損益表 Income Statements 業主權益變動表Statement of Changes in OE 資產負債表 Balance Sheet

借貸法則 借方(Debit, Dr.) = 貸方(Credit, Cr.) 資產(借方) = 負債+業主權益(貸方) 借方 貸方 資產/費用 增加 (正常餘額) 減少 負債與業主權益/收入 借方餘額 貸方餘額

會計科目表(Chart of Account) 　科目表 科目代號　 科目名稱　 科目類別 ------------ --------------------- ------------ 1101 　現金　　　　　　　資產 1102 　存貨　　　　　　　資產 1401 　電腦設備　　　　　資產 　　　　　　　： 2101 　銀行借款　　　　　負債 3101 　業主投資　　　　　業主權益

傳票(Journal) 將交易做成紀錄,並編製成憑證作為登入日記帳的根據 傳票運作的實例 購買電腦一台，付款20000 傳 票 　　　　　　　　　　　　　　傳　票 傳票號碼:910002 傳票日期:91.01.02 科目代號　科目名稱　　　摘要　　 借方金額　貸方金額 ------------　------------　------------------　------------　------------ 1401 　電腦設備　購買電腦一台 　20,000 1101 　現金　　　購買電腦一台　 　 　　　20,000 傳票分錄Journal entry

登帳-日記帳簿 登帳後的日記帳簿 將分錄依發生順序登入日記帳 可看到交易的原貌 無法看到各科目的餘額及消長過程 日記帳簿 傳票號碼　　日期 　科目代號　科目名稱　 摘 要 借方金額 貸方金額 ------------　------------　------------　------------　------------------　------------　------------ 9200001　92.01.01　1101 現金　　　業主投資現金　 100,000 9200001　92.01.01　3101 業主投資　業主投資現金　 100,000 9200002 92.01.02 1401 　電腦設備　購買電腦一台　 20,000 9200002　92.01.02　1101 　現金　　　購買電腦一台　 　　 20,000 9200003　92.01.03　1102 　存貨　　　購買商品一批　 50,000 9200003　92.01.03　1101 　現金　　　購買商品一批　 　　 50,000

過帳(Post)-分類帳簿(Ledger) 過帳後的分類帳簿 將分錄中依科目代號分別轉入各科目分類帳上 可看到科目的餘額 可看到各科目的餘額及消長過程 　　　　　　　　　　　　　 分類帳簿 科目代號：1101 科目名稱：現金 傳票號碼　　日期 　　　摘 要 借方金額 貸方金額　　 餘額 ------------　------------　-------------------　-----------　------------　-------------- 9200001　92.01.01　業主投資現金　 100,000　 100,000 9200002　92.01.02　購買電腦一台　 　　 20,000　　 80,000 9200003　92.01.03　購買商品一批 　 　　 50,000　　 30,000 ====== ======= 100,000 70,000

借貸對科目餘額的處理 科目屬性 交易屬性 對科目餘額的處理 科目屬性 交易屬性　對科目餘額的處理 　----------- ------------　------------------------ 　　 借　　　 借　　　　　　增加 　　 貸　　　 貸　　　　　　增加 　　 借　　　 貸　　　　　　減少 　　 貸　　　 借　　　　　　減少

總帳作業程序 記錄 過帳 傳 票 傳票號碼:910002 傳票日期:91.01.02 科目代號 科目名稱 摘要 借方金額 貸方金額 　　　　　　　　　　　　　　傳　票 傳票號碼:910002 傳票日期:91.01.02 科目代號　科目名稱　　　摘要　　 借方金額　貸方金額 ------------　------------　------------------　------------　------------ 1401 　電腦設備　購買電腦一台 　20,000 1101 　現金　　　購買電腦一台　 　 　　　20,000 記錄 買入 $ 20,000 　　　　　　　　　　　　　 分類帳簿 科目代號：1101 科目名稱：現金 傳票號碼　　日期 　　　摘 要 借方金額 貸方金額　　 餘額 ------------　------------　-------------------　-----------　------------　-------------- 9200001　92.01.01　業主投資現金　 100,000　 100,000 9200002　92.01.02　購買電腦一台　 　　 20,000　　 80,000 9200003　92.01.03　購買商品一批 　 　　 50,000　　 30,000 ====== ======= 100,000 70,000 過帳

