Giving Feedback and Resident Evaluation ارایه فیدبک و ارزیابی تخصص Gary Davis MD

Objectives Discuss the concepts, importance, and various approaches of giving feedback to subordinates. مباحثه مفاهم ، اهمیت، و شیوه های گوناگون ارایه فیدبک به مادون ها Provide strategies on how to provide feedback to residents تهیه استراتیج ها در مورد که چطور فیدبک را به محصلین اکمال تخصص Discuss methods for evaluation of resident performance بخث میتود ها برای اجرا ارزیابی تخصص

Types of Feedback: Counseling, Coaching, Mentoring انواع فیدبک:مشورت، مربی گری، Mentoring Coaching is a continuous process of ensuring that your staff does their current job well. مربی گری :عبارت از یک پروسه مداوم است که شما را مطمین میسازد که پرسونل شما وظیفه فعلی خویش را بصورت انجام میدهد Counseling occurs when there is a gap in performance or on a periodic basis to review performance. مشوره دهی زمان رخ میدهد که در اجرای کار کمبود وجود داشته باشد یا در مرور اجراات بشکل دورایی Mentoring is an ongoing relationship with another for the main purpose of professional or career development. Mentoring:عبارت از ارتباطات در حال پیشرفت با دیگران برای هدف عمده مسلکی یا توسعه وظفوی.

When Feedback is Needed چه وقت فیدبک ضرورت میباشد The a resident lacks the skills, knowledge, motivation, or confidence to do a job یک داکتر پروگرام تخصص جهت اجرای یک وظیفه دارای مهارت ها، دانش، تشویق، یا اطمینان نمیباشد The residents suffer from poor morale and/or productivity داکتران پروگرام تخصص از ظعیف بودن روحیه /یا موثریت رنج میبرند

Feedback Skills مهارت های فیدبک Gathering information جمع آواری معلومات –A good teacher knows how to get information from an individual without making that person feel as if he or she is being interrogated –یک استاد خوب میفهمد که چطور معلومات را از یک شخص حاصل نماید بدون ان که شخص احساس نماید که از وی سوال میشود برای معلومات –This information is important in making numerous decisions such as in identifying skill deficiencies, –این معلومات برای نمرات بسیار مهم میباشد مانند تشخیص کمبود مهارت ها

Feedback Skills مهارت های فیدبک Listeningاستماع –A good teacher listens to the resident paying close attention to non-verbal clues یک استاد خوب به داکتران پروگرام تخصص گوش میدهد و توجه خاص به سخنان انها مینماید A good teacher is aware of what’s happening in the department یک استاد خوب هر آن چیز که در دیپارتمنت واقع شود از ان آگاهی حاصل مینماید –The teacher talks frequently to staff to see if there are morale problems or other problems that could lower productivity –The teacher looks for signs that a resident feels they are unable to assume more responsibility

Feedback Skills مهارت های فیدبک Instructing residentsرهنمایی داکتران پروگرام تخصص –The teacher conducts an assessment of factors affecting performance to determine the cause for gaps in knowledge or skills استاد فکتور های که بالای اجراات تاثیر دارد ارزیابی مینماید تا خالی گاه دانش یا مهارت ها را تشخیص نماید Giving feedbackفیدبک دهی –The teacher knows that feedback is vital to improve performance –استاد میفهمد که فیدبک در بهبود اجراات مهم می باشد –The teacher provides both praise and corrective feedback, including suggestions for improvement –استاد هر دو فیدبک ستایشی و اصلاحی را تهیه مینماید، بشمول پیشنهادات برای بهبود

Factors Affecting Performance فکتورهای که عملکردهای را متاثر میسازد Are my expectations crystal clear? (If yes, how do you know?) ایا توقع من واضح و شفاف میباشد؟ (اگر بلی پس چطور میفهمند) Have the residents received the training to do the job right? داکتران پرواگرام اکمال تخصص ترین نماید تا وظیفه را بصورت درست انجام نماید؟ Do they understand why it is important to do the job correctly? ایا آنها میفهمند که چرا انجام نمودن وظیفه بصورت درست مهم میباشد؟ Am I holding residents and faculty accountable for their performance? ایا من داکتران پروگرام اکمال تخصص موجودی و برای عملکردهای فاکوته پزیر مینمایم؟

Counseling Considerations ملاحظات مشوره دهی Atmosphereمحیط مشوره دهی –Ensure that the atmosphere in which the session takes place is private and non-threatening –“Praise in public, perfect in private” مطمین باشید در محیط که جلسه مشوره دهی را برگزار میکنید محرم و غیر تهدید کنند باشد در منظر عام توصیف کنید، و در خلوت اصلاح نماید“ Problem solving رفع مشکلات –Place emphasis on solving the problem, not placing blame –Emphasize that the purpose is to improve performance –در رفع مشکلات تاکید نماید، و ملامت نکنید –هدف را تاکند نماید تا عملکرد ها را بهبود نماید

Counseling Considerations II ملاحظات مشوره دهی 2 Factual حقیقی –Use specific instances rather than generalizations –Explain how poor performance affects patient care and learning –از مثال خاص استفاده نماید نسب به عمومیات –تشریح نماید که عملکرد چقدر ظعیف عمل میکند در مراقبت مریض و اموختن Opportunity to explain فرصت برای تشریح –Remember that that residents performance may be a symptom of other problems –The resident should have the opportunity to explain how the organizational and administrative factors might be adversely affecting performance –بخاطر داشته باشید که ممکن عملکرد داکتران پروگرام تخصص یک عرض از مشکلات دیگر باشد –داکتر پروکرام تخصص باید فرصت داشته باشد که تشریح کند که چطور فکتورهای تشکیلاتی و اداری بطور ناگوار بالای اجرای انها تاثیر مگزارد

Counseling Considerations III ملاحظات مشوره دهی 3 Empathyتاکید –Assure the resident you are there to support him and help him solve the problem –Avoid all personal criticism –this is about professional behavior مطمین باشد که همرابا داکتر اکمال تخصص که بخاطر کمک وهمکاری میباشید مشکلات را حل میکید از تمام انتقادات شخصی خوداری نمائید– این یک سلوک و رفتار مسلکی است Do not react emotionally or allow the resident to react emotionally احساساتی عکس العمل نکنید یا به داکتر پروگرام اکمال اجازه ندهید که احساساتی عکس العمل کنند

Counseling Considerations V ملاحظات مشوره دهی Solutionsراه حل –Explore alternatives to solving the problem with the resident—this will make him/her more committed to the solution Positive emphasis –Mention the resident’s strengths –This is essential to self-esteem, and will assist in a positive outcome to counseling –Provision of negative feedback only will make residents wary, and is a major cause of stress

Counseling Considerations VI ملاحظات مشوره دهی Resources منابع –Provide information, materials, or other resources that the resident can use for improving performance –تهیه معلومات، مواد، ویا دیگر منابع که داکتر اکمال تخصص برای بهبود عملکرد میتواد استفاده کرد Goal setting –Work with the resident to set attainable goals for improvement with timelines تنظیم هدف –با داکتر اکمال تخصص کار کنید تا اهداف بدست آوردنی را برای بهبود با زمان تنظیم نماید Follow-up پیگیری –Check on the resident’s progress –Reinforce positive change –Provide constructive feedback if change is not being carried out –پیشرفت داکتران اکمال تخصص را ارزیابی نمائید –تغییرات مثبت را تقویت نماید –فیدبک موثر را تهیه نمائید اگر تغییر نیا مد باشد

Constructive Feedback and “I” Messages فیدبک سودمند و پیام ها Constructive feedback:فیدبک سودمند –Face-to-face conversation with an resident about something that he has not done well. رو به رو با داکتر اکمال تخصص صحبت نمائید در مورد بعضی چیزهای که بصورت درست انجام نداده. “I” Messagesپیام ها ( من) –“I” messages are the preferred way to provide constructive feedback. –They are usually more effective than “you” messages because they are non-judgmental. –پیام ها (من )طریقه راجع شده است که فیدبک سودمند را تهیه مینماید. –آنها همیشه بیشتر موثر میباشند نسب به پیام ها (شما) بخاطر که آنها غیر قابل قضاوت میباشد

