1. KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
26 – 27 Februari 2014 Bilik Ibnu Sina, Pusat Islam, UPM
Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar

2. Getting Started…

3. OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir kursus ini, peserta dapat:
Memahami teori dan asas pengurusan latihan
Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM
Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

4. OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN
Mengurus penilaian latihan secara berkesan
Mengurus rekod latihan secara berkesan
Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan dan membuat persiapan rasmi menghadapi audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

5. TENTATIF PROGRAM Hari Pertama (26 Februari 2014)
Sesi 1: 9.00 pagi – pagi
Ice-Breaking & Pengenalan
Sesi 2: pagi – t/hari
Overview Pengurusan Latihan di UPM
Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang
Analisis Keperluan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

6. TENTATIF PROGRAM Hari Kedua (27 Februari 2014)
Sesi 1: 8.30 pagi – pagi
Penilaian Latihan
Sesi 2: pagi – t/hari
Rekod Latihan
Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang
Keperluan MS ISO dan Persediaan Audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

7. ‘Icebreaking, Takeaway & Pre Test’
Aktiviti 1:
‘Icebreaking, Takeaway & Pre Test’

8. Pengenalan

9. Definisi Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

10. Definisi Latihan
Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi berkaitan kerja
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

11. Definisi Latihan
Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard yang diperlukan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

12. Kepentingan Latihan Kepada Organisasi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

13. Kepentingan Latihan Kepada Organisasi
Produktiviti
Persaingan
Pembaziran
Prestasi
Motivasi
Kewangan
Bakat
Kualiti
Keuntungan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

14. Faktor Mempengaruhi Prestasi
Pembangunan Bakat
(Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan, Maklumbalas)
Persekitaran
(Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal, Kerjasama, Kepimpinan)
Manfaat
(Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan, Apresiasi)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

15. Knowledge/Pengetahuan
Domain Pembelajaran
Kognitif
Psikomotor
Afektif
Knowledge/Pengetahuan
Skill/Kemahiran
Attitude/Sikap
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

16. Kompetensi Kompetensi Pengetahuan Kemahiran Sikap
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

17. ? ? Kaedah Latihan On The Job Training Off The Job Training
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

18. Kaedah Latihan On The Job Training Off The Job Training
Dalam suasana kerja
Penyelia/Pegawai berpengalaman
Belajar sambil bekerja
Kos efektif
Off The Job Training
Di luar suasana kerja
Penceramah/Fasilitator
Pembelajaran yang fokus
Kos tinggi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

19. Kaedah Latihan
Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan
Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu
Komunikasi pelbagai hala: penceramah –peserta – peserta lain
Pelbagai teknik latihan digunakan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

20. Kaedah Latihan
Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu
Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

21. ADDIE Model
Analysis
Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran?
Hasil analisis
Design
Objektif latihan
Kandungan Latihan
Develop
Bangunkan modul/kaedah pelaksanaan
Implement
Jalankan latihan mengikut perancangan
Evaluate
Pencapaian objektif latihan
Peningkatan kompetensi A D D I E
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

22. ADDIE Model A D I E E A D I
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

23. Persoalan Dalam Penentuan Latihan
Adakah latihan perlu dijalankan?
Siapa yang perlu dilatih?
Apakah objektif latihan berkenaan?
Apakah pengetahuan/kemahiran yang diperlukan?
Apa kandungan latihan yang akan dijalankan?
Apa bentuk latihan yang sesuai?
Siapa yang akan melaksanakan latihan?
Bagaimana keberkesanan latihan ditentukan? A D D I E
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

24. Pengurusan Latihan di UPM
Overview
Pengurusan Latihan di UPM

25. Kategori Latihan Latihan Pembelajaran Pembelajaran Kendiri
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

26. Aktiviti 2:
‘Kategori Latihan’

27. Peluang Latihan di UPM Kursus Bengkel Taklimat Motivasi Ceramah
Program Kerohanian
Perjumpaan
Sambutan
Sangkutan
Mobiliti
On The Job
Kendiri
Lawatan
Mentor
Latihan Profesional
Cuti Belajar
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

