某醫院醫療資源管理系統專案 計劃 - 電子公文的改善與規劃 姓 名：湯淑娟、林欣儒 班 級：醫管四 B 指導教授：鄭惠珠 實習機構：義大醫院 實習時間： 95 年 06 月 26 日至 95 年 07 月 28 日 義 守 大 學 醫 務 管 理 學 系 學 生 實 習 專 題 報 告

動機及目的 動機  在一般的行政作業中，以人工方式來處理、傳遞公文， 但人工作業有種種缺失，說明了人工的作業方式已不 符時代潮流所需。  醫院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡化，以 期達到提高行政效率的目的。  參與電子公文，以期在目標醫院推動電子公文，盡一 份心力。 目的  藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。  使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡略。  藉由參與至專題，協助目標醫院推動電子公文。

專案目標醫院之簡介 目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學 中心，並以提昇醫療品質、培養卓越文化 做為使命，而完整的電子公文系統應該是 達成這兩項使用的重要基本因素。 而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修 改、測試才五個月不到的時間，至今仍為 測試階段，對於常接觸公文者對於電子公 文系統有許多的期許。

專案製作工具 本專案採用之製作方法主要有兩種，分述 如下：  文獻分析法  一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文相關 資料。  該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文教育 訓練的 Power Point 。  訪談法  訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行 人員，做更深入了解，所得資料正確性、可信度及 全面性也較高。

專案內容

一、紙本公文處理 1.1 流程介紹

1.2 紙本公文使用上困擾 公文傳送時間不易掌控與時效性低。 公文存取及搜尋不便。 加會簽不便。 公文傳送流程不易管理。

二、電子公文 電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工公文 作業轉換為電子化，一切作業（公文編制、傳遞） 皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統稱之。 電子公文從系統來看  公文內容本身。  公文傳送流程。 電子公文對象來看  醫院內部。  醫院外部。 目標醫院的電子公文 : 目標醫院當初在設計電子公 文流程時，是依照紙本公文的傳送流程下去設計 的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒 有任何顯著差異。 2.1 介紹

電子公文的優缺點 優點缺點 針對電子公文系統相對於傳統公 文系統所產生的優勢如下： 公文作業中最複雜的部分為文件 之傳遞及流程的管理，同時也是 電子化作業之困難點所在： 1. 公文傳送時間易於掌控。 1. 文件之傳遞順序。 2. 公文時效性高。 2. 動態新增工作。 3. 公文傳送流程易於管理。 3. 掌握文件狀態。 4. 公文收發方便性好。 4. 幕僚處理文件。 5. 公文遺失率低。 5. 幕僚單位作業流程。 6. 公文保存空間小。 7. 公文存取與搜尋便利性高。 8. 人事成本費用低。 9. 公文加會簽方便。

三、目標醫院 向某區域醫院購置且院方擁有 50 ％向賣方提出客 製化需求。  同是區域醫院。  向廠商購置成本高，且不一定符合需求。 由於是購置，所以並非完全符合目標醫院需求， 所以必須院內逐步修改。  初步之修改由院長室及資訊處負責測試。  即將上線時，再由高階主管參與測試。 過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。  使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。  提出問題與意見，並予以解決、修改。 在實習之初，目標醫院電子公文已有大致上的雛 形，也是之後所稱的「第二版電子公文」。 3.1 第一版電子公文

3.2 電子公文的改善

第二版電子公文

問題與解決方案 問題 1 問題圖示解決方案 流程選項既然都 已經反白，無法 讓使用者使用， 為何不將此項功 能移除。 （ 1 ）雖然此功能已經 反白，無法讓使用者 使用，但由於目前各 大廠商還是有此功能， 因此保留。 （ 2 ）其中轉、呈、會、 退的邏輯判斷，是根 據資訊處在電腦裡頭 所設定的邏輯來判斷。

第二版電子公文

問題與解決方案 問題 2 問題圖示解決方案 要搜尋員工 資料，大都 依員工編號 或員工姓名 查詢，不甚 方便。 資訊處將進行改 善，使員工查詢 更為便利。

第二版電子公文修正

問題與解決方案 問題 3 解決方案 公文審核者要夾帶附加文 件，以傳閱，無相關功能 可支援。 資訊處將進行改善，以提 供相關服務功能。

第二版電子公文修正

問題與建議 問題 1 問題圖示回覆 為何按待審表單， 卻出現所有待審 表單及已完成表 單的畫面。 下階段修改。

問題與建議 問題 2 問題圖示回覆 為何進入收文 附件，卻沒有 任何畫面。 盡速修 改。

問題與建議 問題 3 問題圖示回覆 正常：上：加會簽 者；下：被會簽者， 層級及加會簽者相 同。 異常：上：被會簽 者，層級與加會簽 者不同；下：加會 簽者。 盡速修改。

問題與建議 問題 4 問題圖示回覆 為何在簽核表單 資料夾及拒絕表 單資料夾裡頭的 電子收文單審核 畫面有設置表單 狀態、類別、簽 核狀態，與種類 讓使用者選擇。 因為這兩個畫面 的下面沒有設置 存檔的功能讓使 用者使用，所以 這些功能是無法 產生作用的，不 過還是會在下階 段修改。

問題與建議 建議項目 1 目前現況建議 電子公文傳送流 程。 公文處理人員 → 課長 → 經理 → 公 文處理人員 → 加 會簽給適當單位。 公文處理人員 → 課長 → 經理 → 加 會簽給適當單位。

問題與建議 建議項目 2 目前現況建議 加會簽部分。目前加會簽流 程欄的選項只 有 “ 會 ” 。 加上 “ 否 ” 選項，變成 “ 會 ” 及 “ 否 ” 讓使用者選擇。 特定權限者（經理）審 核過後，只有在加會簽 欄呈現 “ 會 ” 的公文，才 會傳送到指定單位；在 加會簽欄呈現 “ 否 ” 的公 文，不會傳送到指定單 位。

問題與建議 建議項目 3 目前現況建議 電腦判定部分。任何使用者加 會簽，按 “ 存檔 ” 之後，公文將 會傳送到指定 部門。 只有特定權限者 （經理）在按 “ 存 檔 ” 之後，公文才 會傳送到指定部門。 非特定權限者（課 長、公文處理人員） 在按 “ 存檔 ” 之後， 公文不會傳送到指 定部門。

問題與建議 建議項目 4 目前現況建議 電腦判斷部分。公文處理人員 key 意見欄 → 課 長 key 意見欄 → 經理 key 意見欄 → 公文處理人員 加會簽適當單位。 公文處理人員加 會簽 → 課長增減 加會簽單位 → 經 理增減加會簽單 位 → 電腦傳送加 會簽給適當單位。

統整 改善部分保留各大廠商原有功能 建立 Key Word 功能 建立夾帶 “ 傳閱附加文件 ” 功能 尚未改善部分待審表單功能出現錯誤 收文附件功能出現錯誤 加會簽流程出現錯誤 簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄 建議部分建議精簡化電子公文流程

結論 11 項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。  成效：  Key word 功能建立。  夾帶 “ 傳閱附加文件 ” 功能建立。  系統錯誤修正。  電子公文流程精簡化。  其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。 公文管理的發展流程：  紙本公文 → 第一版電子公文 → 第二版電子公文 → 目標醫院電子公文 。 電子公文實行的必要性及急迫性：  更正紙本的缺失：  存取不易。  容易壓文。  收發不便。  容易遺失。  加會簽繁雜。 於 2007 年 3 月 12 日追蹤得知，第二版電子公文已正式上線。

謝謝聆聽 請多指教 感謝院長室與資訊處協助 及指導教授之指導