“Single Window” Concept: of Trade Facilitation and Kiev, 18 October 2011 “Single Window” Concept: a Key Tool of Trade Facilitation and Proper Management Mario Apostolov, Regional Adviser for Trade of UN EEC mario.apostolov@unece.org

PROBLEM: . One Foreign trade operation requires filling in of ≈ 40 documents with repeated information => The procedure and documents require simplification and decrease of their quantity ▼ “Single Window” (SW) is a system enabling all the players of the foreign economic activity to provide the required information simultaneously, to one place, in a standard form and to one and the same agency. Recommendation # 33 of UN EEC: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec33/rec33_trd352r.pdf ПРОБЛЕМА – Для осуществления одной внешнеторговой операции разные агентства по контролю требуют около 40 документов с часто повторяющимися данными => Упрощение и сокращение процедур торговли и документооборота Согласование с международными стандартами Компьютеризация процессов ▼ “Единое окно” - система, позволяющая всем участникам в торговле и транспорте предоставлять информацию, требуемую контролирующими органами для осуществления импортных, экспортных и транзитных операций, только в одном месте, в единой форме и одному агентству Выгоды: Для органов власти Эффективное распределение ресурсов Лучшая собираемость пошлин и налогов Больше содействия со стороны бизнеса Улучшение безопасности (на основе анализа рисков) Меньше коррупции, больше прозрачности Для частного бизнеса Снижение затрат благодаря сокращению времени подготовки документов Товары освобождаются быстрее Предсказуемое и эффективное объяснение и применение правил Больше прозрачности 2

“Single Window” (Fig. 33) on the state level Trade operators and control bodies may physically be present in various places, but the information flows between them are connected Recommendation and Guidelines prepared at the ITPWG of UN/CEFACT were adopted in June 2004. This figure presents one of the models of a SW system operated through a “single authority”. The Guidelines describe other possible models.

“Single Window” Advantages Organisational and Political Instrument For governmental bodies – an instrument of proper management Efficient distribution of resources Better collectability of duties and taxes More assistance from business Security improvement (on the basis of risk analysis) Lesser corruption For private business – efficiency Cost cutting due to reduction of the document preparation time Faster goods production Predictable and efficient explanation and application of rules More transparency 4

On the level of port servicing system ОТ К СЛУЖБА ЗДОРОВЬЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПОРТА ТАМОЖНЯ ОТПРАВИТЕЛЬ ПЕРЕВОЗЧИК ПОГРУЗЧИК ВЛАДЕЛЕЦ ПРИСТАНИ ТАМОЖЕННыЙ БРОКЕР АГЕНТ ТРАНСП. КОМПАНИИ ПОЛУЧАТЕЛЬ 1 АДМИНИСТРАЦИЯ ПОРТА ТАМОЖНЯ ОТПРАВИТЕЛЬ СЛУЖБА ЗДОРОВЬЯ ПЕРЕВОЗЧИК ПОГРУЗЧИК ВЛАДЕЛЕЦ ПРИСТАНИ ТАМОЖЕННыЙ БРОКЕР АГЕНТ ТРАНСП. КОМПАНИИ ПОЛУЧАТЕЛЬ FCPS A heap of papers 30% of mistakes Clearance ≈ 4-5 days The processes of customs, export, import, etc. – all together; the documents are filled/filed at the same time, clearance ≈ 1 hour

Port Information Servicing System Before it was on the whole state level: Form a favourable legislative base Provide for the agencies’ information systems interaction the basis of international standards Provide for political will and framework of implementation

Trade Information Flows G 2 G B 2 G B 2 B

Functions of the Port Information Servicing System Ship/voyage processing Import Export Customs Declaration Import Customs Declaration / Export Certificates Reloading (from one kind of transport to another) Road/ railway transportation Hazardous cargoes Shipping statistics

VIKING Project Train KLAIPEDA─ MINSK─ KIEV─ ODESSA (ILYICHEVSK)

ИМО-ФАЛ данные Certificate Customs data Railway data Road transportation data ИМО-ФАЛ данные

Two lines of work: ~80% of work: negotiations Political Line Form the political will Prepare the concept and the project feasibility study Nominate the leading agency (e.g. customs house) Harmonise policy Technical Work Data correlation Develop the SW electrical system Correlate it with international standards Interagency ManagementGroup ~20% technical work Interagency Technical Group

