1. PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR TAHUN 2014
LAPORAN ANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN
PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR
TAHUN 2014

2. BAHAGIAN 1
PENGENALAN & LATAR BELAKANG

3. PENGENALAN
UTM Kuala Lumpur (UTMKL) mempunyai keluasan 18 hektar (47 ekar) terletak di Jalan Sultan Yahya Petra, berada pada lokasi yang amat strategik ditengah Bandaraya Kuala Lumpur.
Bermula sebagai sebuah Sekolah Teknik pada tahun 1904, UTMKL telah mengalami perubahan yang pesat menjadi Maktab Teknik pada 1 Mac 1955, kemudiannya menjadi Maktab Teknik pada tahun UTMKL dinaik taraf kepada Institut Teknologi Kebangsaan pada tahun 1972 dan seterusnya dinaik taraf kepada Universiti Teknologi Malaysia pada tahun 1975.
Kampus induk UTM telah berpindah ke Skudai, Johor pada tahun 1989 dan mengekalkan sebahagian daripada Pejabat Pendaftar sebagai Pusat Pentadbiran UTM di kampus Kuala Lumpur.

4. STRUKTUR FUNGSI PPUTMKL
KETUA BAHAGIAN
LATIHAN DAN PENGURUSAN KUALITI
PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN)
PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN)
PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
KESELAMATAN
Peperiksaan Perkhidmatan dan PTK/PROSPEK
Pembangunan Modal Insan (Kursus/Latihan/ Seminar/Bengkel)
Aktiviti Kualiti (5S, KIK, SPP, ISO)
Pengurusan dokumen kualiti dan OSHE.
Perkhidmatan Personel (gaji, pencen, elaun, BKRP, cuti dsb
Pengurusan Sistem Maklumat Staf dalam SMS, HrFIN, dan HrMIS
SKT dan LPPT
Tatatertib dan pengisytiharan harta
Perkhidmatan Personel yang lain
Belanjawan Perjawatan
Urusan pelantikan staf kumpulan pelaksana (B, C dan D)
Perkhidmatan Staf Kontrak
Pengurusan Data dan Perangkaan Staf UTM KL
Perkhidmatan Visa Staf Antarabangsa
Urusan Rayuan Gaji
Urusan Pertukaran Staf UTM KL
Belanjawan Mengurus/ kewangan
Perolehan dan Inventori
Urusan mel UTMKL
Sistem Fail
Pengurusan Arkib
Kemudahan Perubatan dan Kebajikan Staf
Urusan Kad matrik staf dan pelajar
Tempahan tiket
Keselamatan harta benda dan kawalan ketenteraman kampus
Pengurusan Lalulintas & Siasatan
Penguatkuasaa n Peraturan Universiti
Disiplin dan Latihan Staf Keselamatan Kebombaan

5. DASAR KUALITI
DASAR KUALITI PP UTMKL
Kami komited untuk memberi perkhidmatan cemerlang dalam Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui pengurusan kualiti yang menyeluruh dan penambahbaikan yang berterusan selari dengan Visi dan Misi Pejabat Pendaftar dan UTM

6. OBJEKTIF KUALITI Fokus pelanggan i. CSI =- mencapai 85% setiap tahun
ii. Pengendalian Aduan
Memberi maklum balas ( ) dalam masa satu hari bekerja
Penyelesaian aduan – 100% mengikut prosedur yang ditetapkan
Kualiti Prosesan
Penghantaran mel dibuat dalam masa satu hari bekerja
Tempahan tiket penerbangan – 100% mengikut butiran tempahan
Prosesan kad matrik di studio selesai dalam masa 15 minit
Prosesan pelekat kenderaan siap dalam masa 10 minit selepasm menerima borang lengkap
Kualiti Produk
90% kekosongan jawatan lantikan dipenuhi setiap tahun
100% penyata perkhidmatan staf dikemaskini pada setiap 3 bulan
Permohonan visa staf antarabangsa dan pas pekerja 100% menepati keperluan pihak berkuasa dan dibuat sebelum tarikh luput
100% staf menerima gaji pada tarikh yang ditetapkan Universiti
100% urusan penyerahan borang dan dokumen bakal pesara seliaan PP KL ke JPA diselesaikan 3 bulan sebelum tarikh persaraan staf
80% latihan/ kursus staf mencapai skor penilaian 4/5 setiap kursus
Urusan permohonan penyambungan kontrak dihantar ke HCM JB 6 bulan sebelum tamat tempoh
Siasatan kes selesai dalam tempoh 7 hari bekerja selepas tarikh terima adua
100% pematuhan terhadap penjadualan penempatan pengawal keselamatan setiap hari
Kualiti Sumber
Setiap staf perlu menjalani latihan 40 jam setahun
Penggunaan bajet kewangan mencapai 100% ‘cost contaiment’
Kualiti Perolehan dan Khidmat Luar
Prestasi pembekal selain panjar wang runcit 100% mengikut spesifikasi perolehan
CSI khidmat luar (klinik) mencapai 85% setiap tahun.