財務報表編製 損益表 銷貨收入 XXX 銷貨成本 (XXX) ：: ： 試算表 資產負債表 1000 資產 XXX 分類帳 試算表 1000 資產 XXX 1100 流動資產 XXX 1101 現金 XXX 1102 銀行存款 XXX 資產負債表 ------------------------------ 資產 XXX |負債 XXX | |業主權益 X 費用明細表 薪資 XXX 租金支出 XXX ：: ：

會計作業程序及相關帳冊表單 作業程序 調整 結帳 發生交易 作分錄 登帳 過帳 試算 調整分錄 登帳 過帳 試算 財務報表 編製 結帳分錄 期中會計作業程序 期末會計作業程序 帳冊表單 原始憑證 傳票 日記簿 分類帳 試算表 傳票 日記簿 分類帳 調整後試算表 損益表 業主權益變動表 資產負債表 現金流量表 傳票 日記簿 分類帳 結帳後試算表

The General Ledger Accounting Cycle (JE: Functional/Foreign Currency) (JE: Functional Currency) Start Open Period Convert Create Journal Entries Calendar Correct Errors Review Journal Details Close Period Post Journals Run Reports Review Account Balances Translate Revalue Functional Balances Foreign Balances

Using Oracle General Ledger Record Analyze Review Manipulate Oracle General Ledger

Integrating with Subledgers Exporting Information to GL Payables : Payments and invoices Receivables : Debit/Credit memos, invoices, receipts, guarantees … Assets : Deferred and standard depreciation expense transactions … Projects : Labor cost, usage cost, revenue information … Purchasing : Accrued receipts Cost Management/Inventory : Inventory and work in process transactions Manufacturing subledgers Financial subledgers Oracle General Ledger

Agenda Overview Set of books Journals

3 Elements for a Set of Books Chart of Accounts 會計科目架構 Accounting Calendar 會計期間 Currencies 幣別

Components of 3 Elements Account Structure: Value sets 節段預設值 Segment values 節段值 Security rules節段安全控管 Cross-validation rules會計科目節段組合檢核 Accounting Calendar: Periods 會計期間 Period types 期間類別 Currencies

Accounting Flexfield彈性會計科目 Account Structure 依照不同需求可自行針對會計資訊分類 會計科目架構由Accounting Flexfield來定義 製造業: xx - xxx - xxxx - xxxx - xxx - xxx 公司 部門 科目 子目 產品 產品線 xx - xx - xxxxxxx - xxx - xxxx 配銷業: 公司 部門 科子目 區域 通路 Segment 1 01 – 22 - 1102221 - 100- A001 Value Segment 2 Value Set Accounting Flexfield彈性會計科目

Defining Value Sets & Segment Values 1 Value_Set 2 Value_Set 3 Format: Char Maximum size: 2 Validation: Independent Format: Number Maximum size: 3 Validation: Independent Format: Char Maximum size: 4 Validation: Independent 01 02 100 101 1000 1001 Values

Defining Chart of Account Application Accounting Accounting Flexfield Flexfield Segment Segment Segment Segment Value Set Value Set Value Set Value Set Value Value Value Value Value Value Value Value

Accounting Flexfield

Segments

Value Sets

Values

Accounting Flexfield 彈性的會計科目 每個segment之有效值(Values)可透過下拉視窗選取 透過 Value Set定義Segment之長度與屬性 或利用簡碼(Alias)使輸入更有效率

Using Dynamic Insertion Dynamically create new account combinations. Dynamic insertion can be enabled or disabled at any time. All new combinations must satisfy all defined cross-validation rules before they are accepted.