Constructive Feedback Characteristics I فیدیک سودمند خصوصیات 1 Characteristic خصوصیات Description Give immediate feedback ارایه فیدبک فوری Delay tends to reduce effectiveness Show concern for helping others برای کمک نمودن دیکران اقدام نماید The concern for the other makes feedback more acceptable to the receiver Be descriptive rather than evaluative تشریحی باشد نسب به ارزیابی Facts are more acceptable than judgments

Constructive Feedback Characteristics II فیدیک سودمند خصوصیات Characteristic خصوصیات Description تشریحات Focus on behavior فوکس بالای روش Describe clear, outward actions rather than try to attribute inner motives Give feedback only on matters the resident is able to do something about Feedback on something outside of the resident’s control leads to resentment and feelings of helplessness

Optimizing the Counseling Session بهبود جلسات مشوره دهی After the Sessionبعد از جلسه –Follow up immediately with written/oral feedback and summarize the agreed upon action plan –Monitor the action plan for compliance –پیگیری فوری با فیدبک تحریری / تقریری و خلاصه نمودن موفقت مطابق به پلان –کنترول طرح پلان برای ایجابت

Potential Counseling Techniques تخنیک های مشوره دهیI 1. Get to the pointبه مطلب دسیدن –“The purpose for this meeting is…” –“I asked you here to discuss…” هدف این جلسه است من از شما در این چا خواستم که مباحثه نمائید 2. State why you are having this conversation –“I have a concern about…” –“A problem has occurred in…” بیان نمائید شما چرا گفتگو مینمائید من در این مورد نگرانی دارم یک مشکل رخ داده Describe what you know –“I saw…” –“ The senior resident brought to my attention that …” –تشریح نمائید که شما چه میفمند –من دیدم......

Potential Counseling Techniques II 4. Describe the consequences of the continued behavior –“If this continues, then…” 5. Describe how you feel about what you know –“I am very concerned about…” –“I am concerned that clinical errors keep occurring…”

Potential Counseling Techniques III 6. Encourage the other party to give their side of the story –“Now, that’s what we have concluded, but what is your view?” –“Is that the way you saw it?” 7. Ask as many questions as you need to understand the situation from the resident’s perspective –“And then what happened?“ –“If you did that, then why did…?“

Potential Counseling Techniques IV 8. Decide what specific actions must be done, when it must be done, and communicate that to the resident –“By the next meeting, you will need to… and I will…” 9. Summarize the conversation –“Let’s recap, you will… and I will do…” 10. Follow up –“I will contact you next…”

Resident Evaluations

Why evaluate residents? Whatever we measure, we tend to improve D. Leach

Purpose of Resident Evaluations Did the resident achieve the objectives for that educational experience? What knowledge, skills or attitudes does the resident need to work on? How might the residency program use performance data to improve education? Assessment results can provide formative and useful feedback to residents

Fundamentals of Evaluations Reliability Do residents and doctors who have mastered clinical skills do well on the test? Validity Does the test measure what we want it to measure??

Fundamentals of evaluations (con’t) Feasibility –Is this tool practical to implement? Value of information –Is the information obtained valuable in determining a resident’s competence or implementing curricular change?

Key Learning Points Assessment tools should be:  Reliable  Valid  Feasible  Provide valuable information

What is an assessment system? An assessment system: Is a collection of assessment tools that measure a resident’s performance Defines who the evaluators are Describes what performance will be evaluated Indicates how often the evaluation occurs

Important criteria for an assessment system  Representative educational objectives  Educational objectives match assessment  Use multiple assessment methods

Important Criteria for an Assessment System  Use multiple evaluators  Obtain multiple observations  Fair and unbiased

Core Competencies Patient Care Medical Knowledge Practice based learning Interpersonal communication Professionalism Systems based practice

A Core Assessment System* Method Global Clinical Performance Ratings Focused Evaluation/ Observation of Patient Encounter Competency All competencies

A Core Assessment System (con’t) ادامه سیستم ارزیابی اساسی Method Multi-rater/360-degree Evaluation Performance on Cognitive Test (In Training Exam) میتود ارزیابی چندین درجه یی 360 درجه عملکرد بالای تست شناختی ( در امتحان تریننګ ) Competency Interpersonal and Communication Skills Professionalism Medical Knowledge شایستګی مهارت های مسلکی بین الفردی و ارتباطی دانش طبی

