專案管理與服務學習. 大綱方案與專案簡介專案管理簡介計畫書撰寫計畫執行紀錄方案、計畫常用的字彙 Plan Project Program Proposal 方案：「把計畫說明清楚的具體文案」。

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Presentation transcript:

專案管理與服務學習

大綱方案與專案簡介專案管理簡介計畫書撰寫計畫執行紀錄

方案、計畫常用的字彙 Plan Project Program Proposal 方案：「把計畫說明清楚的具體文案」。

「專案」 (Project) 定義 A project is “ a temporary endeavor undertaken to accomplish a unique product or service ” ─PMBOK ® Guide 2004 專案是一種暫時性的努力以創造出一項獨一無二的產品或服務「在有限時間內，致力完成某項特定產品或服務之作為」廣義而言，「專案」係指一個特殊而有一定限度的任務，或由一群具相互關聯性的工作所共同組合起來的任務，而該任務是以獲得特殊結果或圓滿達成某種成就為目標。

無所不在的專案在工作上： – 公司上市計畫 – 特定產品行銷 – 資訊系統建置 – 科技產品研發 – 國內外建遷廠 – 土木營建工程 – 老闆交辦的特別工作 –…………… 在生活上： – 全家假日出遊 – 家庭用品採購 – 過年清潔掃除 – 擇偶、約會、結婚 – 論文寫作與評審 – 舉辦同學會、舞會、運動會 – 新書發行與出版 ……………

專案成敗率 100 件專案 30% 半途而廢 70% 完成 75% 延遲 25% 如期如預算平均時間逾期 122% 平均成本超支 89% (Source: PMI 2003) 據統計，全世界 GDP 的 1/4 花費在專案上

專案為何會失敗 ? 100% 缺乏專案計劃 - 23% 專案範疇 (project scope) 定義不良 - 22% 專案團隊與公司其他部門溝通不良 - 14% 專案團隊內部溝通不良 - 8% 人力資源與訓練不足 - 11% 預估 (estimation) 不當 - 8% 技術與設計不良 - 14% (Source: PMI 2003)

「專案管理」 (Project Management) 的定義 The application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet project requirements --PMBOK ® Guide, 2004 運用知識、技能、工具和技術方法綜合運用到一個專案活動上，使能符合專案的需求。有效率及有效能地完成專案的程序與方法，達成任務需求並充分滿足所關切的目標： – 如期 (time) – 如質 (scope) – 如預算 (cost) 品質成本時間

方案撰寫須知 1. 寫給誰看？ 2. 無定則、有通則： 3. 「同理心」： 4. 以筆代口： 5. 先求寫清楚： 6. 再求邏輯順序： 7. 簡明扼要： 8. 善用圖表： 9. 工整不花俏：

方案的基本內容： 6W1M Why 為什麼要做？描述方案的宗旨與目的 What 做什麼？呈現方案 ( 活動 ) 的目標或項目 When 何時做？敘明執行時間及籌備進度 Where 哪裡做？說明相關的地點 ( 可含交通指引 )

方案的基本內容： 6W1M Who 誰來參與？誰負責？ ( 分工表 ) ；界定服務的對象。 How 如何做？儘量以圖表呈現執行方式，方便參與者具體瞭解 Money 多少錢？要花多少錢？有多少預算？如何折衷？

方案的內涵封面：本文：圖表：附件：

封面內容標題、主辦單位、提案單位 ( 人 ) 、提案時間、活動時間 …

本文內容源起：宗旨、目的：現況分析： ( 問題陳述、文獻探討 ) 方案構想：活動內容：目標：

日期：籌備、報名、報到、活動、解散 … 地點：報名、集合、活動、會議、研習、進餐、住宿、解散 … 、交通指引：參加資格：年齡、性別、身份、身高、體重、視力、健康狀況、證照 … 服務對象：含區域、名額、指導單位、主辦單位、協辦單位、贊助單位、聯絡單位、售票單位 …

實施方式：活動方式、報名、推薦、選拔方式 … 工作人員、師資介紹、聯絡人：行銷計劃：媒體、公關費用：報名、活動、住宿、餐飲、交通、保險 … 經費預算、經費來源：預期效益：活動備案：說明事項：相關規定、必攜物件、

圖表內容 1. 組織圖 ( 人 - 人 ) ：樹狀圖，載明職銜、編組名稱、負責人，以線條表示從屬關係。 2. 任務分工表 ( 人 - 事 ) ：載明組別、負責事項、負責人員、 … 等。 3. 流程表 ( 時 - 事 ) ：活動當日的行程，載明日期、時間、活動內容、負責人、地點、 … 4. 籌備進度表 ( 時 - 事 - 人 ) ：以甘特圖表示，含工作項目、承辦組別 ( 或人員 ) 、日期 ( 期限日 ) 5. 流程管制表 ( 時 - 地 - 人 - 事 - 物 ) ：活動「劇本」，含時間、地點、負責人、工作項目、設備、電話、 … 6. 經費預算表 ( 事 - 物 - 價 ) ：含項目、數量、單價、預算數、說明、 … 等項目

附錄內容簡介：活動地點、主辦單位、工作人員、 … 緊急聯絡電話：緊急疏散動線：名冊：工作人員、參加人員 …

方案執行紀錄詳述每次工作之內容及產出以產出或其他証明資料提供簽証（如附表，可自行擴充）