1. 公文書寫注意事項 報告人 許崑燈

2. 公文書寫原則 ( 人事時地物 ) 簡：主題簡單明瞭 淺：文義顯淺清楚 明：內容明確無誤 確：案件確實具體 林語堂說：「作文要像女孩子的裙子一樣， 越短越好。」範例說明範例說明

3. 公文常用語 期末語： 上行文：請 鑒核。請 核備。請 鑒核賜復。 平行文：請 查照。請 查照惠復。請 惠允。 下行文：請查照。請 轉知查照。請備查。 稱謂語：鈞部、大會、鈞長、職、臺端。 經辦語：業經、均已。 引述語：奉、敬悉、依據 ○ ○ 函辦理。 期待語：敬請、恭請、敦請、惠請、懇請

4. 公文用語 ( 期望語 ) 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核轉、 請 核示、請 裁示、請 釋示、 請 核准辦理、復請 鑒核 平行文：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、 請 同意見復、請 查照轉告、 請 查照備案、請 惠允見復、 復請 查照、請 查照惠復 下行文：請照辦、請查照辦理、請確實辦理、 請查明見復、請查照轉告、 請依規定辦理、請轉告所屬確實辦理 案例說明：錯誤範例錯誤範例

5. 公文撰擬 - 簽、函 主旨  精要不超過 60 字  敘明行文目的 說明  緣由、案情分析 擬辦（辦法）  建議方案 單位核稿  行政人員協助 重點提示  重要公文應經單位主 管核閱，勿使用甲章  具時效性公文應追蹤 進度  以本校位階書寫公文  注意上下行用語及數 字寫法

6. 簽的意義 函稿的意義 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 案例說明：錯誤範例 錯誤範例 簽、函的意義

7. 公文撰擬 - 感謝狀、證書、聘書 不加標點符號 由校長代表學校 ( 請用簽名章 ) 稱謂適當 先生（女士）、君、同學、學員、老師 用印 蓋校印於日期上方 ( 日期請勿加 0 ，例如 09 月 ) 範例說明

8. 公文書寫常見錯誤 1. 上下行文用語錯誤。 2. 簽、函稿、簽稿並陳、以稿代簽，簽函稿混淆不清。 2. 數字使用錯誤。（正確用法）正確用法 3. 主旨與說明一模一樣。 4. 函稿文內寫明附件名稱，附件欄未書明附件名稱。 5. 正本受文者未書寫。 6. 正副本受文者有本校單位時未書寫本校 + 單位，未將 本校單位放在最後。 7. 未使用電子發文浪費郵資及影印費用。 案例說明：錯誤樣態 本校常見錯誤錯誤樣態本校常見錯誤

9. 公文會辦 效力  無表示意見視為同意  會簽單位與承辦單位意見相左請先協調後再呈  多個會簽單位表示意見時請再結簽上呈 處理時限 ( 注意時效 )  最速件： 1 小時  速件： 2 小時  普通件： 4 小時 超過 3 個單位  先行協商再上簽避免意見相左

10. 用印申請 申請用印時機  上網下載表單 ( 文書組網站表格下載區 )  為勞保、學生對外參加比賽報名表、申請獎學 金等簡易制式表單申請用印 已有核准簽文無需重復申請 校長或授權人決行後用印

11. 新聞稿撰擬 結構  導言（第 1 段；頭） 5w1h 、 150 字以內  內容（第 2 段；身） 背景、解釋、過程  結尾（最後一段；腳） 前因後果 標題  醒目、鏗鏘有力（不超過 16 字 ) 各段可獨立完整刊出 重點提示  以記者立場寫稿  向別人學習減少錯誤 校內新聞：首頁 / 新聞專區首頁 / 新聞專區

12. e-mail 傳送 及時傳送文件告知 聯絡人變更請告知 亦屬公文 標題簡要明確 定期清理檢查信箱

13. 結語 向優良範例學習 向前輩請教學習（各處秘書資深同仁） 參考「公文程式條例」及各類書籍 公文寫作時自己之定位（機關對機關） 掌握基本格式與用語

14. 簡 報 完 畢敬 請 指 教簡 報 完 畢敬 請 指 教