28. Struktur Pengurusan Latihan UPM
JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI
PEJABAT PENDAFTAR
PELAKSANA LATIHAN UNIVERSITI
PTJ
Polisi & Dasar Latihan UPM
Pendaftar (Pengerusi), Pengerusi Jemaah Dekan & Institut, Presiden Persatuan & Kesatuan, Pengarah CADe, Pengarah UCTC, Pengarah BPK, Ketua Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Penyelaras Latihan Staf UPM
Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik)
Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, iDEC, TPU, Pej. TNCPI, PPPA, Fakulti Perubatan SK
TPLS/Staf Pelaksana Latihan
TPLS/Staf Pelaksana Latihan
Jawatankuasa Latihan PTJ
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

29. Peranan TPLS/Staf Pelaksana
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

30. Dokumen Rujukan Latihan
Dokumen rujukan latihan utama di UPM:
Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
Program Pembangunan Profesional Staf UPM
Dokumen Kualiti (Prosedur, Garis Panduan, Borang)
Standard MS ISO 9001:2008
Garis Panduan (Program Sangkutan, UPMTOP, UPMTACT dll)
Pekeliling (Program Transformasi Minda dll)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

31. ‘Dokumen Rujukan Latihan’
Aktiviti 3:
‘Dokumen Rujukan Latihan’
Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005
Prosedur Pengurusan Latihan UPM
Garis Panduan UPMTOP & UPMTACT
Pekeliling Program Transformasi Minda

32. bE cREaTive!!!

33. Analisis Keperluan Latihan (TNA)

34. Analisis Keperluan Latihan
Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu menghadiri latihan.
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

35. Kaedah Pelaksanaan TNA
Temubual
Kaji Selidik
Pemerhatian
Perbincangan
Analisis Laporan
Minit Mesyuarat
Analisis Keperluan Latihan
Analisis Jurang
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

36. Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Penolong Pegawai Sains
Senarai Tugas
Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman
Kemahiran
Menjalankan kalibrasi peralatan makmal
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 1
Gap
4 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP)
12 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan
Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

37. Kaedah Pelaksanaan TNA
Skala DL/CL
Skala ITJ 1
Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar 2
Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima 3
Berkemahiran tanpa tunjuk ajar 4
Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar 5
Kemahiran yang tinggi 1
Kurang Penting 2
Penting 3
Sangat Penting
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

38. Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pegawai Tadbir
Senarai Tugas
Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa
Kemahiran
Menulis minit mesyuarat
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 2
Gap
3 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP)
9 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan
Kursus Penulisan Minit Mesyuarat
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

39. Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pemandu
Senarai Tugas
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Kemahiran
Berbahasa Inggeris
Desired Level (DL) 4
Current Level (CL) 1
Gap
3 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 2
Training Priority (TP)
6 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan
Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

40. Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Individu
Senarai Tugas
Kemahiran DL CL
Gap
ITJ TP
Kursus
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris 4 1 3 2 6
Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

41. Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Staf (*1) / Penyelia (*2)
Senarai Tugas
Kemahiran DL CL
Gap
ITJ TP
Kursus *1 *2
Avg
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris 4 3 1 2
Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

42. Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Kumpulan
Senarai Tugas
Kemahiran DL CL
Gap
ITJ TP
Kursus 1 2 3 4
Avg
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris
1.5
2.5 5
Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

43. TNA Latihan Kursus Bil. Permohonan Peratus Kursus Komunikasi 25 35.7
Kursus Bahasa Inggeris 49
70.0
Kursus Penulisan Laporan 55
78.6
Kursus SPK 21
30.0
Kursus Pemanduan Berhemah 5
7.1
Kursus Kepimpinan 17
24.3
Pembinaan Pasukan 60
85.7
Kursus Pembedahan Haiwan 6
8.6
Kursus Fisioterapi Haiwan
Kursus Pengendalian Aduan 12
17.1
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

44. TNA Latihan Pencadang Latihan Dekan Kursus Motivasi
Kursus Perkhidmatan Pelanggan
Team Building
Timbalan Dekan Akademik
Kursus Pengendalian Pelajar Bermasalah
Kursus Penyampaian Berkesan
Timbalan Dekan Penyelidikan
Kursus Penulisan Research Proposal
Kursus Pembantu Makmal
Ketua Jabatan
Ketua Pentadbiran
Kursus Penulisan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

