Developing Policy and Procedure Management System إعداد برنامج سياسات وإجراءات العمل 8 Safar February 2007 HERA GENERAL HOSPITAL

Establishing a Policy and Procedure Monitoring System and Database تَأسيس نظام مراقبة السياسات والإجراءات وقاعدةَ البيانات by Ms. Dorothy W. Brown

Policy and Procedure Monitoring System نظام مراقبة السياسات والإجراءات

Tracking of Policies تتبع السياسات Encoding, Formatting & Editing Author Signature For Review and Notation Department Head/Committee Concerned For Review and Approval of PPR Comm. إدخال البيانات وإعدادها وتعديلها توقيع معد السياسة مراجعة السياسة وترقيمها من قبل اللجنة أو القسم المعني مراجعة واعتماد لجنة مراجعة السياسات والإجراءات

For Final Review and Notation of TQM For Recommending Approval of the Executive Director Concerned For Final Approval of the Hospital Program Director المراجعةِ النهائيةِ وترقيم السياسة في قسم الجودة للاعتماد من قبل المدير التنفيذي/ مدير الإدارة المعني الاعتماد النهائية من مدير البرنامج

For Hospital Stamping For Distribution and Implementation For review on خَتَم المستشفى للتوزيع والتطبيق للمتابعة والمراجعة

Policy and Procedure Review and Revision مراجعة وتعديل السياسات والإجراءات

Policy and Procedure Review Checklist قائمة مراجعة السياسات والإجراءات

Index Number رقم الفهرسة The Sequence of numbering the policy The numbering system for the policies and procedures is an alpha numeric one consisting of 6 digits, 3 letters followed by three numbers unless otherwise accepted and known internationally by less or more تسلسل ترقيم السياسة يتكون نظامَ ترقيم السياساتِ والإجراءاتِ من ترتيب أبجدي رقمي من ستة خانات، ثلاثة أحرف تليها ثلاثة أعداد

Each department /unit will be designated three letters to reflect its name as well as a block of numbers from 000 to 999. يعين لكل قسم 3 أحرف تعكس اسمه بالإضافة إلى الأرقام التي تبدأ من 001 إلى 999. Index Number رقم الفهرسة A new index number should be assigned for revised policies to ensure awareness of current and valid policy. يخصص رقم فهرس جديد للسياسات المراجعة لضمان وعي السياسة الحالية والصحيحة

Policy and Procedure Review Checklist قائمة مراجعة السياسة والإجراءات Original with the department يحفظ الأصل في القسم المعني Copy with the TQM department تحفظ صورة بإدارة الجودة الشاملة

Policy and Procedure Revision Form نموذج مراجعة وتعديل السياسة والإجراءات Original with the TQM department يحفظ الأصل في إدارة الجودة الشاملة Copy for the Originating Department تحفظ صورة في القسم المعني

Policy and Procedure Database قاعدة بيانات السياسة والإجراءات

Databases قاعدة البيانات Manual – logbook Computer based –MS Office Excel –MS Office Access ITC Department P&P Mgt. Software سجل قيد استخدام الحاسب الآلي –MS Office Excel –MS Office Access إدارة نظم المعلومات برامج إدارة السياسات والإجراءات

Sample using MS Office Excel

P & P Mgt. Software A policy and procedure management software, is a secure, reliable enterprise application that is designed to streamline document workflow and manage document lifecycle.

P & P Mgt. Software A policy and procedure management software is a cost effective solution to manage all of your policies and procedures. يعتبر برنامج إدارة السياسة والإجراءات الحل الاقتصادي لعمل السياسة

Benefits فوائد برنامج إدارة السياسة والإجراءات Healthcare organizations, Government agencies and Financial Institutions will appreciate the easy to use interface, legal compliance and accreditation benefits, ease of implementation and low cost. ستستفيد المنشآت الصحية، والجهات الحكومية والمؤسسات المالية من استعمال هذه البرامج، لسهولة التطبيق والتكلفة المنخفضة.

Comply with regulatory requirements (MOH) Generate needed policies and procedures (CBAHI required documents) Enforce, monitor, investigate and report on staff activity and compliance upon the implementation of P&P تطابق متطلبات وزارة الصحة تنشئ السياسات والإجراءات المطلوبة تنفيد ومراقبة ورفع التقارير عن تطبيق الموظفين للسياسات والإجراءات

Rapidly, reliably and verifiably collect, store and retrieve data from all log and entries Improve operational efficiency: Save costs ثبات وسرعة تخزين واسترجاع البيانات من السجل تحسين الكفاءة العملية: غير مكلفة Benefits

Manage real-time P&P events –PPR Committee Meeting –Policy and Procedure Conflicts –Security and Confidentiality Issues إدارة أنشطة السياسات والإجراءات –اجتماع لجنة مراجعة السياسات والإجراءات –تناقض السياسات والإجراءات –الأمن والسرية Benefits