Master Plan (1) General management direction for all agencies Inquiry / consultation of business Development of initial concept Business processes analysis Decision of SW extention Determination of financing sources Determination of the leading and executive organisations+ coordinator (both organisation and person) Organisation of interagency: (а) project management group; (b) group of technical experts Analysis of legal issues (Rec. # 35) Feasibility study (О) Аргументированный запрос со стороны бизнес сообщества в правительство подавать сведения, которые требуются для осуществления торговых операций, только один раз, в одном месте и одному агентству. Этот этап можно считать пройденным в Узбекистане в связи с тем что Торгово-промышленная палата Республики Узбекистан заявила свой интерес в создание системы «единого окна» для очистки экспорта и импорта. Создать межведомственную группу. Этот этап также можно считать пройденным с созданием Межведомственной рабочей группы по изучению опыта механизмов «единого окна» и по разработке концепции внедрения «единого окна». Эта группа учреждена под руководством Министерства внешнеэкономических связей, но включает разные агентства по контролю внешнеторговой деятельности плюс бизнес. Необходимо только чтобы все остающие агентства, такие как пограничная полиция и Министерство здравоохранеия, были включены в работу. Разработка изначальной концепции "единого окна“ - краткого справочного документа на основе предварительного исследования. Концепцию должна создать Межведомственная группа в сотрудничестве с Торгово-промышленной палатой, которая будет участвовать в осуществлении проекта. Как в других странах, предлагается основывать концепцию на Рекомендацию 33 и других рекомендаций и стандартов ЕЭК ООН и на анализе процессов внешней торговли в Узбекистане. На этом этапе очень важно выделить выгоды от «единого окна» для органов власти и для бизнеса в плане повышения эффективности и безопасности, сокращения времени для освобождения товаров и улучшения прозрачности; анализ стоимости и выгод (cost-benefit analysis), в том числе для контроля и безопасности Необходимо также выявить как создание «единого окна» соответствует общим приоритетам экономического развития страны, такие как привлечение технологий и модернизация, а также содействие развитию экспорта. Решение о целесообразности создания "единого окна“ - принимается совместно между государством и торговыми кругами на основе концепции. Решение должно учитывать анализ потребностей и техническую оценку, а также как финансировать технико-экономическое обоснование. Анализ бизнес процессов – необходимо просмотреть следующие вопросы - как протекает процесс контроля грузовых и информационных потоков, какие процессы можно совместит? Какие процессы можно совместить, какие лишние, существует ли комплексное управление контроля грузов на границе? Что уже сделано, например по электронному декларированию и по совмещению подачи информации и документов разным организациям)? Анализ бизнес процессов должен привести к рекоммендациям по реконструкции этих процессов и к их адаптированию к требованиям функционирования „единого окна”. Анализ участников и пользователей системы: таможня, Министерство Внешнеэкономических всязей (МВЭС), Министерство сельского хозяйства, Министерство внутренних дел, частные компании и т.д. Какой будет эффект внедрения «единого окна» для всех организаций в системе: таможни, МВЭС, инспекционных служб (фитосанитарная, здравоохранения, технических стандартов и т.д.), пограничной полиции, частного бизнеса, внешнеторговых компаний, таможенных брокеров, экспедиторов и транспортировщиков и т.