1. Comunicação organizacional

2. “ Eu sei que você acha que entendeu o que você pensa que eu disse, mas não estou certo de você tenha percebido que o que você ouviu não é precisamente o que eu quis dizer” Aviso na Sala de Imprensa do Pentágono

3. Comunicação “Um processo que consiste em um emissor transmitindo uma mensagem, através de um meio, para um receptor que reage” Kotter (1977) Faltando qualquer um dos elementos (emissor, mensagem, receptor), a comunicação não acontece

4. Administração - definições Etimológico – do latim ad+minister = função, direção, movimento, aproximação Evolução etimológica: ao lado do pequeno; aquele que se põe a serviço dos outros; o que se apequena para melhor servir Conceito científico: estudo das teorias e métodos relacionados Propósitos: trata de movimentos científicos, traduzidos por concepções, teorias e técnicas que permitem realizar transações entre as organizações e o ambiente e cumprirem seus objetivos e metas com elevado grau de eficiência, eficácia e efetividade Outros significados: pessoa ou conjunto de pessoas que compõem a direção superior de uma organização. O conjunto de órgãos e funcionários de um governo. Forma ou conteúdo de arte e da técnica de conduzir, dirigir, idealizar, empreender planos, diretrizes, missões e decisões

5. Comunicação interpessoal Envolve pessoas se relacionando umas com as outras Envolve significados compartilhados. O processo só se completa se as pessoas concordarem quanto à definição dos termos que estão usando O processo é nitidamente simbólico, pois envolve gestos, sons, letras, números, palavras, etc. que só podem representar ou sugerir as ideias que elas pretendem comunicar É a base para a comunicação organizacional

6. Comunicação interpessoal Emissor – dá as informações. Seleciona os dados, dá ordem ou disposição adequada, estrutura o discurso. No discurso deve ser claro e objetivo, entusiasta e inteligente para prender a atenção dos ouvintes Receptor – público, auditório ou platéia – pode ser simpático, adverso ou indiferente Meios – voz, gestos Mensagem – é o essencial do discurso, idéias a serem transmitidas. Deve ser adequada à oportunidade. A interpretação da mensagem é muito delicada, pois cada um interpreta de acordo com suas próprias vivências e conhecimentos

7. Comunicação nas organizações Lei geral: Jamais nos comunicamos de forma tão eficiente quanto pensamos Retenção de conteúdo das mensagens São imprecisas as comunicações hierárquicas Devem ser bem desenvolvidas e bem comunicadas Mensagens repetidas por meio de diversos veículos – maior precisão, compreensão e recordação A escolha do veículo deve levar em conta o comunicador, a audiência e a situação Preferência: comunicação oral

8. Comunicação escrita Mais eficiente no caso de : – Mensagens longas – Contendo dados financeiros, de produção, quantitativos – Para complementar a comunicação oral Evita mudanças no conteúdo simbólico das mensagens Não evita distorções de significado devido a problemas de semântica Proporciona tangibilidade de algum fato, acordo ou transação Serve como prova testemunhal Ratifica acordo Protege nas relações de obrigações contratuais Registros escritos são necessários para satisfazer exigências legais

9. Comunicação escrita Tamanho da organização Estudar cuidadosamente a natureza da redação efetiva A ação de colocar as palavras no papel presta-se maior permanência do que ao falar Veja a imprescindibilidade da comunicação Inexistem expressões fisionômicas que mostram a reação ou observação, indicando se foi transmitido o sentido que se pretendia imprimir à mensagem Objetividade – excluir palavras pomposas de sentido vago e intangível

10. Extensão da sentença Polissilábicas Palavras de interesse humano Complexidade Dificuldade – Índice de nevoeiro (Gunning – 1952): ( Nº médio de palavras numa sentença + Nº de palavras com 3 ou mais sílabas num trecho de 100 palavras) x 0,4 = nº de anos de escolaridade formal que uma pessoa necessitaria para ler o trecho com facilidade e compreensão – Adultos preferem ler 2 graus abaixo do seu nível de habilidade Escritores de sucesso. Best-sellers Comunicação escrita