7. JAWATANKUASA KUALITI Jawatankuasa Kumpulan Inovatif & Kreatif
Jawatankuasa KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
Jawatankuasa Kumpulan Inovatif & Kreatif
KIK
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE)
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK MS ISO 9001:2008)

8. UTMSMILE : REKOD KEHADIRAN JAM KURSUS
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENTADBIRAN
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
Setiap staf perlu menjalani latihan 40 jam setahun
Penggunaan bajet kewangan mencapai 100% ‘cost containment’
Pencapaian :57%
Status : Tidak mencapai sasaran yang ditetapkan
TAHUN
UTMSMILE : REKOD KEHADIRAN JAM KURSUS
PENCAPAIAN %
Bil. Hadir > 40 jam
Bil. Hadir <40 jam
Bil. Tidak Hadir Kursus
2014
565
400
126 57
2013
383
459
249 42
Pencapaian : %. (Varian ± 5%)

9. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENTADBIRAN
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
CSI Khidmat Luar (Klinik) mencapai 85% setiap tahun
Pencapaian :76%
Bil
Klinik Panel
CSI 1
Poliklinik Dinar (Taman Subang Perdana)
4.8 2
Klinik Kesihatan UTM Kuala Lumpur
4.7 3
Klinik Dr Fauziah (Bandar Baru Selayang Fasa 2B) 4
Dr. Mohamed Mydin & Rakan-Rakan Sdn . Bhd (Jln. Ampang)
4.6 5
Klinik Zain (Selayang Baru) 6
Kumpulan Medic (Damansara Utama)
4.5 7
Poliklinik Sri Permai (Putrajaya)
4.4 8
Klinik Keluarga Taman kota Cheras (Taman Kota Cheras) 9
Klinik Dr. Karim (Jln. Semenyih)
4.3 10
Klinik Wong Singh (Rawang) 11
Klinik Sulaiman Talib Sdn. Bhd (Greenwood Park)
4.2 12
Poliklinik Dinar 13
Poliklinik Dr. Azhar & Rakan-Rakan (Setapak)
4.1 14
Klinik Idzham Sdn. Bhd (Pandan Jaya)
4.05 15
Klinik Idzham (Bukit Antarabangsa) 16
Klinik Dr. Shamsuddin (Bdr. Baru Sg. Buluh) 17
Klinik Warisan (Hulu Langat) 18
Klinik Pusrawi SMC (Taman Pelangi Semenyih) 19
Klinik Halim & Surgeri (Kg. Baru) 20
Klinik Abdullah (Seremban) 21
Klinik Wong Singh (Bdr. Country Homes) 22
Klinik Khairat (Keramat Jaya 2)
3.9 23
Poliklinik An-Nur (Bdr. Tun Hussein Onn) 24
Klinik Keluarga (Wangsa Maju)
3.8 25
Klinik Zalfah (Bdr. Baru Bangi) 26
Klinik Wangsa Sdn. Bhd (Wangsa Maju) 27
Klinik Kotaraya dan Klinik Pakar Wanita Melawati 28
Klinik Kassim dan Zubaidah (Bdr. Tun Razak)
3.7 29
Klinik Noridah (Shah Alam) 30
Kumpulan Medic (Shah Alam) 31
Klinik Famili BTS Sdn. Bhd (Bdr. Tasik Selatan) 32
Klinik Salma (Ampang Park) 33
Poliklinik Kotaraya & Klinik Pakar Wanita (Taman Melawati)
3.6 34
Klinik Wong Singh (Bukit Sentosa) 35
Klinik Idzham Sdn. Bhd (Taman Setiawangsa)
3.5 36
Kumpulan Medic (Jln. Ampang) 37
Poliklinik Penawar (Bdr. Baru Bangi)
3.4 38
Poliklinik Ibukota Sdn. Bhd (Sri Gombak) 39
Klinik Idzham Sdn. Bhd (Taman Melawati)
3.3 40
Klinik Mediviron (Bangsar Baru) 41
Klinik Rosman (Kg. Baru) 42
Klinik Dr. Khalid dan Dr. Wan Julia (Taman Kosas)
2.9 43
Kumpulan Medic (Subang Jaya)
2.7 44
Kumpulan Medic (Petaling Jaya)
2.2 45
Klinik Dr. Khalid dan Dr. Wan Julia (Taman Putra)
1.6 46
Purata

10. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENTADBIRAN
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
Pencapaian :100%
Penghantaran Mel dibuat dalam masa satu hari bekerja

11. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENTADBIRAN
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
Pencapaian :100%
Tempahan tiket penerbangan % mengikut butiran tempahan

12. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN)
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
90% kekosongan jawatan lantikan dipenuhi setiap tahun
PENGISIAN PERJAWATAN TAHUN 2014
98.78%
KESELURUHAN JAWATAN 82
KEKOSONGAN JAWATAN DIISI 81
KEKOSONGAN JAWATAN TIDAK DIISI 1

13. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN)
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
Permohonan visa staf antarabangsa dan pas pekerja 100% menepati keperluan pihak berkuasa dan dibuat sebelum tarikh luput
Urusan permohonan penyambungan kontrak dihantar ke HCM JB 6 bulan sebelum tamat tempoh
VISA & PAS STAF AKADEMIK BUKAN WARGANEGARA TAHUN 2014
 100%
KESELURUHAN PERMOHONAN DIHANTAR KEPADA IMIGRESEN SEBELUM TARIKH LUPUT VISA SEDIA ADA 49
 PENYAMBUNGAN KONTRAK TAHUN 2014
100%
KESELURUHAN KERTAS KERJA DIHANTAR (6) BULAN SEBELUM STAF TAMAT TEMPOH KONTRAK 17
STAF AKADEMIK -
STAF BUKAN AKADEMIK

14. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN)
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
100% penyata perkhidmatan staf dikemaskini pada setiap 3 bulan
Pencapaian :100%

15. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN)
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
100% staf menerima gaji pada tarikh yang ditetapkan Universiti
Pencapaian :99%

16. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN)
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN
100% urusan penyerahan borang dan dokumen bakal pesara seliaan PP KL diselesaikan 3 bulan sebelum tarikh persaraan
Pencapaian :100%

17. BAHAGIAN 2
PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN

18. PENGURUSAN ORGANISASI
Perancangan strategik universiti
Bengkel KAI Pejabat Pendaftar diadakan di Dewan Bankuet, Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim 9 Januari 2014.
Penyebaran maklumat pelan strategik kepada warga organisasi
Maklumat telah disebarkan kepada staf;
Melalui Mesyuarat Ketua Unit
Mesyuarat Staf Pentadbiran
Mesyuarat Unit-unit
Kajian semula pelaksanaan pelan strategik
Pembentangan kajian semula KPI melalui mesyuarat Ketua Unit dan mesyuarat pengurusan bahagian.
Program pemudahcaraan proses kerja di bawah bidang kuasa organisasi
Penggalakan dan pemantauan aplikasi penggunaan ICT:
Sistem online yang dilaksanakan:
e-job application
e-LPPT
e-LNPT
Sistem peperiksaan perkhidmtan secara online.
e-mel group Pejabat Pendaftar KL
UTM-EMS
Dentisys
Panduan Perkhidmatan
CIS
360 Darjah
Penggalakan usaha dan pemantauan program pemudahcaraan proses kerja ke arah peningkatan produktiviti
Penerbitan meliputi Flyer mengenai Panduan Pengurusan, Polisi dan Peraturan dan Manual Pengguna.
Program Bertemu Pelanggan 23 September 2014
Panduan Staf Lapor Diri dan Panduan Persaraan
Penggunaan Sistem Arkib Search Me, Sistem CSI PPKL dan Sistem SSMP

19. PENGURUSAN ORGANISASI
Memperolehi persijilan MS ISO 9001:2008 bagi pengurusan Perkhidmatan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran pada 14 Mac 2014
Perlaksanaan usaha pensijilan kualiti MS ISO oleh SIRIM
Semakan semula Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dibuat di peringkat Audit Dalam ISO
Pemantapan dokumen Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Pejabat Pendaftar - 7 kali
Mesyuarat Ketua-Ketua Unit - 6 kali
Mesyuarat Staf Pentadbiran – 1 kali
Mesyuarat HCM Bersama PTJ UTMKL – 3 kali
Saluran penyampaian dan komunikasi juga melalui;
E-mel Group
Tazkirah Mingguan
Laman web Pejabat Pendaftar
Facebook Pejabat Pendaftar Group
Mesyuarat TPPP – 2 kali
Pelaksanaan sesi pertemuan antara pengurusan dan staf
Program Tazkirah - setiap Rabu
Hari Keluarga UTM KL di padang UTM pada 20 September 2014
Majlis Sambutan Raya pada 26 Ogos 2014
Mekanisme dan program yang mewujudkan hubungan harmoni
Soal Selidik Kepuasan Staf diedar pada November sehingga Disember 2014
Soal selidik perkhidmatan klinik panel UTM
Mekanisme pengukuran kepuasan staf

