1. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 1 Projet pilote équipe mobile pour le secteur des personnes âgées Session d’information 18 octobre 2010

2. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010

6. 6 Objectifs de la session d’information  Informer les institutions  Clarifier le vade-mecum et le formulaire d’enregistrement (importance d’interpréter les choses de la même façon)  Répondre aux questions posées par les institutions

7. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 7 Cadre et origine  Accord social 2005-2010: initiatives concernant le remplacement des absences et la communication des horaires  Projet pilote équipe mobile - secteur des hôpitaux  Sur base des moyens supplémentaires attribués au Maribel fiscal: 200 EMT (Equivalents Mi-Temps) à durée déterminée (2 ans)

8. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 8 Définition du concept d’équipe mobile (E.M.) Une équipe mobile est une équipe de membres du personnel, non liée à une unité architecturale, structurelle ou fonctionnelle qui permet d’assurer un remplacement immédiat en cas d’absence dans une unité de soins ou un renforcement de courte durée en cas d’augmentation subite de la charge de travail (cf. définition de l'équipe mobile pour le secteur des hôpitaux dans l'art. 2 de l'AR du 15/02/1999)

9. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 9 Objectifs du projet pilote Tester et évaluer le fonctionnement et l’organisation du travail de l’équipe mobile, devant permettre : - d’assurer le remplacement immédiat du personnel infirmier et soignant absent - d’éviter des changements d’horaires - de communiquer plus tôt les horaires - de réduire la charge de travail - de diminuer la flexibilité des travailleurs grâce à la stabilisation des horaires

10. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 10 Sélection des institutions  359 institutions ont introduit leur candidature  Sur ces candidatures, 314 étaient recevables ; il s'agissait d'institutions disposant d'un organe de concertation paritaire (DS, CPPT, CE) en leur sein.  Finalement 57 institutions ont été sélectionnées pour participer à ce projet.  Critères de sélection : la répartition par région et la répartition en fonction de la taille de l’institution.

11. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 11 Attentes vis-à-vis des institutions  Composer un groupe de travail paritaire local (GPL)  Elaborer un plan de projet  Assurer le rapportage  Organiser l’équipe mobile  Engager l’équipe mobile  Réaliser des mesures quantitatives

12. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 12 Composition d’un groupe de travail paritaire local (GPL)  Constitué d’un nombre équivalent de représentants patronaux et syndicaux désignés par l’organe de concertation (DS, CPPT, CE); possibilité de le compléter avec des personnes de référence internes  Mission : l'attribution, le suivi, l'organisation et l'évaluation de l'équipe mobile dans l’institution

13. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 13 Plan de projet  Doit émaner d’une concertation paritaire au sein du GPL et être approuvé par organe de concertation  Objectif pour les institutions : suivre la façon dont elle évolue au fil du temps par rapport aux objectifs et à ses scénarios d’amélioration,  Deadline introduction plan de projet: vendredi 26 novembre 2010  Contenu du plan de projet

14. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 14 Contenu du plan de projet - composition GPL - description du mode de gestion actuel des horaires - points à améliorer - objectifs visés (QUOI) en termes d’amélioration - scénarios d’amélioration (COMMENT?) - maquette d'un plan d'affectation - horaires de l’équipe mobile (élargie) - le cas échéant: fonctionnement de l’équipe mobile déjà existante

15. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 15 Objectifs Quelques buts visés par la Chambre personnes âgées:  Communication plus rapide de l’horaire provisoire (si d’application) et de l’horaire définitif  Diminution du nombre de changements d’horaires demandés par l’employeur/l’employé après communication de l’horaire provisoire/définitif (via l’introduction d’un horaire stable)  Diminution du nombre de rappels immédiats (moins de 48h avant la prestation)

16. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 16 Objectifs  Diminution de la charge de travail  Diminution du nombre d’heures à récupérer  Diminution du nombre d’heures de travail prestées par des intérimaires  Diminution du nombre d’heures prestées par des étudiants  Diminution du nombre de travailleurs appelés à leur domicile.

17. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 17 Scénarios d’amélioration  De quelle manière (COMMENT) on va tenter d’atteindre les objectifs fixés  Etablis par le GPL au début du projet  Eventuellement adaptés par le GPL après chaque mesure quantitative

18. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 18 Plan d’attribution  De quelle façon l'équipe mobile (élargie) va être concrètement mise en place?  Etabli par le GPL  Apporte une réponse aux questions suivantes: - Nombre d’ETP et têtes soutenue par l’E.M. - Pour combien de services et dans quels services l’E.M. fonctionnera-t-elle? - Qui décidera à quel service les membres de l’E.M. seront affectés?

19. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 19 Plan d’attribution - Qui fera la demande d’intervention de l’E.M.? - Qui établira les horaires des collaborateurs de l’E.M.? - A quel moment fera-t-on appel à l’E.M.? - Quels seront les critères d’attribution (l’ordre de priorité) sur base desquels l’E.M. sera affectée ou attribuée?

20. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 20 Critères d’attribution Arbre décisionnel possible pour l’affectation:  Priorité 1: remplacement immédiat (au max. dans les 48 heures) de travailleurs absents de façon imprévue.  Priorité 2: augmentation exceptionnelle de la charge de travail  Priorité 3: remplacement en cas d'absence de courte durée (max. 48h) planifiée après la publication de l’horaire définitif

21. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 21 Critères d’attribution  L’arbre décisionnel pour l’affectation peut être complété par les institutions  Une E.M. peut être affectée pour plus de 48 heures. Condition: il doit s’agir de missions de courte durée  Des remplacements de longue durée ne sont pas possibles

22. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 22 Mesures quantitatives  Mesure zéro (zérotage)  Première mesure intermédiaire  Seconde mesure intermédiaire  Troisième mesure intermédiaire  Mesure finale

23. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 23 Mesure zéro (zérotage)  A pour objectif de mesurer la situation en début de projet, avant que les travailleurs de la nouvelle E.M. n'entrent en fonction  Permettra en fin de projet de mesurer l'impact / l'évolution de l'équipe mobile dans le temps

24. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 24 Formulaire d'enregistrement zérotage  A compléter par les institutions pour le mois de novembre 2010  Le formulaire d’enregistrement doit être transmis au plus tard pour le 31 décembre 2010  Méthode: possibilité de compléter ce formulaire d’enregistrement en ligne ou sur papier (une communication par écrit aux institutions suivra)

25. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 25 Rapport  Après un an : un rapport intermédiaire  Après deux ans : un rapport final  Les rapports devront être soumis formellement à l'organe de concertation social pour confirmation  Rapport intermédiaire et final devront être remis au comité de pilotage de la Chambre personnes agées

26. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 26 Contenu du rapport Rapports intermédiaire et final devront présenter au minimum les éléments suivants:  Nombre d’heures prestées et à récupérer  Nombre d’heures supplémentaires  Nombre de changements d’horaires à la demande de l’employeur/employé après publication de l’horaire provisoire/définitif

27. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 27 Contenu du rapport  Publication de l’horaire provisoire (si d’application) et de l’horaire définitif  Nombre d’heures de travail prestées par des étudiants  Nombre d’heures de travail prestées par des intérimaires  Nombre de travailleurs rappelés à leur domicile

28. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 Contenu du rapport  Nombre de travailleurs absents de façon imprévue  L’impact de l’E.M. sur la charge de travail? Raisons de la charge de travail ?  Prestations de l’E.M. importance et nature (type de remplacement, délais du remplacement, durée,…) 28

29. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 29 Rapportage  Description des constatations faites par le GPL et des scénarios d’amélioration élaborés après les différentes mesures (mesure zéro, mesures intermédiaires et mesure finale)

30. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 30 Engagement équipe mobile  1er décembre 2010: les emplois devront être attribués et l’équipe mobile devra réellement fonctionner dans l’institution  1er septembre 2010: possibilité d’engager du personnel pour familiarisation  Type de contrat:durée déterminée ou indéterminée  Equipe Mobile:au moins deux personnes  Recrutement de personnel en interne: l'emploi libéré doit être complété par un nouveau collaborateur.

31. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 31 Engagement équipe mobile  E.M. uniquement au sein de maisons de repos et de maisons de repos et de soins (pas résidences-services, centres de soins de jour et centres de jour pour personnes âgées)  E.M. uniquement infirmiers et des aides-soignants.  Attribution E.M.: remplacer uniquement des collaborateurs occupant la fonction d’infirmier ou d’aide soignant (pas des fonctions logistiques ou administratives).  Possibilité d’élargir l’équipe mobile déjà existante

32. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 32 Horaires équipe mobile  Horaire fixe ou cyclique (pas de “contrats d’appel”)  Plages horraires du jour pendant la semaine (pas de services de nuit)  Plages horaires durant le week-end: possibles dans un horaire cyclique  Connu à l'avance, sans savoir dans quel service l’E.M. devra travailler

33. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 33 Horaires équipe mobile En cas de modification de dernière minute dans l’horaire de certains travailleurs et si aucun membre de l’équipe mobile n’est planifié résoudre ce problème sans faire appel à l’équipe mobile

34. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 34 Groupe de pilotage sectoriel  Composé des membres du comité de gestion de la chambre personnes âgées, d’un collaborateur du département études de l’asbl FE.BI et d’un collaborateur de la Chambre personnes âgées  Assure le suivi, l'évaluation et (si besoin) l’adaptation du projet pilote  Réalise un rapport intermédiaire et final sur base des données récoltées auprès des institutions (les formulaires d’enregistrement, le rapport intermédiaire et le rapport final)

35. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 35 Si une institution ne respecte pas ses engagements?  La chambre personnes âgées mettra fin, après mise en demeure, au financement de ces emplois  De quels engagements s’agit-t-il? - emplois réellement supplémentaires, - affectation à une équipe mobile, - remise des formulaires d’enregistrement complétés, - rédaction des rapports, - mise en place du groupe de travail paritaire local

36. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 36 Calendrier  Projet aura lieu du 1 décembre 2010 au 31 octobre 2012  A partir du 1 décembre 2010 les emplois devront être attribués  Introduction plan de projet: 26 novembre 2010

37. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 37 Calendrier  Mesure zéro (zérotage): porte sur novembre 2010 + discussion des résultats et ajuster les scénarios d'amélioration  Première et seconde mesure intermédiaire: portent sur avril et octobre 2011  Décembre 2011: introduction du rapport intermédiaire des institutions

38. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 38 Calendrier  Février 2012: rapport intermédiaire Chambre personnes âgées  Troisième mesure intermédiaire et mesure finale: portent sur avril et octobre 2012  Décembre 2012: introduction rapport final des institutions  Février 2013: rapport final Chambre des personnes âgées

39. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 39 Calendrier (schéma) PériodeRecherche quantitative Discussion des résultats GPL Rapport GPLRapport groupe de pilotage Novembre 2010X MOx Avril 2011X M1x October 2011X M2x Décembre 2011x Fin février 2012x Avril 2012X M3x Octobre 2012X M4x Décembre 2012x Fin février 2013x

40. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 40 Astuces  En annexe du vade-mecum: quelques astuces, expériences et bonnes pratiques qui peuvent être reprises dans le cadre de ce projet  Informer toutes les parties concernées au sein de l’institution sur les possibilités et limites du projet

41. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 Frequently asked questions  La Chambre personnes agées va répondre via son site web aux questions posées par les institutions.  Envoyez vos questions à: kristof.dhoore@fe-bi.org

42. Session d'information équipe mobile 18 octobre 2010 QUESTIONS?? 42