1. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 1 Formation des doyen-ne-s du CO Module 3: « Les systèmes d’information du CO » 7 septembre 2015

2. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 2 Formation des doyens de l'ESII Module 3: « Les systèmes d’information de l'ESII» 8 septembre 2015

3. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 3 Intervenants CO  Christophe Ducrot: chef de service responsable du CeCo SIEF  Olivier Joss: responsable des coordinateurs CO au CeCo SIEF  Michel Foehr: coordinateur CO au CeCo SIEF  Alexandre Jorand: coordinateur CO au CeCo SIEF

4. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 4 Intervenants ESII  Christophe Ducrot: chef de service responsable du CeCo SIEF  Sonja Chambaz: coordinatrice ESII au CeCo SIEF  Jean-Marc Isaak: coordinateur ESII au CeCo SIEF

5. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 5 Programme CO – 3h30  Objectifs du module05'  Présentation du SIEF30'  Présentation de nBDS10'  Présentation de SMOG45' Pause20'  Présentation VHS15'  Présentation de GECO30'  Présentation de MEMO20'  Questions / Réponses35'

6. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 6 Programme ESII – 3h30  Objectifs du module10'  Présentation du SIEF30'  Présentation de nBDS15'  Présentation de SMOG40' Pause20'  Présentation VHS15'  Présentation de MEMO20'  Questions / Réponses60'

7. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 7 Objectifs du module  S'initier aux différents outils informatiques composant le "Système d'Information pour l'Education et la Formation" (SIEF);  Déterminer les référentiels applicatifs adéquats à vos besoins;  Consulter le dossier d’un élève de manière autonome dans les différentes applications du SIEF;  Savoir où s’adresser pour obtenir une réponse en cas de question sur les outils SIEF.

8. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 8 Présentation du SIEF Système d'Information pour l'Education et la Formation Christophe Ducrot

9. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 9 Définition d'un SI  Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de regrouper, de classifier, de traiter et de diffuser de l'information dans un environnement donné  Système d’information ≠ Système informatique  Système d’information > Système informatique  Le système informatique est sous la responsabilité de la DGSI (fournisseur)  Le système d’information est sous la responsabilité du métier (DIP) et de la DGSI

10. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 10 Les référentiels du SIEF  nBDS - Base de Données Scolaires normalisée: dossier administratif de l’élève et suivi de la scolarité  GECO - Gestion de l’Evaluation, du Comportement et de l’Orientation: Gestion de l'évaluation de l’élève  MEMO - relevé des absences et remarques disciplinaires  SMOG - Système Modulaire d’Organisation et de Gestion: organisation et gestion courante d’un établissement  Hors du périmètre SIEF o GGA - Gestion Genevoise des Apprentis o GINA - Gouvernance des Identités Numérique et des Accès o SIRH – Système d'Information des Ressources Humaines o CALVIN – Base de donnée de l'OCP

11. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 11 Les référentiels du SIEF

12. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 12 Liens entre référentiels du SIEF - CO SMOG Etablissements nBDS SIRH iPO GECO Mémo GINA Enseignants Rôles Enseignants Absences, retard, Marques diverses cours, grille pédagogique Moyennes CO Elèves Classe Maître de classe Elèves données admin Inscription, scolarité Notes COGNOS

13. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 13 Liens entre référentiels du SIEF - ESII SMOG Etablissements nBDS SIRH iPO GGA MEMO GINA Enseignants Elèves Contrats apprentissage Enseignants Rôles Enseignants Absences, retard, Marques diverses Elèves Classe Maître de classe Elèves données admin Inscription, scolarité cours, grille pédagogique COGNOS

14. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 14 Protection des données  Les données scolaires de 72'000 élèves sont qualifiées de sensibles: Niveau de protection DIP  DF  Malgré les protections techniques, la protection des données est avant tout une question de bon sens. Il ne faut pas: o Transmettre des données personnelles aux élèves, parents, associations de parents, associations diverses, aux communes, sans une autorisation formelle du CeCo SIEF (groupe GDS); o Transmettre son mot de passe… ou le cacher dans son bureau; o Stocker des informations concernant les élèves dans un système non protégé (hors réseau de l’Etat).

15. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 15 Droits d'accès aux applications SIEF  Pour chaque application, les accès sont spécifiques à des rôles donnant accès à des fonctionnalités et des populations : o un enseignant de français ne doit avoir accès qu’aux informations utiles pour ses élèves, ses cours, sa discipline et son établissement; o Les droits pour les différentes rôles (directeur/trice, doyen-ne, secrétaire) sont gérés selon le même principe;  Les accès et les droits sont validés par le Directeur;  Les répondants applicatifs savent comment procéder pour demander un accès et attribuer les droits. En cas de doute, ils peuvent contacter le CeCo SIEF.

16. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 16 Le Centre de Compétences SIEF (CeCo SIEF) Département de l’instruction publique de la culture et du sport

17. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 17 Le Centre de Compétences SIEF (CeCo SIEF) Groupe GDS Groupe EO Groupe ESII Le CeCo SIEF: Equipe pluridisciplinaire composée de 18 personnes (8 ETP)

18. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 18 Les prestations du CeCo SIEF  Support de proximité, formation et documentation relatifs aux outils informatiques  Paramétrage et gestion des droits  Gestion des demandes de corrections et de petites évolutions  Mises à jour et contrôle de la qualité des données des référentiels SIEF

19. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 19 Contact en cas de questions sur SIEF Pour toutes vos questions, vous pouvez contacter votre répondant applicatif Site Web: http://icp.ge.ch/sem/sief/http://icp.ge.ch/sem/sief/

20. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 20 nBDS Base de Données Scolaires normalisée Olivier Joss (CO) / Sonja Chambaz (ESII)

21. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 21 nBDS - CO  Dossier administratif de l’élève  Suivi et gestion des scolarités de tous les élèves du canton (du pré-primaire au secondaire II, établissements privés, élèves scolarisés à domicile)  Préparation des inscriptions au CO par l'EP  Inscription des élèves à l'ESII (module iPO)  Extractions spécifiques et impressions de masse (fiche d'inscriptions en 10 ème et 11 ème, …)

22. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 22 nBDS - ESII  Dossier administratif de l’élève  Suivi et gestion des scolarités de tous les élèves du canton  Inscription des élèves à l'ESII (module iPO)  Transferts et promotions internes (ADS+1)  Contrats d'apprentissage signés (interface GGA)  Extractions spécifiques et impressions de masse (cartes élèves, fiche nBDS …)

23. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 23 nBDS, c'est aussi  Gestion des élections des conseils d’établissement  Préparation de l’année scolaire de l’EP  Module des taxations scolaires  Fonctionnalités pour le SSJ

24. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 24 Principales étapes IPO

25. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 25 nBDS - connexion  Application web – Utilisation de Firefox  https://prod.etat-ge.ch/edunbds https://prod.etat-ge.ch/edunbds  Icône sur le bureau  Les droits - formulaire à remplir (http://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique10) envoi à sief-eo@edu.ge.chhttp://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique10

26. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 26 nBDS - connexion  Application web – Utilisation de Firefox  https://prod.etat-ge.ch/edunbds https://prod.etat-ge.ch/edunbds  Icône sur le bureau  Les droits - formulaire à remplir (http://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique10) envoi à sief-po@edu.ge.chhttp://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique10

27. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 27 nBDS en pratique  login: dtdcours01 mot de passe : dtdcours  Recherche d'un élève;  Consulter le dossier (données admin, parcours scolaire);  Impression fiches nBDS.

28. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 28 SMOG et VHS Système Modulaire d’Organisation et de Gestion Michel Foehr (CO) /Jean-Marc Isaak (ESII)

29. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 29 SMOG  SMOG est composé de 7 modules, accessibles en fonction des droits attribués à l'utilisateur par l'administrateur local

30. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 30 Les modules de SMOG  MIOCHE : Module d’Inscription de d’Ouverture des Cours pour l’Horaire de l’Etablissement  MATCH : Module d’Aide au Tri pour la Confection de l’Horaire  PROPANE : (PROgramme de PAramétrage, de Normalisation et d’Entretien  MOCA : MOdule Carnets et Absences  MOISE : Module d’Organisation Informatisée des Sessions d’Examens  PRODIGE : PROgramme DIrectorial de Gestion  BONSOIR : BON Système d'Organisation Informatisé des Remplacements (peu utilisé)

31. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 31 SMOG – module MIOCHE  Accessible à tous, c'est le module de base pour la gestion des élèves, des maîtres et la consultation des horaires. Il permet selon les droits : o l'inscription des élèves o l'inscription des maîtres o l'importation de données depuis la nBDS o l'exportation de données au format tableur o l'ouverture des cours o l'attribution des profils aux élèves o l'inscription des élèves aux cours o la consultation de toutes les données personnelles (élève et maîtres)

32. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 32 Répondants SMOG CO (attribution des droits) CO ColombièresOlivier Joss CO CoudriersEduardo Palomo CO Grandes-CommunesL’Houssine Barahhou CO Marais Anne-Carole Seppey Marc Zosso CO SécheronCéline Borghini (Noémie Staempfli en rempl.) CO VuillonnexClaude Poscia

33. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 33 SMOG - connexion  Application Access, demande "BPM" pour installation  Puis icône sur le bureau  Les droits sur l'application sont gérés par le répondant smog local

34. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 34 SMOG en pratique  Sélectionnez tous les élèves d'une ADS et d'un regroupement (par ex: tous les élèves de 10 e LS).  Exportez au format Excel les données des élèves de 9 e  Faites un aperçu des bulletins scolaires de plusieurs élèves de 11 e  Triez la liste des élèves par No nBDS, puis revenez au tri par nom et prénom.  Faites une sélection (coche activée) de tous les élèves qui suivent la discipline MA+ puis affichez l'aperçu des données scolaires de ces élèves.  Forcez l'obtention du certificat d'un élève promu par tolérance, et rajoutez une remarque qui apparaîtra dans le bulletin scolaire. Vérifiez en affichant l'aperçu de son bulletin scolaire.  Passez l'inscription d'un élève en rang 2  Un élève quitte l'établissement, ajoutez lui la particularité "Dtd Départ déménagement"  Recherchez un élève par son nom

35. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 35 Profil pédagogique 0309ORR1---- 0309ORR2---- 0309ORR3---- 0309SAR1---- 0309SAR2---- 0309SAR3---- 0309AC------ 0310SALSLA-- 0310AC------ 0310ORCT---- 0310ORLC---- PROFIL DEANNEE DETYPE PROFIL 0310ORLSLA-- FORMATIONSCOLARITED'ELEVESECTIONDE SECTION 0310ORLSLV-- 0310ORLSLV-- 0310ORLSSC-- HARMOS10eORDINAIRELATINELANGUES 0310SALC---- SCIENTIFIQUEVIVANTES 0310SALSLV-- 0310SALSSC-- 0310SACT---- 0311SALSSC-- 01 (HETEROGENE)09OR (ORDINAIRE)R1LA-- 0311AC------ 02 (DIFFERENCIE)10SA (SPORT ART)R2LV 0311AT------ 03 (HARMOS)11AC (ACCUEIL)R3SC 0311ORCT---- AT (ATELIER)CT-- 0311ORLC---- LC 0311ORLSLA-- LS 0311ORLSLV-- 0311ORLSSC-- 0311SACT---- 0311SALC---- 0311SALSLA-- 0311SALSLV--

36. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 36 SMOG en pratique  Consultation des informations pédagogiques et administratives des élèves;  Consultation des informations pédagogiques et administratives des enseignants;  Consultation des horaires des salles;  Impression et exportation de listes, livrets scolaires;  Recherche des maîtres par discipline et degré.

37. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 37 20 minutes de pause…

38. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 38 VHS  Visionneuse d’Horaire SMOG  Application Access, demande "BPM" pour installation  Puis icône sur le bureau  Consultation des horaires  Trucs et astuces

39. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 39 VHS en pratique  bascule de l'affichage  loupe horaire  Détails élèves et maîtres (double clic sur le nom)  Recherche par nom, prénom  Requêtes horaires maîtres et horaires salles  Historique de navigation  Etats d'impression (bouton "Listes")

40. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 40 GECO Gestion de l’Evaluation, du Comportement et de l’Orientation Olivier Joss

41. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 41 Epreuves: Permet la gestion des Evaluations communes (paramétrage, saisie, analyse des résultats). Rapports 8P: Permet la consultation des rapports des élèves de 8P. Ils sont rédigés par les Maîtres de l’Ecole Primaire. Classes Accueil: Permet la gestion des Bulletins scolaires des classes «Accueil» Cette gestion se fait exclusivement dans GECO. Classes Atelier: Permet la gestion des Bulletins scolaires des classes «Atelier» Cette gestion se fait exclusivement dans GECO. Classes Ordinaires: Permet la gestion des Bulletins scolaires des classes «Ordinaires» Cette gestion se fait également dans SMOG. Cet onglet permet également l’ouverture de la saisie des notes, le suivi de cette saisie et la consultation des résultats des élèves. Admin: Permet de gérer les droits au sein de l’établissement. Les modules de GECO

42. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 42 Droits dans GECO  Administrateur Etablissement  Responsable Atelier  Responsable Accueil  Responsable Degré  Responsable Evaluation Commune  Direction  Secrétariat

43. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 43 Répondants GECO CO (Admin.Etabl) (attribution des droits) CO ColombièresOlivier Joss CO CoudriersCosmin Popa CO Grandes-Communes L’Houssine Barahhou Philippe Tieche CO Marais Anne-Carole Seppey Marc Zosso CO SécheronCéline Borghini (Noémie Staempfli en rempl.) CO Vuillonnex Claude Poscia Danielle Zahnd

44. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 44 Flux de données de GECO  Remontée toutes les nuits (sauf week-end) SMOG  GECO  Durant la saisie des notes, Interruption des remontées  A la fin de la saisie des notes o Exportation des notes de GECO dans SMOG (via un fichier xml) o Rétablissement des remontées SMOG  GECO

45. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 45 GECO - connexion  Application web – Utilisation de Firefox  En vous connectant avec Firefox à l'adresse o Réseau Etat: https://prod.etat-ge.ch/edugeco/gecohttps://prod.etat-ge.ch/edugeco/geco o Hors réseau Etat: https://ge.ch/edugeco/gecohttps://ge.ch/edugeco/geco  Icône présente sur le bureau

46. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 46 GECO en pratique  Consultation des rapports 8P  Consultation des résultats des élèves et statistiques  Ecran conseil  Contrôle de l’état de saisie des notes et absences Exemples: https://prod.etat-ge.ch/edugeco/geco

47. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 47 MEMO Gestion des absences et remarques disciplinaires Alexandre Jorand (CO) / Sonja Chambaz (ESII)

48. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 48 Répondants MEMO CO CO ColombièresPas utilisé CO CoudriersCosmin Popa CO Grandes-CommunesPas utilisé CO MaraisPas utilisé CO SécheronCéline Borghini (Noémie Staempfli en rempl.) CO VuillonnexClaude Poscia

49. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 49 MEMO Bureau / horaire du maître Supervision / maîtrises de classe Paramétrages Aide Déconnexion (session 10 minutes sans activité)

50. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 50 MEMO en pratique  Guides utilisateurs : http://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique59 http://icp.ge.ch/sem/sief/spip.php?rubrique59  Adresse depuis un poste de l'état : https://prod.etat-ge.ch/edugeco/memo https://prod.etat-ge.ch/edugeco/memo  Adresse depuis la maison : https://ge.ch/edugeco/memo https://ge.ch/edugeco/memo

51. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 51 MEMO en pratique  Fiche élève, horaire de l'élève  Suivi des absence et remarques disciplinaires d'un élève  Génération de relevés d'absence et remontée dans smog  Envoi de mails aux enseignants d'un élève donné et au doyen concerné

52. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 52 MEMO en pratique LListes de classes (gestion autonome) RRelevé hebdomadaire, relevé individuel de l'élève (lettre aux parents) EExtraction d'un fichier excel des élèves (pour créer un fichier de note par exemple) Impression du relevé récapitulatif de tout élève quittant l'établissement

53. Département de l’instruction publique, de la culture et des sports Centre de compétence du SI pour l'Education et la Formation (CECO-SIEF) 27/08/2015 – page 53 QUESTIONS / REPONSES Tous