برنامه‌ريزي استراتژيک مرحله تعيين برنامه جامع اقدامات سازمان (Master Plan)
تعريف برنامه جامع سازماني عبارتست از مجموعه اقدامات عملي جهت ايجاد تغييرات سازماني، جهت ايجاد وضعيت مطلوب پيش‌بيني شده براي آينده نکته: ويژگي اقدامات سازماني براي پياده‌سازي برنامه راهبردي –بايد داراي مشخص و خروجي معين باشد. –بايد داراي موضوعي معين و مشخص باشد. –بايد در ارتباط و تعامل با ديگر اقدامات مشخص شود.
اجزاء برنامه جامع سازماني طرح اقدامات –چه عمل و اقدامي؟ (طرح اقدامات) منابع –با صرف چه نوع و مقدارمنابعي؟ –انواع منابع: زمان، بودجه (نيروي انساني، ابزار و تجهيزات، مواد و ملزومات) تقدم و تاخر انجام اقدامات –چه اقدامي قبل و چه اقدامي بعد انجام شود؟ –زمان شروع و پايان اقدامات؟
اجزاء برنامه جامع سازماني نتيجه يا خروجي –هر اقدام داراي چه نتيجه و خروجي خواهد بود؟ –انواع خروجي و نتيجه اقدامات: خدمات (Service) کالا
اقدامات عبارتند از اعمالي که بر روي موضوعات مشخص و معين انجام شده که در بردارنده نتيجه تعريف شده و قابل اندازه‌گيري مي‌باشد. قالب بيان اقدامات سازماني: –اقدام سازماني = عمل اقدام + موضوع يا قلم قابل تحويل اقدام –مثال: راه‌اندازي سيستم مديريت منابع بنگاه (ERP) –مثال: احداث ساختمان کنترل مرکزي فرودگاه
اقدامات انواع اقدامات سازماني از لحاظ شکل انجام: –اقدامات پروژه‌اي : داراي نتايج منحصر بفرد (در اغلب وجوه)، فاقد دوره تکرار منظم و مستمر –اقدامات پروسه‌اي: داراي نتايج مشابه (در اغلب ابعاد)، داراي دوره تکرار منظم و مستمر انواع اقدامات سازماني از لحاظ موضوع و ماهيت: –اقدامات ماموريتي –اقدامات بهبود و توسعه –اقدامات حفظ و نگهداري
اقدامات نکته: لزوم مرتبط بودن اقدامات با راهبردهاي تدوين شده –لزوم وجود ارتباط معنادار و منطقي بين اقدامات و راهبردها –امکان مولفه داشتن هر اقدام در راستاي چند راهبرد –مثال: راهبرد: بازنگري و مهندسي مجدد فرآيندهاي کاري سازمان –کلي و قابل تفسير مي‌باشد، که مي‌توان اجراي آن را به صورت‌هاي مختلفي تفسير نمود. اقدام: مهندسي مجدد فرآيند انجام خدمات تعميرات تاسيسات –کاملا جزئي، با موضوع، و نتيجه مشخص اقدام: مهندسي مجدد فرآيند خريد مواد و ملزومات مصرفي
اقدامات نکته: سبد موضوعات در اقدامات سازماني بعنوان نمود راهبرد –سئوال: کدام بخش از فرآيندهاي سازمان بايد مهندسي مجدد شوند؟ –جواب: زير مجموعه فرآيندهايي که بيشترين تاثير را در راستاي رسيدن به اهداف و وضعيت مطلوب دارند. –زير مجموعه فرآيندهاي انتخاب براي بازمهندسي: نمودي از راهبرد سازمان
اقدامات نکته: ترکيبي بودن اقدامات در برنامه جامع سازماني –اقدامات در نظرگرفته شده در هر برنامه جامع سازماني، مي‌تواند ترکيبي از اقدامات پروژه‌اي و اقدامات پروسه‌اي باشد. –اقدامات پروسه‌اي، در طول دوره تغيير سازمان از وضع موجود به وضع آينده، داراي نتيجه مشخص و مشابهي است که بطور مستمر و با دوره تکرار مشخصي حاصل مي‌گردد. –اقدامات پروسه‌اي، در طول دوره تغيير سازمان از وضع موجود به وضع آينده، داراي نتايج مختلف و متفاوتي است که بصورت موردي و بدون دوره تکرار مشخصي، حاصل مي‌گردد.
