إدارة مؤسسات المعلومات Management of Information Organizations

توصيف المقرر يقدم مقرر إدارة مؤسسات المعلومات مدخلا للتعريف بالمبادئ والنظريات الأساسية في الإدارة وتطبيقاتها في إدارة المؤسسات المعلوماتية. كما يركز هذا المقرر على الاتجاهات الحديثة في الإدارة واثر استخدام تقنيات المعلومات في الإدارة

أهداف المقرر   التعريف بالمبادئ والنظريات الأساسية للإدارة من حيث التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. زيادة قدرة الطالب على التفكير التحليلي في مجالات التخطيط واتخاذ القرارات والتنظيم والميزانية تأثير المبادئ والنظريات الإدارية على المؤسسات المعلومات وبالذات بالنسبة لتحليل النظم والإدارة

مفردات المقرر التعريف بالإدارة التعريف بالوظائف الإدارية ( التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتنسيق) الاتجاهات الحديثة في الإدارة اثر واستخدامات تقنيات المعلومات في إدارة مؤسسات المعلومات عملية اتخاذ القرارات القيادة الإدارية المشكلات الإدارية في مراكز المعلومات السعودية إدارة الجودة الشاملة في المكتبات

ضوابط المحاضرة الحضور في الموعد المحدد للمحاضرة . التأخير لمرتين يحسب غياب في إحداها . تقديم عذر الغياب في المحاضرة التالية لها مباشرة . يتم احتساب كل غياب بدرجة من مجموع الدرجات الكلي ، وإذا زاد عدد الغياب عن 25% من عدد المحاضرات تعد الطالبة محرومة من المادة . يمنع التحويل من مجموعة لمجموعة أخرى إلا في حالة الضرورة القصوى . وضع الجوالات على الصامت . تقديم التكاليف في الموعد المحدد ( تسلمها بعد الموعد لا يعني قبولها وتصحيحها ) أي تكليف يقدم يكتب بخط Times New Roman (14) على ورق A4 ابيض

مقومات الإدارة

                السوق                   ( Market )  العنصر البشري      Manpower)  ) الأدوات والوسائل    ( Means ) المال (Money) المواد          Materials)) 

                السوق                   ( Market )  _ العنصر البشري        Manpower)  ) _ الأدوات والوسائل    ( Means ) _ المال (Money) _ المواد          Materials))  _

                السوق                   ( Market )  + العنصر البشري        Manpower)  ) + الأدوات والوسائل    ( Means ) + المال (Money) + المواد          Materials)) + 

مفهوم الادارة الإدارة :- هي عملية تجميع عوامل الإنتاج المختلفة من رأس مال ، قوى عاملة ، وموارد طبيعية، والتأليف بينها من اجل استغلالها بفعالية للحصول على الأهداف

تعريف الإدارة توجيه نشاط مجموعة من الأفراد نحو هدف مشترك وتنظيم جهودهم وتنسيقها لتحقيق الهدف "

مجالات الإدارة (1)   الإدارة العامة: وهي التي تتعلق بإدارة شؤون الدولة ومشاريعها. (2)   الإدارة الخاصة: وهي المتعلقة بإدارة المؤسسات الخاصة والتي غالباً ما تهدف إلى تحقيق الربح كالمشاريع التجارية، والصناعية والخدماتية.

العملية الادارية

العملية الإدارية هي النشاطات التي يقوم بها الاداري من اجل تحقيق هدف معين فتميزه عن غيره.  عناصر العملية الإدارية : التخطيط Planning التنظيم Organization التوظيف staffing التوجيه Directing التنسيق Coordination كتابة التقارير Reporting الميزانية Budget

نظريات ( مدارس ) الإدارة تطور الفكر الإداري

تطور الفكر الإداري النظرية الكلاسيكية (Classical Theory): روادها: ماكس فيبر، فردريك تايلور، هنري فايول. أ- النموذج البيروقراطي (البيروقراطية (Bureaucracy: هو نظام مثالي للإدارة، يقوم على القواعد والإجراءات الصارمة (للقضاء على العلاقات الشخصية)، التقسيم الواضح للعمل (كي يسير العمل لابد أن يعرف كل شخص وظيفته) التدرج الهرمي الثابت حتى تكون الترقيات منطقية وواضحة.

تطور الفكر الإداري أركان النموذج البيروقراطي الميكانيكية في الأداء. التدرج الهرمي (الهيراركية): طالما هناك قواعد صارمة فبالتالي بجب أن يوجد نظام واضح للترقية (يحدد عدد السنين والكفاءة (ثبوت قواعد الترقية . تقسيم العمل. الالتزام بالقواعد واللوائح. الموضوعية وعدم ترك أي مجال للعاطفة. المثالية والرشد.

