企业文书档案专题讲座 张启芬 二 0 一五年九月

一、企业文书档案的概念 企业文书档案是企业在研发、生产、 服务、经营等管理活动中直接形成的对 社会和本单位有保存利用价值的各种形 式和载体的历史记录。

文件材料转化为档案必须具备三个条件： 一是办理完毕的文件材料才能归档； 二是对今后工作有参考利用价值的文件 材料必须归档； 三是经过系统整理集中保存的文件材料 最终成为档案。

二、实施归档文件整理的依据及相关概念 （一）依据 1 、《归档文件整理规则》（中华人民共和国 档案行业标准： DA/T ) 2 、《广州市执行〈归档文件整理规则〉实施 细则》（穗档 [2002]4 号） 3 、《企业文件材料归档范围和档案保管期限 规定》（国家档案局令第１０号 ２０１３年２月１日起施行） 4 、《企业档案工作规范》 DA/T

（二）理解两个概念 1 、 “ 归档文件 ” 的概念 立档单位在其职能活动中形成的、办理 完毕、具有保存价值的、应作为文书档案 保存的文件材料。 2 、基本整理单位和保管单位 “ 件 ” 的 概念

注意：归档文件的整理单位，一般以自 然件为一件，具体情形：（ 3.3 ） 1 、单份文件，一份文件为一件 : 正本与 定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转 发文，报表、名册、图册为一件 2 、套性材料： 会议记录、会议纪要、刊物一 次（期）为一件 3 、来文复文： 请示与批复、函与复函视情况 为一件。

三、归档整理的步骤和方法 归档指各部门将收集齐全的文件进行 分类整理后，按规定的时间移交档案室 集中保管。 （一）制定文件归档范围和档案保管期 限表 * 归档范围是指一个单位形成的全部文 件中哪些应该归档，哪些不应该归档；

参考： 1 、 《企业文件材料归档范围和档案保 管期限规定》附件： “ 企业管理类档案保管期 限表 ” 2 、 《企业档案工作规范》附录 A“ 企 业文件归档基本范围与保管期限参考表 ” * 可按问题或机构分类列表（例）； * 对文件材料的价值进行鉴定，确定其 保管期限：永久、 30 年、 10 年。

注意：涉及国家和企业秘密的企业产权、 债权债务、营销策略、核心技术等方面的 档案要永久保存。 * 主要归档范围包括：行政管理、经营 管理 、生产管理、党群管理

、行政管理： 一是企业组织机构设置材料， 二是总经理办公会、党政联席议文件材 料（会议记录、记要、决议、决定等） 及博览会、论坛、学术会议材料 三是文秘、劳资、人力资源、法律、外 事公关、审计、机要、档案、保卫、社 会保障、教育培训等工作形成的文件材 料。

、经营管理： 一是董事会、监事会、股东会形成的 文件（会议记录、纪要、报告、决议 等 ），企业年度计划及中长期规划、经 营决策、企业改革、公司上市等文件材 料； 二是企业资金、税务等财务管理文件 材料； 三是企业房产土地、投资、产权等资 产管理文件材料；

四是企业资本变动、融资（股票）、物资 管理、市场开发和营销、售后服务管理、 合同管理、信誉管理（企业认证、达标的 资格证书及商标等）、知识产权管理等文 件材料。

、生产管理：包括生产组织，质量管理， 设备管理，能源管理，科技管理，计量、 环保、标准和信息化管理，安全生产和消 防 等形成的文件材料。 4 、 党群管理：包括党、团组织，工会， 女工，民主党派，民间团体，计生，纪检 监察，宣传统战等工作形成的文件材料。

熟悉不归档的文件材料： （ 1 ）上级普发性、不需办理的文件 材料。 （ 2 ）未定稿文件； （ 3 ）重份文件及机关内部门往来文 件；

（ 4 ）未生效的合同、协议、单据； （ 5 ）没有查考利用价值的事务性、临时 性文件； （ 6 ）公司以外单位交换来的材料（为参 考目的从各方面收集的文件）

（二）归档时间 * 各项管理工作中形成的文件材料，各 部门应于翌年第一季度向档案部门移交。

（三）整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 (4) （四）归档文件整理程序 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排 列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使 之有序化的过程。（ 3.2 ）

1 、归档文件的技术处理和装订 主要包括：拆钉、装订、修裱 （ 1 ）拆钉 永久、 30 年保存文件的金属钉要拆下， 10 年保存的文件可不拆。

（ 2 ）文件的修整 A 、对文件进行托裱、修复（破损、小 于 B5 ） B 、对字迹模糊或易退变的文件应予以 复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、传真 件 C 、超大纸折叠（按 A4 规格折叠）

（ 3 ）装订（ 6.1 ） * 件内排列：正本在前，定稿在后；正 文在前，附件在后；原件在前，复制件在 后；转发文件在前，被转发文件在后；复 文在前，来文在后；汉文在前，少数民族 文字文本在后；不同文字的文本，无特殊 规定的，中文在前，外文在后。

* 装订要求 ~ 薄的文件用不锈钢钉； ~ 厚的文件用棉线三孔一线； ~ 采用左侧装订，左、下侧对齐

2 、分类 区分年度和保管期限或机构 ( 问题 ) 。 第一种方法（ 6.2 ） 年度 — 机构（问题） — 保管期限

例 1: 2009 | 总经办 人力资源部 财务部 / | \ 永久 30 年 10 年 | | | N N N

例 2: 2009 | 行政管理类 经营管理类 党群管理类 / | \ 永久 30 年 10 年 | | | N N N 第二种方法 : （ 6.2 ） 年度 — 保管期限 — 机构 ( 问题 )— 件