Manage information from across the hospital departments Streamline document workflow and tracking Manage Document Lifecycle إدارة المعلومات لجميع أقسام المستشفى تنظيم سير الوثائق وتتبعها إدارة سير الوثائق Benefits

Goals of a Document Management System أهداف نظام إدارة الوثائق 1.Fast efficient search 2.Alerts and notifications 3.Document Version Control 4.Document Control History 5.Automated Document Renewal 6.Send and receive documents ASAP thru your porters, fax or 7.Access anywhere anytime

Fast Efficient Search البحث العملي السريع Save your valuable time by finding the documents you need quickly and easily using our fast and powerful search engine. توفر الوقت بإيجاد الوثائق التي تحتاجها بسرعة باستخدام محرك بحث فعال

Documents organized in a Hierarchical Structure. تنظيم الوثائق بشكل تسلسلي Search engine based in specific criteria or keywords يعتمد محرك البحث على معايير محددة Fast Efficient Search البحث العملي السريع

Scan and Store استخدام الماسح الضوئي (سكانر) والتخزين Convert your existing printed documents into digital format and load them into the system with the touch of a button. تحويل الوثائق المطبوعة إلى وثائق رقمية وتحميلها في نظام المعلومات

Secure Access الاستخدام الآمن Protect your documents from unauthorized access and accidental modifications using role-based security. حماية الوثائق من الاستخدام الغير مصرح والتعديلات العرضية باستخدام وسيلة آمنة

Alerts and Notifications البلاغات والإنذارات Notifications set up so that when a document expires the authorized users will receive an notification or via fax تعد البلاغات حين انتهاء صلاحية الوثائق وترسل للمستخدمين المصرح لهم عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس

Initializedمبدئية Assigned مخصصة Reworkإعادة عمل Pendingمؤجلة Published منشورة Expiredمنتهية Color Coding to know the status of the P& P Color Coding to know the status of the P& P استخدام الألوان لمعرفة حالة السياسة استخدام الألوان لمعرفة حالة السياسة Alerts and Notifications البلاغات والإنذارات

Version Control التحكم بالنسخ Maintain old versions of policy and procedure documents for reference, recovery and legal compliance. الاحتفاظ بالسياسات القديمة لاستخدامها كمراجع

Version 1, 2, 3, 4 … النسخة 4،3،2، Revision A, B, C … المراجعة أ، ب، ت،..... Allows previous versions of P&P documents for archiving تستخدم النسخ السابقة من السياسات في الأرشيف Version Control التحكم بالنسخ

Version Control Document Renewal –Start Renewal Process Retire Document Previous Versions

VersionDocument Link Published Date Expiration Date 1download3/20/20063/20/2008

Document Control History Traces the timeline and history of all versions of your policy and procedure documents from inception to current release. تتبع التسلسل الزمني للسياسات من تاريخ نشأتها إلى الإصدار الحالي

Automated Document Renewal تجديد الوثائق آليا Automatically formats P& Ps using MS Word templates which produce consistent looking documents استخدام القوالب التلقائية في برنامج ميكروسوفت وورد لإنشاء وثائق متوافقة الشكل

Document Workflow سير عمل الوثائق Manage policy authoring, reviewing and renewal tasks with simple and efficient document workflow management. إدارة السياسة من حيث –الإعداد –والمراجعة –وتحديث المهام بطريقة مبسطة وفعالة

Access Anywhere Anytime The user friendly web interface allows access from any computer, anywhere, anytime. Intranet for hospital wide access تَسمح وصلة الويب السهلة الاستعمال بالدخول من أي حاسوب، أي مكان، أي وقت

Show Sample of the Policy and Procedure Database PPs Indexing as of January 9, 2007 MS Office Excel 2003 Format

References HERA GENERAL HOSPITAL –Total Quality Management Department –Administrative Quality Coordinator Files –APP 041 Policy and Procedure System

Preparing a Policy and Procedure by Ms. Dorothy W. Brown

Discuss the Policy and Procedure Format شرح نموذج اسياسة والإجراءات part by part from the header to the content to the footer And show an example

Header

اســم القسـم Index No. is assigned by AQC, TQM

Date when the policy is issued for approvals إضافة رقم السياسة الملغية تاريخ الإصدار

رقم الصفحة __ من __

عـلى من تطبق هذه السياسة؟ من عليه مسؤولية التنفيذ؟

ما هـو التاريخ المـتوقع لتطبـيق الســياسـة؟

موضوع ووصف السياسة

ما هو السبب الجوهري/الرئيسي لإعداد السياسة؟

تذييل الصفحة

توقيع معد السياسة و/أو مراجعة مدير القسم

مراجعة مدراء الأقسام المعنية

مراجعة إدارة الجودة الشاملة

اعتماد رئيس لجنة مراجعة السياسات والإجراءات

اعتماد مدير البرنامج

ختم المستشفى ترك مسافة لختم المستشفى حتى لا يغطي محتوى الرسالة