مزية هذا النظام هو تحيق الكفاءة والاتساق في العمل طالما ظللنا متمسكين به وبأركانه فهو نظام ممتاز إذا ما طبق بشكل سليم. عيوب النظرية الكلاسيكية الالتزام الشديد بالقواعد والإجراءات الصارمة. بطء اتخاذ القرارات. عدم التكيف مع التغيير التكنولوجي. من الصعوبة التمسك بالمثالية والرشد بكافة الأوقات

ب- حركة الإدارة العلمية ومن روادها فردريك تايلور. ركزت هذه الحركة على إيجاد العلاقة بين (العامل) والآلة التي يعمل عليها وتقوم على أساس استخدام الأسلوب العلمي في حل المشكلات واتخاذ القرارات في حالة وجود مشكلة في العمل أولاً: لابد من التعرف من المشكلة. ثانياً: التعرف على سبب المشكلة (مما يسهل حلها). ثالثاً: وضع الحلول المناسبة لهذه المشكلة. رابعاً: اختيار الحل المناسب. وأخيراً: تطبيق هذا الحل.

ب- حركة الإدارة العلمية انجاز المدرسة دراسة (الوقت والحركة) أي أنه لتأدية أي عمل تحتاج إلى مجموعة من الحركات تأخذ وقت معيناً؛ وتهدف هذه الدراسة إلى استخدام الأفراد إلى أقصى حد ممكن. عيوبها إغفالها للنواحي الإنسانية. تفرض أن الأفراد يتصرفون بعقلانية ورشد طوال الوقت. التأكيد الزائد على الإنتاجية لتحقيق الربح أدى إلى استغلال المدرين لعمالهم.

ج- المدرسة الوظيفية مبادئ المدرسة الوظيفية: ومن روادها هنري فايول . تركز هذه المدرسة على ما يقوم به المدير من وظائف لتحقيق أهداف المنظمة. مبادئ المدرسة الوظيفية: تقسيم العمل. وحدة الأمر. نطاق الإشراف. السلطة والمسؤولية. مركزية ولا مركزية اتخاذ القرار. التسلسل الإداري. المساواة بين الأفراد. التعاون بين الأفراد. المكافأة.

النظرية السلوكية (Behavioral Theory) من روادها: التون مايو. هذه النظرية اهتمت بالجانب الإنساني في مجال الإدارة بعكس المدرسة الكلاسيكية. وقامت بحركة العلاقات الإنسانية في مجال العمل من خلال تجارب مصانع (هاوثورن) وتوصل إلى: إن ما يؤثر في الإنتاجية ليست النواحي المادي والأجر فقط بل هناك عوامل أخرى. أهم المتغيرات التي تؤثر في حياة الفرد هي النواحي الاجتماعية والإنسانية في العمل. إن الحاجات الإنسانية تشمل: المادية، الاجتماعية (الاجتماع بالغير)، الذاتية (للنفس(

جوانب المدرسة أو النظرية السلوكية الاهتمام بالجانب الإنساني في العمل بجانب العامل المادي. إن استجابة الفرد للعمل تتوقف على مدى إشباع حاجاته المادية والاجتماعية معاً. النظر إلى المنظمة (الشركة – المؤسسة) كوحدة اجتماعية وليست اقتصادية فقط تسعى إلى تحقيق الربح. شجعت التنظيمات غير الرسمية على الظهور.

مدرسة مدخل النظم المنظمة مجموعة من الأنظمة الفرعية (تسويق – إنتاج – تمويل) هذه الأنظمة يقوم كل نظام منها بمجموعة من الوظائف المتخصصة ولكنها جميعاً تهدف في النهاية لخدمة المنظمة كنظام كامل متكامل. أنواع النظم النظام المغلق: وسُميَ بالنظام المغلق لأنه لا يتأثر بالبيئة الخارجية (مثل نظام الصيانة الدورية، فسواء كانت المؤسسة ناجحة أم فاشلة تظل أعمال الصيانة(

التكنولوجيا المستخدمة ( أسلوب العمل ) العاملين. النظام المفتوح مدخل الموقف (Contingency): هو عملية اختيار المدير للمدرسة (النظرية) الخاصة المتناسبة مع الموقف الذي يمر به ومع الأفراد على حسب شخصياتهم. تحديات المشاكل الإدارية مختلفة ومتنوعة ولا يوجد مدخل واحد يساعد في حلها جميعاً. ضرورة استخدام أساليب وحلول إدارية تبعاً للموقف. * أهم المتغيرات الموقفيه البيئة الخارجية. التكنولوجيا المستخدمة ( أسلوب العمل ) العاملين. الأهمية النسبية لكل متغير تتغير بتغير طبيعة المشكلة.