Defining Flexfield Security Rules Restrict data entry and online inquiry to specific values by using flexfield security rules. Account Segment #’s 0000 to 9999 Include: #’s 1000 to 3999 Exclude:

Defining Cross-Validation Rules Prohibit creation of invalid account combinations using cross-validation rules. Use cross-validation rules in combination with dynamic insertion. Define cross-validation rules before entering a chart of accounts.

Accounting Calendar Create a calendar to define an accounting year and the periods that it contains. Periods(會計期間) Period Type Calendar(曆年制) Fiscal(會計年度) Period Open/Close

Currencies Create New Currencies Predefined Daily Conversion Rate Type Spot Corporate User European Monetary Union (EMU) Fixed Custom Rate Type

Creating a Set of Books You must create at least one set of books before you can use Oracle General Ledger. Required steps include: Defining Accounting Flexfields Value sets Segments Segment values Defining calendar periods and calendar period types Defining currencies Defining your set of books and assigning it to a responsibility

Responsibility Definition A collection of authorizations. user Oracle application responsibility Windows Reports

Responsibility

Agenda Overview Set of books Journals

Reversing Journal Entry Journal Entry Types Basic Journal Entry 一般性傳票 Reversing Journal Entry 迴轉分錄 Recurring Entries 經常性傳票 Mass Allocations 分攤性傳票

Journal Creation Methods Manual Entry Reversals Recurring MassAllocations Journal Import 總帳系統 子系統 Journal Wizard 外部資料

Journal Journal Batch Journal Header Line Journal Entry

Posting Journals Update balances by posting journals Un-post Journal Enter journal Update balances by posting journals Manual Post Auto Post Criteria Set Schedule Un-post Journal Control total violations Posting to unopened periods Unbalanced journal entries Account Balance Prepost $500 Journal 25 After post $525

Reviewing and Correcting Balances Enter and post journals Review balances No Are the account balances correct? Yes End

Creating Reversing Journals Generate a reversal of any journal entry Dr. Rent Expense…….…10,000 functional dollars Cr. Cash…………….10,000 functional dollars Create Reversal Dr. Cash…….…...10,000 functional dollars Cr. Rent Expense……...10,000 functional dollars

Recurring Journals There are three major types of recurring journals. Skeleton (Setup Account, No Amount) Standard (Setup Account, Constant Amount) Formula (Setup Account, Variable Amount) Dr. Temporary Labor………………<No Amount> Cr. Salaries Payable………………..<No Amount> Dr. Auto Lease Expense……. . . .<Constant Amount> Cr. Accounts Payable……..<Constant Amount> Dr. Rent Expense……………. . . .<Variable Amount> Cr. Rent Payable……..<Variable Amount>

MassAllocations: Overview A single journal entry formula that allocates revenues and expenses across a group of cost centers, departments, divisions, and so on. Total rent 1/3 1/3 1/3 Tokyo rent Paris rent Chicago rent

Defining MassAllocation Journals: Exmple In Nov. 1998, the organization spends 10,000 dollars for rent Dr. Total rent expense …………10,000 dollars Cr. Rent Payable …………………10,000 dollars The organization want to allocate to 3 departments: Human Resources 45% of total floor space Research 30% of total floor space Finance 25% of total floor space The rent expense is redistributed using the following journal entry: Dr. Human Resources rent………4,500 dollars Dr. Research rent ………….…….3,000 dollars Dr. Finance rent ……………..…...2,500 dollars Cr. Total rent expense …………………10,000 dollars Rent Expense for each Department = Total Rent Expense —C Area used by Department/Total Area Dr. Total rent expense……………………..10,000 functional dollars Cr. Rents payable………………………………10,000 functional dollars …………………………… …………………….…………. …………………..……. ……………………………...

Session Summary

Session Summary General Ledger concept and process Creating a set of books by defining a chart of accounts, accounting calendar, and currencies Entering and posting journals