11. Comunicação – conforme o teor da mensagem Informativa: a informação predomina na mensagem, em lugar das tentativas de influenciar comportamentos Instrutora: ocorre quando o emissor procura influenciar, mostrando efeitos que o comportamento do influenciado deve ter. Há também a instrução de como cumprir a ordem Estimuladora ou motivacional:ocorre quando o emissor procura influenciar o receptor, mostrando-lhe a conveniência de este se comportar de certa forma, o qual deve conduzir à efetivação da meta pretendida

12. Comunicação escrita O problema A análise crítica Habilidades Estilo redacional – Prolixidade – Bacharelismo – Chavões

13. Redação empresarial Objetividade Clareza Confiabilidade Exatidão dos dados Susceptibilidade (?)

14. Comunicação na relação negocial Audição Linguagem Empatia Feedback Opiniões Fluxo de informações Fonte Tempo Sobrecarga na comunicação Confiança mútua Canais

15. Aspectos da comunicação Psicológicos: percepção, atenção, motivação, atitudes, memória, hábitos de pensamento Semiológicos: emprego dos signos e códigos para comunicar palavras, gestos, tom de voz, escritos Semânticos: significados das palavras, dos objetos e das pessoas e sua interpretação Sintáticos: estrutura ou organização dos conteúdos e dos signos Cibernéticos:retroinformação e o diálogo, com a quantidade de ideias transmitidas por diversos canais e com a capacidade deste para levar sinais

16. Comunicação oral Desvantagens em relação à escrita Palavras faladas carregam emoção: – Diversidade de significados (contexto) – Inflexões da voz - Entonação pode mudar a direção do discurso. Gesto: ação comunicativa, uso comedido Fisionomia do comunicador – rubor, careta, sorriso, espanto. Ator e autor.

17. As funções da comunicação Indicativa ou referencial: a mensagem indica algo, seja um objeto ou ideia Emotiva: a mensagem quer suscitar emoções (associações de ideias, projeções, identificações etc.) Imperativa: a mensagem tenta impor um comportamento. Pode ser categórica ou hipotética Contato ou fática: procura estabelecer vínculo psicológico com o receptor (cumprimento) Estética: pretende criar uma sensação harmoniosa (uma pintura, um quadro) Metalinguística mensagem fala de outra mensagem ou de si mesma (filme sobre a história do cinema, livro de ensino-aprendizagem)

18. O processo da descrição Dá os traços essenciais de um fato, lugar ou personagem por meio de palavras Características: aquilo que e próprio do objeto, pessoa ou paisagem. Atingir o aspecto singular, o que distingue Circunstâncias: podem ser físicas ou psicológicas. Acudir os dados recebidos pelos órgãos de sensação (visão, audição, paladar, olfato, tato) A linguagem oral é diferente da escrita

19. O processo da descrição Não é sinônimo de enumeração Cronografia: descrição de um momento especial (uma manhã agitada, uma noite de festa) Topografia: descrição de um lugar (perto do mar, montanha, planalto) Etopéia: descrição dos costumes e paixões dos homens, suas tendências, virtudes e vícios Diferente de narração. Depende do ângulo de visão do emissor, ou seja, o princípio e o encerramento da exposição estão submetidos ao critério e visão do expositor Furini, 1999

20. Narração Refere-se basicamente a pessoas e ambientes Dá a sensação de que se tira uma fotografia instantânea Constitui uma exposição de fatos, seu elemento primordial é o tempo. Exige ordem cronológica Quando narramos, entramos na descrição Deve-se evitar hesitações, explicações longas e repetições O ouvinte deve participar mental e emocionalmente do fato relatado Furini, 1999

21. Estrutura do discurso Partes: Introdução – também chamada exórdio, prólogo ou proêmio – 1ª parte do discurso. Dá idéia do assunto que será tratado – Não deve ser: vulgar, longo, separado, transferido, comutável – Não usar: palavras não usuais, arcaísmos, linguagem puramente poética – Deve ser conciso, despertar interesse do público – Corpo – também chamado logos, que por sua vez consta de narração, prova e refutação – Encerramento – conhecido como epílogo ou peroração

22. A voz: inflexões e timbre – Masculina: tenor, barítono, baixo – Feminina: soprano, meio-soprano, contralto A postura O olhar As mãos Os gestos Discurso – recursos do orador