д. Принять решение об охвате единого окна. Будет ли система ограничиваться до подачи информации от бизнеса в государственные агентства (B2G) и охватит обмен информацией между агентствами (G2G) или также охватит и обмен информацией между агентствами (B2B)? Какие агентства, какие процессы и какие документы будут охвачены? Интегрировать только потоки информации или также процесс контроля за потоками товаров? Будет ли система охватывать только подачу информации/формуляров или также публикацию законов и процедур и очистку этих формуляров? Возможно начать с одним процессом, например с экспортом (как в Швеции) или с лицензированием (как в Македонии), с одним видом транспорта (напр. с железнодорожным транспортом) и следовать постепенный подход: шаг за шагом. Замечание: этот вопрос можно оставить для решения после завершения технико-экономического обоснования. Возможный первый шаг: сбор всех документов в одном месте: “Formular Server” www.zoll.de Определить источники финансирования – для всего проекта (между 1 и 10 млн долларов США по публикации ЕЭК о моделей “единого окна”) Принять решение о том кто будет: Ведущей организацией проекта, напр. МВЭС Исполняющей организацией проекта, напр. Государственный Таможенный Комитет в сотрудничестве с Торгово-промышленной палатой Узбекистана Создать межведомственный механизм управления: Учредить группу по управлению проектом (высокопоставленные представители основных учреждений, которые будут участвовать) Учредить целевую группу с участием технических специалистов и менеджеров для организационно-практической работы по линии проекта. Анализ юридических вопросов по отношению к созданию “единого окна” достичь соглашение между вовлеченными агентствами Защита данных Доступ до информации и обмен данными между агентствами Сохранение данных Судебная ответственность Равная юридическая сила бумажных и электронных документов Права интеллектуальной собственности Разрешение споров На этой основе необходимо четко указать, необходимо ли изменить что-нибудь в законодательстве? Проведение технико-экономического обоснования (ТЭО). В нем необходимо более четко определит: сферу охвата единого окна, потребности, возможные сценарии, этапы, пробные варианты осуществления, издержки при разных сценариях, выгоды, риски, сроки и управленческую стратегию. Как правило, ТЭО подготовит внешний эксперт. Какие темы охватить в ТЭО? Какие процессы будут охвачены? Анализ бизнес процессов. Какие документы будут охвачены? Создание рабочего плана на основе ТЭО (что сделать и где?) Опять может подготовить внешний эксперт. Начать техническую работу: необходимо согласовать данные, которые требуются разными агентствами. Это – ключевой технический вопрос создания единого окна. Необходимо согласовать между агентствами, между агентствами и частными операторами и между странами на основе международных стандартов и кодов. Создать модель данных для обмена данными. Выбор/создание програмной архитектуры для системы обмена данных Анализ нынешней системы и материальной базы Архитектура „единого электронного окна” Возможности связи „единого окна” с др. системами: обработки таможенных данных, комплексного управл. границей и т.д Создать компъютерный „центр”, который будет управлять коммуникации и переправлять сообщения Преобразование, сохранение и извлечение данных и документов Интегрирование потока сообщений и процессов декларирования Используя веб портал Наблюдение и рекомендации для улучшения бизнес деятельности Коммуникационная стратегия. Бизнесу также необходимо некоторое время, чтобы адаптироваться к системе единого окна. Поэтому им необходимо объяснить видение, цели, выгоды и технические системы единого окна. 12 12

Master Plan (2) Working plan on feasibility study basis Standardisation and correlation of data Data model Diagram of data flows (B2G, G2G, G2B) Technical infrastructure, model and administration of the project Plan of configuration control Plan of risk management Plan of transition to new system operation Plan of training Communication strategy Аргументированный запрос со стороны бизнес сообщества в правительство подавать сведения, которые требуются для осуществления торговых операций, только один раз, в одном месте и одному агентству. Этот этап можно считать пройденным в Узбекистане в связи с тем что Торгово-промышленная палата Республики Узбекистан заявила свой интерес в создание системы «единого окна» для очистки экспорта и импорта. Создать межведомственную группу. Этот этап также можно считать пройденным с созданием Межведомственной рабочей группы по изучению опыта механизмов «единого окна» и по разработке концепции внедрения «единого окна». Эта группа учреждена под руководством Министерства внешнеэкономических связей, но включает разные агентства по контролю внешнеторговой деятельности плюс бизнес. Необходимо только чтобы все остающие агентства, такие как пограничная полиция и Министерство здравоохранеия, были включены в работу. Разработка изначальной концепции "единого окна“ - краткого справочного документа на основе предварительного исследования. Концепцию должна создать Межведомственная группа в сотрудничестве с Торгово-промышленной палатой, которая будет участвовать в осуществлении проекта. Как в других странах, предлагается основывать концепцию на Рекомендацию 33 и других рекомендаций и стандартов ЕЭК ООН и на анализе процессов внешней торговли в Узбекистане. На этом этапе очень важно выделить выгоды от «единого окна» для органов власти и для бизнеса в плане повышения эффективности и безопасности, сокращения времени для освобождения товаров и улучшения прозрачности; анализ стоимости и выгод (cost-benefit analysis), в том числе для контроля и безопасности Необходимо также выявить как создание «единого окна» соответствует общим приоритетам экономического развития страны, такие как привлечение технологий и модернизация, а также содействие развитию экспорта. Решение о целесообразности создания "единого окна“ - принимается совместно между государством и торговыми кругами на основе концепции. Решение должно учитывать анализ потребностей и техническую оценку, а также как финансировать технико-экономическое обоснование. Анализ бизнес процессов – необходимо просмотреть следующие вопросы - как протекает процесс контроля грузовых и информационных потоков, какие процессы можно совместит? Какие процессы можно совместить, какие лишние, существует ли комплексное управление контроля грузов на границе? Что уже сделано, например по электронному декларированию и по совмещению подачи информации и документов разным организациям)? Анализ бизнес процессов должен привести к рекоммендациям по реконструкции этих процессов и к их адаптированию к требованиям функционирования „единого окна”. Анализ участников и пользователей системы: таможня, Министерство Внешнеэкономических всязей (МВЭС), Министерство сельского хозяйства, Министерство внутренних дел, частные компании и т.д. Какой будет эффект внедрения «единого окна» для всех организаций в системе: таможни, МВЭС, инспекционных служб (фитосанитарная, здравоохранения, технических стандартов и т.д.), пограничной полиции, частного бизнеса, внешнеторговых компаний, таможенных брокеров, экспедиторов и транспортировщиков и т.д. Принять решение об охвате единого окна. Будет ли система ограничиваться до подачи информации от бизнеса в государственные агентства (B2G) и охватит обмен информацией между агентствами (G2G) или также охватит и обмен информацией между агентствами (B2B)? Какие агентства, какие процессы и какие документы будут охвачены? Интегрировать только потоки информации или также процесс контроля за потоками товаров? Будет ли система охватывать только подачу информации/формуляров или также публикацию законов и процедур и очистку этих формуляров? Возможно начать с одним процессом, например с экспортом (как в Швеции) или с лицензированием (как в Македонии), с одним видом транспорта (напр. с железнодорожным транспортом) и следовать постепенный подход: шаг за шагом. Замечание: этот вопрос можно оставить для решения после завершения технико-экономического обоснования. Возможный первый шаг: сбор всех документов в одном месте: “Formular Server” www.zoll.de Определить источники финансирования – для всего проекта (между 1 и 10 млн долларов США по публикации ЕЭК о моделей “единого окна”) Принять решение о том кто будет: Ведущей организацией проекта, напр. МВЭС Исполняющей организацией проекта, напр. Государственный Таможенный Комитет в сотрудничестве с Торгово-промышленной палатой Узбекистана Создать межведомственный механизм управления: Учредить группу по управлению проектом (высокопоставленные представители основных учреждений, которые будут участвовать) Учредить целевую группу с участием технических специалистов и менеджеров для организационно-практической работы по линии проекта. Анализ юридических вопросов по отношению к созданию “единого окна” достичь соглашение между вовлеченными агентствами Защита данных Доступ до информации и обмен данными между агентствами Сохранение данных Судебная ответственность Равная юридическая сила бумажных и электронных документов Права интеллектуальной собственности Разрешение споров На этой основе необходимо четко указать, необходимо ли изменить что-нибудь в законодательстве? Проведение технико-экономического обоснования (ТЭО). В нем необходимо более четко определит: сферу охвата единого окна, потребности, возможные сценарии, этапы, пробные варианты осуществления, издержки при разных сценариях, выгоды, риски, сроки и управленческую стратегию. Как правило, ТЭО подготовит внешний эксперт. Какие темы охватить в ТЭО? Какие процессы будут охвачены? Анализ бизнес процессов. Какие документы будут охвачены? Создание рабочего плана на основе ТЭО (что сделать и где?) Опять может подготовить внешний эксперт. Начать техническую работу: необходимо согласовать данные, которые требуются разными агентствами. Это – ключевой технический вопрос создания единого окна. Необходимо согласовать между агентствами, между агентствами и частными операторами и между странами на основе международных стандартов и кодов. Создать модель данных для обмена данными. Выбор/создание програмной архитектуры для системы обмена данных Анализ нынешней системы и материальной базы Архитектура „единого электронного окна” Возможности связи „единого окна” с др. системами: обработки таможенных данных, комплексного управл. границей и т.д Создать компъютерный „центр”, который будет управлять коммуникации и переправлять сообщения Преобразование, сохранение и извлечение данных и документов Интегрирование потока сообщений и процессов декларирования Используя веб портал Наблюдение и рекомендации для улучшения бизнес деятельности Коммуникационная стратегия. Бизнесу также необходимо некоторое время, чтобы адаптироваться к системе единого окна. Поэтому им необходимо объяснить видение, цели, выгоды и технические системы единого окна. 13 13