20. PENGURUSAN ORGANISASI
Pembudayaan program peningkatan ilmu oleh organisasi untuk staf
Program membudayakan ilmu melalui;
Tazkirah setiap Rabu
Program English Communication in Service setiap Khamis minggu ketiga
Program Membangun Personaliti Unggul (MPU) sebanyak 2 siri sepanjang 2014 (Tarikh : 28 Mei 2014, 26 Ogos 2014 )
Kolokium Pentadbir (Sharing Knowledge)
Skop liputan program
Skop dan pengisian meliputi latihan dalam perkhidmatan, motivasi, sahsiah dan pembangunan diri. Peratusan kehadiran staf : 40% -100%
Peluang-peluang peningkatan pembelajaran yang dilaksanakan
Seorang staf bukan akademik yang mengikuti program pengajian separuh masa pada tahun 2014
Menawarkan kursus seperti yang dirancang dalam Kalendar Latihan UTM.

21. PENGURUSAN KEWANGAN
Perlaksanaan pengurusan bayaran yang cekap
Proses perancangan belanjawan dan kaedah agihan peruntukan
Pelaporan kutipan hasil dan pematuhan serahan.
Struktur tadbir urus kewangan
Penubuhan jawatankuasa yang mentadbir kewangan :
Jawatankuasa Sebutharga.
Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
Jawatankuasa Penilaian Teknikal.
Perancangan belanjawan dan kaedah agihan peruntukan mematuhi Pekeliling Bendahari Bil. 1/2009 – Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti.
Perancangan dan agihan dibuat melalui mesyuarat Ketua-Ketua Unit Pejabat Pendaftar.
Perancangan dibuat dengan mengambilkira keperluan setiap Unit di Pejabat Pendaftar.
Melalui Mesyuarat Ketua Unit
Mesyuarat Staf Pentadbiran
Mesyuarat Unit-unit
Sistem pengurusan bayaran dan tuntutan menggunakan UTM Financial System (UTMFin)
Kutipan hasil melalui sistem UTMFin.
Kutipan hasil oleh Unit Keselamatan melalui resit rasmi UTM.
Penyerahan kutipan ke Pejabat Bendahari apabila wang berjumlah RM300.

22. PENGURUSAN ORGANISASI
Mekanisme pengurusan aset, inventori dan stok
Pengurusan aset,inventori dan stok mematuhi Pekeliling Bendahari Bil. 2/2012 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA)-(Pindaan).
Aset direkodkan menggunakan borang Daftar Harta (Kew.PA-2) dan Daftar Inventori (Kew.PA-3). Kesemua rekod aset difailkan
Verifikasi tahunan dibuat pada setiap awal tahun berikutnya
Perlaksanaan dan status tindakan laporan audit dalaman, luar dan pemeriksaan mengejut Pejabat Bendahari
Teguran kepada perkara seperti borang pendaftaran aset telah diambil tindakan seperti dicadangkan
Perlaksanaan pengurusan perolehan
Pengurusan perolehan dibuat memenuhi tatacara Pekeliling Bendahari Bil.1/2009
Pemeriksaan dijalankan terhadap aset yang diterima sebelum tamat tempoh jaminan
Pemeriksaan dibuat ketika penerimaan dan semasa audit dijalankan
Prestasi perbelanjaan bajet mengurus
Belanja mengurus Pejabat Pendaftar bagi tahun 2014 adalah 87.41%
- Belanja mengurus Overhead Pejabat Pendaftar bagi tahun 2014 adalah 98.99%
- Perbelanjaan adalah termasuk peruntukan tambahan yang diterima
Keseluruhan penggunaan adalah 97.63%
Inisiatif yang diambil sebagai langkah memantapkan amalan belanja berhemah
Kenaikan kos klinik panel setelah melalui pemantauan perkhidmatan klinik panel, luar jangka.
Pengurangan elaun lebih masa yang melibatkan staf Unit Keselamatan
Perlaksanaan sistem EMS
Penggunaan e-mesyuarat.
Penggunaan Dentisys dan sistem klinik online (hrfin)
Penurunan belanja keseluruhan 2014 berbanding 2013

23. PENGURUSAN MODAL INSAN
Perlaksanaan dasar/strategi berdasarkan Pengambilan, Pengurusan Perkhidmatan Personel, Latihan, Pengiktirafan dan Penghargaan
Pencapaian sepanjang tahun 2014 Pejabat Pendaftar telah berjaya;
Pengambilan = 98.78%
Perkhidmatan Personel = 100%
Latihan = 90%
Pengiktirafan dan penghargaan = 100%
Pelaksanaan perancangan latihan, peratus pematuhan kehadiran kursus 40 jam setahun
Pejabat Pendaftar memastikan semua staf menjalani kursus sekurang-kurangnya 40 jam setahun.
Jumlah staf UTM KL yang telah menjalani latihan 7 hari setahun = 57%
Pelaksanaan dan keberkesanan program mentoring/ coaching ke atas kumpulan sasaran.
Program mentoring/coaching keatas staf dilaksanakan di peringkat Unit;
Program mentoring & coaching oleh Pegawai atasan (senior) kepada Pegawai baru di Jabatan.