اقدامات نکته: نمودي ديگر از تعيين راهبرد در سازمان –امکان دسترسي به اهداف مورد نظر سازمان، هم از طريق پروژه‌ها و هم از طريق پروسه‌ها –راهبرد سازمان در رسيدن به وضع آينده در بسياري از موارد مي‌تواند مبتني بر ترکيبي از انجام اقدامات پروسه‌اي، و يا اقدامات پروژه‌اي باشد. –استفاده از کدام نوع اقدام مي‌تواند با سرعت و هزينه بهتري سازمان را در رسيدن به اهداف خود موفق سازد؟ (وابسته به شرايط محيطي) –نحوه تصميم‌گيري در اتخاذ راهبرد استفاده از اقدامات پروژه‌اي يا پروسه‌اي ؟
اقدامات نکته: تاثير اقدامات در راستاي حرکت سازمان به سوي اهداف –تفاوت ميزان تاثير و مقدار مولفه اقدامات سازمان بر اهداف برنامه‌ريزي –يادآوري: اهداف، عبارتند از زيرمجموعه شاخص‌هايي که بايد مقدار آنها تغيير نمايد. –تاثير يا مولفه مثبت يا منفي هر اقدام بر مجموعه اهداف سازمان نتيجه: لزوم تعريف مجموعه اقدامات با برآيند مثبت بر اهداف –مجموعه اقدامات پيش‌بيني شده در برنامه جامع سازمان، بايد بگونه‌اي باشد که در مجموع، برآيند کلي آنها در جهت حرکت سازمان به سمت اهداف باشد.
تاثير اقدامات در راستاي اهداف سازماني
تقدم و تاخر اقدامات عبارتست از آن که: –کدام اقدام يا اقدامات را بايد زودتر از بقيه انجام داد؟ –کدام اقدام يا اقدامات را مي‌توان پس از انجام يک يا چند اقدام شروع نمود؟ مبناي تشخيص تقدم و تاخر اقدامات: –تقدم و تاخر منطقي: مبتني بر وابستگي اقدامات به نتايج يکديگر –محدوديت‌ها و الزامات: مبتني بر شرايط و محدوديت‌هاي منابع –ضرورت‌ها و تاکتيک‌هاي زماني: مبتني بر شرايط محيطي که نياز به استفاده از يک تاکتيک را مشخص مي‌کند.
تقدم و تاخر اقدامات نکته: تاثير تقدم و تاخر اقدامات بر ميزان تاثير و مولفه آنها بر اهداف سازمان –تعيين درست و دقيق موقعيت اجراي اقدامات مي‌تواند بر ميزان تاثير آنها در راستاي اهداف سازمان تاثيرگذار باشد. –مثال: تغيير الگوي مصرف برق فرهنگ سازي، همزمان با نصب کنتورهاي هوشمند فرهنگ‌سازي، قبل از نصب کنتورهاي هوشمند
تقدم و تاخر اقدامات –مثال: توسعه دولت الکترونيک بسترسازي و ايجاد زيرساخت IT، قبل از ايجاد و بکارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي بسترسازي و ايجاد زيرساخت IT، همزمان يا بعد از ايجاد و بکارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي
منابع عبارتست از آنچه که بايد براي اجراي اقدامات، فراهم آورده و مصرف نمود. انواع منابع مورد نياز در برنامه‌هاي سازماني –زمان –بودجه (در قالب موارد زير مصرف مي‌گردد) نيروي انساني ابزار و تجهيزات مواد و ملزومات
منابع نکته: ميزان دسترسي به منابع در طول اجراي برنامه راهبردي –لزوم ارزيابي ميزان دسترسي به منابع مورد نياز براي اجراي اقدامات در طول دوره زماني معين شده –عدم امکان رسيدن به وضع مطلوب در پايان دوره برنامه‌ريزي در صورت عدم دسترسي و تامين به موقع منابع مورد نياز نکته: ابعاد برنامه‌ريزي و مديريت راهبردي منابع –در نظر گرفتن ميزان دسترسي فعلي به منابع مورد نياز برنامه –تحليل ميزان دسترسي به منابع (حجم يا عنوان) در طول دوره اجراي برنامه
منابع ابعاد برنامه‌ريزي و مديريت راهبردي منابع (ادامه) –تعيين ريسک‌ها و مخاطرات ممکن در دسترسي به منابع مورد نياز برنامه و نحوه عکس‌العمل به آنها –تعيين راهبردهاي تامين کمبود منابع در طول دوره اجراي برنامه نتيجه: چارچوب اساسي در برنامه‌ريزي راهبردي تامين منابع براي اجراي برنامه جامع سازمان –شناخت و بررسي وضعيت فعلي منابع و دسترسي به آنها –تعريف وضعيت مطلوب منابع و دسترسي به آنها –تعيين اهداف، راهبردها و اقدامات مورد نياز براي تامين منابع مورد نياز برنامه
زمان انجام اقدامات عبارتست از زمان شروع يا پايان هر يک از اقدامات پيش‌بيني شده براي رسيدن به وضعيت آينده نکته: فاکتورهاي اصلي در تعيين زمان انجام اقدامات –تقدم و تاخر انجام اقدامات، بخصوص وابستگي منطقي –ميزان دسترسي به منابع مورد نياز به اقدامات مد نظر در هر مقطع زماني –شرايط و وضعيت محيطي حاکم،به منظور بهره‌گيري حداکثر از فرصت‌ها يا دوري از تهديدهاي موثر بر اقدامات و اثربخشي آنها