23. O silêncio – alerta, comove, cria expectativa, dá à palestra um clima de gravidade ou solenidade, convida à reflexão O exemplo – descansa a mente dos ouvintes, cria associações de fatos semelhantes, movimenta a imaginação e as emoções. Pode ser verídico ou inventado pelo autor. Indutivo A máxima – serve como apoio. As de melhor aceitação são aquelas que enunciam uma maneira de pensar aprovada por todos. Vai do universal para o particular A piada – culta e delicada constitui o sal do discurso (Cícero) Discurso – recursos do orador

24. Comunicação organizacional Formal Informal Vertical – ascendente / descendente Horizontal

25. Comunicação formal – fatores básicos Canais formais: são as redes interpessoais, intergrupais e entre grupos e pessoas Estrutura de autoridade: determina quem se comunica com quem, obedecendo hierarquia e estabelecendo responsabilidades (status, poder) A especialização do trabalho: facilita a comunicação dentro de grupos diferenciados – jargões, metas, objetivos, estilos pessoais A propriedade da informação: é a posse por parte de certos indivíduos, de informações e conhecimentos estratégicos

26. Comunicação informal - Boatos Linha única – A diz para B que diz para C com modificações no conteúdo original Fofoca – pessoa descobre e conta a todos a informação que obteve, normalmente não ligada ao trabalho Probabilidade – a notícia é difundida de forma aleatória indiferentes à pessoa que a recebe; geralmente usada quando o fato é interessante mas provavelmente insignificante Do grupo – a informação é transmitida a poucos indivíduos selecionados, os quais transmitem a outros que confiam ou gostariam de receber favores. Podem ser interessantes ao receptor. Padrão dominante nas organizações (Barros)

27. Comunicação formal – fatores básicos Canais formais: são as redes interpessoais, intergrupais e entre grupos e pessoas Estrutura de autoridade: determina quem se comunica com quem, obedecendo hierarquia e estabelecendo responsabilidades (status, poder) A especialização do trabalho: facilita a comunicação dentro de grupos diferenciados – jargões, metas, objetivos, estilos pessoais A propriedade da informação: é a posse por parte de certos indivíduos, de informações e conhecimentos estratégicos

28. Sistemas e processos formais e informais de comunicação Reuniões Resoluções Portarias Cartas circulares Memorandos Comunicações internas Conversas pessoais Cartas anônimas Telefonemas E-mails

29. Grupos informais Coletividades identificáveis, estruturadas, de pessoas que desempenham papéis segundo determinadas normas (tácitas ou implícitas), interesses e valores sociais para a consecução de objetivos comuns, nem sempre coincidentes com os da organização Uma de suas funções é ajudar seus membros a se comunicar, inclusive criando redes de comunicação informais Richter (1973 in Barros)

30. Comunicação formal Existe para dar suporte à eficácia dos agrupamentos deliberadamente criados pelos seus administradores encarregados de realizar tarefas específicas destinadas a ajudar a organização a atingir seus objetivos Auxiliar a rede de interações e organizar as unidades de trabalho Possibilita aprendizagem organizacional

31. Comunicação vertical De cima para baixo: – flui dos indivíduos em nível hierárquico superior e as formas mais comuns são instruções para tarefas, memorandos oficiais, comunicados de política, métodos, manuais e publicações da empresa De baixo para cima: – Informações comunicadas aos superiores para tomada de decisão. Filtro. – Necessária, mas difícil. Os tipos mais comuns são caixa de sugestões, encontros grupais e métodos de reclamação e apelo

32. Deve ser claro, coerente e racional Reconhecer e compreender a natureza e importância dos símbolos Apreciar a posição e a autoridade do ouvinte Prever o impactos de suas palavras junto ao público receptor Comunicador/ Emissor

33. Conhecimento – da estrutura burocrática – da língua – do papel a desempenhar dentro da empresa A importância do vocabulário – Diferentes significados de acordo com o contexto – Conhecimento da terminologia técnica e da linguagem ordinária da comunicação – Linguagem administrativa x jargões profissionais especializados Técnicas de elaboração de mensagens - Idéias básicas

