Registration Procedures 會議報名流程 & 事項

報名流程 Who  單位指派單一窗口接受報名 What  報名方式，表格設計  報名者資料統合  建立與會者 data base  收集報名費用  相關資料建構 (confirmation, badge, ticket, receipt) When  Advance registration~ 前半年起及可接受報名  On-site registration~ 會議當天隨到隨報

預先報名優點多 掌握報名人數 籌備期間的資金運用 預知行銷策略是否奏效 即時調整行銷手法 避免現場報名的等候及延誤時間

會議費用 報名費包含所有活動  會議  Reception  Luncheons (3 luncheons)  Refreshment breaks  Dinners (2 dinners) 報名費僅包含會議費用，其餘 social 場 合費用另計 會前 / 會後之參觀旅遊活動

報名表應包含的訊息有哪些 ?

Basic Info 與會者基本資料 報名項目之費用 & 所包括之活動項目 優惠報名截止日期 (early bird registration) 費用計算方式 報名方式 (mail, phone, fax, online) 付款方式 (credit cards, check, 匯款 )  匯款需著名匯入之名稱，帳號，公司地址，銀行名稱及行號 取消原則 & 方法 請教問題的聯繫方式 旅館 / 交通 ( 接機 )/ 旅遊訊息

Registration Form Design 不超過一頁 簡單明瞭 使用單一字體 重要部份用粗體字顯示 重勾選，避填寫 避免採用光面紙材 若採傳真報名，則設計避免過多 black area

與會人員資料 資料建立 data base  Microsoft assess  Microsoft project management 非常有價值之資料  Why? To meeting planner  有利未來之活動 / 會議規劃  有利未來與飯店訂房之 negotiation To exhibitors  可以 show 出與會者的 buying power To hotels  可以 show 出與會者的消費潛力

Registration confirmation & Receipts Confirmation  出具信函 or 表示接獲報名資料及報名費用 Receipts  出具報名費用收據

宣傳與推廣

Any events begins, and ends, with customer!

Then who is customer?? The customer is a holy cow… You don’t milk a holy cow you worship it

Nothing is worse than having a boring meeting….. and know it is going to be boring ahead of time!

How to motivate your potential attendee? Knows “WHY” & Have “FUN”

When define your marketing message …. What is the goal of the meeting? What are the meeting objectives? What is your financial objectives? Who should attend? What are the benefits to the attendee?

How to reach out? Advertisement Current customer blast Mailing list Networking Partnerships w/ other org. Past attendee Press release/media Referral Web site Word of mouth

How to convey your message to customers? 文宣重點 : 會議名稱， logo ，日期地點，主辦單位 文宣設計需掌握注意力 (nice & neat) 文宣色系一至 材質精緻 提供活動細節 ( 內容，報名方式 / 日期，費用 )

印刷項目 會前  信封信紙  宣傳品 ( 海報，會議通知，報名表 ) 會議基本訊息 (meeting title, date, place, phone & web site) 會議內容 who should attend & benefit Call for paper (if needed) Fee & deadlines Sponsors Housing info & cutoff dates Transportation & local attractions 報名表 會期間  大會節目手冊 (program)  論文摘要集 / 與會者名冊  其他 : 名牌，與會證書，感謝狀，晚宴邀請卡，餐卷，資料袋，感謝函

文宣重要事項  會議名稱， logo ，日期地點，主辦單位  提供會動細節 ( 內容，報名方式，日期，費用 )  文宣設計需掌握注意力 (nice & neat)  文宣色系一至  材質精緻

如合宣傳 宣傳品  海報  會議通知 網路宣傳  會議 home page( 會議所有相關訊息，報名表 … 等 )

如何推廣 推廣時間表 控管時間表 郵寄和廣告 蒐集郵寄名單 郵費考量 Who – target 你的目標市場  How to reach your potential attendee?  宣傳媒介 What – 宣傳內容  內容因媒介的不同而有所調 整 When  上屆會議之後，進行預告  郵寄會議 Brochuresr~ at least 6-7months  Association newsletter~ 寄發 會議通之後至會議前  報紙 ~4-3 weeks

公關宣傳 報紙媒體  會前 與記者聯絡 前一 ~ 二週邀請記者 前一天發新聞稿 (1page)  會中 記者會 安排私人專訪 紀念品及停車證  會後 大會寫真 感謝卡

Meeting brochures Do we still need one??

Badge 製作 Badge 名牌  貼紙式  透明夾式 Badge 資料  姓名，職銜，公司組織，國家  字體大而清晰 Ribbon 識別綵帶  依與會者的特質，在 badge 下方別以 不同顏色的彩帶，以利識別 Example: 第一次與會者，記者，大 會邀請貴賓，得獎者

Ticket 入場卷 憑票參加會議 / 活動 / 餐會 票卷事先印製，依照每人的報名狀 態放置入個人 badge 內