Setting Priorities and Introduction to Planning تنظیم نمودن اولویت ها ومعرفی به پلان گذاری LTC Forest S. Kim دگرمن فوریست کیم MAOL, MBA, MHA, PhD, FACHE Armed Forces Academy of Medical Sciences Executive Leadership Series اکادمی علوم طبی قوای مسلح ردیف رهبریت اجرایی

Lesson Description تشریح درس In this lesson, you will learn: دراین درس شما یاد خواهد گرفت – To classify your daily tasks into four categories using the Time Management Matrix اگر وظایف شما در چهار طبقات تقسیم گردد باید استفاده از منیجمینت متریکس استفاده گردد – Understand the importance of setting priorities and planning فهمیدن اهمیت و تنظیم نمودن اولویت ها و معرفی به پلان گذاری – Learn about a planning tool to assist with keeping track of and accomplishing your main goals اموختن به افزار پلان گذاری که کمک کننده به انجام رساندن هدف شما میباشد

Things which matter most must never be at the mercy of things which matter least. - Goethe از اسباب قیمتی قربانی داده نمی توانیم از ان اسباب که به قیمت کم باشد - جوید

Time Management Matrix متریکس نماینده اداره وقت Urgent عاجل Not Urgent غیر عاجل Important مهم I اول Ii دوم Not Important غیر مهم III سوم Iv چهارم Reference: Adapted from Covey, 1989

Time Management Matrix ماتریس اداره وقت Urgent ضروری Not Urgent غیر ضروری Important مهم I اول Activities: فعالیت Crises حالت وخیم Pressing Problems فشردن مشکلات Ii دوم Activities: فعالیت Prevention ممانعت Planning پلان گیری Not Important غیر مهم III سوم Activities: فعالیت Interruptions مزاحمت Some mail, some phone calls, some meetings بعضی ایمل ها،زنگ تلیفون،یا بعضی جلسات مزاحمت می نمایید Iv چهارم Activities: فعالیت Busy work مصروف کار Some mail, some phone calls, some meetings مصروف کاربعضی ایمل ها،زنگ تلیفون،یا بعضی جلسات Reference: Adapted from Covey, 1989

Time Management Matrix ماتریس اداره وقت UrgentNot Urgent Important I Activities: Crises Pressing Problems II Activities: Prevention Planning Not Important III Activities: Interruptions Some mail, some phone calls, some meetings IV Activities: Busy work Some mail, some phone calls, some meetings Reference: Adapted from Covey, 1989

Teaching Points نکات تدریسی From the Time Management Matrix, we learn: از ماتریس اداره وقت ما اموختیم : – There are several things that compete for our time اینجا بعضی اشیا است که به وقت ماوشما رقابت مینمایید – If we are not careful, we can spend most of our time on things that are urgent, but not important اگرما نگران نه باشیم، میتواند وقت زیاد خودرا دربعضی کارهای غیرعاجل به مصرف برسد،اما کارهای مهم نمی باشد. – We need a way to plan for important tasks that are not urgent to help keep us on track ما نیاز داریم که یک راه خوب پلان گیری را برای وظایف مهم داشته که ضروری نمی باشد اما میتواند که وظایف خود را از این دنبال نماییم Next, we’ll learn about a tool that can assist us in accomplishing important, but non-urgent tasks در قدم دوم ما در رابطه به افزارمی اموزیم که همین افزار کمک کننده به انجام رساندن وظایف مهم میباشد،اما وظایف غیر عاجل میباشد Reference: Adapted from Covey, 1989

Project Tracking Tool افزار دنبال کننده پروژه Identifies the main areas of your operation شناسای نکات مهم عملکرد Identifies the title of the project معرفی عنوان پروژه Provides a brief description of the proj ect تهیه نوت مختصر و تشریح پروژه Identifies who is the main point of contact for the project شناسای اشخاص مربوطه به پروژه Sets a time limit for when the project should be completed اختمام وقت پروزه را تکمیل که چی وفت خلاص خواهد شد Lists key tasks required to accomplish the project لست نمودن وظاف مهم کلیدی پروژه Provides an update on the project (see next slide) تهیه تجدید بالای پروژه Gives the date when the last update was made دادن وقت اخرین تحدید پروژه

Project Tracking Tool افزار دنبالی پروژه You can use colors to quickly communicate the overall status of the project: شما از رنگ ها برای ارتباطات تمامی پروژه استفاده کرده میتوانید Green: Project is on-track and near completion سبز : پروژه تحت دنبال میباشد و نزدیک تکامل است Yellow: Project is in-progress but not near completion زرد : پروژه در حال کار می باشد اما نزدیک به تکامل نیست Red: Project has not started, has little progress, or is facing an obstacle(s) that requires command attention سرخ : پروژه شروع نشده است ،کمی کار صورت گرفته ویا روی به رداع است اما به وظایف خود باید توجه داشته باشد Status LTC Winters 1 Dec, awaiting response to follow up on taskers from pre-validation survey AFAMS leadership working implementation plan with input from advisors; will schedule plan brief to MG Wardak Competency spreadsheet distributed; meeting w/ ANA, ANP & ANASOC reps this week to determine competencies Lectures built and translated into Dari Awaiting info from Dr.Davis, gathering POIs from Red Cross/Crescxent

Lesson Summary There are many things that distract us from accomplishing the most important things in our personal and work lives اینجا بعضی از اشیا است که مارا از انجام داده وظایف مهم ممانعت می نمایید در زندگی شخصی و هم دروقت رسمی کاری We can increase the probability of accomplishing the important things by setting priorities and planning well ما احتمالات مهم را میخواهیم برای وظایف مهم را انجام داده اما توسط حق اولیت و به پلان ریزی خواهد توانست We learned a tracking tool that can help us achieve the most important projects by describing these projects, identifying the action officers, setting deadlines, and tracing the progress of key tasks ودیگر مااز افزار ها دنبالی یادگرفتیم که به ما کمک مینماید تا پروژه های مهم را تشریح کرده بتوانیم،و تعارف کنش افسر را انجام داده،تنظیمات تاریخ اخرین،و ردیابی از وظایف کلیدی پیشرفتی.

References Covey, S. (2004). The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. New York: Simon & Schuster. Covey, S., Merrill, A. R., & Merrill, R. R. (1994). First Things First: to live, to love, to learn, to leave a legacy. New York: Simon & Schuster.