1. MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI
Oleh:
DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID
Pendaftar
KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG

2. OBJEKTIF KURSUS Memahami; Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
Fungsi Pengurusan
Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan
Kemahiran pengurusan
Kepimpinan dalam Pengurusan
Kaedah Pengurusan Organisasi yang Berkesan dalam Konteks UMS

3. DEFINISI ORGANISASI?
Satu unit sosial yang mengandungi individu yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap individu itu dan organisasinya

4. CIRI-CIRI ORGANISASI Mempunyai identiti sendiri
Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti
Mempunyai struktur atau pembahagian kerja
Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

5. CONTOH ORGANISASI FORMAL INFORMAL UMS Kastam Imegresen Keluarga
Persatuan Sukarela (NGO)
Jawatankuasa Masjid

6. DEFINISI PENGURUSAN? Getting things done through other people
“..is the prosess of achieving organizational missions and objectives through the coordinated behaviour of organizational members.” (Michael & Jones 2000)
“….. is the process of working with people and resources to accomplish organizational goal.” (Snel, Bateman 2000)

7. CIRI-CIRI PENGURUSAN kecekapan Keberkesanan Proses
Doing the things right / Doing the right things
Keberkesanan
Hasil/Outcome

8. PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN
1. Pembahagian Kerja
2. Mengutamakan Kepentingan Organisasi
3. Kekitaan
4. Pembayaran Upah
5. Autoriti
6. Disiplin
7. Penurunan Kuasa
8. Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada organisasi
9. Susunan Kakitangan
10. Rantai Pemerintahan
11. Satu Perintah
12. Satu Arahan
13. Inisiatif
14. Kestabilan Personel
HASIL / OUTPUT
Henry Fayol ( )

9. FUNGSI PENGURUSAN? MANAGEMENT MISI / VISI 1. Planning 2. Organizing
4. Coordinating
5. Controlling
3. Directing
6. Evaluating
MISI / VISI
MANAGEMENT

10. FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan (Planning)
Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi
Tujuan & objektif
Kenal pasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan organisasi
Strategi
Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat
Mengatur program/ projek
Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi

11. FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan bermula di mana??
Perancangan atas ke bawah
Sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi keseluruhan.
Perancangan bawah ke atas
Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem operasi, pelanggan dan pembekal
YANG MANA LEBIH BAIK

12. FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan :Langkah dan Kawalan??
Tetapkan tujuan & objektif
Langkah 2
Kenalpasti situasi & penentuan Visi/Misi
Langkah 3
Tentukan kekuatan/ kelemahan/ peluang/ ancaman
(SWOT)
Langkah 4
Bentuk strategi & tindakan & pantau/ nilai T U J A N
Tujuan
Perancangan
Kawalan – ukur prestasi/bandingkan/
pembetulan

13. FUNGSI PENGURUSAN - Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.
4W 1 H
Membentuk asas
Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
Mendefinisikan hubungan kerja
Kawalan & maklumbalas
Merekabentuk organisasi
Mengumpul ahli-ahli organisasi
Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
Fokus & membuat keputusan

14. FUNGSI PENGURUSAN - Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk mempengaruhi pekerja dalam mencapai matlamat organisasi bagi (kebiasaannya tahap penyelia dan ke atas):
Menjamin aktiviti organisasi teratur, lancar dalam suasana harmoni
Menentukan arah tuju yang jelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat
Melibatkan kuasa, motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi

15. FUNGSI PENGURUSAN - Penyelarasan (Coordinating)
Menjadikan unsur-unsur yang berbeza menjadi satu. Contohnya:
Penyelarasan melalui Perancangan
Penyelarasan melalui Penganjur
Penyelarasan melalui Kakitangan
Penyelarasan melalui Pengarahan
Penyelarasan melalui Mengawal

16. FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling)
Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan
Kitaran Kawalan:
Awalan – pastikan arahtuju & sumber input betul
Semasa – pastikan proses berjalan mengikut perancangan
Selepas – pastikan hasil menepati piawaian

17. FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling)
Gandingan dengan perancangan
Kawalan: Pengukuran prestasi
Perancangan:
Penetapan objektif
Penentuan kaedah mencapainya
Tindakan
(Pengorganisasian)
Kawalan:
Bandingkan dengan perancangan
Kawalan:
Tindakan pembetulan

18. FUNGSI PENGURUSAN - Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi (Audit Negara)
Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang layak
Lembaga Pengarah – Pelantikan
Pengurusan Sumber Manusia – Waran diisi/Pelan Peralihan/Latihan
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan – mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT
MPK/FM – Lengkap/kemas

19. FUNGSI PENGURUSAN - Penilaian (Evaluating)
“ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi” James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547.
Boleh diukur berdasarkan:
Kecekapan
Keberkesanan (sejauh mana strategi mencapai matlamat)
Produktiviti (penggunaan tenaga manusia)
Kualiti Prosedur (kepuasan pelanggan)
Perkhidmatan yang ditawarkan

20. Siapa Pengurus?
Individu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai.
ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

21. Peranan Pengurus? Peranan Interpersonal Tunggak (figurehead)
Pemimpin (leader)
Penghubung (liason)
Peranan Pemberi Maklumat
Pemantau (monitor)
Penyampai (disseminator)
Jurucakap (spokeperson)
Peranan Pembuat Keputusan
Usahawan (entrepreneur)
Pengaman (disturbance handle)
Pengagih sumber (resource allocator)
Perunding (negotiator)
Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact

22. Tahap-tahap Pengurusan
Pengurus Atasan
Pengurus Pertengahan
Pengurusan Line Pertama
Pengurus Peringkat Operasi
Pegawai-pegawai Utama (Pengurusan Strategik)
Ketua J/S/P/I/U (Perancangan Taktikal)
Ketua Seksyen
Perancangan Operasi
Ketua Unit

23. MANUSIA (INTERPERSONAL)
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PENGURUS
MANUSIA (INTERPERSONAL)
TEKNIKAL
KONSEPTUAL

24. KEMAHIRAN PENGURUSAN -Manusia (Interpersonal)
Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu & kumpulan.
Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja.
Mampu memotivasikan individu/kumpulan yang dipimpin.

25. KEMAHIRAN PENGURUSAN -Teknikal
Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan dengan proses kerja, peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian tugas
Berupaya membuat keputusan
Berupaya mengurus masa

26. KEMAHIRAN PENGURUSAN -Konseptual
Berupaya mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak
Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam persaingan
Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi

27. KEMAHIRAN PENGURUSAN PERINGKAT Pengurus Atasan Kemahiran Konseptual
Kemanusiaan
Kemahiran
Teknikal
Pengurus Pertengahan
Pengurus Bawahan
KEMAHIRAN

28. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN???? √
Pengikut
Kuasa
Pengaruh
Persekitaran
YES NO √ x
Pengikut
Kuasa
Pengaruh
Persekitaran √ x √ x x

29. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG PEMIMPIN, ANDA HARUS PERLU:
Menentukan Visi
Berupaya menyediakan keperluan dalam keadaan yang mendesak
Membentuk gabungan mantap
Komunikasi berkesan
Memberi kuasa pada orang lain (empowerment)
Mengiktiraf kejayaan
Mengukuhkan penambahbaikan

30. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN
ISU
CADANGAN PENYELESAIAN
Kebanyakan penyelesaian/ aktiviti telah distrukturkan – tiada ruang kreativiti
Latihan kepimpinan
Kurang kemahiran dalam memimpin.
Dapatkan maklumbalas dari warga kerja
Gaya kepimpinan yang sama
Perluaskan gaya kepimpinan.

31. Traditional Manager VS Contemporary Manager
Think of self as a manager or boss
Think of self as a sponsor or internal consultant
Follow the chain of command
Dealing with necessary people to obtain a good results
Making decision himself/herself
Invite others in the organization for decision making
Mastering only one major discipline
Mastering a broad array of managerial discipline
Look ‘up’ for mere direction and answer
Question, collaborate and negotiate with others to find solutions
Accept and do repetitive work
Learn new way to contribute
See others primarily as bosses and competitors
Create relationship based on common purpose, mutual respect, and exchange of information (Win-win situation)
Demand long hours without thinking about the productivity
Result and performance is important (Quality of the job)

32. CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:
Borderless
Learning Centric
Collaborative
Strategically Outsource
Geocentric
Ethical
Network
Loosely Couple
Self Maintainable
Contingency Based
Fostering on environment of high care

33. CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization
Customer- based focused
Continuous Improve-ment
Fluid, flexible “Virtual Organiza-tion”
Creative HRM
Egalitarian climate (democtaric)
Tehno-logical support
Management
Hodgetts, Luthans & Lee (2000)
-New Paradigm Organization
From Total Quality to Learning to World-Class

34. KAEDAH PENGURUSAN ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS

35. Bagaimana Organisasi Diurus?
Melalui Perancangan
Pelan Strategik KPM
Pelan Strategik UMS
Pelan Akademik UMS
Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan mengikut kapasiti masing-masing
Naib Canselor
Timbalan-timbalan Naib Canselor
Pendaftar
Bendahari
Ketua Pustakawan
Ketua J/S/P/I/U
Pentadbir, dan
Semua warga organisasi

36. Bagaimana Organisasi Diurus?
Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan dilaksana
Naib Canselor
Timbalan-timbalan Naib Canselor
Pendaftar
Bendahari
Ketua Pustakawan
Ketua J/S/P/I/U
Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti & Jabatan)
Tahunan
Setengah Tahun
Bulanan

37. Bagaimana Organisasi Diurus?
Mengamalkan konsep CUGG (Code of University Good Governance)
Institutional Governance
Human Resource Governance
Financial Governance
Academic Governance

38. Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi?
Visi dan misi yang jelas.
Tadbir urus yang baik (Good Governance)
Kisah kereta dan
pemandunya
Kereta = Goverment
Pemandu = Governer
Peraturan Penjagaan Kereta = Governance
Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK)

39. Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi?
Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa bersikap positif (KSA).
K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to know)
S = Skill
A = Attitude
Berpegang teguh kepada ajaran agama dan tatasusila yang baik sesama manusia.
Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi liku-liku hidup.

40. Setiap perkara atau benda yang dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai dan dimanfaatkan bagi mereka yang berfikir.

41. “A true leader is a person whose INFLUENCE & INSPIRES people to do what is expected of them to do. You cease to be a leader when you manipulate with your egos instead of convincing by your inspirations”.
- Israelmore Ayivor-

43. SEKIAN, TERIMA KASIH