24. PENGURUSAN ORGANISASI
Inisiatif diambil untuk memperakukan warga organisasi secara terancang untuk pengiktirafan
Seramai 18 staf Pejabat Pendatar KL menerima penghargaan di Majlis Penghargaan Staf Pejabat Pendaftar 2014
Penghargaan diperingkat Universiti seperti berikut;
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang = 7 0rang, Anugerah Jasa Bakti = 3 orang, Anugerah Jasa Setia = 10 orang, Penghargaan pesara = 29 orang
Program khas pembangunan diri/insentif.
Melaksanakan kenaikan pangkat KUP seramai 3 orang
Opsyen Tukar Lantik J17 ke J29 seramai 67 orang.
Penerusan pembudayaan amalan 5S
Kumpulan Inovasi & Kreativiti (KIK) telah ditubuhkan di Pejabat Pendaftar telah menyertai Konvensyen KIK UTM 2014 dan mendapat Anugerah Emas dan Persembahan terbaik Pengurusan .
Diperakukan oleh QAS SIRIM bagi persijilan MS ISO 9001:2008 bagi perkhidmatan Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran.
Pemantauan warga organisasi yang berprestasi rendah
Menetapkan staf yang mendapat markah penilaian prestasi dibawah 50% dipanggil dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar. Tiada staf yang berprestasi rendah sepanjang tahun 2013.
Usaha-usaha peningkatan keutuhan pengurusan
Program-program yang boleh meningkatkan nilai dan etika berdasarkan elemen-elemen Pelan Integriti Nasional (PIN).
Usaha-usaha peningkatan yang telah dijalankan adalah;
Mengadakan program tazkirah seminggu sekali, Panggil Baris, Penilaian Jasmani, Kempen Kesedaran Kebakaran, Kempen Keselamatan Jalan Raya, Community Policing

25. PENGURUSAN ICT Meningkatkan imej Pejabat Pendaftar/Rebranding
Mengemaskini Laman Web Pejabat Pendaftar KL
Mewujudkan Laman Facebook Aktiviti Pejabat Pendaftar
Proses pengurusan pengambilan & pelantikan staf yang terancang
Pengiklanan, Permohonan Jawatan UTM Secara Online
Penyelarasan perancangan sistem maklumat dengan pelan strategik organisasi
Rekabentuk, kandungan dan alamat laman web Pejabat Pendaftar mematuhi Polisi ICT UTM
Pengagihan komputer berdasarkan polisi ICT yang ditetapkan.
Tadbir urus ICT
Penggunaan Cuti Online
Penggunaan / Group
Proses pengurusan pengambilan & pelantikan staf yang terancang (Pengiklanan, Senarai Pendek, Panggilan Temuduga dan Keputusan Akhir Secara Online)
Sistem Pencarian Fail Arkib (Search Me)
Sistem Saluran Maklumat Pelanggan (SSMP)
Sistem CSI Online
Inisiatif yang dilaksanakan dan skop pelaksanaan

26. PENGURUSAN KESELAMATAN & LESTARI
Program yang dilaksanakan dan disertai
Latihan Kebakaran di Menara Razak, Kolej Siswa Jaya, Malaysia-Japan International Institut of Technologies dan Perpustakaan Sultanah Zanariah pada Jan – Dis 2014
Kursus Cardiopulmonary Resuscitation (CPR) di kalangan staf Unit Keselamatan pada Oktober 2014 anjuran bersama Pusat Kesihatan Universiti.
Latihan Asas Kebakaran setiap bulan sepanjang 2014kepada semua staf Unit Keselamatan.
Program Community Policing anjuran bersama PULAPOL pada 17 Disember 2014
Mesyuarat Unit Keselamatan secara berkala
Bil. 1/2014 pada 20 Mac 2014
Bil. 2/2014 pada 9 Mei 2014
Bil.3/2014 pada 12 September 2014
Penyediaan infrastruktur keselamatan
Setiap bahagian di Pejabat Pendaftar menyediakan infrastruktur keselamatan;
Peti kecemasan diwujudkan di setiap pejabat.
Semakan sistem pengesan kebakaran di setiap ruang pejabat.
Menampal / memaklumkan laluan kecemasan di Pejabat Pendaftar dan Unit Keselamatan.
Menyediakan alat pemadam api (mudah alih, hose reel)
Keberkesanan infrastruktur dan program keselamatan fizikal
Pemeriksaan sistem pengesanan kebakaran di Pejabat Pendaftar telah dilaksanakan oleh pihak Pejabat Harta Bina.
Inisiatif & Pelaksanaan Program Lestari
Mematikan suis lampu ketika keluar dari bilik
Penggunaan semula kertas terpakai
Penggunaan perhubungan melalui emel
Tidak menggunakan botol mineral plastik dalam urusan dan acara rasmi
Edaran minit mesyuarat hanya melalui .
Meneruskan pembudayaan Amalan 5S
Pelaksanaan SudutLestasi
Meminimumkan bilangan tong sampah di ruang kerja
Projek menanam pokok buah-buahan di dalam kawasan kampus

