مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات فرآيند مديريت پروژه-مرحله برنامه‌ريزي

تخصيص منابع

فرآيند برنامه ريزي پروژه 1.طراحي و تعيين فهرست فعاليتهاي پروژه 2.تعيين تقدم و تاخر انجام فعاليتهاي پروژه 3.تخصيص منابع 4.زمانبندي پروژه 5.محاسبه جريان نقدينگي و بودجه بندي پروژه

فرآيند تخصيص منابع به پروژه تخمين مقدار نياز پروژه به منابع (تقاضا) –تخمين مدت زمان و مقدار بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها –تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها –تخمين نوع و مقدار مواد و ملزومات مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها محاسبه ظرفيت منابع موجود براي انجام پروژه –تعيين مدت زمان موجود براي انجام پروژه (مرحله آغازين) –محاسبه ظرفيت منابع نيروی کار موجود براي انجام پروژه –محاسبه مقدار مواد و ملزومات در دسترس براي انجام پروژه

فرآيند تخصيص منابع به پروژه تعيين نحوه بکارگيری ظرفيت منابع موجود براي تامين تقاضاي پروژه (تخصيص منابع) –تعيين نحوه استفاده از ظرفيت موجود منابع نيروی کار براي انجام فعاليت‌هاي پروژه (تخصيص ظرفيت منابع کاري به فعاليت‌ها) –تعيين نحوه استفاده از ظرفيت موجود منابع مصرفي براي انجام فعاليت‌هاي پروژه (تخصيص ظرفيت منابع مصرفي به فعاليت‌ها)

فعاليت توانمندي 3 توانمندي 2 توانمندي 1 توانمندي J سازمان پروژه زير پروژه 1 زيرپروژه 2 زير پروژه L مواد و ملزومات نيروي انساني تجهيزات نيروي n نيروي 2 نيروي 1 تجهيزX تجهيز2 تجهيز 1 تخصص 3 تخصص 2 تخصص 1 تخصص k فعاليت1 فعاليت 2 فعاليت n1 فعاليت1 فعاليت 2 فعاليت n2 فعاليت1 فعاليت 2 فعاليت n3 قلم 1 قلم 2 قلم z مواد وملزومات نيروي انساني تجهيزات مواد وملزومات نيروي انساني تجهيزات مواد وملزومات نيروي انساني تجهيزات توانمندي O توانمندي 2 توانمندي 1 تخصص 3 تخصص 2 تخصص 1 تخصص W قلم 1 قلم 2 قلم G پيمانکاران ظرفيت منابع موجود پروژه نياز پروژه

تخمين مدت زمان و بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها

تخمين مدت زمان و مقدار بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها عبارتست از : –تخمين مدت زمان مورد نياز براي انجام هر فعاليت –تعيين مقدار بودجه موازنه شده با زمان براي انجام فعاليت تقويم کاري پروژه: –عبارتست کليه اوقات ممکن براي انجام فعاليت‌هاي پروژه –چه وقت‌هايي مي‌توان در پروژه کار فعاليت‌ها را انجام داد؟ –پاسخ: تقويم کاري پروژه –در غير از اوقات تعيين شده در تقويم کاري پروژه، امکان انجام پروژه وجود ندارد.

تخمين مدت زمان و مقدار بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها نکته: –انجام کار پروژه در اوقات تعيين شده در تقويم کاري پروژه، اصطلاحا به کار در اوقات عادي مشهور است. –انجام کار پروژه در اوقاتي خارج از اوقات تعيين شده در تقويم کاري، اصطلاحا به انجام کار در اوقات اضافه، يا اضافه کاري مشهور است.

تخمين مدت زمان و مقدار بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها نتيجه: –پس از مشخص شدن تقويم کاري پروژه، واحدهاي زماني زير در پروژه مشخص خواهد شد: روز کاري: مجموع زمان ممکن جهت انجام پروژه در طول روز –مثال: هر 8 ساعت معادل با يک روز کاري هفته کاري: مجموع زمان ممکن جهت انجام کار در طول هفته –مثال: هر 5 روز کاري معادل با يک هفته کاري معادل با 40 ساعت کار ماه کاري: مجموع زمان‌هاي ممکن جهت انجام کار در طول ماه –مثال: هر 4 هفته کاري معادل با 20 روز کاري معادل با 160 ساعت کار سال کاري: مجموع زمان‌هاي ممکن جهت انجام کار در طول سال

تخمين مدت زمان و مقدار بودجه مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها تخمين مدت زمان انجام فعاليت‌ها –عبارتست از تعيين مقدار زمان مورد نياز جهت انجام هر فعاليت‌، بر اساس واحدهاي زماني تعريف شده در تقويم کاري پروژه (روز کاري، هفته کاري، ماه کاري و....) نکته: تاثير ويژگي‌هاي پروژه بر مدت زمان انجام فعاليت‌ها –مدت زمان مورد نياز جهت انجام هر فعاليت پروژه، مي‌تواند تابعي از نوع و مقدار ويژگي‌هاي تعيين شده براي پروژه باشد.

