1. PENULISAN LAPORAN
ZULKIFLI YAHYA

2. DEFINASI LAPORAN SECARA MUDAH:- SECARA LANJUT:-
SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT (PRESENTATION OF INFORMATION)
SECARA LANJUT:-
KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK YANG DI SARANKAN.
DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT, MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA TERTENTU/YANG BERKENAAN

3. FUNGSI LAPORAN MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION)
Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu, projek
Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
Bahan rekod untuk rujukan akan datang

4. ...sambung... MEMBUAT KESIMPULAN Proses sesuatu perkara, projek
Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek)
Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

5. ...sambung... MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION)
Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu perkara, projek
Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah
mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah

6. KATEGORI LAPORAN Secara umumnya terdapat (2)
Bentuk Borang (form report)
Laporan kemalangan
Laporan berkala (periodic)
Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report)
Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)
Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah
Menyediakan laporan tahunan
Menyediakan laporan prestasi (progress report)
Laporan perakuan (recommendation)
Laporan kajian
Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah

7. KUALITI LAPORAN Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui
prinsip 5C+1P:-
BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)
Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts)
Gunakan data semasa
Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan

8. PADAT (CONCISE) Tulis seberapa ringkas yang boleh
Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu

9. LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap
Lampiran yang perlu, disertakan
Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)
Menyatakan bahan-bahan rujukan

10. JELAS(CLEAR) Huraian yang jelas Menggunakan bahasa yang mudah difahami
Mengikut urutan logik (logical sequence)
Susun atur yang baik dan menarik (layout)
Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

11. Urutan
Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap kepentingan
Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir/perincian
Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua diatas

12. Format/Susun Atur Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri
Ukuran kertas ialah saiz A4
Jarak (spacing) satu setengah (1.5)
Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14.
Justified
Nombor muka surat
Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan seterusnya.
Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e dan seterusnya.
Nombor tajuk, sub tajuk dan para.
(amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN
1.1.
1.1.1
2. LATAR BELAKANG
2.1.
2.1.1.

13. Penggunaan Bahasa
Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan.
Mengguna ejaan baru.
Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya
Penjelasan dalam kurungan, atau
Nota kaki, atau
Lampiran penjelasan istilah, dan
Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).

14. MEYAKINKAN(CONVINCING)
Matlamat utama kertas – untuk mendapat sokongan/pertimbangan.
Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.

15. BERSOPAN (POLITE)
Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.

16. PERSEDIAAN Perlu tahu 5W+1S: Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)
Apa tujuan/objektif laporan (What?)
Jangka masa (When?)
Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)
Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)
Skop/lingkungan (Scope?)

17. KEPERLUAN MENGETAHUI SASARAN/PEMBACA
Untuk menyesuaikan dengan keperluan
Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal
Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk kuatkan hujah jika bertentangan)

18. STRUKTUR UMUM Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).
Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :
Muka tajuk / (Title page)
Aluan
Ringkasan/abstrak
Jadual Kandungan
Pengenalan (introduction)
Isi
Rujukan
Nota kaki
Rumusan
Cadangan/Syor/Perakuan
Lampiran
Bibliography
Glossary
Illustration
Acknowledgement
Index

19. JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:-
Laporan Minit Mesyuarat
Laporan Berita
Laporan Pemeriksaan
Laporan Penyiasatan
Laporan Kajian
Laporan Lawatan
Laporan Tahunan
Laporan Kejadian/Peristiwa
Laporan Aktiviti
Laporan Klinikal, dll

20. STRUKTUR UMUM MENGIKUT JENIS
LAPORAN MINIT MESYUARAT: -
Tajuk
Tarikh
Masa
Kehadiran
Perutusan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perbincangan agenda
Hal-hal lain
Ucapan penggulungan/penangguhan

21. LAPORAN BERITA Pengenalan Tubuh/Isi Penutup
Prinsip penulisan berita : 5W + 1H
What (apa): apa yang berlaku
Where (di mana): di mana berlaku
When (bila): bila ia berlaku
Who (siapa): siapa terlibat
Why (kenapa): kenapa berlaku
How (bagaimana): bagaimana berlaku

22. LAPORAN PEMERIKSAAN Pengenalan Latar belakang Dapatan pemeriksaan
Tajuk
Pegawai telibat
Tarikh pemeriksaan
Tujuan / objektif
Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak terlibat)
Latar belakang
Dapatan pemeriksaan
Isu / masalah
Sebab akibat
Kesimpulan/rumusan
Syor / cadangan / perakuan

23. LAPORAN KAJIAN Tujuan Pengenalan / latar belakang Objektif kajian
Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan)
Kaedah kajian
Rujukan
Sampel, dll
Tempoh
Perbelajaan
Dapatan(findings)
Isu
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan
Perakuan

24. LAPORAN LAWATAN Tajuk lawatan Tujuan dan skop laporan
Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh
Itineri lawatan
Dapatan, maklumat hasil lawatan
Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan/Perakuan
Lampiran

25. LAPORAN TAHUNAN Tujuan Latar belakang organisasi
Fungsi dan peranan
Bidang tugas dan tanggungjawab
Aktiviti utama
Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.
Perancangan program aktiviti awal tahun.
Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
Sasaran dan pencapaian
Masalah dan kekangan
Implikasi kos dan sumber
Penilaian pencapaian
Pengurusan dan pentadbiran
Sumbangan
Kesimpulan/Rumusan
Syor

26. LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)
Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk “Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri”
- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM supaya konsisten di kalangan semua Kementerian.

27. …sambung… Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan kepada JM.
1. Memorandum
Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan dan mendapat kelulusan
Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar Negeri Luar
Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan
Laporan tahunan Badan Berkanun
Apa – apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM
2. Nota
Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-mata.

28. STURKTUR MEMORANDUM JM
Tujuan
Latar belakang
Asas – asas pertimbangan (ada tajuk kecil)
Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran, Perhubungan Luar dan sebagainya)
Kesimpulan
Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat
Syor

29. Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan
Badan Berkanun, Tajuk – tajuknya berbeza sedikit
Tujuan
Latar belakang
Kejayaan
Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran
Masalah dihadapi
Kesimpulan
Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat
Syor

30. STRUKTUR NOTA JM Tujuan Latar belakang
Perkara – perkara yang hendak dimaklumkan (ada tajuk kecil)
Penutup

31. SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.