34. – Expressões limitadas – Frases curtas com predominância do indicativo e imperativo – Frases abreviadas e condensadas – Repetição de slogans e clichês – Aparição de palavras e fórmulas da moda – Utilização de termos genéricos e abstratos – Multiplicidade de eufemismos – Profunda correção, preciosidade – Ornamentos com vocabulário contábil, cifras Características predominantes na linguagem administrativa

35. Afastamento dos empregados em reação ao linguajar Distância entre o discurso e os fatos Aumenta as diferenças e as especificidades de cada contexto Maior custo para elaboração, enunciação e difusão da mensagem Maior preocupação com a elaboração do que com a análise e os resultados propriamente ditos Não uniformidade do discurso da empresa Efeitos da linguagem administrativa

36. Trata das: – Classificações das palavras – Mudanças em sua forma – Estruturas das frases – Funções das palavras Dicionarização Anglicismos Galicismos Neologias Xenofobia Gramática

37. “Deve a redação (...) primar pela boa linguagem. Para esta concorre também o expurgo dos galicismos vitandos, que aqui e acolá enodoam nosso vernáculo, ora por pobreza do vocabulário de quem escreve, ora por comodidade ou capricho insólito em aceitar os produtos alienígenas em detrimento do que é nosso” Ney (1965) Redação

38. Uso cotidiano Evolução dos idiomas em função da vontade popular Sentido original e as transformações – Salário, secretária, tratante, tratadista, famigerado Palavras

39. Seleção de palavras que transmita o significado da maneira mais eficiente Consciência da capacidade de quem recebe de atribuir significado Atrair e manter a atração do leitor Ilustrações Conteúdo: quase sempre controlado por modelos e formulários planejados Discursos escritos por profissionais Deve ter informação suficiente para cobrir o assunto em questão e alcançar os objetivos do escritor – passado Desaconselhável uso de palavras redundantes ou supérfluas Reduzir a carga do leitor – sumário, apêndice, lista Elaboração de mensagem escrita

40. Use – palavras e expressões simples – Palavras curtas e conhecidas – Pronomes pessoais sempre que for apropriado – Sentenças e parágrafos curtos – Verbos ativos Apresente ilustrações e exemplos Seja parcimonioso no uso de adjetivos Exprima seus pensamentos de maneira lógica e direta Evite palavras desnecessárias Mostre educação e inteligência Algumas diretrizes para redigir bem

41. 1.Esclareça suas ideias antes de tentar comunicá-las 2.Examine a finalidade da comunicação 3.Compreenda o ambiente físico e humano ao comunicar 4.Ao planejar a comunicação, consulte outras pessoas para obter apoio, além dos fatos 5.Considere o conteúdo e as conotações da mensagem 6.Sempre que possível, comunique algo que ajuda ou é valorizado pelos destinatários 7.Faça acompanhamento posterior 8.Comunique mensagens que são de importância tanto a curto quanto a longo prazo 9.As ações devem ser congruentes com a comunicação 10. Procure ser uma pessoa que escuta (e lê) bem American Management Association 10 mandamentos sobre como preparar uma mensagem eficaz

42. Obedecer as regras gramaticais, evitando erros de sintaxe, de pontuação, de ortografia etc. Procurar a clareza, evitando palavras e frases obscuras ou de duplo sentido Agradar ao leitor, empregando expressões elegantes e fugindo de um estilo muito seco Para ser eficaz são necessárias: – Clareza e objetividade para que nossa mensagem implique numa resposta – Precisão para que o outro compreenda o que estamos pensando – Persuasão para obter colaboração e a resposta esperada É preciso tomar cuidado com: – Interferência física: dificuldade visual, má grafia das palavras, cansaço, falta de iluminação etc. – Interferência psicológica: mensagens que contenham agressividade, aspereza, antipatia etc. Escrever bem é:

43. Conteúdo e condições de emissão da mensagem Objetivos do remetente Situação e contexto da comunicação entre remetente e destinatário Condições de recepção da mensagem Veículos: bilhete, telegrama, telex, carta, fax, ofício, e-mail, relatório, jornal, revista, out-doors Fatores determinantes do veículo para transportar a mensagem

44. Obter e fornecer informações Promover ação específica Promover, manter ou encerrar relacionamento comercial Objetivos de quem redige:

45. Subemprego – desemprego Terceira idade – velhice Funcionários – empregado Exemplos de eufemismo