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها

انجام اين مرحله به زير مراحل زير تقسيم مي‌گردد: –تخمين نوع و مقدار کار نيروي انساني براي انجام فعاليت‌ها –تخمين نوع و مقدار کار ابزار و تجهيزات براي انجام فعاليت‌ها تخمين نوع و مقدار کار نيروي انساني براي انجام فعاليت‌ها –عبارتست از : شناسايي تنوع تخصص‌هاي مورد نياز جهت تکميل هر فعاليت پروژه تعيين حجم کار در هر تخصص مورد نياز جهت تکميل هر فعاليت پروژه –مثال از تنوع تخصص براي انجام فعاليت: طراح سيستم، تجزيه و تحليل‌گر سيستم، برنامه‌نويس، مستندساز و...

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها واحد اندازه‌گيري و بيان حجم کار مورد نياز براي نيروي انساني –معمولا بر اساس حجم کار انجام شده بازاي يک واحد زماني بيان مي‌گردد. –ديمانسيون واحد : عامل انجام دهنده کار × مدت زمان کار –مثال: واحد نفر- ساعت: –مقدار کار يک فرد در يک تخصص معين در هر ساعت واحد گروه – ساعت: –مقدار کار يک گروه در يک تخصص معين در هر ساعت

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها واحد گروه- هفته: –مقدار کار يک گروه در يک تخصص معين در طول يک هفته واحد نفر- هفته: –مقدار کار يک نفر در يک تخصص معين در طول يک هفته واحد نفر- ماه: –مقدار کار يک نفر در يک تخصص معين در طول يک ماه نکته: –پس از تعيين تخصص‌هاي مورد نياز هر فعاليت پروژه، بايد حجم کار مورد نياز در هر تخصص را بر اساس نفر- ساعت يا ساير واحدهاي اندازه‌گيري کار بيان نمود.

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها واحد اندازه‌گيري و بيان حجم کار مورد نياز براي ابزار و تجهيزات –معمولا بر اساس حجم کار انجام شده بازاي يک واحد زماني بيان مي‌گردد. –ديمانسيون واحد : عامل انجام دهنده کار × مدت زمان کار –مثال: واحد ماشين- ساعت: –مقدار کار يک ماشين داراي يک توانمندي معين در هر ساعت

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها واحد ماشين- هفته: –مقدار کار يک ماشين داراي يک توانمندي معين در طول يک هفته واحد ماشين- ماه: –مقدار کار يک ماشين داراي يک معين در طول يک ماه نکته: –پس از تعيين توانمندي‌هاي ابزاري و تجهيزات مورد نياز هر فعاليت پروژه، بايد حجم کار آنها در هر توانمندي را بر اساس ماشين- ساعت يا ساير واحدهاي اندازه‌گيري کار ماشين و ابزار بيان نمود.

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها مثال: –براي انجام فعاليت مهندسي و ايجاد نرم‌افزار بخش توليد نوع و مقدار کار مورد نياز به قرار زير است: تجزيه و تحليل گر سيستم200 نفر-ساعت طراح نرم‌افزار120 نفر-ساعت برنامه‌نويس جاوا900 نفر-ساعت کامپيوتر960 ماشين-ساعت –سئوال: چنانچه قرار باشد فعاليت مذکور در عرض 20 روز کاري (هر روز 8 ساعت کار) انجام پذيرد، در هر تخصص به چند نيرو احتياج داريم؟

تخمين نوع و مقدار کار مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها نتيجه: براي برآورد حجم منابع مورد نياز براي انجام هر فعاليت در عرض مدت زمان مشخص شده بايد –مقدار کار مورد نياز در هر تخصص مورد نياز فعاليت برآورد شود. –بر اساس تعريف روز کاري، حجم کار ممکن توسط يک واحد منبع نيروي انساني(نفر – گروه يا...) در طول مدت زمان تعيين شده محاسبه گردد. –مقدار کار مورد نياز در هر تخصص براي تکميل فعاليت به مقدار کار ممکن بازاي يک واحد نيروي انساني، تقسيم گردد.

منابع مستقل و منابع وابسته در پروژه‌ها منابع وابسته: –عبارتند از آن دسته از منابع پروژه، که استفاده از آنها در هر فعاليت به معناي لزوم استفاده از ديگر منابع در همان فعاليت خواهد بود. منابع مستقل: –عبارتند از منابعي که در اثر استفاده از آنها لزوم استفاده از منابع ديگري مطرح نمي‌باشد.

منابع مستقل و منابع وابسته در پروژه‌ها نتيجه: وابستگي ابزار و ماشين آلات به نيروي انساني –در بسياري از اوقات، استفاده از ماشين و ابزار، وابسته به استفاده از منابع نيروي انساني يا تخصص‌هاي ناشي از آن مي‌باشد. –مثال: استفاده از برنامه‌نويس در يک فعاليت به معناي لزوم استفاده از کامپيوتر استفاده از نرم‌افزاري گرافيکي به معناي لزوم استفاده از کامپيوتر نتيجه: –عنوان منابع مورد نياز در هر فعاليت پروژه، مستقل از ديگر منابع در نظر گرفته شده در آن نمي‌باشد.