Building the System Step by Step Data model Developing electronic documents Analysis and simplification of data Analysis of data in the document Simplification of documents Simplification of paper documents UNNEXT Analysis and facilitation of business processes Understanding and facilitating of business processes

Steps and Participants in Analysis of Business Processes (ABP)

Findings of Business Processes Analysis Integrated chain of supplies Competitiveness as trade efficiency Facilitation of trade processes ASTRAL TUNISIA, Painting industry had either to adapt to requirement made by EU customer or disappear. They decided to manage the change process by doing a business and modelling approach to improve inventory and delivery times. TF allows to reduce frictions in international trade

Package of UN EEC Recommendations “Single Window” Standards and Data Harmonisation: Single Window – Rec. # 33 http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec33/rec33_trd352r.pdf Data Harmonisation – project Rec. # 34: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec34/ECE_TRADE_C_CEFACT_2010_13R_r1.pdf UN Trade Data Elements Directory UNTDED http://www.unece.org/fileadmin/DAM/trade/untdid/UNTDED2005.pdf WTO Data Model (subset UNTDED) Core Components Single Window Legal Issues - Rec. # 35 http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec35/Rec35_october2010_REV2_Final_Russian.pdf 7-8.04.2011, Moscow, Conference=> presentation and 3 studies: www.unece.org/trade/workshop/2011_Moscow/welcome.html

Rec. # 34: harmonization of data – what for? Eliminate excess requirements to data and documents Organise “Single Window Provide for possibility of electronic data exchange Steps of harmonization: Collection Name and classify the data elements required by agencies Determination Determine the information transferred by the given element Analysis Compare corresponding names and definitions Coordination Agreement on using one name, one definition, one classification (code) 18

Why is coordination with international standards required? There 8 cities with the name of Odessa in the world: USA: US ODF (FL) Canada: US ODG (MO) CA ODE (ON) US ODS (NY) US OSD (TX) Ukraine: US ZGY (DE) UA ODS US ZOA (NE) …try to send a container with the use of electronic exchange of information to Odessa, Canada, without UN/LOCODE The second column is the country subdivision code.

Collection, Definition, Analysis, Coordination HARMONISATION STANDARDISATION Collected at the present stage are: Port of unlading Port of unloading US Port of unlading US Port of unloading Foreign Port of unlading Foreign Port of unloading From WCO Data Model: Place of discharge, Code in (UNTDED): 3225 Port of Unloading Codes of Ports 4-digit US own 5 -digit Schedule ‘K’ CA - own MX - own UN LOCODE Recommendation # 16 UN EEC 20 20

Collection, Definition, Analysis, Coordination HARMONISATION STANDARDISATION Collected at the present stage are: Port of unlading Port of unloading US Port of unlading US Port of unloading Foreign Port of unlading Foreign Port of unloading From WCO Data Model: Place of discharge, Code in (UNTDED): 3225 Port of Unloading Codes of Ports 4-digit US own 5 -digit Schedule ‘K’ CA - own MX - own UN LOCODE Recommendation # 16 UN EEC 21

Drill in 9 documents data harmonisation: FAL (7) + CMR + UAD

Harmonisation of 3 documents data 142 elements Set of 299 data elements 7 forms, IMO FAL collect 110 elements UAD 47 elements CMR Required 142 + 110 + 47 = 299 data elements 23

Harmonisation of 3 documents data 64 elements Standard set of data in 9 documents 119 Data elements 7 forms, IMO FAL harmonised Data standardisation and harmonisation 16 elements-2 Transit Declaration 47 elements-9 CMR Standardisation and harmonisation may decrease the set of required elements from 299 down to 119 24

UNTDED semi-structured standard 25

UNLK & TDED (mapping) UID Name Definition Repr. Mapping 3246 Consignment.Delivery Location.Text The place at which the cargo leaves the custody of the carrier under the terms and conditions of the transport contract an..256 UNLK: L 26, P 27-44 UID Name Definition Repr. Mapping Coded 3247 Consignment.Delivery Location.Identifier To identify the place at which the cargo leaves the custody of the carrier under the terms and conditions of the transport contract an..35 UNLK: L 25, P 36-44 UN Locode 26 26

Rec. # 35: where in creating UO may legal problems arise Are/is there any: 1) Laws on electronic signatures; el. commerce; el. government; data protection? 2) Requirements of industry legislation to use special codes? 3) Requirements to submit (paper) originals? 4) Equality between electronic and paper documents? Analise laws and by-laws. Propose corrections and amendments to legislation. Interagency agreements of data exchange

www.unece.org/trade & www.unece.org/cefact THANK YOU! MARIO APOSTOLOV Regional Adviser, UNEEC, Trade Department Palais des Nations, Room 431 CH-1211 Geneva 10, Switzerland tel.: +41 22 9171134 fax: +41 22 9170037 e-mail: mario.apostolov@unece.org www.unece.org/trade & www.unece.org/cefact