例： 2001 | 永久 30 年 10 年 | 1 总经办 （行政管理类 ） 人力资源部（经营管理类） 财务部（党群管理类）

第三种方法（ 6.2 即时归档） 年度 — 保管期限 永久 30 年 10 年 | | 5 N N | N

注意： （１）同一全宗应保持分类方法的一致和 稳定 ; （２）计划、总结、统计报表按形成年度 归档； （３）跨年度召开的会议，归入开始年度。

3 、排列 按文件形成时间的先后顺序排, 形成文 件日期在前排前，日期在后排后。

（ 3 ）按办结时间先后顺序排。 （ 4 ）未及时归档的文件，排在相应类别或 同一保管期限的最后。 如：有请示，当年没有批复，不能确定保 管期限，第二年或有或无，只能归到最后。

、编号 (6.4) 归档文件编号，是指固定每份归档文 件位置的标识符号，为后续编目工作和 查找利用提供条件。

（ 1 ）件号在实体上通过归档章来表示，包 括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编 件号、室编件号）、问题（机构）（ 6.4) 。书 P31 * 加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已 满可在首页任何空白处。

永久 账务部 永久 第一种方法 第二、三种 方法

5 、编目 (6.5) 应依据分类方法和室编件号顺序编 ” 归 档文件目录 ” 。 原则：以件为单位进行。内容包括：

（ 1 ）件号：文件排列的先后顺序号。 （ 2 ）责任者 可以是一个机关或机关内部的一个机构， 或几个机关或一个人或若干人，涉及多个部 门形成的，归入承办部门或综合部门 。

注意 1 ：不要使用 “ 本部 ” 、 “ 本公司 ” 注意 2 ：联合发文，一般将所有者照实抄录， 过多时适当省略，但本单位必须抄录。 （ 3 ）文号 ： 一般由机关代字、年度、顺 序号组成。 例： “ 穗食函 [2012]8 号 ” 注意： 避免填写 “ 会议纪要 ” 、 “ 会议记录 ” 、 “ 简报 ” 、 “ 会议文件 ” 等

（ 4 ）题名：文件标题 一般由内容 + 文种组成 例：《关于做好绩效考核工作的通知》 A 、一般情况下，文件只有一个题名，应照实 抄录。 B 、有的文件有副题名或并列题名，正题名能 反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映 文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。 例： 《放眼世界 先行先试 实现新形势下 XX 工 作的新跨越》

C 、有的文件没有标题或不规范，不能揭示 文件内容的，要自拟标题，用 “[ ]” 方括号。 例： 协议书 [2013 年公司与 XX 大学管理 学院合作培训协议书 ]

D 、会议记录拟题名时，应写明会议时间和 主要内容。 例： 2012 年 5 月领导班子会议记录（扶贫 、新产品开发计划） E 、附件内容重要，需要反映时，可在正件 题名后抄录附件题名，外加 “ （ ） ” 。

(5) 日期 文件的形成时间。 一般情况下，成文日期是以领导人签发日 期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日 期为准；法规性文件以批准日期为准；联合 发文，以最后签发机关的领导人签发日期为 准；电报以发出日期为准。 填写时可分为两行。例：

(6) 页数 A 、每一件归档文件的总页数。 B 、不须每页打页码。 C 、构成该件的各份文件页数相加，如： 请示与批复分别为 4 页和 1 页作为一件，该件 页数为 5 页

（ 7 ）备注 填写归档文件需要补充说明的情况。如 ：请示与批复跨年的，在请示件目录和批 复件目录的备注中分别注明 “ 年度、保管期 限、件号 ” 。 6 、归档文件目录的构成与装订 （ 1 ）构成：目录夹、归档文件整理说明 （ ）、归档文件目录表格。

（ 2 ）规格：采用我市统一印制的 A4 规格竖式 目录纸。永久、 30 年、 10 年别用红、黄、蓝三 种颜色区分。 （ 3 ）装订 第一种：跨年度 — 保管期限 A 、若干年永久一本目录 B 、若干年 30 年保管期限一本目录 C 、若干年 10 年期限一本目录

第二种：年度 — 保管期限 A 、可每年永久、 30 年、 10 年各装订一本目录 （多） B 、可每年永久、 30 年、 10 年 合订一本目录（ 少） （ 4 ） 目录夹标签的填写

全宗名称 XX 市第三建筑工程公司 全 宗 号 78 年 度 2012 年 保管期限永久、 30 年、 10 年 机构或问题

目录夹背脊的填写 全宗号 78 年度 2012 保管期限 永久、 30 年、 10 年 机构或问题

、装盒 （ 1 ）将归档文件按照室编件号先后顺序装 入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。

注意： A 、归档文件目录不须随归档文件放入档案盒内 ； B 、不同年度的归档文件不应放入同一档案盒内 ； C 、分机构问题的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放在同一档案盒内； D 、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案 盒内。

（ 2 ）备考表的填写 （ ） 备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、 检查人和日期。

（ 3 ）档案盒背脊的填写 全宗号 78 年度 2009 保管期限 永久 机构（问题） 人力资源部 或司务行政 起止件号起止件号 室 1/28 馆 盒号

谢 谢 大 家！