27. BAHAGIAN 3
PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN

28. Pengurusan Modal Insan
PENGGUBALAN
MATLAMAT DAN PROGRAM
Pengurusan Modal Insan
Pengambilan dan Pelantikan Staf:
Staf Akademik
Pejabat Pendaftar UTM KL hanya menguruskan penyambungan kontrak Staf Akademik Warganegara dan Bukan Warganegara di UTM KL berdasarkan kepada perakuan Ketua Jabatan.
Tiada kes diuruskan bagi tahun 2014
Staf Kumpulan Pelaksana
Pelantikan Staf PPP bagi tahun 2014 adalah seramai 81 orang.

29. PERKHIDMATAN PERSONEL
PENGGUBALAN
MATLAMAT DAN PROGRAM
PERKHIDMATAN PERSONEL
PENGESAHAN JAWATAN
Seramai 15 orang staf telah disahkan jawatan;
Staf Akademik orang
Staf Kumpulan A Tiada
Staf Kumpulan B 3 orang
Staf Kumpulan C 4 orang
Staf Kumpulan D 7 orang
ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) STAF UTM KL
8% daripada keseluruhan staf UTM adalah layak diperakukan untuk menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi tahun 2014.
Anugerah Jasa Bakti (20 tahun) seramai 3 orang dan Anugerah Jasa Setia (30 tahun) seramai 10 orang.
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
Seramai 29orang staf telah menduduki peperiksaan perkhidmatan staf yang telah diadakan dua kali setahun iaitu 17 orang pada April 2013 dan 12 orang pada September seramai 6 orang, menduduki KPSL KP11/14 pada Oktober 2014.
Pemberian Taraf Pekerja Berpencen (PTB)
Sebanyak 24 permohonan PTB bagi tahun 2014 telah diluluskan oleh pihak JPA.
Pemangkuan/Penanggungan Kerja
Urusan penanggungan/pemangkuan dilaksanakan bergantung kepada permohonan dan syarat dan peraturan yang perlu dipenuhi. Sebanyak 15 urusan penanggungan dan tiada urusan pemangkuan dibuat sepanjang tahun 2014.

30. PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM PERKHIDMATAN PERSONEL Urusan Cuti
Penamatan Perkhidmatan dan Persaraan Staf
Seramai 29 orang staf telah bersara pada 2014:
Bersara wajib 21 orang
Bersara pilihan 8 orang
Penilaian Prestasi Tahunan
Penilaian prestasi tahunan dlaksanakan secara Online melalui e-LPPT, e-LNPT dan 360 Darjah. Perakuan Panel Pembangunan Sumber Manusia ke peringkat universiti yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (P/I) diadakan sekali setahun bagi mendapatkan perakuan Universiti.
Peletakan jawatan/pelepasan dengan izin
Seramai 19 orang staf telah diluluskan urusan peletakan jawatan/pelepasan dengan izin.
Urusan Cuti
Semua urusan cuti dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.
Penempatan staf
Bahagian Pengurusan Modal Insan telah menempatkan staf mengikut perjawatan yang ditetapkan.
Perisytiharan Harta
Seramai 24 orang staf telah diluluskan perisytiharan harta pada 2014.
PERKHIDMATAN PERSONEL

31. PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM PENTADBIRAN PENGURUSAN LATIHAN STAF
- 57% staf telah mengikuti kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun.
- 90% program yang dirancang telah berjaya dilaksanakan
- 20 kursus daripada 22 kursus berjaya mencapai skala 4/5.
PENGURUSAN PERUBATAN
Klinik Panel
Penggunaan smart card untuk mendaftar di Klinik Panel
Pengurusan Wang Bantuan Jenazah (100% Wang Bantuan Pengurusan Jenazah diberikan kepada waris)
Kad matrik disiapkan dalam masa 15 minit jika dibuat di dalam studio.
PENGURUSAN MEL
100% penghantaran/pengambilan mel dalaman universiti dari/ke peti mel universiti dalam tempoh 1 hari bekerja.

32. PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM KESELAMATAN
PENGURUSAN KESELAMATAN KAMPUS
Pengurusan keselamatan harta dan kesejahteraan kampus
Sebanyak 4 operasi lalulintas telah dilaksanakan bagi mengesan salah laku trafik dan pelajar pada tahun 2014.
42 kes telah dilaporkan sepanjang tahun 2014 dan 100% kes telah diselesaikan. Sebanyak 30 kes selesai dalam tempoh masa kurang dari tujuh hari manakala 12 kes diselesaikan melebihi tempoh tujuh hari.
Program kesedaran keselamatan harta dan kesejahteraan kampus
Tiga (3) program telah diadakan bersama mahasiswa dengan kerjasama HEMA dan AJK Pelajar pada tahun 2014.
Program Community Policing anjuran bersama PULAPOL KL telah diadakan pada 17 Disember 2014.

33. Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan
Unit Pengurusan Modal Insan
1. Pengambilan & Pelantikan
Pengambilan & Pelantikan Kumpulan Pelaksana B, C dan D
2. Perkhidmatan Personnel
Pengesahan jawatan
Kenaikan pangkat
Penilaian prestasi tahunan
Kenaikan/Anjakan gaji
Pemangkuan/penanggungan kerja
Peletakan jawatan
Urusan cuti
Penempatan staf
Pemberian Taraf Pekerja Berpencen
Penamatan perkhidmatan dan persaraan staf
3. Pematuhan polisi, dasar dan arahan perkhidmatan Universiti
4. Pemantauan dan kawalan rekod melalui sistem HRMIS dan UTM-HR

34. Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan
UNIT PENGURUSAN KUALITI DAN LATIHAN
Kalendar program latihan staf
Persijilan MS ISO 9001:2008
Pengurusan Aktiviti KIK, penerusan budaya amalan 5S bagi meningkatkan kecekapan
Pengurusan dan dokumentasi OSHE
UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
Penyediaan surat jaminan perubatan dalam masa 10 minit.
Pelantikan Klinik Panel mengikut spesifikasi yang ditetapkan.
Penghantaran mel dalaman dalam tempoh masa 1 hari bekerja
Merekod setiap penghantaran mel di peti mel fakulti/jabatan
Penyediaan wang bantuan jenazah dalam masa 24 jam selepas dimaklumkan kes kematian
Pengurusan Tempahan Tiket Penerbangan
Menyediakan Buku Panduan Lapor Diri Staf secara online di Laman Web Pejabat Pendaftar

35. Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan
UNIT KESELAMATAN
Mewujudkan sistem keselamatan yang lebih sistematik dan berkesan
272 unit CCTV di sekitar kampus dan Kediaman Siswa Jaya.
Penstrukturan zon rondaan untuk meningkatkan keberkesanan kawalan keselamatan (zon A, B dan C) dengan kekuatan anggota seramai 69 orang.
Pemasangan parameter (pagar) kampus untuk keluasan 48 ekar.
2. Buku panduan keselamatan kampus on-line (
3. Pelekat kenderaan (LPU/staf/RO/RA/pelajar/orang awam/ Pesara UTM)
4. Papan tanda penunjuk arah
5. Kawalan keselamatan untuk VIP bagi Majlis Rasmi Universiti
6. Penyediaan pas kontraktor dan pas pelawat bagi urusan di dalam kampus
Universiti.

36. Berdasarkan kepada Bengkel KAI pada tahun 2014
MEKANISME PEMANTAUAN
PENENTUAN PETUNJUK PRESTASI DAN PENETAPAN SASARAN
Berdasarkan kepada Bengkel KAI pada tahun 2014
PENENTUAN PROSES DAN PROSEDUR PROGRAM/ PERKHIDMATAN TERAS
Merujuk kepada dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
PELAKSANAAN PROGRAM ATAU PERKHIDMATAN YANG MEMENUHI/ MELEBIHI STANDARD AMALAN
Perkhidmatan yang disediakan oleh Pejabat Pendaftar adalah memenuhi standard MS ISO 9001:2008 seperti mana dalam dokumen ISO Pejabat Pendaftar.