45. Penyediaan Takwim Latihan
Tarikh
Program
Tempat
Kumpulan Sasaran
Penceramah
Kos
1 Februari 2014
Bengkel SKT Staf
Dewan Kolej 6
Semua staf -
RM5,000.00
20-21 Jun 2014
Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi
Bilik Seminar
Semua Setiausaha dan Pemb. Tadbir
Pensyarah FBMK
RM4,000.00
13-14 Ogos 2014
Kursus Perkhidmatan Pelanggan
Semua staf kaunter dan pejabat
Penceramah luar
RM7,000.00
10 Oktober 2014
Ceramah Hari Inovasi
Dewan Kuliah
MPC
Disahkan Oleh:
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

46. Pemantauan Takwim Latihan
Program
Tarikh Dirancang
Tarikh Dilaksanakan
Catatan
Bengkel SKT Staf
1 Februari 2014 -
Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi
20-21 Jun 2014
1-2 Julai 2014
Audit Kendiri pada Jun 2014
Kursus Perkhidmatan Pelanggan
13-14 Ogos 2014
Tidak dilaksanakan kerana kekangan bajet latihan
Ceramah Hari Inovasi
10 Oktober 2014
12 Oktober 2014
Pindaan tarikh mengikut tarikh penceramah
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

47. ‘TNA Staf Pelaksana Latihan’
Aktiviti 4:
‘TNA Staf Pelaksana Latihan’

48. Aktiviti 5:
‘Recap!’

49. Penilaian Latihan

50. Model Kirkpatrick Reaction/Reaksi Learning/Pembelajaran
Empat Peringkat Penilaian Latihan (Four Levels of Evaluation Model)
Reaction/Reaksi
Learning/Pembelajaran
Behaviour/Tingkah laku
Result/Keputusan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

51. Peringkat 1
Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan
Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat
Data mudah diperolehi & dianalisis
Borang maklumbalas/ survey, lisan
Kos rendah
Reaction
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

52. Peringkat 2
Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan
Dijalankan sebelum dan selepas latihan
Sukar dijalankan bagi latihan kompleks
Ujian sebelum/selepas, temubual
Learning
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

53. Peringkat 3
Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas
Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku
Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan
Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai
Penilaian selepas latihan
Behaviour
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

54. Peringkat 4
Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran)
Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan
ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan
Result
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

55. Penilaian Keberkesanan Latihan
Program yang perlu dijalankan penilaian:
Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll
Pengecualian:
Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, latihan berbentuk subjektif dan tidak melibatkan tugas hakiki
Rujuk: Garis panduan Penilaian Program & Penilaian Keberkesanan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

56. Penilaian Keberkesanan Latihan
Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan
Hasil penilaian keberkesanan latihan dianalisis menggunakan templat MS Excel
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

57. ‘Latihan Yang Perlu Dinilai’
Aktiviti 6:
‘Latihan Yang Perlu Dinilai’

58. Dokumen & Rekod Latihan

59. Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

60. Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

61. Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

62. Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

63. Sistem Pengurusan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

64. Aktiviti 7:
‘Fail Latihan’

65. Keperluan MS ISO Berkaitan Latihan

66. ‘Keperluan Standard Berkaitan Latihan’
Aktiviti 8:
‘Keperluan Standard Berkaitan Latihan’

67. Topik 1: 4.2.4
Topik 2: 6.2.2
Topik 3: 8.4
Topik 4: 8.5.2
Apakah yang dikehendaki oleh klausa tersebut?
Apakah bukti objektif yang menunjukkan keperluan telah dipatuhi?

68. Penemuan Audit Analisis keperluan latihan tidak dijalankan
Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan
Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf
Latihan tidak dijalankan mengikut takwim
Penilaian program tidak dijalankan/dianalisis
Penilaian keberkesanan tidak dijalankan/dianalisis
Tiada rekod kehadiran latihan
Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

69. Penemuan Audit Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten
Staf baharu tidak diberi latihan
Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan
Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur
Tiada pemantauan/tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan
Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen
Surat tawaran lewat dikeluarkan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

70. ‘Log Pembelajaran & Post Test’
Aktiviti 9:
‘Log Pembelajaran & Post Test’

71. And Thank You For Your Cooperation..
Congratulations!!!
And Thank You For Your Cooperation..