A Core Assessment System (con’t) ادامه سیستم ارزیابی اساسی Method Case Logs or similar data Portfolio میتود جدول های واقعه ویا معلومات مشابه اسناد Competency Patient Care All 6 competencies شایستګی مراقبت مریض تمام ۶ شایستګی

Global Clinical Performance Ratings نمره دهی عملکرد کلینیکی جهانی Often referred to as “end of rotation” evaluation tool اغلبآ مانند ( در ختم سیکل) اسباب ارزیابی راجع میګردد

Global Clinical Performance Ratings “End of rotation” Evaluation Method نمره دهی عملکرد کلینیکی جهانی (در ختم سیکل ) میتود ارزیابی Add behavioral anchors to your tool ارزیابی عملی را علاوه نمایید  Behaviorally based descriptions of performance  Provides rating criteria for evaluators to determine rating  Enhances reliability of the tool  روش به اساس تشریح عملکرد  فراهم نمودن معیارات نمره دهی برای ارزیابی کننده بخاطر تعین نمودن نمره دهی  بالابردن قابلیت اعتماد اسباب

Focused Observation Methods –Patient Encounter/Procedural Skill میتود های مشاهده تمرکز شده - مهارت پروسیجر/ مواجه شدن با مریضان Observation of Patient Care Encounter: Faculty will observe the resident as they develop a treatment plan for a patient مشاهده ازروبروشدن مراقبت مریضان : استاد٫ داکتر دوره تخصص را زمانیکه پلان تداوی را برای مریضان ایجاد میکند مشاهده خواهم نمود. Observation of Procedural Skill Residents can be observed as they demonstrate a procedural skill either at an actual patient encounter or at a simulated procedure or model. مشاهده از مهارت پروسیجرها داکتران دوره تخصص را میتوان زمانیکه انها مهارت پروسیجرها را بالای مریض واقعی ویا بالای مودل نشان میدهند ارزیابی خواهم نمود

Multi-rater(360°) Evaluation ارزیابی چندین درجه یی 360°) ) Evaluation of resident by multiple individuals such as self, peers, nurses, technicians, allied health professionals, and patients Provides multiple perspectives of resident’s performance Provides opportunity for residents to improve self- assessment skills ارزیابی داکتران دوره تخصص بواسطه چندین افراد (مانند خود شخص ٫رفیق٫ نرس ها٫ تکنیشن ها ٫ اتحادیه متخصصین صحی و مریضان صورت میګیرد فراهم نمودن اهداف متعدد عملکرد های داکتران دوره تخصص فراهم نمودن فرصت ها برای داکتران دوره تخصص جهت ارزیابی مهارت ها

Case Logs جدول واقعه Provides documentation of the breath of clinical and operative experience May be necessary for future credentialing in some specialties Allow residents and faculty to evaluate success and complication rates. فراهم نمودن اسناد تنفس کلنیکی و تجارب عملی ممکن برای ساختن اسناد های بعدی در بعضی مسلک ها ضروری باشد برای داکتران دوره تخصص و استادان اجازه میدهد تا کامیابی و اختلاطات را ارزیابی نمایند.

Cognitive Tests شناسایی تست ها In-training exams Multiple choice quizzes Board scores Tests may be written or oral در امتحانات تریننګ امتحانات چهار جوابه نمرات بورد امتحانات ممکن بشکل کتبی ویا شفاهی باشد

Learning Portfolio اوراق آموزشی A collection of materials that represents the resident’s, progress and achievements of educational objectives as outlined in the curriculum All rotations and year levels are represented. یک مجموعه از مواد که نشاندهنده پیشرفت و دستیابی به اهداف تعلیمی که در خلاصه کوریکولوم داکتران دوره تخصص نشان داده شده است میباشد تمام روتیشن ها و سطوح سالانه بیان شده است.

Summary خلاصه Objective evaluation of resident performance is necessary because if we can not measure it we cannot improve it. هدف ارزیابی از عملکرد داکتر دوره تخصص ضروری بوده زیرا اګر ما نتوانیم که انرا انداره کنیم ما نمیتوانیم که انرا بهتر نماییم. Feedback from resident evaluations is vital for improvement of performance of both the resident and the department. فیدبک از ارزیابی داکتران دوره تخصص برای بهبود عملکرد هردو داکتر دوره تخصص و دیپارتمنت حیاتی میباشد.