تخمين نوع و مقدار مواد و ملزومات مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها

انجام اين مرحله به زير مراحل زير تقسيم مي‌گردد: –تعيين نوع مواد و ملزومات مصرفي مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها –تخمين مقدار مواد و ملزومات مصرفي مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها يادآوري: –مواد و ملزومات در پروژه‌ها، از نوع منابع تجديد ناپذيرند. –مواد و ملزومات مصرف مي‌گردند و امکان استفاده مجدد از آنها وجود ندارد. –نيروي انساني و ابزار و تجهيزات، از نوع منابع تجديد پذير بوده و امکان استفاده مجدد از آنها وجود دارد.

تخمين نوع و مقدار مواد و ملزومات مورد نياز براي انجام فعاليت‌ها نکته: –در تخمين مقدار و حجم مواد و ملزومات مصرفي مورد نياز، از واحد متناسب با هر قلم استفاده مي‌گردد. –براي تخمين مقدار نياز به نيروي انساني يا ابزار و تجهيزات از واحد کار مورد نياز، که بر مبناي واحدهاي نفر-ساعت يا ماشين- ساعت بيان مي‌گردد، استفاده گرديد. –نتيجه: واحد بيان مقدار نياز به اقلام و ملزومات مصرفي، بسته به نوع آن متفاوت بوده و براي همه يکسان نيست. (بر خلاف نيروي انساني يا ابزار و تجهيزات)

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه

هدف: –عبارتست از تعيين ظرفيت و حجم کار قابل عرضه توسط منابع نيروي انساني و تجهيزاتي موجود در پروژه نکته: –در مراحل قبل، مقدار نياز فعاليت‌هاي پروژه به منابع نيروي انساني، تجهيزات و ملزومات مصرفي اندازه‌گيري شد. –در اين مرحله، ظرفيت انجام کار توسط منابع نيروي انساني و تجهيزاتي موجود در پروژه معين مي‌گردد.

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه پارامترهاي اصلي در تعيين مقدار ظرفيت کاري منابع انساني و تجهيزاتي پروژه: –تعداد منابع انساني يا تجهيزاتي موجود در پروژه –تعداد تخصص‌هاي هر نيروي انساني موجود پروژه –تعداد توانمندي‌هاي هر تجهيز موجود پروژه –اوقات کاري هر منبع انساني يا تجهيزاتي موجود پروژه عبارتست از مجموعه اوقاتي که هر نيروي انساني يا تجهيز موجود در پروژه امکان عرضه و انجام کار براي پروژه را دارد.

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه واحد اندازه‌گيري ظرفيت کاري منابع نيروي انساني و تجهيزاتي پروژه –همان واحدهاي تعريف شده و مورد استفاده در مرحله اندازه‌گيري و تعيين مقدار نياز فعاليت‌هاي پروژه به نيروي انساني و تجهيزات مي‌باشد. (نفر- ساعت، ماشين ساعت و...) –معمولا براي بيان ظرفيت کاري تجهيزات پروژه از ماشين-ساعت، و براي بيان ظرفيت کاري نيروي انساني از نفر-ساعت استفاده مي‌گردد. وجود تخصص‌هاي مختلف در هر نيروي انساني موجود –هر نيروي انساني موجود در پروژه، مي‌تواند داراي تخصص‌هاي مختلفي باشد.

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه وجود توانمندي‌هاي مختلف در هر تجهيز و ابزار موجود –هر تجهيز يا ابزار مورد استفاده در پروژه مي‌تواند داراي توانمندي‌هاي متفاوتي جهت استفاده در پروژه باشد. –مثال: کامپيوتر قابليت محاسبه و پردازش قابليت انتقال و کنترل داده‌ها قابليت ذخيره و بازيابي داده‌ها قابليت بکارگيري بعنوان وسيله اندازه‌گيري....

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه نتيجه: –هر نيروي انساني مي‌تواند تخصص‌هاي مختلف مورد نياز در هر فعاليت، يا مجموعه‌اي از فعاليت‌ها را پوشش دهد. –هر ابزار يا تجهيز مي‌تواند توانمندي‌هاي مختلف مورد نياز تجهيزاتي مورد نياز در هر فعاليت، يا مجموعه‌اي از فعاليت‌ها را پوشش دهد. نتيجه: –هر چه تعداد توانمندي‌هاي هر تجهيز يا تخصص‌هاي هر نيروي انساني موجود در پروژه بيشتر باشد، مي‌توان انتظار داشت که تعداد نيروي انساني يا تجهيزات مورد استفاده در پروژه کمتر باشد.

تعيين نوع و محاسبه ظرفيت منابع کاري موجود براي پروژه نتيجه: –تعداد کمتر نيروي انساني يا تجهيزات مورد استفاده در پروژه، منجر به کاهش يافتن هزينه‌هاي پروژه خواهد شد.