1. Upravljanje virtualnim timom
Stanislav Strešnjak, PMP
Siemens CMT

2. Što je virtualni tim?
Virtualni tim kao pojam teško se pronalazi u rječniku, no kombinirajući riječi virtualno i tim, mogli bi ga definirati kao „odvojeni zajednički rad“.
Pojam virtualni tim pojavio se tijekom 90-tih godina. Tim se obično sastavlja tako da se zajedno rade najbolji raspoloživi ljudi, no oni su podijeljeni po raznim lokacijama, organizacijama ili kontinentima i neki (većina?) od njih se nikada nije vidjela „u živo“

3. Specifičnosti virtualnog tima
- članovi smješteni na različitim mjestima
različite vremenske zone
različite kulture
na udaljenosti većoj od 15 metara vjerojatnost komunikacije i suradnje (više od jednom tjedno) manja je od 10% (prof. Tom Allen, MIT)
Professor Tom Allen of Massachusetts Institute of Technology conducted extensive research over many years into the relationship between distance and the level of regular communication between people. His research revealed a clear link between distance and frequency of communication. For example, if there’s a distance of more than 50 feet (15+ metres) between people, the probability of them communicating and co-operating more than once a week was quoted at less than 10%.

4. - rad sa najboljim ljudima, neovisno o tome gdje se nalaze
Potencijal
- rad sa najboljim ljudima, neovisno o tome gdje se nalaze
- brže i efikasnije postizanje rezultata
- ušteda novca za putovanja i smještaj
- stvaranje veza izvan matične firme
- mogućnosti učenja – za voditelje i ostale članove tima
- novi način poslovanja:
- umrežavanje postaje važnije
- vodstvo se temelji na snazi osobe, a ne na starosti, funkciji ili stažu

5. 2.U virtualnim timovima najvažnija je tehnologija
Prepostavke (KRIVE!)
1.Virtualni tim je isti kao i „normalni“ tim samo što su ljudi na različitim mjestima
2.U virtualnim timovima najvažnija je tehnologija
3.Virtualni tim će uvijek funkcionirati ukoliko je sastavljen od najboljih ljudi
potrebno je sastaviti tim od grupe ljudi koji se možda nikada nisu susreli i koji rade u različitim vremenskim zonama
ključan je zajednički rad, a ne korištenje tehnologije

6. Pitanja koja si treba postaviti
Što je veća slika (big picture)?
Tko su dionici (stakeholders)?
Kako bi uspjeh trebao izgledati?
Koje nam je vremensko razdoblje raspoloživo?
Koji su resursi raspoloživi?
Tko je predložen za tim?

7. Radim li u potpunosti ili djelomično na projektu? Kome odgovaram?
Pitanja koja će si postaviti članovi tima (i na koja treba odgovoriti!)
Zašto sam odabran?
Radim li u potpunosti ili djelomično na projektu?
Kome odgovaram?
Kako ću biti nagrađen i tko će to učiniti?
Što ako sve pođe po zlu?
Kako ćemo komunicirati i biti u kontaktu?
Koja je moja uloga?
Što će biti nakon završetka projekta?

8. Koje su naše vrijednosti?
Kultura
Koje su naše vrijednosti?
Što smatramo privlačnim, a što ne privlačnim?
Što je prihvatljivo, a što ne prihvatljivo ponašanje?
Što je ispravno, a što nije?
Kako tumačimo svijet?
Kultura je način na koji djelujemo. Kako se ponašamo, kao pojedinci i u skupini.
Možemo je gledati i kao zajedničke pretpostavke, uvjerenja, vrijednosti, norme i djelovanja. Oblikujemo je našim iskustvima u raznim situacijama koje utiču na način kako vidimo i razumijemo svijet u kojem živimo. Ta prethodna iskustva često se prenose generacijama.

9. Što ovo znači? UK & USA – OK Rusija – nula Japan – novac
Brazil – uvreda
United Nations Survey
Last month, a world survey was conducted by the UN. The only question asked was: "Molim vas za vaše iskreno mišljenje o rješnje problema nestašice hrane u ostatku svijeta." The survey was a huge failure...
In Africa they didn't know what "food" meant.
In Eastern Europe they didn't know what "honest" meant.
In Western Europe they didn't know what "shortage" meant.
In China they didn't know what "opinion" meant.
In the Middle East they didn't know what "solution" meant.
In South America they didn't know what "please" meant, and
In the USA they didn't know what "the rest of the world" meant.

10. Rješavanje konflikata Pristup zadatcima Stil odlučivanja
Kulturološke razlike
Stil komunikacije
Rješavanje konflikata
Pristup zadatcima
Stil odlučivanja
Pokazivanje osjećaja
Dijeljenje informacija
vjerovanja
vrijednosti
percepcija
očekivanje
stav
pretpostavke

11. 2. Pokušajte razumjeti tuđe gledište
Neke smjernice
1. Uvažavajte kulturološku raznolikost i prihvatite da su vaša shvaćanja obojana odgojem u vašoj kulturi
2. Pokušajte razumjeti tuđe gledište
3. Napravite domaću zadaću i proučite drugu kulturu. Budite otvoreni i ne primjenjujte nacionalne stereotipe na osobe
4. Radite na razvijanju povjerenja i otvoreno komunicirajte kako kulturološke razlike utječu na rad i ishod

12. Neke smjernice (2)
5. Počnite formalno i čekajte signal druge strane za početak neformalne komunikacije
6. Prepoznajte dodatni stres uzrokovan jezičnom barijerom i napravite ustupke bez zaštitničkog ponašanja
7. Kako bi izbjegli skupe pogreške, razumijevanje ključnih stvari uvijek provjerite dva puta
8. Planirajte komunikaciju kako bi izbjegli negativnu i izgradili pozitivnu komunikaciju. Jednostavno, direktno, iskreno i otvoreno su najbolji načini komunikacije između kultura.

13. Općenita pravila za rad u virtualnom timu
Svi članovi tima moraju znati cilj
Podsjećajte sve da ste dio istog tima
Postavite neka osnovna pravila – u koje doba treba biti raspoloživ, koji su sastanci obavezni
Iskoristite svaku mogućnost za neformalno druženje
Komunicirajte!
Napravite kompromis oko vremenskih razlika
Budite osobito pažljivi u raspoređivanju poslova
Dajte ljudima kraće/manje zadatke

14. Kontakt: stanislav.stresnjak@siemens.com
Literatura:
THE VIRTUAL TEAMS POCKETBOOK, Ian Fleming
10 tips for managing virtual teams, Tom Mochal
Managing the life cycle of virtual teams, S.A.Furst, M.Reeves, B.Rosen, and R.S.Blackburn
PMBOK
Kontakt: