1. Towards Information Governance – First Steps
Liivi Karpištšenko
Counsellor, Department of Information Society Services Development
June 11, 2014

2. Agenda Towards Information Governance in Estonia: What has been done
What is being done
What we are aiming for
What we have learned

3. Towards Information Governance – Estonia
Dec, 2014
Apr
May, 2013
May, 2014
Nov
Jan
June, 2013
Nov, 2013
2020
IG adopted across the public sector
Strategy to prioritise & plan measures
Analysis of the current situation of RM and IG
“Digital Agenda 2020” Approved by the Government (incl. IG)
Basic postulates of IG approved by the Records Management Board
“Green Paper” approved by the Government
First draft of “Green Paper on Public Sector Services Delivey” (IG as a necessity described)
Development of public sector services and records management connected
Department created to coordinate the development of public sector services

4. From Records Management to Information Governance – Basic Postulates
We have been managing,
but are unable to find
IG helps to cope with all
the flows of information
Main objective: QUICK
& RIGHT DECISIONS,
BASED ON CORRECT
INFORMATION (officials/citizens/businesses/machines)
IG is not a synonym for RM, data management, or any other separate field of activity

5. Information Governance – Analysis of the Current Situation
Commissioned by the Ministry, performed by
PriceWaterhouseCoopers Advisors Estonia:
Terminology (IG & related terms)
Concepts, models, initiatives, technical solutions
Current situation in Estonia (private sector, public sector, legal environment, etc.) and abroad
Success stories & failures
(Suggestions)

6. Analysis - Terminology
Information Governane
Governance vs Management
Related Terms: Information, Data, Record, Document
Estonian terminology problems
Governance
(What to do)
Management
(How to do)
Information Governance
Information Management
Knowledge Governance
Knowledge Management
Data Governance
Data Management
Document Management
Records Management

7. Analysis – concepts, models
Reference models: 1) PwC, 2) EDRM Model
IG: a multi-disciplinary set of policies, processes, controls
Maturity models: 1) ARMA International, 2) Oracle
1. tase - Standardiseerimata Info juhtimisega ei tegeleta organisatsioonis või tegeletakse minimaalselt ad-hoc printsiibil. Organisatsioonid sellel tasemel peaksid olema mures, kas info, mis igapäevaselt kasutatav on, teenib nende äri- või organisatsiooni eesmärke.
2. tase - Arenemisjärgus See tase kirjeldab keskkonda, kus on tekkinud arusaam, et informatsioon ja andmed mõjutavad organisatsiooni ning teadlikumast infohaldusest võib tekkida organisatsioonile täiendav kasu. Sellel tasemel on siiski organisatsioonid väga haavatavad, kuna infohaldusega seotud regulatsioonid või nõuded organisatsioonis on ebamäärased, puudulikud või üksnes vähesel määral tõhusad.
3. tase - Kontrollitud Sel tasemel kirjeldatatakse olulised või minimaalsed regulatsioonid ja nõuded, mis peavad organisatsiooni toimimiseks olema täidetud. Tegevused on seotud infohalduse tõhustamisega. Seejuures ei ole organisatsioonid oma tegevuses veel piisavalt efektiivsed ega kontrolli kulusid, ent põhiprotsessid toimivad, regulatsioone täidetakse ja kohustustega tullakse toime.
4. tase - Ennetav Sel tasemel olevad organisatsioonid tegutsevad infohalduse küsimustega proaktiivselt ja rutiinselt ning infohaldusega seotud tegevused on protsessidesse integreeritud. Neil organisatsioonidel ei ole küsimusi, milline on infohalduse hea praktika ja nad saavad suurepäraselt hakkama regulatiivsete nõudmistega. Nad saavad hästi aru, millised on teadlikust infohaldusest saadavad kasud, kasutades olemasolevat iinfot süvaanalüüsideks ning suutes igapäevaselt oma tegevustes kasutada komplekssemat hulka informatsiooni.
5. tase - Ümberkujundatud Sel tasemel olevad organisatsioonid on integreerinud infohalduse oma äriprotsessidesse ja infrastruktuuri. Äriprotsesside vastavus regulatsioonidele ja mistahes muudele nõudmistele on igapäevane rutiin. Organisatsioonid on aru saanud infohalduse kriitilises rollist kulude juhtimisel, konkurentsieelise saavutamisel, klienditeeninduses, mis võimaldab neil rakendada poliitikaid ja strateegiaid, et muuta organisatsioon tervikluna efektiivseks.
1. tase - Puudub
Igasugune info haldamise protsess puudub, andmed on tarkvara rakenduste kõrvalprodukt.
2. tase - Esialgne
Infohaldusega tegelev osakond eksisteerib IT all, kuid avaldab äriprotsessile minimaalset mõju.
Äri ja IT koostöö on ebaühtlane ja sõltub äriüksustes olevate isikute initsiatiivist.
3. tase - Hallatud
Eraldiseisvate äriüksuste tasemel on infohaldus defineeritud, määratud on isikud, kes selle eest hoolitsevad.
Küllaltki vabalt on defineeritud protsessid võtmelahenduste ümber. Andmetega seotud probleemidele reageeritakse ad hoc printsiibil, ega otsita süstemaatiliselt probleemi põhjust.
Protsesside standardiseerimise alged.
4. tase - Standardi-seeritud
Ettevõte tegeleb infohaldusega ja selleks on loodud vastavad meekonnad ning määratud on isikud andmete eest hoolitsemiseks.
Protsessid on standardiseeritud äriüksuste üleselt.
Tsentraliseeritud andmebaas ja vastavad eeskirjad on loodud. Seatud on sisse andmekvaliteedi indikaatorid.
5. tase - Arenenud
Infohaldus muutub organisatsiooni kriitiliseks osaks kõigis tegevusvaldkondades.
Ettevõte vaatab infohaldust ja andmete kogumist oma loomuliku osana.
Kvantitatiivsed eesmärgid seatakse andmete töötlemisele ja säilitamisele.
6. tase - Optimeeri-tud
Infohaldus on ettevõtte üks tuumikprotsesse ja otsuseid tehakse selge kulude, tulude ja riski analüüsi põhjal.
Äriprotsesside arendamiseks on piisavalt infot kogunenud, mis võimaldab eesmärkide muutumisel piisavalt kergesti ettevõtet ümber kujundada. Infohaldus muutub protsesside arendamise lahutamatuks osaks.

8. 1 2 3 3 4 5 Analysis – Problems Infofmation Governance Data Governance
Information Systems
Development Processe
Records Management 1 2 3 3 4 5
Maturity
Organisations are not mature enough for Information Governance. They know neither the value of their information nor where it is and how to use it .
Quality
The data are out of date, duplicated, controversial, unreliable, inconsistent, unsuitable for search and retrieval.
“Paper world”
”Paper world” work traditions, rules and procedures persist and are copied into electronic environment.
End user
Insufficient automation, little attention to user friendliness that would help to quickly find the necessary information and speed up work processes.
IInconsistency
No thorough analysis – in system development, a specific problem is looked at, a wider view is missing .

9. Analysis – IG vs RM
Information Governance Value: real-time, (active) information Focus on effective business processes
Records Management Value: (passive) information that provides evidence Focus on proper management of important documents Part of IG
Recent RM standards (ISO series, ISO 16175:3) can be used in IG, but implementing IG is beyond RM

10. Analysis – Current Situation
The number of paper records is not decreasing
More awareness in private sector – motivators: profit, risks
Public sector motivator: to fulfil legal requirements
In Estonia, terminology issues create additional confusion (dokument = document, record, infohaldus = dokumendihaldus)
Legal acts focus either on Records Management or (less) on Data Management, no acts regulating IG
Key to success – process analysis & improvement

11. Analysis – Suggestions
Agree key terms
Strategy (incl. business case)
Integrate IG into service development and process improvement initiatives
IG curriculum / vocational standard
Measures to increase machine-readability, data and records exchange between information systems
Tools and portals for easy retrieval of necessary information (RIHA, citizens’ portal, etc.)
Business case – Estonian National Social Insurance Board

12. Let’s Think Differently!
Process of Issuing Certificates– As Is

13. Let’s Think Differently!
Process of Issuing Certificates– As Is
– To Be

14. Let’s Think Differently!
Which questions have not been asked?
What information is needed, who needs it?
Is it possible to exchange this information without disturbing citizens/entrepreneurs?

15. Thank you
Liivi Karpištšenko