مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات فرآيند مديريت پروژه-مرحله برنامه‌ريزي
چرخه مديريت پروژه بر اساس استاندارد (PMBOK)
اهداف برنامه‌ريزي پروژه فراهم آوري تمامي آنچه که بايد براي اجراي دقيق و درست پروژه، پيش از شروع آن دانست. ايجاد نقشه‌اي کامل و شفاف از آنچه که براي انجام و تحقق پروژه بايد اتفاق بيفتد. اجزاي نقشه پروژه: – طرح انجام پروژه (Project Plan) – برنامه انجام پروژه (Project Schedule)
طرح ريزي پروژه (Project Planning) به طور کلي هر برنامه ريزي مستلزم داشتن يک طرح از پيش تعيين شده براي دستيابي به اهداف و خروجي (محصول) مورد نظر مي‌باشد. در هر پروژه براي دستيابي به اهداف و محصول، بايد راه و روش مربوطه را در قالب نقشه مشخصي ترسيم نمود. تهيه و تدوين طرح و نقشه انجام يک پروژه را تحت عنوان طرح ريزي پروژه (Planning) مي‌شناسيم. خروجي گام طرح‌ريزي پروژه: – طرح و ساختار پيشنهادي براي انجام پروژه
طرح ريزي پروژه (Project Planning) نکات: – تا زماني که طرح يا نقشه مشخصي براي انجام پروژه وجود نداشته باشد برنامه ريزي آن ممکن نمي باشد. –نتيجه طرح ريزي پروژه بر اساس شرايط زمان و مکان مي تواند کاملا" متفاوت باشد ، اما نتيجه برنامه ريزي پروژه داراي طرح مشخص يکسان است.
برنامه ريزي پروژه (Project Scheduling) تعريف کلي برنامه ريزي : –پيش‌بيني آنچه که بايد در آينده فراهم نمود تا امکان دستيابي به هدف يا محصول مشخصي فراهم آيد. برنامه ريزي پروژه : –ورودي: طرح (راه و نقشه عملياتي) انجام پروژه – تصميم‌گيري در خصوص نحوه مصرف منابع موجود (بودجه، زمان) ، براي اجراي طرح و نقشه انجام پروژه –محاسبه جزييات اجراي طرح کاري پروژه نسبت برنامه ريزي پروژه و طرح ريزي پروژه : –طرح‌ريزي (Planning)همواره مقدمه‌اي بر برنامه‌ريزي (Scheduling) –برخي طرح‌ريزي را جزئي از برنامه‌ريزي مي‌دانند
موضوعات اصلي در برنامه ريزي پروژه محورهاي موضوعي اصلي در طرح ريزي پروژه: –پروژه را با انجام چه فعاليتهايي بايد انجام داد ؟ –توالي منطقي يا تقدم و تاخر انجام فعاليتهاي پروژه چيست؟ –چه منابعي را بايد براي انجام فعاليتهاي پروژه بکارگرفت؟ نکته: –نتايج طرح‌ريزي پروژه مي تواند در نزد افراد مختلف متفاوت باشد.
موضوعات اصلي در برنامه ريزي پروژه محورهاي موضوعي اصلي در برنامه‌ريزي پروژه: –براي تامين هر کدام از منابع مورد نياز پروژه، چه مقدار بودجه بايد صرف نمود؟ –از هر منبع مورد نياز، چه حجمي را بايد براي پروژه تهيه نمود؟ (حجم يا ظرفيت مورد نياز براي کل پروژه) – براي انجام هر فعاليت پروژه، چه مقدار منبع بايد مصرف نمود؟ (حجم مورد نياز براي هر فعاليت) – در طول مدت انجام پروژه، چه منبعي را بايد در چه زماني فراهم نمود؟
موضوعات اصلي در برنامه ريزي پروژه ساختار کلي منابع پروژه – زمان – بودجه نيروي انساني ابزار و تجهيزات مواد و ملزومات مصرفي
اهداف فرآيند برنامه ريزي پروژه فرآيند برنامه ريزي پروژه : – عبارت است از روشي هدفمند و سيستماتيک براي طرح ريزي و برنامه ريزي پروژه اهداف و ويژگي‌هاي مطلوب در فرآيند برنامه‌ريزي: – دقيق باشد تا بتواند جزئيات بيشتري را از نحوه انجام پروژه ارائه نمايد. – سريع باشد تا بتوان به کمک آن قدرت انعطاف زيادي در توليد برنامه پروژه بوجود آيند.
اهداف فرآيند برنامه ريزي پروژه –قابل انعطاف و تکاملي باشد. (بسيار مهم) بر اساس درک و ديدگاه حاصل از پروژه در هر مقطع زماني بتوان برنامه پروژه را بهنگام نمود.
الزامات فرآيند برنامه ريزي پروژه ايجاد درک مشترک از محتواي پروژه در نزد مخاطبين برنامه: –اگر چنانچه اين اتفاق نيفتد هم افزايي که بايد بين اجزاء پروژه بوجود آيد تا بتوانند پروژه را در سايه همکاري با همديگر انجام دهند بوجود نخواهد آمد. –عدم هم‌افزايي اعضاء و اجزاء سازمان، براي مديريت آن در انجام پروژه و حصول به کيفيت مورد نظر ايجاد مشکل خواهد نمود. –پروژه نوعي کار گروهي است. ايجاد نگرش اوليه از کار پروژه
الزامات فرآيند برنامه ريزي پروژه پايه گذاري اصول مورد نياز تخمين و تخصيص منابع قابليت دسته بندي مناسب کار پايه‌گذاري مبنايي براي تعريف برنامه نظارت و کنترل –براي اطمينان از موفقيت پروژه و رسيدن به اهداف آن نيازمند مبنا براي سنجش ميزان انحراف مي باشيم. –برنامه پروژه، مبناي مقايسه روند واقعي انجام پروژه با روند مورد نظر و مطلوب مي‌باشد.
فرآيند برنامه ريزي پروژه 1.طراحي و تعريف فهرست فعاليتهاي پروژه 2.طراحي و تعيين تقدم و تاخر انجام فعاليتهاي پروژه 3.تخصيص منابع به پروژه 4.زمان بندي پروژه 5.محاسبه جريان نقدينگي و بودجه بندي پروژه
فرآيند برنامه ريزي پروژه نکات مهم: –سه مرحله اول از فرآيند ارائه شده براي برنامه‌ريزي پروژه، طرح ريزي پروژه مي‌باشد. –انجام سه مرحله مذکور توسط افراد مختلف مي‌تواند نتايج متفاوتي داشته باشد. – انجام اين سه مرحله با اتکا به دانش و تجربه فرد و مبتني بر شرايط ميسر مي‌گردد. – دو مرحله بعدي (زمان بندي پروژه و محاسبه جريان نقدينگي و بودجه بندي پروژه) کاملا" محاسباتي و روتين مي‌باشد.
فرآيند برنامه ريزي پروژه – بازاي يک طرح پروژه مشخص مي‌توان با استفاده از روشهاي مشخص هر فردي خواهد توانست تا به نتيجه صحيح دست يابد.
شبكه خريد پمپ 11 خريد پمپ تعريف اقلام قابل تحويل تعريف فعاليتها و مراحل زمانبندي بودجه ريزي PCWBS فهرست هزينه ها تعريف عمليات پروژه نمودار ميله اي FWBS RWBS تعيين مسئولين پروژه شبكه
طراحي و تعريف فهرست فعاليتهاي پروژه
اهداف مرحله طراحي و تعريف فعاليت هاي پروژه تقسيم کل پروژه، به اجزاي کاري کوچکتر و قابل کنترل ايجاد تسلط بيشتر بر محتواي کاري کار پروژه ايجاد امکان تقسيم کل کار پروژه بين تيم يا سازمان اجرايي ايجاد امکان برآورد مقدار منابع مورد نياز براي انجام بخش‌هاي مختلف پروژه ايجاد امکان کشف انحراف پروژه از اهداف، قبل از اتمام آن
فعاليت پروژه تعريف : –فعاليت پروژه عبارت است از اعمال داراي موضوع مشخص كه با انجام آنها مي توان از انجام كل پروژه مطمئن شد. –عبارت است از اعمال حاصل از تقسيم عنوان كلي پروژه ، که با انجام آنها مي توان از انجام کل پروژه مطمئن شد. نكته : ساختار فعاليتها همانند عنوان پروژه مي باشد. –عنوان پروژه = طراحي و ايجاد + زيرساخت فناوري اطلاعات سازمان فعاليت 1 = طراحي و ايجاد + زيرساخت سخت‌افزاري فعاليت 2 = طراحي و ايجاد + زيرساخت شبکه ارتباطي فعاليت 3= نصب و تنظيم + نرم‌افزارهاي سرويس‌دهنده
فعاليت پروژه نکته مهم : –عمل هر فعاليت پروژه بايد به نحوي تعريف و مشخص گردد که زير مجموعه يا جزئي از عمل اصلي پروژه، که در عنوان آن آورده شده باشد. –موضوع يا قلم هر فعاليت پروژه بايد به نحوي تعريف گردد که زير مجموعه يا جزئي از قلم يا موضوع اصلي پروژه، که در عنوان آن آورده شده باشد. –با اين ترتيب مي توان تا حد زيادي از اين که فعاليتهاي تعريف شده، جزئي از کار مورد نظر در کل پروژه مي‌باشد، مطمئن بود.