العلاقات الإنسانية مزجت هذه الحركة بين النظرة الإيجابية بالطبيعة الإنسانية والدراسة العلمية للمنظمات الحديثة. اعتمدت الحركة على كل من: بحوث علم الاجتماع، تفاعل الأفراد والجماعات داخل المنظمة. كما أكدت أهمية: القيم (Values)، المرونة (Flexibility). اهتمت الحركة بالجودة/ الخدمة/ سرعة الاستجابة للعميل/ أهمية الأفراد لنجاح المؤسسة

البداية تحديد الغرض أو مهمة المنشأة أو التي يمكن أن نسميها الرسالةMission

Mission Formulation تشكيل الرسالة عندما تريد المنشأة تشكيل رسالتها عليها تحديد عدد من الأمور أهمها: 1- تحديد المنتج الرئيسي ( أو الخدمة الرئيسية ) للمؤسسة. أي ما العمل الذي تؤديه المؤسسة ؟ ( What ). 2-تحديد الجمهور ( أو المكان أو السوق ). أي لمن تؤدي هذا العمل ؟ ( Who ). 3- تحديد الطريقة الرئيسية للمنظمة لإيصال المنتج ( أو الخدمة ) للجمهور المستفيد. أي كيف يؤدي هذا العمل ؟ ( How ). 4- تحديد الأسباب الرئيسية لوجود المؤسسة. أي لماذا وجدت المؤسسة ؟ ( Why ). 5- الاتفاق على نقاط التميز وتفرد المؤسسة. أي ما الذي نتميز ونتفرد به وكيف ننميه ؟ ( Distinctive Competencies ). 6-تحديد القوى الإيجابية التي تدفع المؤسسة للأمام والقوى السلبية التي تمنعها من التقدم. أي ما الذي يحرك المؤسسة؟ ( Driving Forces ).

مواصفات رسالة المؤسسة هنالك مواصفات يجب أن تتصف بها رسالة الشركة أهمها: أن تكون واضحة وسهلة الفهم من قبل الجميع. أن تأتي مختصرة وقصيرة يسهل تذكرها. تصف ما عليه المؤسسة من حيث الـ ( What, Who, how, and Why )

تركز على محور استراتيجي محدد. تعبر عن تميز المؤسسة عن غيرها. واسعة من غير هلامية، محددة من غير تفصيل. تمثل المرجع الدائم للقرارات داخل المؤسسة. تحاكي أعراف / فلسفة / قيم / معتقدات وتقاليد المؤسسة. تعكس معايير قابلة للتحقيق. يتم صياغتها بطريقة تدفع الجميع لتبنيها كرسالة للمؤسسة.

يلاحظ مما سبق الرسالة تمثل المرجع الذي يحكم تصرفات المؤسسة. الرسالة تتمحور حول: من أنا… من هم جمهوري… ماذا أقدم لهم من خدمة… كيف سأقدمها. الرسالة جملة مختصرة لا تتعدى ( 40 ) كلمة. في تشكيلك للرسالة: ابدأ من رؤية معينة..

الرؤية الرسالة مقصد وهدف تصل اليه مثل رؤيتي أن أكون مديره شيء محدد ينتهي فبعد أن تكوني مديره تكون قد انتهت رؤيتك نتيجة تقاس وتحسب كمية تعد وتقاس بالعقل وسيلة الرسالة غير محددة بهدف مثل أن تكون رسالتي أن أعلم الناس شيء لا ينتهي فأنتي تعلمين الناس اتجاه ليس له مقياس نوعية تشعر وتحس غاية

مكتبة جامعة الملك عبد العزيز الرؤية أن تكونَ مكتبةُ جامعةِ الملكِ عبد العزيز مكتبةً محوريةً قياسيةً تقومُ على خدمةِ المجتمعِ الأكاديمي في النطاقِ الجغرافيِ الواسعِ الذي تنتمي إليه. الرسالة دعم العملية التعليمية، ومساندة البحث العلمي عبر إتاحة الوصول إلى مصادر المعلومات بأشكالها وأنواعها المختلفة، لمنسوبي الجامعة والمجتمع.

الأهداف 1 – إتاحة وصول مصادر المعلومات لمنسوبي الجامعة والمجتمع . 2 – تنمية المقتنيات في كافة التخصصات الموضوعية بشكل متوازن . 3 – تنظيم مصادر المعلومات بما يتماشى مع أحدث التقـنينات والوسائل الحديثة . 4 – التطوير المستمر لمنسوبي العمادة . 5 – التعاون مع مرافق المعلومات والجهات ذات العلاقة