37. SISTEM YANG DIGUNA PAKAI
PEMANTAUAN PELAKSANAAN
Jawatankuasa kerja/kumpulan kerja yang terlibat di dalam pemantauan;
KAEDAH PEMANTAUAN
Pengurusan Personel
Pengurusan Kualiti
Peperiksaan Perkhidmatan Staf
Pelaksanaan Penilaian Prestasi 360 Darjah (e-LNPT 360)
Jawatankuasa Modal Insan Universiti
SISTEM YANG DIGUNA PAKAI
TAHUN 2014
Sistem UTM-EMS (Pengurusan Rekod dan Dokumen) (
Sistem Competency Index for Support Staf (CIS)
Sistem Dentisys –stand alone
e-aduan keselamatan (
Sistem pendaftaran kenderaan – stand alone
Sistem Denda Kesalahan Pelajar – stand alone
Penilaian Prestasi 360 Darjah (e-LNPT 360)
Klinik Panel On-line
Sistem Aduan – SSMP
Sistem Pencarian Fail Arkib – Search Me
UTMFin
REKOD PEMANTAUAN
KAI/BSC Pejabat Pendaftar
Laporan Keselamatan
Laporan Kewangan
Laporan Latihan Staf
Laporan Perjawatan

38. Mesyuarat Eksekutif Pejabat Pendaftar Mesyurat Ketua-Ketua Unit
KAJIAN KEBERKESANAN
Mekanisma kajian semula yang digunakan bagi tujuan penetapan pelaksanaan dan tindakan susulan adalah melalui :-
Mesyuarat Eksekutif Pejabat Pendaftar
Mesyurat Ketua-Ketua Unit
Mesyuarat Staf Pentadbiran
Kajiselidik kepuasan pelanggan
Laporan Penilaian kursus
Program Hari Bersama Pelanggan

39. BAHAGIAN 4
PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN

40. PERANCANGAN PENGURUSAN PELANGGAN
i. Kenyataan misi perkhidmatan pelanggan kami disampaikan melalui Polisi Kualiti iaitu :
“Kami komited untuk memberi perkhidmatan cemerlang dalam Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui pengurusan kualiti yang menyeluruh dan penambahbaikan berterusan selari dengan visi dan misi Pejabat Pendaftar UTMKL”.
PIAGAM PELANGGAN
Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar digubal berdasarkan ekspektasi pelanggan sejajar dengan Piagam Pelanggan Universiti. Penjajaran Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar dengan Piagam Pelanggan Universiti.

41. PIAGAM PELANGGAN
Memberi perkhidmatan yang mesra kepada pelanggan dengan tepat dan cepat;
Menguruskan pengambilan dan penempatan staf mengikut kriteria, perancangan, dan spesifikasi yang ditetapkan;
Menguruskan hal ehwal personel staf dengan mematuhi keperluan pekeliling dan arahan perkhidmatan semasa; dan
Mewujudkan suasana kehidupan kampus yang mesra, selesa dan selamat.

42. PROMOSI PIAGAM KEPADA PELANGGAN
Laman Web
Poster yang digantung di Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar telah mengadakan Hari Bersama Pelanggan peringkat UTM KL pada 23 September 2014.
Promosi melalui media sosial - Facebook Pejabat Pendaftar UTM KL
Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar merupakan pernyataan umum mengenai janji pejabat ini untuk memberi perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan. Pernyataaan umum ini diterjemahkan dalam objektif kualiti bahagian. Pemantauan, penilaian dan penambahbaikan terhadap objektif dilakukan dari semasa ke semasa.

43. Usaha-usaha Mencapai Kegirangan Pelanggan
Perkhidmatan Kaunter
Kemudahan pelanggan, bahan bacaan, tunjuk arah, brosur
Peti Maklumbalas Pelanggan
Pegawai Khidmat Pelanggan Pejabat Pendaftar yang ditempatkan di Pejabat Am
Usaha-usaha melangkaui keperluan dan ekspektasi pelanggan
Penerbitan Buku Panduan sebagai salah satu daripada KAI
Perkhidmatan tunjuk arah oleh Pengawal Keselamatan yang bertugas dan/atau mengiringi ke destinasi
Menyediakan bantuan bagi kes-kes kecemasan
Pemantauan dewan peperiksaan gunasama semasa minggu peperiksaan
Operasi pencegahan jenayah/ kesalahan trafik/ PATI
Memperketatkan lagi peraturan keselamatan kampus
Teguran kepada PTJ secara bertulis
Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
Melalui e-borang, maklumbalas secara online untuk mendapatkan cadangan dan pandangan untuk menambahbaik perkhidmatan
CSI on line - 86%
CSI Hari Bersama Pelanggan 2014 – 81%

44. PENCAPAIAN KUALITI Penerusan budaya Amalan 5S
Persijilan MS ISO 9001:2008 bagi pengurusan perjawatan, pengurusan modal insan dan pentadbiran oleh SIRIM QAS pada 5 Mac, 2014

45. Hari Bersama Pelanggan UTMKL 2014

46. KONVENSYEN KIK UTM 2014

47. Sekian,terima kasih